BOLB - Bankafschrift import

Transcriptie

1 BOLB - Bankafschrift import Inhoud Algemeen Getoonde gegevens beperken Ophalen van bankafschriften Financiële rekening toekennen Tonen van de rekeninginformatie in Jack Bewerken van de regels in het bankafschrift Verwerken van verzamelbetalingen Algemeen Via de Onlinebanking module kunnen uw bankafschriften in Jack geïmporteerd en tevens aan de juiste boekingen toegekend worden. U kunt de Onlinebanking module in Jack openen via <Boekhouding - Onlinebanking>. U heeft de keuze tussen de opties <Import bankafschrift>, <Instellingen>, <Overschrijving binnenland> en <Overschrijving EU>. Via de menu-optie <Boekhouding - Onlinebanking - Import bankafschrift> kunt u het bankafschrift van uw bank in Jack importeren. Daarbij wordt een directe verbinding met uw bank gemaakt. Let er a.u.b. op dat u alleen afschriften van een bank kunt oproepen, wanneer deze rekening via de Homebanking contact geïnstalleerd werd. Zie ook de handleiding voor Installatie van Homebanking contact Wanneer geen bank geselecteerd wordt, of niet de juiste bank geselecteerd werd, dan ligt dat waarschijnlijk aan het feit, dat de bankverbinding niet correct ingericht werd. Roep dan nogmaals <Boekhouding - Onlinebanking - Instellingen> op en zorg voor de correcte ingave van de gegevens. In het bovenste gedeelte van het venster ziet u al uw banken, die u van te voren aangemaakt heeft.

2 In het middelste gedeelte van het venster kunt u bepalen, welke gegevens getoond moeten worden. In het onderste gedeelte van het venster worden de afzonderlijke rekeningregels en de toewijzing aan rekeningen of boekingen getoond. Getoonde gegevens beperken In het gedeelte "Afschrift tonen van..." kunt u bepalen, welke gegevens in het onderste gedeelte van het venster getoond moeten worden. In de velden "Periode" geeft u aan, voor welke dagen u het bankafschrift wenst op te vragen. U kunt zowel een dag uit de kalender zoeken, indien u het pull-down-menu opent, of via de pijltjestoetsen een dag vooruit of een dag terug bladeren. Standaard wordt de huidige dag getoond. Wanneer u op de button "Afschrift tonen" klikt, worden de desbetreffende bankregels getoond. Blijft de lijst leeg, dan heeft u voor de gevraagde periode oftewel nog geen afschrift opgehaald (zie hieronder) of geen enkele afschriftregel voldoet aan de opgegeven criteria. Via de optie "Welke mutaties" kunt u het type van de mutaties beperken, die getoond dienen te worden. Zo kunt u bijvoorbeeld bepalen dat alleen mutaties getoond worden, die nog geen rekening toegewezen hebben ("zonder toewijzing"). De mogelijke opties zijn: Fin. rekening nog niet toegewezen = aan de regel is nog geen boeking of rekening toegewezen Boeking toegewezen = aan de regel is een boeking toegewezen Rekening toegewezen = aan de regel is een rekening toegewezen (bij regels die geen boeking toegewezen kan worden, bijv. huurkosten). Reeds gemuteerd = de regels is reeds in de boekhouding verwerkt Via de checkbox "Details weergeven" kunt u alle informatie zien die aan een regel toegewezen zijn. Hierbij wordt de informatie uit de regels getoond. Wanneer u de button "Afschrift tonen" klikt, wordt de lijst met de afschriftregels in het onderste gedeelte van het venster desbetreffend

3 geactualiseerd, zo dat alleen de gewenste gegevens getoond worden. Ophalen van bankafschriften Markeer de bank, waarvan u het bankafschrift wenst op te halen en klik op de button "Afschrift importeren" in het gedeelte "Auszüge importieren". De import wordt gestart en Jack toont hoe ver de overdracht van de rekeninginformatie vordert. Jack meldt u, hoeveel gegevens ingelezen wordt. Bevestig met "OK". Als resultaat wordt de lijst van de afschriftregels met de nieuwe gegevens gevuld. Ophalen van bankafschriften Wanneer er geen directe verbinding met de bank mogelijk is, kunt u ook afschriften via een bestand importeren. De beschrijving hiervan vindt u hier: Bankaschrift via bestand

