Verschotten (en inkoopfacturen) invoeren

Transcriptie

1 Verschotten (en inkoopfacturen) invoeren Verschotten worden in Kleos bij een dossier als declaratieonderdeel ingevoerd. Zodra u een nieuwe declaratie voor het dossier aanmaakt, kunt u de op het dossier nieuw ingevoerde verschotten als declaratieonderdeel selecteren. Belangrijk: Gebruikt u de financiële administratie van Kleos en niet de dossieradministratie (u voert uw gehele boekhouding met Kleos)? In dat geval treft u de functionaliteit voor het invoeren van verschotten aan in de module Financieel, zie Inkoopfacturen inboeken. Kleos maakt onderscheid tussen 'verschotten' en 'inkoopfacturen'. Inkoopfacturen boekt u in als u daadwerkelijk een inkoopfactuur heeft ontvangen, de btw-regel(s) afzonderlijk wilt registreren en de door u betaalde inkoopfacturen wilt inboeken als 'betaald'. Hieronder wordt eerst beschreven hoe u verschotten op een dossier kunt invoeren, vervolgens wordt beschreven hoe u inkoopfacturen moet inboeken. Verschotten Om verschotten in te voeren: Klik op het tabblad Declaratie (subtabblad Declaratieonderdelen) van een dossier op Nieuw verschot: Declaratie in dossier Verschotten en inkoopfacturen invoeren Pagina 1 van 5

2 Het scherm Nieuw verschot verschijnt: Op dit scherm vult u eerst de gegevens in die van belang zijn voor de declaratie: o het dossier is reeds ingevuld in het gelijknamige veld; o vul bij Type in volgens welk btw-percentage het verschot belast moet worden (o%= verschotten onbelast, 6%= verschotten laag belast, 19%= verschotten hoog belast), u kunt nieuwe typen aanmaken, bijvoorbeeld Griffierecht, zie Configuratie Declaratie, Declaratieonderdelen; o vul het veld Datum naar eigen wens in, bijvoorbeeld met de datum waarop het verschot in Fidura Kleos werd ingevoerd of met de datum die op de factuur van het verschot is vermeld; o vul de kantoormedewerker op wiens naam het verschot in rekening werd gebracht; o vul bij Declaratiestatus in of het verschot wel doorberekend (Niet gedeclareerd) of niet doorberekend (Niet declarabel) wordt aan uw cliënt; o geef eventueel een omschrijving voor het verschot; o vul het bedrag dat op de factuur van het verschot vermeld staat (of het bedrag dat contact door uw kantoor is betaald) in bij intern bedrag; o vul bij extern bedrag het bedrag in dat u doorberekent aan uw cliënt. Klik op Volgende om de gegevens die van belang zijn voor de financiële administratie in te vullen: Declaratie in dossier Verschotten en inkoopfacturen invoeren Pagina 2 van 5

3 o vul bij Relatie de relatie in aan wie u het bedrag van het verschot moet betalen; o vink achter Invoertype Inkoopfactuur aan als u een factuur voor het verschot heeft ontvangen, vink Bank/kas-mutatie aan als u het verschot contant heeft betaald, bijvoorbeeld bij de balie van de gemeente; o het dagboek en de grootboekrekening(en) worden op basis van uw keuze bij Invoertype automatisch door Fidura Kleos ingevuld; Klik op Voltooien als alle gegevens juist zijn ingevoerd. Het verschot wordt als declaratieonderdeel op het tabblad Declaratie van het dossier weergegeven: Opmerking: u kunt een ingevoerd verschot alleen verwijderen als deze nog niet als declaratieonderdeel op een declaratie is opgenomen. Inkoopfacturen Om een nieuwe inkoopfactuur in te voeren: Klik op het tabblad Declaratie (subtabblad Declaratieonderdelen) van een dossier in het submenu van de button Nieuw verschot op Nieuwe inkoopfactuur: Declaratie in dossier Verschotten en inkoopfacturen invoeren Pagina 3 van 5

4 Het scherm Inkoopfactuur verschijnt: De in te vullen gegevens van de inkoopfactuur zijn op dit scherm gegroepeerd op vier plaatsen: Kop o onder de kop; o op het tabblad Details; o op het tabblad Administratie; o op het tabblad Betalingen. Onder de kop kunt u de volgende gegevens invoeren dan wel bekijken: Dossier Standaard zal hier de naam van het dossier waarin u werkt vermeld staan. U kunt eventueel een ander dossier selecteren. Datum Vul hier de factuurdatum in die op de inkoopfactuur is vermeld. Vervaldatum Vul hier in voor welke datum de inkoopfactuur uiterlijk door u moet worden betaald. Crediteur Vul hier de naam van de relatie in aan wie het bedrag op de inkoopfactuur moet worden betaald. Het veld Declaratienummer kunt u niet zelf invullen. Dit veld krijgt pas een waarde als u de inkoopfactuur opslaat. Extern nummer Vul hier het factuurnummer in dat op de inkoopfactuur is vermeld. In het veld betaalstatus kunt u zien wat de betaalstatus van de inkoopfactuur is: openstaand, gedeeltelijk betaald of betaald. Declaratie in dossier Verschotten en inkoopfacturen invoeren Pagina 4 van 5

5 Om de gegevens van de Crediteur te kunnen bekijken, klikt u op. Tabblad Details Op het tabblad Details vult u het bedrag en, afzonderlijk, het btw-bedrag vermeld op de inkoopfactuur in: Klik op een van de buttons Toevoegen Verschotten hoog belast, Toevoegen verschotten laag belast of Toevoegen Verschotten onbelast om de bedragen exclusief btw in te voeren. Om het BTW-bedrag als regel toe te voegen klikt u op Toevoegen BTW. U kunt foutief ingevoerde bedragen weer verwijderen met de verwijderbutton. Tabblad Administratie Op dit tabblad vult u de gegevens voor de financiële administratie in: Vul de administratie en het fiscale jaar in. Eventueel kunt u een opmerking plaatsen in het veld Commentaar (deze tekst wordt in de declaratielijst op het tabblad Inkoopfacturen in de kolom Opmerking getoond). Tabblad Betalingen Op het tabblad Betalingen kunt u uw betaling registreren, eventueel als gedeeltelijke betaling. De werking is gelijk aan het invoeren van betalingen voor declaraties, voor meer informatie zie Een nieuwe betaling invoeren. Opmerking: U kunt ingevoerde inkoopfacturen ook weer verwijderen, ook al heeft u reeds een betaling op de inkoopfactuur ingevoerd. In dat geval geeft Kleos u een waarschuwing, maar u bent desondanks in staat om de actie te voltooien. Declaratie in dossier Verschotten en inkoopfacturen invoeren Pagina 5 van 5