Boeking - Invoeren klantenbetaling

Transcriptie

1 Boeking - Invoeren klantenbetaling <Boeking - Invoeren klantenbetaling> Alle boekingsgebonden klantbetalingen (betalingen en uitgaven) moeten via <Boeking - Invoeren klantenbetaling> verwerkt worden. Alleen op deze manier is een boekingsgebonden administratie mogelijk. Wordt een klantbetaling ingegeven, dan verwerkt Jack meteen de openstaande postenlijst van de klant (<Boekhouding - Openstaande posten>) en boekt het bedrag in de financiële administratie (bijv. in het kasboek, grootboekrekening, journaal, enz.). Daarbij worden zowel de financiële rekening (bijv. de kas) alsmede de bijbehorende debiteurenrekening bijgewerkt. Bij <Type betaling> ziet de in Jack gedefinieerde betalingstypes <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen>. Hier moeten de juiste rekeningen aangemaakt zijn, zodat Jack automatisch weet, bij welk betalingstype welke financiële rekening hoort. Aan de hand van de boeking, die bij een Jack klant hoort, weet Jack de debiteurenrekening. Hierdoor hoeft de gebruiker maar weinig velden in te vullen, zodat Jack de betaling accepteert, invult en ook boekhoudkundig correct verwerkt. Ten eerste zie u weer de belangrijkste gegevens uit de boeking en van de klant. Deze weergave is alleen ter informatie. In het bovenste rechter gedeelte ziet u alle reeds betaalde resp. verwerkte klantbetalingen voor de actuele boeking samen met de datum en het bedrag van de betaling alsmede het betalingstype.

2 U kunt door te dubbel klikken op een regel de afdruk van een kwitantie oproepen. Deze actie gaat meteen naar de printer, er is geen preview mogelijk. In het veld <Type betaling> kunt u uit het pulldown menu de verschillende betalingstypes selecteren, die onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen> aangemaakt werden. Naast het veld <Type betaling> kunt u daarnaast selecteren, of het om een betaling of om een uitgave gaat. Aan de hand van <Betaling> resp. <Uitgave> herkent Jack de rekening en verwerkt bijbehorend de juiste betalingsrichting. Wij raden u aan, alle betalingstypes onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen> onder <Type betaling> als <Betaling> te definiëren. Daarnaast dient u in <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Boekhouding - Klantenbetaling - Instellingen> bij de ingave: <Pulldown-menu betalingen deactiveren> een vinkje te plaatsen. Hiermee wordt iedere klantenbetaling op <Betaling> geplaatst. Een credit wordt aan de klant dan als negatief bedrag ingegeven. Met deze strikte regeling voorkomt u mogelijke fouten bij klantenbetalingen, resp. uitgaven. Besluit u toch met de selectiemogelijkheid <Betaling> en <Uitgave> te werken, dan kunt u onder <Bestand - Wachtwoord/Rechten - Functie - Teruggave klantenbetaling ingeven> een betaling aan de klant voor afzonderlijke gebruikers blokkeren. wijzigen. Vul hier de datum van de klantbetaling in. Jack stelt automatisch de huidige datum voor, die u eventueel nog kunt Met de hier ingegeven datum wordt de betaling automatisch in de boekhouding geboekt. Het is de boekingsdatum van de betaling. Fouten bij de datum ingave verzoorzaakt ook een fout in de boekhouding! Hier vult jack het dagboek in. Jack toont de bijbehorende valuta van de klantenbetaling, wanneer u de vreemde valuta module gekocht heeft.

3 Onder rechts ziet u de overige informatie velden. U ziet hier de totaalprijs evenals de tot nu toe gedane betalingen. Zodra u een betaling in het veld <Bedrag> ingeeft en met <Tab> bevestigt, past Jack de hoogte van het restantbedrag bijbehorend aan. Debiteuren- en crediteurenrekening kunnen niet gewijzigd worden. Jack plaatst de boekingsrichting aan de hand van de onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen> vastgestelde betalingstypes met de bijbehorende grootboekrekening. De achterliggende boeking stap bij klantbetaling is <grootboekrekening aan debiteur>. Jack stelt het boekingsnummer als documentnummer voor. Wanneer bij het definiëren van het betalingstype onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen> tevens de automatische toekenning van documentnummers bij <Ref.> gedefinieerd werd, kan het documentnummer niet gewijzigd worden (voor de eerste registratie van een betaling vult Jack hier bijv. <*A1> in, omdat het hier gaat om een nummerreeks 1, zodat het volgende nummer niet hetzelfde wordt). Iedere kas dient een eigen nummerreeks te hebben, zodat bij iedere kashandeling automatisch het volgende document uit deze nummerreeks krijgt. De nummerreeks voor een kas is tevens in te stellen onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen>. Men kan een passagier van de boeking in een extra veld selecteren, om zo de betaling aan toe te wijzen. Deze functie is voor American Express en Airplus Export nodig. Maar ook bij groepsreizen kan men zo zien, welke passagier welke betaling gedaan heeft. Zie bij "Betalingstype creditcard". en op de grootboekrekening. Hier ziet men de documenttekst voor deze betaling. Deze tekst verschijnt in het journaal Wij raden u aan, deze tekst niet te wijzigen, zodat alle automatische betalingen qua tekst identiek opgebouwd zijn en daardoor eenvoudig op grootboekniveau terug te vinden zijn. Er zijn 2 verschillende mogelijkheden, de tekst op te bouwen. Deze wordt via de <Ref.rekst> gestuurd. Wordt bij de desbetreffende betalingstype een <1> ingegeven, dan bestaat deze bij de betalingstekst uit klantnaam en het boekingsnummer. Bij een <2> bestaat de tekst uit de 1e passagiersnaam en de klantnaam. Standaard bestaat de tekst uit betalingstype, klantnaam, boekingsnummer en vertrekdatum. Met de vreemde valuta module kunt u het te betalen bedrag van de klant in een vreemde valuta omrekenen. Daartoe moet hier de gewenste vreemde valuta geselecteerd worden. Men kan hier een service uit de boeking selecteren, om deze een bedrag toe te wijzen. Deze functie is voor American Express en Airplus export nodig (zie "Betalingstype creditcard").

4 Hier vult u het bedrag in, die de klant betaald heeft. Daarbij stelt Jack standaard ofwel de aanbetaling- of het restantbedrag voor. Het voorstel neemt Jack uit de boeking uit het tabblad <Planner>. Daar kunt u de betalingsvoorwaarden altijd aanpassen. Het voorgestelde bedrag bij de klantenbetaling kunt u eventueel ook wijzigen. Jack past automatisch het restantbedrag in het rechter gedeelte van het venster aan. Vult u bij de klantbetaling een aanbetalingsbedrag in, die kleiner is dan in de boeking vermelde aanbetaling, dan vraagt Jack, of hiermee de aanbetaling als verwerkt te beschouwen en het missende aanbetalingsbedrag mee te nemen in de restantbetaling. Indien u hier akkoord geeft, dan is daarmee de aanbetaling verwerkt. Gaat u niet akkoord, dan blijft in Jack een kleinere aanbetalingsbedrag over, die dan ook in de <Boekhouding - Openstaande posten> als open klantbetaling open blijft resp. via de aanmaningen onder <Boekhouding - Aanmaningen> aangemaand kan worden. Plaatst u hier een vinkje, dan gaat Jack na het afsluiten van de klantenbetaling naar <Boeking - Factuur printen>. Hier print u na de betaling een factuur, waarop de zojuist ingegeven klantbetaling komt te staan. Hier kan zoals bekend de printer ingesteld worden. Via deze button kunnen de betalingsbhp getoond worden (uitbreidingsmodule) voor de VERK-koppeling. Heeft u ook het detailvenster van de desbetreffende betalingstype ingevuld, dan vraagt Jack, of u een document wenst te printen. U kunt deze vraag met <Ja> of <Nee> beantwoorden. Detail venster van de betaaltypes De betaaltypes worden via <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen> gedefinieerd. Voor iedere <Omschrijving> selecteert u een <Type betaling>. Dit zorgt er voor dat bij het inboeken van een klantbetaling, het juiste detailvenster bij het afsluiten van een klantbetaling getoond wordt. In dit detailvenster kunt u overige betalingsdetails zoals bijv. het afschriftnummer van de bank ingeven. In de klantenbetaling opent een detailvenster, nadat u op <Betaling> heeft geklikt. Type betaling <Bank>

5 U dient dit betalingstype dan te gebruiken, wanneer u een bank inboekt. Heeft uw klant het openstaande bedrag overgeschreven, dan kunt u na het klikken op <Betaling> in het hoofdvenster nog de volgende extra informatie ingeven: _<Banknaam>_Hier wordt automatisch de bank ingegeven, die in het klantenprofiel op het tabblad <Rekening> als bankcontact van de klant is ingegeven, bijv. Rabobank of ING. _<Afschr. nr.>_ Hier vult u het nummer van het bankafschrift in. <Datum> Jack stelt de eerder vastgelegde documentdatum voor. Deze datum verschijnt op de kwitantie afdruk. Boekhoudkundig heeft dit geen enkele functie (bepalend is de datum van de eigenlijke betaling bij het inboeken van de klantbetaling hiervoor!). Type betaling <Kas> Voor dit betalingstype verschijnt geen speciaal detail venster. Omdat het betalingstype rechtstreeks naar de rekening geboekt wordt, is hier de kas anders. Kas betekent dat de klant contact heeft betaald, wat ook als contacte betaling op de factuur staat. Er verschijnt alleen de vraag, of er een document geprint dient te worden en indien ja, hoeveel.