4 Financiële rekening toekennen In het gedeelte "Financiële rekeningen" kunt u de automatische toewijzing van boekingen en rekeningen triggeren en de herkenningsregels voor terugkerende mutaties definiëren. Automatisch boeking zoeken Om voor een bepaalde mutatie de bijbehorende boeking in Jack te vinden, worden de velden "Omschrijving" en het mutatiebedrag naar Jack overgedragen. Jack gaat nu alsvolgt te werk: De omschrijving wordt eerst op getallen gecontroleerd. Zijn er geen getallen in de omschrijving dan kan een boeking niet toegewezen worden. Wanneer een getal in de omschrijving staat, wordt deze om een boeking te zoeken gebruikt. Bestaat dit nummer niet als boekingsnummer in Jack, dan kan geen boeking toegekend worden. Wanneer Jack op grond van het boekingsnummer een boeking aan de mutatieregel kan toekennen, dan kijkt Jack als volgende naar het afschriftbedrag, omdat het bedrag ook dient overeen te stemmen. Jack controleert de volgende zaken: Er moet in de boeking nog een restantbedrag open zijn. Is geen restantbedrag open, dan wordt de boeking niet toegewezen. Het bedrag van de afschriftregel wordt met het openstaande aanbetalingsbedrag van de boeking vergeleken (met een tolerantie van 10% van het bedrag naar boven of beneden). Het bedrag van de afschriftregel wordt met het openstaande restantbedrag van de services vergeleken (met een tolerantie van 10% van het bedrag naar boven of beneden). Komen de bedragen overeen, dan vindt er een toekenning aan de afschrifregel plaats. Wanneer eer meerdere getallen in de omschrijving van de mutatieregel staan, zoekt Jack voor ieder getal naar een passende boeking. Worden passende boekingen gevonden, dan vergelijkt Jack nogmaals zoals hierboven beschreven de bedragen. Komen ook de bedragen overeen, pas dan vindt een toekenning aan de mutatieregel plaats. Herkenningsregels Via zogenaamde herkenningsregels kunt u vastleggen, welke posities op het afschrift automatisch aan bepaalde rekeningen toegekend moeten worden. Dit is nuttig bij bijvoorbeeld terugkerende mutaties, zoals de betaling voor huur of lease. Details over de inrichting van deze herkenningsregels vindt u hier: Handleiding voor herkenningsregels Tonen van de rekeninginformatie in Jack In het onderste gedeelte van het venster worden na de import de afzonderlijke mutaties van het bankafschrift getoond.

5 Of aan een mutatie in de lijst al reeds een rekening toegewezen werd of niet, herkent u aan het einde van de regel. Hier ziet u het nummer van de rekening, dat hier bij hoort. Bovendien wordt de regel met een groen pijl getoond. Regels met dit teken zijn reeds in Jack verwerkt en hoeven niet meer verder bewerkt te worden. Bewerken van de regels in het bankafschrift Na de import van het bankafschrift zijn aan de afzonderlijke mutaties nog geen rekening of boeking toegewezen. Wanneer u reeds herkenningsregels aangemaakt heeft, kunt u na de import van het bankafschrift als eerste de button "Automatisch" gebruiken. Op basis van de gemaakte regels en het automatisch zoeken naar boekingen probeert Jack nu, voor iedere mutatie van het bankafschrift de bijbehorende rekening resp. boeking toe te kennen. Zo ziet u in één oogopslag welke mutaties Jack niet heeft kunnen toekennen. Deze regels moeten dan handmatig toegewezen worden.

6 Gebruikt u hiervoor de rechtermuistoets op één van de mutatieregels. Er zal een contextmenu openen met de volgende mogelijkheden: Handmatig rekening toewijzen Handmatig boeking toewijzen Enkele toewijzing Boekingstekst/Kostenplaats toewijzen Mutaties exporteren Wanneer u mutaties handmatig aan een rekening dient toe te wijzen, dient u zich af te vragen of deze mutatie vaker in uw bankafschrift voor zal komen en of u hiervoor een herkenningsregel kunt maken. Voert u deze actie vaker uit, dan wordt het aantal mutaties, dat u handmatig dient toe te wijzen, aanzienlijk minder. Dit minimaliseert uw werk voor de verwerking van het bankafschrift. Wanneer u op de button "nu verboeken" klikt, worden de gegevens in Jack ingelezen en bijbehorend verwerkt. Daardoor wordt bijvoorbeeld een openstaande post voor een klantboeking met een klantbetaling afgeletterd. Handmatig rekening toewijzen Geef hier handmatig een rekening op, waarop de mutatie geboekt dient te worden. De bijbehorende zoeklijst toont de rekening uit uw rekeningschema.

7 Selecteer een rekening en bevestig uw selectie met "OK". De desbetreffende rekening wordt aan de mutatie toegewezen. Handmatig boeking toewijzen Geef hier handmatig een boeking in, waarop de mutatie geboekt dient te worden, bijv. wanneer de klant de aanbetaling voor een reis betaald. In het bovenste gedeelte worden de gegevens van de mutatie getoond. In het veld "Boek.nr." geeft u een bestaande Jack Plus boekingsnummer in en bevestig met "OK". Bij het verwerken wordt de mutatie aan deze boeking toegewezen. Enkele toewijzing Via deze functie kunt u een toewijzing ongedaan maken, zolang de verwerking van deze mutatie nog niet doorgevoerd werd. Boekingstekst/Kostenplaats toewijzen Jack Plus vult bij het boeken normaliter een standaardtekst voor de ingave in het journaal/grootboek. Met deze functie kunt u deze boekingstekst handmatig wijzigen. Tevens kunt u hier een kostenplaats voor Debit en Credit rekening ingeven. Dit houdt wel in dat u met kostenplaatsen werkt. Mutaties verwijderen Eventueel kunt u met Ctrl+Shift en rechtermuisknop op een regel klikken. U krijgt dan een uitgebreider overzicht te zien waar u ook kunt kiezen voor mutatie verwijderen.

8 Mutaties exporteren Deze functie "Mutaties exporteren" laat u toe, de afzonderlijke mutaties in een XML document op te slaan. Wanneer u deze functie gebruikt, opent er een Windows Verkenner venster, waarin u kunt aangeven, waar het bestand opgeslagen dient te worden. Verwerken van verzamelbetalingen Het komt altijd voor, dat uit de kant van de klant, maar ook van de kant van de touroperator, verzamelbetalingen gebruikt worden. Bij verzamelbetalingen kan echter niet zonder verdere verwerking zoals hierboven beschreven gemaakt worden. Om verzamelbetalingen correct via onlinebanking te verwerken, moet u met tussenrekeningen werken. Verzamelbetaling klant Bij de verzamelbetaling van een klant dient u onder "Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema" en desbetreffende verzamelrekening aan te maken. In onlinebanking wordt dan het betaalde bedrag op deze rekening geboekt. Daarop volgend moet in de afzonderlijke boekingen een klantenbetaling op deze tussenrekening gemaakt worden. Daartoe benodigd u evenals een eigen betalingstype, die u onder "Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen" kunt aanmaken. Voorbeeld: De klant Janssen heeft twee openstaande boekingen, één keer boeking 1001 met een openstaand bedrag van 500, eenmaal een boeking 1002 van 600. De klant betaald nu 1100 aan het reisbureau. In onlinebanking kunt u nu alleen handmatig de tussenrekening als rekening toewijzen. Daarna roept u de boeking 1001 op en voegt een klantenbetaling van 500 met de bijbehorende betalingstype. Hetzelfde doet u nu voor boeking Hiermee zijn nu de tegenrekening en de boekingen afgeletterd. Verzamelbetaling touropator Bij een verzamelbetaling aan de touroperator dienen ten eerste voor iedere touroperator een afzonderlijke herkenningsregel aangemaakt te worden. Aan iedere regel wijst u als rekening de tussenrekening toe. Wanneer de verzamelbetaling in onlinebanking bevindt, wordt de juiste rekening toegewezen en de verboeking kan gestart worden. Hiermee heeft u de verzamelbetaling op de tussenrekening geparkeerd en moet u via de touroperator afrekening weer afgeletterd worden. Hierbij handelt u ten eerste zoals bij een normale touroperator betaling en zoekt u de bijbehorende boekingen. Bij de verwerking geeft u echter niet de bankrekening op, maar de tussenrekening. Hiermee lettert u de rekening weer tegen elkaar af. Samenvatting van hoe het bankafschrift ingelezen wordt De omschrijving wordt eerst op getallen gecontroleerd. Zijn er geen getallen in de omschrijving dan kan een boeking niet toegewezen worden. Wanneer een getal in de omschrijving staat, wordt deze om een boeking te zoeken gebruikt. Bestaat dit nummer niet als boekingsnummer in Jack, dan kan geen boeking toegekend worden. Wanneer Jack op grond van het boekingsnummer een boeking aan de mutatieregel kan toekennen, dan kijkt Jack als volgende naar het afschriftbedrag, omdat het bedrag ook dient overeen te stemmen. Jack controleert de volgende zaken: Er moet in de boeking nog een restantbedrag open zijn. Is geen restantbedrag open, dan wordt de boeking niet toegewezen. Het bedrag van de afschriftregel wordt met het openstaande aanbetalingsbedrag van de boeking vergeleken (met een tolerantie van 10% van het bedrag naar boven of beneden). Het bedrag van de afschriftregel wordt met het openstaande restantbedrag van de services vergeleken (met een tolerantie van 10% van het bedrag naar boven of beneden). Komen de bedragen overeen, dan vindt er een toekenning aan de afschrifregel plaats. Wanneer eer meerdere getallen in de omschrijving van de mutatieregel staan, zoekt Jack voor ieder getal naar een passende boeking. Worden passende boekingen gevonden, dan vergelijkt Jack nogmaals zoals hierboven beschreven de bedragen. Komen ook de bedragen overeen, pas dan vindt een toekenning aan de mutatieregel plaats.