Wijzigingen SEPA. Inhoud. Algemeen. Wijzigingen in < Parameters - Boeking >

Transcriptie

1 Wijzigingen SEPA Inhoud Deze handleiding is helaas nog niet volledig vertaald naar het Nederlands. Wij doen ons uiterste best om dit zo spoedig mogelijk te realiseren. Mocht u een tekst niet begrijpen en/of vragen hebben, dan kunt u uiteraard altijd contact opnemen met onze supportafdeling. Algemeen Wijzigingen in < Parameters - Boeking > Wijzigingen in de klantenkaart Wijzigingen in de print Wijzigingen in < Boekhouding - Onlinebanking - Automatische betaling/incasso > Aanpassen SEPA formaat in < Applicatieparameters - Import/Export - Automatische betaling/incasso > Algemeen Per treden nieuwe regelingen voor het SEPA betalingsverkeer in werking, die vooral de incasso's betreffen. Het doel van deze wijziging is om alle volledig automatische verwerking van alle banktransacties te realiseren. De belangrijkste wijzigingen voor de incasso's zijn: nieuw bestandsformat: vanaf de Jack versie X12 zal de export plaatsvinden in een XML format nieuwe informatie: incasso's mogen enkel nog met een Sepa crediteuren/incassant ID en een incasso referentie doorgevoerd worden. nieuwe ingaven: bij incasso's gelden specifieke doorlooptijden. Wijzigingen in < Parameters - Boeking > Onder < Parameters - Boekingsparameters > is een nieuwe veld toegevoegd voor het IBAN nummer. Deze is o.a. ook noodzakelijk voor een correcte afhandeling van het verwerken van het clieop bestand.

2 Houdt u er rekening mee dat de invoer van de bankgegevens van de reisbureaus (IBAN en BIC) en de crediteuren/incassant ID noodzakelijk is voor de verdere verwerking door de bank. Nieuw veld voor IBAN Bij de bankgegevens voor het reisbureau (Bestand, Parameters, Boekingsparameters) heeft u nu de mogelijkheid om uw IBAN nummer in te geven. De IBAN is als volgt opgebouwd: 2 posities voor de landcode (hoofdletters) 2-cijferige proefsom (cijfers) Max. 30 posities voor rekening indentificatie (bestaat uit letters en/of cijfers) Het IBAN nummer mag maximaal 34 tekens bevatten. Het veld in Jack is daarvoor ook tot een maximale lengte van 34 tekens uitgebreid. Nieuw veld voor BIC Bij de bankgegevens voor het reisbureau (Bestand, Parameters, Boekingsparameters) heeft u nu de mogelijkheid om uw BIC code in te geven. De BIC code is als volgt opgebouwd: 4 posities voor de Bankcode, deze is voor de bank vrij te selecteren (enkel alpha numeriek) 2 posities voor de landcode (enkel alpha numeriek) 2 posities voor de codering van de plaats (alpha numeriek) 3 posities voor een kenmerk (Branche code) van het filiaal of de afdeling (optioneel) De BIC code kan maximaal uit 11 tekens bestaan. Het veld in Jack is daarvoor ook tot een maximale lengte van 11 tekens uitgebreid. Crediteuren incassantnummer (Crediteuren ID ID) Door het crediteuren incassantnummer kan de schuldeiser onafhankelijk van een rekening het bedrag incasseren. Samen met het mandaatreferentie wordt dit incassantnummer gedurende het volledige proces gebruikt. De BIC is als volgt opgebouwd: 2 posities voor de landcode (enkel alfanumeriek) 2 posities proefsom met controlecijfers (bestaande uit cijfers) 3 posities bedrijfskenmerk (alfanumeriek) 28 posities nationaal indentificatiekenmerk Het crediteuren incassantnummer kan maximaal 35 tekens bevatten. In Duitsland is dit bijvoorbeeld 18 tekens. Maar maximaal 35 is mogelijk in

3 Jack. Tevens kunt u hier een andere vervaldatum voor de incasso's selecteren. Daarvoor is de entry COR1 incasso. Deze houdt in dat de incasso direct geïncasseerd wordt. Dit is niet standaard en dus enkel bedoeld voor afwijkende afspraken! Wijzigingen in de klantenkaart Alle wijzigingen in de klantenkaart worden in het tabblad 'Rekening' doorgevoerd. Indien er voor een klant meerdere bankrekeningen van toepassing zijn, die ook allemaal voor de bankclearing gebruikt worden dienen hier ingebracht te worden. Nieuwe velden voor IBAN Bij de bankinstellingen voor het reisbureau heeft u nu ook de mogelijkheid om het IBAN nummer van de klant in te geven. Het IBAN is als volgt opgebouwd: 2 posities lancode (hoofdletters) 2 posities proefsom met controle cijfers (bestaande uit cijfers) Max. 30 posities voor het rekening indentificatienummer (bestaande uit hoofdletters en/of cijfers) Het IBAN kan maximaal 34 tekens bevatten, het veld in Jack is 34 posities lang. Nieuwe velden voor BIC Bij de bankinstellingen voor het reisbureau kan u tevens de BIC code ingeven. De BIC code is als voglt opgebouwd: 4 posities voor de bankcode (enkel alfanumeriek)

4 2 positites landcode (enkel alfanumeriek) 2 posities code plaats (enkel alfanumeriek) 3 posities kenmerk (branchcode) van het filiaal of afdeling (optioneel) De BIC code kan maximaal 11 tekens bevatten, het veld in Jack is 11 posities lang. Wijzigingen in de print Door de SEPA aanpassingen zijn er meerdere wijzigingen doorgevoerd in de print van de bevestiging/factuur, o.a. een nieuwe optie om het mandaat te printen. Wijzigingen bevestiging/factuur Op de bevestiging/factuur worden de volgende velden nu ook geprint: Incassant ID Mandaat referentienummer (BankMandRefNr) Avis voor debitering van aanbetaling en restant Mandaatprint Voor elke boeking wordt een aparte mandaat opgemaakt. Deze printbox krijgt u enkel te zien indien bij de klant in het tabblad Extra bij type betaling is aangegeven dat het om een 'afschrijving' gaat: Zodra u de factuur nu gaat printen, ziet u een extra printoptie 'Mandaat printen':

5 Bij de print is het Jack boekingsnummer het mandaatreferentienummer en wordt de boekingsdatum als referentiedatum van de mandaat gebruikt. In de Jack X12.01 versie kunt u alleen éénmalige mandaten ingeven, geen permanente. Bij het printen zal deze checkbox ook altijd geactiveerd zijn. U kunt deze handmatig deactiveren. Bij een permanente mandaat zal deze checkbox niet standaard geactiveerd zijn, maar kunt u deze handmatig wel activeren. Indien u voor een klant gebruik wilt maken van permanente mandaten, dan dient u uw Jack versie te updaten naar Jack X In deze versie heeft u een aantal nieuwe velden in de klantenkaart te weten: mandaatnummer, verwerkingsdatum en bedrijfsmandaat. Tijdens het printen zal Jack controleren of dat het een éénmalige of een permanente mandaat betreft en deze informatie wordt geprint op de factuur/mandaat print. Hetzelfde gebeurt tijdens het aanmaken van het clieopbestand. Das entsprechende Mandat wird auf Basis der Informationen in der Kundenakte befüllt. Der Kunde muss dieses Mandat unterschreiben, damit Sie die Lastschrift durchführen können. Wijzigingen in < Boekhouding - Onlinebanking - Automatische betaling/incasso > Die Änderungen im Bankclearing Modul sind in der Mehrzahl nicht sichtbar. Bei der Suche nach der Fälligkeit wird der zukünftige geltende Vorlauf berücksichtigt. Das heißt, es werden jetzt auch Vorgänge angezeigt, deren Fälligkeit nach dem gesuchten Fälligkeitsdatum liegt. Beispiel: Sie haben von Fälligkeitsdatum bis zum eingegeben. Angezeigt werden aber auch Vorgänge mit Fälligkeit bis zum zum angezeigt (Fälligkeitsdatum plus 5 Tag). Hintergrund ist, dass für Lastschriften ein Vorlauf von 5 Tagen bei Erstlastschriften eingeführt wurde. Für Sie bedeutet das, dass die Lastschrift 5 Tage nach Erhalt der Daten durch die Bank verarbeitet wird. Damit die Lastschrift zum Fälligkeitsdatum verarbeitet ist, sollten Sie die Daten mit einem entsprechenden Vorlauf an die Bank geschickt werden. In der neuen Spalte < Vorlauf Fälligkeit > wird das Datum angegeben, zu dem die Daten an die Bank geschickt werden müssen, damit eine Verbuchung zum Fälligkeitsdatum gewährleistet ist.

6 Prüfung nach Gläubiger ID Ist in Jack Plus keine Gläubiger ID hinterlegt, kann für diesen Kunden/Vorgang keine Lastschrift erstellt werden. Controle van IBAN / BIC Voor een correct afhandelding moet in de klantenkaart of in de boeking een correct IBAN en BIC nummer ingegeven zijn. Indien dit niet het geval is, dan zal Jack hier een melding van geven. * De klanten bij wie het IBAN/BIC ontbreekt worden in een foutbestand weggeschreven, een scherm zal zich openen om dit bestanden te openen. * In de Bankclearing lijst worden de foutregels rood gemarkeerd. Exportformaat voor afschrift Standaard wordt in Jack het formaat pain gebruikt. Het kan echter zijn dat uw bank een ander formaat hanteert. U kunt dit afzonderlijk voor de incasso's als voor de betalingen instellen in de applicatieparameters: