Bestand - Bestanden - Import - Import elektronische TO facturen

Transcriptie

1 Bestand - Bestanden - Import - Import elektronische TO facturen Import elektronische TO facturen Algemeen Via de Jack Plus module 'Automatische import TO-afrekening' kunnen elektronische facturen van touroperators direct in Jack geïmporteerd en verwerkt worden. Hierdoor zal het handmatig verwerken van deze facturen zoveel mogelijk komen te vervallen hetgeen u aanzienlijk tijd zal besparen. Voorwaarden Om ervoor te zorgen dat de gegevens op de juiste manier in Jack ingelezen kunnen worden dienen er een aantal handelingen vooraf uitgevoerd te worden. Het TO reserveringsnummer mag niet twee keer toegekend zijn aan boekingen. Er mogen geen verschillende incassotypen ingesteld zijn voor dezelfde TO reserveringsnummers(dit zou door punt 1 eigenlijk al uitgesloten moeten zijn). Het veld TO reserveringsnummer dient in de boeking altijd gevuld te zijn. Zorg ervoor dat u in de prijsregels van de service ook alleen dat ingeeft wat betrekking heeft op de service (en wat dus later overeenkomt met de factuur). Stel dat u bijvoorbeeld later eventuele administratie kosten op wilt voeren, dan dient u dit niet te doen in de service. Bestand aanlevering De facturen kunnen voor de E-factuur module via ftp automatisch gedownload worden. Hiervoor zijn een aantal vooraf in te stellen entries noodzakelijk. Gaat u hiervoor in Jack Plus naar <Bestand>, <Parameters>, <Applicatieparameters>. Open hier de entries onder Import/Export, Import van TO-facturen.

2 1. Hier geeft u het ftp adres in waar u het bestand van wilt downloaden (van UnifiedPost). Let op: er bestaat een test url (dat hebben wij hierboven in ons voorbeeld aangehouden) en een live url. Controleer goed dat u de juiste gegevens hier ingeeft! 2. Hier geeft u het poortnummer in wat u van UnifiedPost heeft ontvangen. 3. Hier geeft u uw login in voor de url naar UnifiedPost 4. Hier geeft u uw unieke wachtwoord in voor het inloggen. Deze heeft u ontvangen via UnifiedPost. 5. Hier kunt u instellen of dat het bestand van de ftp server verwijderd moet worden, dit uiteraard na de overdracht. Import Roept u binnen Jack het menupunt <Bestand - Bestanden - Import - Import TO facturen> op.

3 Het importscherm verschijnt.

4 Bestand importtype / Touroperator Bestand importtype In het bereik <Bestand importtype> kunt u selecteren welk type bestand u wilt importeren. In dit geval gaat het om "G7 XML E-facturen". De laatst geselecteerde regel wordt opgeslagen en getoond zodra u het scherm weer opent. Jack touroperator code Hier dient u de touroperator te selecteren voor wie u de elektronische import wilt uitvoeren. Bij het importeren van het bestand wordt er gekeken naar deze code(s). Jack onthoudt voor u de laatst ingegeven selectie en zal deze standaard weer tonen bij het opnieuw openen van dit scherm. Importgegevens Het importbestand kan over de button <Download> gedownload worden, voor zover deze op de FTP server beschikbaar is en u de desbetreffende gegevens ingegeven heeft in de applicatieparameters van Jack. Openen De button "Openen" is niet van toepassing in deze module.

5 Download Middels deze button zal Jack verbinding maken met de FTP server van Unified Post en zullen de voor u beschikbare E-facturen opgehaald worden. Betalingsparameters: Rek. nummer In het veld <Rekeningnummer> geeft u het nummer (grootboeknummer van de betreffende bank) in waar de afrekening op weg geboekt moet worden. Ref. nummer: Hier kunt u uw eigen referentienummer ingeven. Deze is terug te zien in de mutatieregels in het journaal. Bet. datum Als datum van betaling van de inkoopfactuur kunt u kiezen uit <uit importgegevens>, <Vertrekdatum>, <Boekingsdatum>, <Huidige datum> of <Vrije ingave>. Indien u kiest voor <Vrije ingave>, verschijnt er naast dit veld een nieuw veld <Datum betaling> waar u de datum in kunt geven waarop de betalingen verboekt moeten worden. Er wprdt hierbij niet gekeken naar de instellingen binnen Jack (TO basisgegevens), maar de datum uit de elektronische factuur wordt genomen. Vanaf versie X12.01_526 is het tevens mogelijk om bij de import van de facturen de betaling te laten verlopen volgens de TO instellingen in de basisgegevens van Jack. Spec. Winstrekening: Deze wordt niet gebruikt voor NL! Opties 1 Referentienr.: Als referentienummer kunt u het nummer uit het importbestand of het Jack boekingsnummer kiezen.+wij raden u aan het boekingsnummer van Jack te selecteren. Referentiedatum Als referentiedatum kunt u de datum van vertrek, de datum van het importbestand of de huidige datum selecteren.+wij raden u aan de datum van het importbestand te selecteren. Winstdatum Als winstdatum kunt u kiezen uit <Datum uit het importbestand>, <Vertrekdatum>, <Boekingsdatum>, <Huidige datum> of <Vrije ingave>.+wij raden u aan dit met uw boekhouder te overleggen om te zien op welke datum u de winst dient te verboeken. Indien u hier kiest voor <Vrije ingave> dan zal naast dit veld een nieuw veld verschijnen <Datum winst> waar u handmatig de datum in kunt geven. Afrekeningscode Als afrekeningscode kunt u een willekeurige code ingeven. Bijvoorbeeld de code van de touroperator en de verwerkingsdatum. Onder deze code kunt u vervolgens in Jack Plus via het verwerken van de TO facturen en de button <Zoek codes> opvragen welke gegevens er onder deze afrekeningscode zijn verwerkt. Bij het opgeven van een nieuwe code, bijvoorbeeld bij het starten van een nieuwe import, krijgt u de vraag of de teller ook wilt terugzetten.de teller houdt bij hoe vaak de preview bekeken is.

6 Opties 2 Max. afwijking Hier kunt u aangeven hoeveel het bedrag van de inkoopnota in Jack maximaal mag afwijken van het bedrag dat ingelezen wordt Min. afwijking Hier kunt u aangeven hoeveel het bedrag van de inkoopnota in Jack minimaal mag afwijken van het bedrag dat ingelezen wordt Betaling automatisch verboeken Indien deze checkbox geactiveerd is, dan worden alle betalingen automatisch op de ingegeven datum op het, tevens in dit scherm ingegeven, rekeningnummer geboekt. Winst automatisch verboeken Indien deze checkbox geactiveerd is, dan wordt de winst automatisch op de ingegeven datum gemuteerd bij het verwerken van de E-facturen. Annuleren Klikt u op de button <Annuleren> dan wordt het scherm <Import van TO inkooprekeningen> gesloten. Preview De preview toont u de informatie voordat u gaat importeren. U ziet bijvoorbeeld het totaal aantal bestanden dat geïmporteerd zal worden,

7 eventuele fouten die bij de import kunnen voorkomen etc. In dit overzicht ziet u de geselecteerde touroperator(s) alsmede het aantal boekingen ("aantal regels") die zijn ingelezen. Het totaal bedrag van deze boekingen en de splitsing naar commissie, het belastbaar deel van de commissie en de BTW. Tevens geeft dit overzicht u aan of dat er mogelijke fouten geconstateerd zijn in het importbestand. Bij "Type afrekening" kunt u aangeven of u de facturen wenst te controleren of definitief te muteren. Protocol Via de button <Bekijk protocol> kunt u de inkoopfacturen bekijken die niet direct verwerkt konden worden en waar dus nog wat voor moet worden gecorrigeerd.

8 In dit overzicht worden de eventuele mogelijke" en/of feitelijke" fouten getoond. De feitelijke fouten zijn daadwerkelijke fouten in Jack. Het criterium hierbij is het touroperator reserveringsnummer. Mogelijke feiten zijn bijvoorbeeld een afwijkend servicebedrag. Het overzicht bestaat uit de volgende kolommen met informatie: Boekingsnummer: Het boekingsnummer uit Jack Service: Het servicenummer uit Jack Fouttype: Feitelijk of mogelijke fout Factuur ID: Factuurnummer (van de Touroperator) Factuur type: Het type inkoopfactuur zoals gedefinieerd in de G7 standaard TO reserv. Nr.: Het reserveringsnummer (van de touroperator dat in het veld "Reserveringsnr" staat in de serviceregel) Foutekst: De omschrijving van de gevonden fout TO: Code van de touroperator Prijs: Bruto prijs uit de inkoopfactuur van de touroperator Tax: BTW uit de inkoopfactuur van de touroperator Prijs (Jack): Bruto prijs uit de boeking in Jack Tax (Jack): BTW uit de boeking in Jack Tekst: Omschrijving van het factuurtype Vertrekdatum: Vertrekdatum van de boeking Passagier: passagiersnaam of nummer, indien bijvoorbeeld passagiersnamen niet overeenkomen tussen de inkoopfactuur en de Jack boeking Incasso:???? Fout OK: hier kunt u, nadat eventuele fouten op de boeking zijn gecorrigeerd, aangeven dat de inkoopfactuur nu in orde is en dus verwerkt mag worden Opmerking: Hier kunt u een vrije opmerking ingeven Mogelijke factuurtypen zijn: 380: Definitieve factuur 383: Annuleringsfactuur 384: correctiefactuur 386: Voorschotfactuur 770: Informatie, wordt niet geïmporteerd in Jack U kunt een foutregel selecteren met de muis. De gekozen regel wordt paars. Met de buttons onder aan de dialoog kunt u verschillende schermen van deze boeking oproepen, om zo nodighet een en ander te corrigeren zodat de factuur alsnog verwerkt kan worden: <Boeking>: Roept het boekingsscherm op van de boeking van de betreffende inkoopfactuur <TO-verwerking>: Roept het scherm van de inkoopfactuurverwerking op <Journaal>: Roept het journaal van de desbetreffende boeking op <Kl. Betaling>: Roept het scherm met klantbetalingen van de betreffende boeking op <Tegenb.>: Roept het dialoog voor (deel)annuleringen op van de betreffende boeking <Klant zoeken>: Opent het scherm "Klant zoeken" <Boekingsscherm>: Roept het scherm "Handmatig boeken" op <Verwijder>: Hiermee kunt u regels (tijdelijk) uit het overzicht verwijderen om ze later alsnog te verwerken. Wordt vermoedelijk gedeactiveerd. <Tonen>: Toont de E-factuur in XML formaat in uw internetbrowser Rechts onderin het scherm vindt u checkboxes waarmee de weergave van de facturen kan worden aangestuurd: Enkel errors: alleen facturen die nog fouten bevatten Enkel OK: Alleen facturen zie zijn gemarkeerd als zijnde "OK" (nagekeken/aangepast) Geïmporteerde: Reeds geïmporteerde/verwekte E-facturen uit vorige imports <Print>: Print een overzicht van de regels in het scherm

9 <Annuleren>: Sluit dit scherm <OK>Regels die met "OK" zijn gemarkeerd worden opgeslagen. Het scherm wordt gesloten en de "Preview" dialoog wordt weer zichtbaar. Importeren van de elektronische facturen Nadat fouten op de gewenste inkoopfacturen en/of boekingen zijn aangepast, kan het protocol scherm met <OK> worden afgesloten. Het preview scherm is nu weer zichtbaar en de button <Importeer> kan nu worden aangeklikt. Indien u in het eerdere overzicht bij "Type afrekening" de checkbox <TO factuur alleen controleren> heeft geactiveerd, dan worden alle entries van de import van de touroperator afrekening in Jack Plus ingevoerd en met een gele vink (= de bestanden worden alleen gecontroleerd) getoond. U kunt de gegevens dan enkel controleren en via <check ok> afsluiten. Daarna moet u dan nog handmatig de betalingen boeken en de TO afrekening via <Boeken> verwerken. U kunt de status van de regels aan de hand van de kleur van de vink voor de regel onderscheiden: Gele vink Groene vink Blauwe vink Rode vink Gele vink De boekingsgegevens zijn gecontroleerd. De boekingsgegevens zijn handmatig via de TO afrekening ingevoerd. De boekingsgegevens zijn via de TO import geïmporteerd. De boekingsgegevens zijn geannuleerd. De boekingsgegevens zijn gecontroleerd en worden als geannuleerd gekenmerkt. Indien u de checkbox <TO afrekening muteren> heeft geactiveerd, dan worden alle entries, indien mogelijk, automatisch gemuteerd. Via de button <Protocol tonen> kunt u de regels van het importbestand nogmaals inzien. Via de button "Importeer" start u het verwerken van de gegevens. Na verwerking krijgt u een melding dat de import succesvol is verlopen

10 De verwerkte boekingen hebben de afrekeningscode als kenmerk meegekregen zodat u ze desgewenst makkelijk kunt opzoeken. Inkoopfacturen die niet verwerkt zijn omdat ze nog niet waren aangepast, kunnen bij een volgende import alsnog worden verwerkt. Controle achteraf: U kunt de verwerkte boekingen controleren door bij "Boeking > Verwerken van TO facturen > Zoek codes" :Selecteer hier de gewenste afrekeningscode en klik op "OK": Alle inkoopfacturen die aan de afrekeningscode zijn toegekend, verschijnen in het scherm waarze verder bekeken kunnen worden.

11 Logfile In de \EI folder van Jack vindt u het bestand "VAIMPORT.txt". Dit bestand kunt u in Excel openen. Het bevat informatie van de laatste import, ongeacht of dat u deze facturen ook gemuteerd heeft! De reeds geïmporteerde regels kunnen via de protocol-grid teruggevonden worden nadat de import is gedaan en via de zoekcode in de TO verwerking.