VIVA IBAN: gebruik van SEPA.

Transcriptie

1 VIVA IBAN: gebruik van SEPA. 1. Inleiding Voor alle praktijken, factuurlayout aanpassen Auto incasso / doorlopende machtiging Omschakelen naar IBAN voor de automatische Incasso Werkwijze automatisch incasso met IBAN P.S. Getrapte methode Behoud van oude methode...fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4. IBAN-SEPA betaalbestand boekhoudingsomschakeling Acceptgiro s Referentienummer op factuurlayout Inleiding Boekhouding/IBAN banknummers. Het omzetten van de banknummers naar IBAN kan op (eenmalig). Hierbij wordt het bestand met banknummers uit VIVA geëxporteerd en kan als bestand met IBAN weer worden ingelezen. Informeer naar de speciale hand-out via ccc@corilus.nl. Nadat alle banknummers zijn geconverteerd kan het VIVA worden ingesteld voor gebruik van SEPA en structured MT940 bestanden. De SEPA-bestanden zorgen voor het doorzetten van automatisch betalers en de betalingen naar internet bankieren, dit vervangt CLIEOP03. De structured MT940 betreft het dagafschrift van electronisch bankieren, dat via module electronisch bankieren kan worden geplaatst in VIVA boekhouding. Hoewel de uiterste ingangsdatum april 2014 is willen de meeste financiële instellingen (banken) dat u zo spoedig mogelijk omschakelt van de oude banknummers en clieop03-bestanden naar IBAN nummers en de zogenaamde PAIN bestanden. Het Clieop03-incassobestand wordt bijvoorbeeld vervangen door het PAIN bestand. Uw bank zal u ook informeren. In eerste instantie zullen we in VIVA het meest gebruikte automatisch incasso-schema volgen, de CORE. Nadeel hiervan is dat een storno tot 8 weken na incassodatum (en in speciale situaties tot zelfs 13 maanden) mogelijk is. Het CORE-schema kan zowel voor bedrijven als consumenten gebruikt worden. Alle bestaande incasso-contracten worden omgezet naar CORE. In een later stadium zullen de B2B (Business to Business) incasso volgen. Dit zult u alleen gebruiken voor speciale bedrijven, niet alle banken ondersteunen dit schema en tevens zijn er een aantal andere administratieve handelingen nodig. Het nieuwe incassosysteem kent clienten die een lopende incasso hebben en clienten, die voor de eerste keer worden geincasseerd. Dit dient in aparte bestanden te worden gedaan. VIVA handout, boekhouding SEPA, versie 31/12/2013 pag 1 / 7

2 2. Voor alle praktijken, factuurlayout aanpassen. Voor alle praktijken geldt dat zij hun IBAN (en evt BIC) nummers op de factuurlayout moeten plaatsen. Dit doet u in menu IISL. Hierbij moet u zowel de factuurlayout (of layouts) aan passen, maar ook de kwitantie en de deelkwitantie. In de kop van deze documenten staat veelal uw banknummer, dit vervangt u door IBAN. Veelal zijn de gegevens van de praktijk vastgelegd in database-variabelen, DV s. Deze gegevens worden opgehaald uit de vestiginggegevens. In dit voorbeeld staat zowel het banknummer als het eventueel nog aanwezige postgironummer als database variabele. In de KOP van de factuurlayout (menu IISL, documentsoort factuur ) kunt u met de pijltjes wandelen naar dit veld. Het gehele veld [DNBANK ] Wijst u aan en kunt u met F7 verwijderen. Dan kunt u op dezelfde plek met de F2 toets het juiste veld ophalen voor IBAN. Uiteraard kunt u op een layout ook (mbv F3) een tekstveld maken, waar u het IBAN nummer zelf invoert. Ook bv in het onderdeel Voetnoot automatisch betalers zult u het bankgironr moeten vervangen door IBAN. Een andere verplichting is de datum van incasseren. Incasso over 15 dagen als tekst is niet meer geoorloofd, maar u dient een datum te vermelden. De DV [[FACDAT+15]] print de datum normaal (verzenddatum plus 15 dagen). In de gegevens van de verschillende vestigingen kunt u de juiste gegevens invoeren. Ga hiervoor naar menu IEV (Vestiginggegevens) en kies uit de lijst (F2) elke individuele vestiging. U kunt dan, met de F4-toets, gegevens wijzigen. Onderaan het eerste tabblad staan de velden voor IBAN en BIC. Na invullen sluit u af met ESC en slaat u de gegevens op. Dit doet u bij de diverse vestigingen. Hou er rekening mee dat het veld Banknummer bij de cliënten, leveranciers, vestiging gegevens etc. in de toekomst (Na de IBAN omschakeling) geheel gaat verdwijnen, dit veld is uiteindelijk niet meer nodig. Het gebruik van BIC-codes is (voor zover wij het weten) niet verplicht voor Nederlandse banken. Wij adviseren u om de BICcodes wel te gebruiken. Bij het werken met buitenlandse clienten is de BIC-code verplicht. VIVA handout, boekhouding SEPA, versie 31/12/2013 pag 2 / 7

3 3. Auto incasso / doorlopende machtiging Nadat alle banknummers geconverteerd zijn naar IBAN nummers en BIC codes kunt u wat betreft de automatische incasso overschakelen naar het IBAN formaat en werkwijze. Als het goed is wordt u door uw bank uitvoerig geïnformeerd betreffende de wijzigingen in de automatische incasso en de nieuwe werkwijze. De grootste wijziging (naast een ander banknummer) zal in de praktijk de automatische incasso zijn. In banktermen heet dat tegenwoordig Direct Debit Transfer en het bestandsformaat is niet meer het vertrouwde CLIEOP03 maar wordt nu PAIN De eenmalige incasso gaat helemaal verdwijnen. U kunt in de toekomst nog wel eenmalig incasseren, maar niet meer tegen dezelfde condities. Een klant heeft binnen een vrij lange periode het recht op storno. Ook wordt er verschil gemaakt tussen de eerste keer incasseren van een bepaalde klant en de volgende keren. U krijgt ook te maken met het zogenaamde Incassant-ID (krijgt u van de bank) en (per cliënt) een Incasso- Mandaat-ID. (Door u toegekend aan elke cliënt waarvan u incasseert). Ook hier voor geldt, u wordt geïnformeerd door uw bank. Bestaande incasso-cliënten krijgen in het VIVA automatisch een Incasso-Mandaat-ID. U kunt dit later alsnog wijzigen. Bij nieuwe incasso-cliënten moet u dit zelf eenmalig invoeren. 3.1 Omschakelen naar IBAN voor de automatische Incasso Ga naar menu IISFA (Instellingen Automatische Incasso). Op het veld Bestandsformaat : staat nu CLIEOP03. Dit wijzigt u in IBAN. Heeft u de banknummer conversie gedaan, dan zijn het IBAN en de BIC/Swift code ingevuld. Zo niet, vul dan hier uw IBAN en de BIC code in. U moet hier ook uw Incassant-ID invullen. Dat krijgt u (of heeft u reeds gekregen) van uw bank bij het afsluiten van uw incasso contract. Bijvoorbeeld: NL00ZZZ p.s. Het scherm van menu IISFA zal in de loop van 2014 worden aangepast, de overbodige instellingen (oude banknummer etc.) worden dan verwijderd. VIVA is nu, wat betreft de automatische incasso, gereed voor IBAN/SEPA. De eerste keer dat een client een automatisch te incasseren factuur heeft moet tussen banken het incasso-id en andere gegevens worden gecontroleerd. Deze first incasso duurt maximaal 6 dagen. In die tijd mag voor deze cliënt geen tweede factuur automatisch worden geïncasseerd. Ook de tweede factuur aanmerken als first incasso wordt door sommige banken niet geaccepteerd. Tussen een eerste en een volgend incasso dient dus ongeveer 1 week te zitten, VIVA regelt dit door een incassodatum uit te stellen indien nodig. VIVA handout, boekhouding SEPA, versie 31/12/2013 pag 3 / 7

4 3.2 Werkwijze automatisch incasso met IBAN Na het printen van de (maand) facturen kunt u op de standaard wijze (Menu FPA) het incasso bestand maken. U dient eerst het overzicht te printen. Daarna, als de lijst geen fouten aangeeft, kiest u voor bestand. Mochten er gegevens ontbreken bij de cliënten, dan staat dat op het overzicht. U dient eerst de ontbrekende gegevens in te vullen. Pas als ALLE gegevens compleet zijn kunt u verder in menu FPA. NIE2 NIEUWEKLANT ************************** ,58* Er zijn ontbrekende of verkeerde IBANnummers. Corrigeer deze eerst. Print daarna opnieuw dit overzicht. Bij 1 of meer cliënten is het veld 'AutoIncassosinds' niet ingevuld. Vul de juiste datum in en print daarna opnieuw dit overzicht. Bij 1 of meer cliënten is het veld 'IncassoMandaatID' niet ingevuld. Vul het juiste ID in en print daarna opnieuw dit overzicht. Hierbij zijn dus enkele gegevens bij de (nieuwe) cliënt niet correct ingevuld. In de eerste plaats het IBAN, maar ook het veld Auto incasso Sinds is nog niet ingevuld hebben, evenals het veld Incassomandaat ID. Deze moet u nu eerst invullen. Bestaande contracten worden automatisch van de juiste data voorzien. De eerste incasso van een cliënt en de vervolg incasso s worden verschillend behandeld bij de bank en dienen in aparte bestanden te staan. In dat geval wordt een tweetraps-methode gevolgd. 3.3 Getrapte methode Bij de getrapte methode wordt door VIVA gecheck of er in de batch eerste en volgende incasso s zijn. Mochten er één of meerdere eerste incasso s voorkomen in de batch, dan wordt dit door VIVA gedetecteerd. Indien er tevens incasso s zijn van lopende contracten wordt eerst een normale batch aangemaakt. Op het overzicht worden alle opties weergegeven. Dit zijn de status 1 (recurring, eerder geïncasseerd via nieuwe SEPA), status 2 (eerste incasso via SEPA voor deze cliënt) en eventueel status 3. Deze laatste betreft een cliënt, die nieuw is en direct twee facturen heeft die automatisch worden geïncasseerd, waarbij maar 1 factuur als first SEPA mag worden aangemerkt. In het overzicht komen alle facturen, die automatisch worden geïncasseerd voor deze periode. Pas bij de keuze voor aanmaken van bestand zullen de facturen uitgesplitst worden op status. Indien u het bestand gaat maken wordt ook een print gegeven van alle facturen, die in die betreffende batch zullen worden geplaatst. Dit zullen veelal de facturen zijn met status 1, de geaccepteerde doorlopende machtiging.de andere facturen worden gekopieerd naar de volgende batch. U krijgt de melding RCUR incasso s aangemaakt. U moet nu als eerste dit aangemaakte bestand inlezen in uw internetbankieren-programma. Dit moet u doen voordat u verder gaat met de volgende incassobatch (de overgebleven facturen met status 2 of 3). VIVA maakt elke batch aan met dezelfde naam, "IBAN_INC.XML" (Iban Incasso, XML formaat). VIVA handout, boekhouding SEPA, versie 31/12/2013 pag 4 / 7

5 3.4 Vervolg getrapte methode, eerste incasso s Heeft u in het eerste overzicht zowel facturen met status 1 en met status 2, dan kunt u een tweede batch maken. Zorg wel dat de batch met de facturen van de doorlopende machtiging goed is ingelezen in uw internetbankieren. Ga dan opnieuw naar menu FPA. VIVA zal automatisch het volgende batchnummer kiezen. U moet hiervan weer een overzicht maken. Indien geen extra facturen zijn geprint, zullen op dit overzicht alleen facturen staan met status 2 en eventueel status 3. Na het overzicht kiest u voor de optie Bestand. Ook dan krijgt u weer een printoptie. Alleen facturen met status 2 zullen in deze batch worden opgenomen. Dit zijn de zogenaamde first incasso s. Facturen met status 3 kunnen nog niet verstuurd worden. Voor deze facturen geldt dat ze bij een cliënt horen, die een eerste incasso-controle heeft lopen. Deze controle tussen uw bank en de bank van de ontvanger kan tot 6 dagen duren, daarna dient deze goekgekeurd te zijn (of afgekeurd). Pas als deze eerste factuur is goedgekeurd kunnen volgende facturen automatisch worden geïncasseerd. De verwerking van de betaling in de boekhouding gaat op de reguliere wijze. Het zal vaker voorkomen dat u twee batches in één maand moet verwerken. Eén batch met alleen eerste incasso s, de andere batch met de rest van de incasso s van diezelfde periode. Ook in het overzicht van de incasso s zult u zien dat er batches zijn met verschillende status, namelijk FIRST en RCURR (recurrent, doorlopend). U kunt uiteraard van elke batch een kopiebestand maken indien nodig. Indien een incassobestand IBAN_INC.XML al bestaat, wordt dit gemeld. Dit hoeft geen probleem te zijn, maar u moet zeker weten dat u een laatste aangemaakt bestand succesvol hebt ingelezen in internetbankieren. 3.5 Cliënt en automatisch incasso Bij de cliëntgegevens dient uiteraard IBAN en BIC te worden ingevuld en de instelling automatisch incasso = Ja. Daarnaast kan op tabblad Historie het incassomandaat worden ingevuld en de datum voor de auto-incasso. Ook wordt hier automatisch de datum voor eerste SEPA incasso vastgelegd. Voor recurrent SEPA incasso moet deze datum minstens 6 dagen geleden zijn, maar maximaal 3 jaar. VIVA zal deze datum bijhouden bij een doorlopende incassoreeks. Indien er toch problemen zijn met de acceptatie van een eerste SEPA incasso, kunt u deze datum verwijderen. De SEPA-procedure gaat dan opnieuw van start. VIVA handout, boekhouding SEPA, versie 31/12/2013 pag 5 / 7

6 4. IBAN-SEPA betaalbestand- en boekhoudingsomschakeling Ook voor de electronische betaalvoorstellen (crediteurfacturen) moet de omschakeling worden gemaakt. Dit kunt u doen in menu BB-MESI (instellingen electronisch bankieren). De voorlaatste vraag zet u hiervoor op Ja. De laatste vraag kan op Ja worden gezet als u op uw dagafschrift alle betalingen wilt terug zien als een totaalbedrag. Het nadeel is dat u op uw dagafschrift niet de individuele crediteur-betalingen ziet. Het voordeel is dat u geen extra geld aan de bank hoeft te betalen voor elke individuele post, dit wordt tegenwoordig door enkele banken in rekening gebracht. Nadat u de bovenstaande instelling hebt gedaan voor het Over op IBAN moet u de boekhouding verlaten en onder menu IIHS opnieuw de menustructuur laten opbouwen. Doe dit op een rustig moment, het proces duurt niet lang maar kan storen bij andre gebruikers. Daarna gaat u weer naar de boekhouding en daar kunt u in de systeeminstellingen, menu BB-YBEW de juiste IBAN nummers invoeren voor uw bankrekeningnummers. Het veld Soort stelt u voor alle banken voortaan in als MT940S (MT940-structured). Hierbij kunt u dus voortaan de SEPA-dagafschriften importeren in de VIVA boekhouding volgens het nieuwe formaat. De formaten RABO (MUT.ASC) en MT940 voor ABN en ING zijn vervallen. De naamgeving van het nieuwe dagafschrift is (voor rabobank) MT940.SWI LET OP. De soort moet zijn MT940S (met de S van Structured). Een van de oude soorten was vroeger MT940, dus zonder de S. Deze werkt niet meer. VIVA handout, boekhouding SEPA, versie 31/12/2013 pag 6 / 7

7 5. Betaalbestand aanmaken In het maken van het betaalbestand is in weze niets veranderd. Alleen moet u de eerste keer dat u het betaalbestand aan maakt het bestandsformaat correct instellen. U vervangt CLIEOP door IBAN. Dit wordt bij de volgende keren dat u betaalbestand aanmaakt onthouden. p.s. Het DOS-path is hier een voorbeeld, u hoeft dit niet aan te passen op uw praktijksysteem. 6. Acceptgiro s Wilt u met acceptgiro s (blijven) werken, dan heeft u nieuwe acceptgiro s nodig, de IBAN-acceptgiro s zijn iets anders dan de Euro-accepgiro s. Het gebruik van acceptgiro s wordt, omdat bijna iedereen internet bankieren gebruikt, echter steeds minder. De vraag is of het nog rendabel is om acceptgiro s te gebruiken. Als u acceptgiro s alleen gebruikt om de cliënt te dwingen een juist referentienummer in te vullen, is het tegenwoordig ook mogelijk zo n (acceptgiro-) referentienummer direct op de factuur te printen. Gaat u IBAN-acceptgiro s gebruiken, dan moet er een nieuwe layout gemaakt worden in menu IISL. Daarbij moet gecontroleerd worden of alle velden nog op de juiste plek terechtkomen. Indien u zelf met deze speciale lay-out aan de gang gaat is het verstandig dit in de kopie te doen (met F8 kunt u een layout in IISL kopiëren). Telefonische support op de juiste layout is lastig, dus dit kan dan beter door Corilus ter plekke geregeld worden. Daarbij moet u erop rekenen dat er weer een proef-sessie moet worden gedraaid van zo n 250 acceptgiro s. Deze moeten worden opgestuurd naar de controlerende instantie, voordat u met de nieuwe acceptgiro s mag werken. 6.1 Referentienummer op factuurlayout Indien u de module Elektronisch bankieren binnen het VIVA gebruikt in combinatie met acceptgiro s is er tegenwoordig ook een alternatief voor de acceptgiro. U kunt het betaalkenmerk, dat standaard op de acceptgiro staat en waaraan VIVA de betaler en factuur herkent, in de factuur heading afdrukken. U plaatst, in de kop van de factuur, de speciale DV [BKENMERK]. Als uw klanten dit betaalkenmerk vermelden bij de overboeking (net alsof het een acceptgiro is) dan herkent VIVA die betaling automatisch bij een ingelezen dagafschrift. VIVA handout, boekhouding SEPA, versie 31/12/2013 pag 7 / 7