BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) BSP lijsten automatisch verwerken

Transcriptie

1 Ontwerp: Datum: Betreft: Fillip Geens 18 juni 2015 door Fillip Geens SERVICO BSP LIJSTEN AUTOMATISCH VERWERKEN BSP lijsten automatisch verwerken Doel...1 Initialisatie...2 Importsetting...2 Ticketsettings...3 Rapporten...4 Werking...5 File klaarmaken voor import...5 Importeren van de file...8 Controleren van de import...9 Boekhoudkundige verwerking Doel Het vergelijken van de tickets die gebruikt werden op dossiers met de aangeleverde lijst van IATA was vroeger een zeer tijdrovende bezigheid Een tweede optie is de lijst digitaal aan te vragen wat een kostelijke oplossing is Nu is het mogelijk om een goedkopere Excel lijst te ontvangen en deze elektronisch te verwerken Hoe dit in zijn werk gaat wordt hier uitgelegd SERV_BSPAutoLijstVerwerking_manual_NL_V04 1 van 11 Last saved:

2 Initialisatie Om dit te kunnen doen moeten er eerst een aantal zaken worden geïnitialiseerd Dit kan via SwingTravel-verkoop ReservationSystem Initialisatie Importsetting Deze omzettingstabellen worden d office opgeladen bij de initialisatie van een nieuwe firma voor BTN en Swingline In ProductDetail kan u zelf extra codewoorden + omschrijving toevoegen, die bij elke BTN import in het dossier meegecopieerd worden Voor AirTickets hoef je hier niets speciaal in te geven Voor TrainTicket is het aangeraden de product detail aan te vullen SERV_BSPAutoLijstVerwerking_manual_NL_V04 2 van 11 Last saved:

3 ToID: Code leverancier: Prod code: Omschrijving: De code van die wordt aangeleverd in de file Leveranciers code in SwingCount Productcode in SwingTravel-verkoop Omschrijving van de touroperator data lijn Ticketsettings Hier dien je een product code en leverancier te definiëren waarop u de tickets wenst te importeren Bij import vanuit Amadeus, Worldspan kan u de combinatie product code + code leverancier definiëren met het IATA nummer van uw agentschap Bij import vanuit Atlantis definieert u de product en leveranciercombinatie die in het dossier wordt binnengetrokken na import file Checkdigit: Doet een check op het IATAnummer CheckStock: Wordt niet langer gebruikt Transport type: Aangeven om welk type transport het gaat (Vlucht, Trein, Diverse) IATA No: IATA nummer van het agentschap Afrekening: Afrekening type: Jounaalnummer diverse posten: Aanvinken indien u met de BSP afrekening werkt Lijst als je met de manuele papieren lijst werkt Bestand with (met strikte controle) Bestand without (lijst goedkeuren zoals hij is, maar je kan wel vgl met Excel rapport. Aangeven van het diverse posten journaal (enkel van toepassing als je met een analytische boekhouding werkt SERV_BSPAutoLijstVerwerking_manual_NL_V04 3 van 11 Last saved:

4 Kostenrekening (Debet): Wachtrekening overboeking (Credit): Kostenplaats Groepen: Kostenrekening Actie CC: Opbrengstenrekening Actie CC: Rekening waarop de debet bedragen komen Rekening waarop de credit bedragen komen Kostenplaats (enkel wanneer je analytische boekhouding voert) Rekening waar de kosten voor CC verrichtingen opkomen Rekening waar de opbrengsten voor CC verrichtingen komen Rapporten 1. Ticket Code Hier kan je een lijst afdrukken van codes die geïnitialiseerd zijn Kies Ticket Code en Print Dan krijg je een lijst met de codes die gedefinieerd zijn 2. Verwijderen CRS booking Dit kan je gebruiken om een boeking die je hebt ingelezen te verwijderen Kies verwijderen CRS booking Crs: Beginnen met CrsBookingID: Eindigen me CrsBookingID: Het icoon Neem de juiste leverancier ID van de boeking die moet verwijderd worden of het begin van een aaneensluitende reeks ID van de boeking die moet verwijderd worden of het einde van een aaneensluitende reeks geeft je de mogelijkheid te zoeken in de Bookings SERV_BSPAutoLijstVerwerking_manual_NL_V04 4 van 11 Last saved:

5 Werking Druk dan op om de boeking te verwijderen File klaarmaken voor import Eerst moet de ontvangen Excel file omgevormd worden naar een.csv file Om deze Excel van de BSP als csv op te slaan, moeten in de landinstellingen van Windows (voor Windows 8.1 zoek op Land/regio ) als volgt staan:. als Cijfergroeperingssymbool (en niet een spatie), moet als Decimaalteken De file wordt 2 wekelijks aangeleverd en zal dus informatie bevatten van de 1 t.e.m. de 15 e van de maand en van de 16 e t.e.m. de 30 of 31 ste van de maand Open de file in Excel dan zie je het volgende (Dit is een voorbeeld in realiteit bevat de file meer gegevens) De file bevat ook meer kolommen dan hier worden weergegeven SERV_BSPAutoLijstVerwerking_manual_NL_V04 5 van 11 Last saved:

6 Save nu de file in.csv formaat. Zeker niets manueel aanpassen aan de file om de automatische verwerking niet te verstoren (* schermen zijn genomen uit office 2007, andere versies hebben mogelijk een andere lay-out) Bij opslaan als (Save as) neem je CSV(gescheiden door lijstscheidingsteken) (*.csv) Zorg er ook voor dat je de juiste map selecteert waar je de file gaat saven zodat je deze makkelijk kan terugvinden voor de import later. In dit voorbeeld is een directory BSP_files aangemaakt op de c:\ drive Als de instellingen goed staan kan je op Opslaan drukken Mogelijk verschijnt volgende boodschap SERV_BSPAutoLijstVerwerking_manual_NL_V04 6 van 11 Last saved:

7 Klik OK Je krijgt volgende boodschap Klik Ja De file zal dan bewaard worden op de locatie die je hebt gekozen Sluit de file Volgende boodschap kan verschijnen Klik Nee (de file is opgeslagen en je hebt geen wijzigingen aangebracht) Als je op Ja klikt krijg je opnieuw de voorgaande boodschappen SERV_BSPAutoLijstVerwerking_manual_NL_V04 7 van 11 Last saved:

8 Importeren van de file Ga naar SwingTravel-verkoop ReservationSystem Afrekening Import file Klik hier Je krijgt volgend scherm Code product: Code leverancier: Kies de product code die je geïnitialiseerd hebt voor BSP import Kies de code van de leverancier Bestandsnaam: Via ga je.csv file zoeken die je hiervoor hebt opgeslagen Bestand tot datum: Wordt automatisch ingevuld Druk op en de file wordt verwerkt. De file wordt nu weggeschreven in een bestand De.csv file mag niet open staan in excel. Als dat toch het geval is zal je een fout krijgen en zal het systeem afsluiten Druk op op het scherm te verlaten Je mag een Excel file maar 1 keer inlezen anders krijg je een boodschap dat de reeds gekende tickets voor de periode reeds gekend zijn en dat de bedragen worden opgeteld. Als je dit hebt dan is de file al klaar voor controle. SERV_BSPAutoLijstVerwerking_manual_NL_V04 8 van 11 Last saved:

9 Controleren van de import Ga naar SwingTravel-verkoop ReservationSystems Rapporten Klik hier Neem het rapport Vergelijking afrekening met bestand SERV_BSPAutoLijstVerwerking_manual_NL_V04 9 van 11 Last saved:

10 Code product: Code leverancier: Beginnen met uitgiftedatum: Eindigen met uitgiftedatum: Extra omschrijving diverse post: Kies de product code Kies de leverancierscode (je kan alleen codes kiezen waarvoor een bestand is geïnitialiseerd via de initialisatie Uitgifte datum van de tickets Uitgifte datum van de tickets Extra informatie die wordt weggeschreven bij de diverse boeking Selectie: Controleren bedrag at confirm: hier kan je nog een type lijst kiezen Bedrag wordt gecontroleerd bij het confirmeren De verschillende lijst types geven je de mogelijkheid om een controle te doen op de geïmporteerde data verwerking Volledige lijst: Geeft de hele lijst die geïmporteerd werd Verschillen tussen dossiers en bestand leveranciers: Geeft de records die verschillen tussen de informatie in de dossiers en de informatie van de lijst Deze moet leeg zijn om de mogelijkheid te hebben om te confirmeren Enkel verschil in bedrag: Geeft enkel de records die een verschillend bedrag hebben Ontbrekend op bestand leverancier Geeft de records die niet op de tickets van de leverancier stonden Ontbrekend in dossier Geeft de records (tickets) die niet terug te vinden zijn in de dossier Wanneer een tikfout gemaakt is bij het ticketnummer dan kan je dit aanpassen op het dossier en het rapport opnieuw vragen zal dan terug de file vergelijken met de dossier Wanneer je alles hebt gecontroleerd en alles is in orde dan kan je op de Als er toch nog een fout is dan krijg je de volgende boodschap drukken. Wanneer alles in orde is dan krijg je volgende boodschap Het moet dus volledig in orde zijn, anders wordt het niet weggeschreven Bevestig met Ja SERV_BSPAutoLijstVerwerking_manual_NL_V04 10 van 11 Last saved:

11 Boekhoudkundige verwerking De aankoopfactuur van BSP wordt ingegeven zoals een andere aankoopfactuur, zonder de detail in de Travel tab te doen. Dit gebeurt via de verwerking van de BSP excel file. Wanneer er BSP tickets via CC betaling van de klant rechtstreeks betaald werden dan moeten we deze betalingen mee opnemen in de boekhouding. Dit gebeurt als volgt: In de tab data van de ingave van de aankoopfactuur geef je het bedrag dat je moet betalen aan de leverancier In de tab detail van de ingave van de aankoopfactuur geef je een lijn met het bedrag incl de betaling van de klant en deze zet je op de 60 rekening In een 2e lijn zet je het bedrag dat de klant(en) rechtstreeks betaalden aan de leverancier(s) op de rekening in het negatief ( hierdoor komt dit bedrag aan de Credit zijde van de 499 rekening De debet zijde op deze rekening komt er door de diverse post die gemaakt wordt bij de facturering van het dossier met cc betaling klant Wanneer je met een analytische boekhouding werkt dan moet je de eerste detail lijn niet op een 60 rekening zetten, maar op een 49 rekening. Via een diverse post die geboekt wordt met de goedkeuring van de lijst ga je de 49 rekening afpunten t.o.v. een 60 rekening die wordt ingesteld via de initialisaties van de verwerking. Dit is nodig om de juiste kostenplaatsen te hebben. SERV_BSPAutoLijstVerwerking_manual_NL_V04 11 van 11 Last saved: