Hoofstukindeling Incasso PC Leden

Transcriptie

1 Hoofstukindeling Incasso PC Leden 1 Voorwoord SEPA Voorwaarden vooraf Inrichten PC Leden voor de incasso Inrichting contract PC Leden De machtigingen administratie Activeren machtiging Hoe past u eenmalig de machtiginggegevens aan naar lidnummers? Mag ik zelf een eigen machtigingskenmerk per lid toekennen? Het incassoproces Voorbeeld stap voor stap komen tot een incasso Nota s aanmaken Incasso betalingsbestand aanmaken (uitvoer) Aanmaak van betalingsbestand(en) Boekhouding Nota s aanmaken Incasso betalingsbestand aangemaakt Storneren betaling Verwijderen gestorneerde open nota Voorbeeld Balans en Verlies/winst rekening Hulpmiddelen openstaande incassolijst Machtigingslijst Waar dient de pre-notificatie aan te voldoen: Begrippenlijst... 17

2 1 Voorwoord SEPA Wij zijn er bij het aanmaken van dit document vanuit dat u gebruik maakt van de meest recente versie van PC Leden. Ten tijde van het aanmaken van dit document was dat versie Waarin verschilt het SEPA-incasseren met het voorafgaande (clieop) incasseren: - Clieop bestanden kunnen met versie 7 niet meer worden aangemaakt. - IBAN: Alle bank of giro nummers worden IBAN - Sepa Direct Debit betalingsbestanden: Er kunnen nu 1 of 2 SDD betalingsbestanden voorkomen per incasso run. Het formaat is thans een PAIN.008 format. Dat is een XML bestand. - Prenotificatie: De geïncasseerde dient vooraf (termijn van 14 kalenderdagen) te worden ingelicht, dat er een incasso volgt, dat heet prenotificatie. - De machtigingen administratie: We leggen nu extra gegevens van ieder lid waar die gekozen heeft voor incasso vast onder de knop Machtiging. - Twee verwerkingsdata: Voor de uitvoer van verwerking van de betalingsbestanden zijn twee verwerkingsdata. PC Leden rekent dit gelukkig voor u uit. Bij eerste incasso - Verwerkingsdatum is 10 dagen na insturen betalingsbestand bij de bank voor eerste incasso. Bij vervolgincasso - Verwerkingsdatum is 6 dagen na insturen betalingsbestand bij de bank voor herhalende incasso. 2 Voorwaarden vooraf - Bij de bank dient u een Euro incassocontract af te sluiten voor uw vereniging of stichting ( bron: Rabobank - Handleiding Euro-incasso, H.4. ) - U heeft PC Leden 7 geïnstalleerd met licentie - PC Leden 7 bevat alle (geconverteerde) gegevens na een upgrade vanuit versie 6.2. / 6.1. of oudere versies 7 of na een import via een Excel bestand. - Omzetten individuele bank/giro nummers bij Het omzetten van de rekeningnummers heeft u in PC Leden 7 uitgevoerd en bij de NIET geconverteerde bank/giro nummers heeft u de betaalwijze veranderd in kas of alsnog het juiste IBAN/BIC nummer zelf opgezocht of ontvangen én verwerkt. - Leden of donateurs zijn persoonlijk ingelicht over toekomstige incasso, ook wel aangeduid met prenotificatie (zie begrippenlijst) - In pc leden wordt een machtigingen administratie bijgehouden. U bent in het bezit van een bestaande of nieuwe ondertekende machtiging van de leden om te mogen incasseren

3 3 Inrichten PC Leden voor de incasso Bij de inrichting van PC Leden gaat het om instellingen die u eenmalig (correct) dient vast te leggen om de incasso mogelijk te maken conform SEPA. 3.1 Inrichting contract PC Leden U heeft een contract van uw bank om incasso s uit te mogen voeren voor de vereniging of stichting. In dit contract staan de (machtiging) gegevens van de vereniging bestaande uit: Incassant id IBAN BIC Bovenstaande gegevens vult u eenmalig in PC Leden 7 in. Hierna wordt uitgelegd waar u deze gegevens moet invullen. a. Ga naar Hoofdfuncties > Systeembeheer > Diverse instellingen

4 b. Voeg in in het licentie tabblad het Incassant ID c. Ga naar tabblad SEPA-informatie: vul bij Incasso het IBAN (nummer) en de BIC code in. Beide in hoofdletters en zonder puntjes, spaties of streepjes vink het veld Productie aan. Indien u ook betalingen aan crediteuren gaat verrichten met PC Leden, moet u de velden bij Betalingen ook invullen Gebruikt u de boekhouding? d. Ga naar Boekhouding Controleer of de standaardrekeningnummers zijn ingevuld voor de boekhouding.

5 Alleen dan bent u er van verzekerd dat de betalingen juist worden geboekt. U kunt zelf de rekeningen selecteren. 3.2 De machtigingen administratie Hier worden de verplichte en unieke machtiging kenmerken als onderdeel van de machtigingen administratie van het lid automatisch door PC Leden ingevuld. Deze gegevens liggen vast onder de knop Machtiging,. Deze is alleen zichtbaar bij betaalwijze incasso. De knop machtiging is in principe licht grijs en reageert niet op aanklikken. Om de knop te activeren moet u eerst op de knop onderstaande gegevens: (wijzigen) klikken. Klik vervolgens op de knop machtiging. U De machtiginggegevens bestaan uit: Machtigingsnr: een uniek kenmerk dat kan bestaan uit nummers en letters. In eerste instantie wordt dit door PC Leden bepaald.

6 Ondertekeningdatum: de datum afgifte machtiging door de geïncasseerde. Voor leden die op het moment van overgang naar de SEPA versie van PC Leden actief zijn wordt conform SEPA voorschriften de datum gegenereerd. Sequence: het betaaltype (eerste / FRST) of herhalend / RCUR) Landcode Activeren machtiging De gegevens zijn na de conversie van een oude versie naar de SEPA versie van PC Leden direct actief en zijn herkenbaar aan de ondertekeningdatum en sequence Eerste / FRST. Bij nieuw in te voeren leden of bij het aanpassen van de betaalwijze naar incasso dienen de machtigingsgegevens te worden gecontroleerd en eventueel geactiveerd. Indien u gebruik maakt van lidnummers en u wijzigt dit bij het invoeren van een nieuw lid, dan moet u dit ook in de machtiging wijzigen. Dit gebeurt door bij venster machtiginggegevens op opslaan te klikken én daarna nogmaals op opslaan voor de ledenkaart. NB: Als u vergeet bij machtiging op de knop opslaan te klikken, kan het zijn dat er geen machtigingsgegevens worden vastgelegd voor de incasso. Bij een incasso ronde wordt dit lid dan ook overgeslagen Hoe past u eenmalig de machtiginggegevens aan naar lidnummers? Maak eerst een backup omdat deze actie niet teruggedraaid kan worden anders dan met het terugzetten van een (deze) backup. U gaat naar Hoofdfuncties Systeembeheer Standaard machtiging bepalen Bij Nee verlaat u dit veld en verandert er niets. Bij Ja worden alle huidige kenmerken van het machtiging van het hele bestand aangepast.

7 In bovenstaand voorbeeld: - Hoort machtigingsnr Mndt bij lidnummer 5555 en - Is de ondertekeningdatum en - Staat de sequence op Eerste. Dit geeft aan dat deze machtigingsgegevens nog niet bekend zijn bij de bank (er is voor dit lid nog niet eerder met IBAN geïncasseerd) Mag ik zelf een eigen machtigingskenmerk per lid toekennen? Dat mag als u maar aan de voorwaarden voor de machtigingskenmerken voldoet. Het lid is (of wordt) op de hoogte (gebracht) van het machtigingskenmerk (bijvoorbeeld via het te onderteken SEPA machtigingsformulier) en er is nog geen Eerste incasso aan de bank voor dit lid aangeboden 4 Het incassoproces De volgende situaties worden onderscheiden: 1) voor de eerste keer incasso doen bij geconverteerd lid met IBAN Bij de eerste incassoronde met IBAN dient bij de machtiginggegevens per lid: - de sequence op Eerste/FRST te staan, ook al is het bewuste lid al jaren bij de vereniging en voorheen via Clieop geïnd en - de ondertekeningdatum op (bij bestaande leden). Deze datum niet aanpassen. Hij geeft namelijk aan dat de geïncasseerde een bestaande lopend lid is) 2) voor de eerste keer incasso doen bij nieuw lid met IBAN Bij een nieuw toegevoegd lid of een lid dat wijzigt naar betaalwijze incasso moet de sequence altijd op Eerste (FRST)staan. De ondertekeningdatum is gelijk aan de invoerdatum of registratiedatum. 3) Voor tweede of opvolgende keer incasso doen bij lid waarvan de machtiging bekend is Na de eerste (succesvol) uitgevoerde incasso is de sequence automatisch door PC Leden overgezet naar Herhalend (RCUR). Deze status blijft bij komende incasso s staan totdat het machtiging ( de machtiging tot incasso) wordt ingetrokken. 4) Machtiging jonger dan 36 maanden, bijvoorbeeld nieuw incasso contract Als u een machtiging heeft dat een tijdje niet actief is geweest, dan kunt u deze nog gebruiken, tot max. 3 jaar nadat de laatste incasso is uitgevoerd op deze machtiging.

8 5) machtiging ouder dan 36 maanden jaar, (niet actieve machtiging) Er is gedurende 3 jaar geen incasso uitgevoerd op een lid met een machtiging. Bij een hernieuwde incasso op dat lid is een nieuwe machtiging nodig dus nieuw machtigingsnr en nieuwe ondertekeningdatum. 4.1 Voorbeeld stap voor stap komen tot een incasso Als voorbeeld nemen we een lid dat elk half jaar wordt geïncasseerd. Het lid heeft een IBAN en een BIC nummer en de betaalwijze is incasso. In dit voorbeeld voldoet het lid aan de eisen voor de machtiging Voordat u dit lid gaat incasseren dient u deze daarover persoonlijk in te lichten. Het inlichten van de geïncasseerde wordt prenotificatie genoemd. (zie hfdst. 5) Nota s aanmaken Als u de prenotificatie heeft uitgevoerd dan kunt u nog onderstaande stappen uitvoeren: Voorwaarde om te incasseren is dat u nota s heeft aangemaakt Vaststellen aantal openstaande nota s voor de incasso Hiervoor kunt u gebruik maken van de openstaande incassolijst. Deze kunt u vinden bij Afdrukken. Vaststellen of geïncasseerde een machtiging heeft in PC leden Hiervoor kunt een machtiginglijst oproepen via Afdrukken >> machtigingslijst Het lid heeft een openstaand bedrag. Dus is het uitvoeren van de incasso op dit lid mogelijk.

9 4.1.2 Incasso betalingsbestand aanmaken (uitvoer) Aanmaken van incasso s gaat via: Nota s > Acceptgiro s, incasso en kwitanties Klik op het TABJE incasso en u krijgt nu het scherm van het incasso bestand te zien. Een opmerking vooraf met betrekking tot het pad: BESTAND uitvoeren naar.(in dit voorbeeld wordt naar een verkeerde locatie verwezen) Het pad waar het betalingsbestand(en) wordt(en) neergezet kunt u (of moet u zelfs in bepaalde gevallen) wijzigen: Als het huidige pad leeg is of niet meer bestaat dan dient het zeker te worden aangepast, anders krijgt u een foutmelding en wordt er geen bestand weggeschreven!!! Bij conversie/update wijst het pad meestal naar de voorgaande versie. Wijzigen van het PAD: Klik hiervoor op de knop met 3 puntjes, bij Bestand uitvoeren naar en zorg ervoor dat het bestand neergezet wordt in de map TRANSIT van de in gebruik zijnde versie van PCLeden 7.x Aanmaak van betalingsbestand(en) Wij zien 2 soorten verwerkingen (de sequence). - Vervolg incasso - Eerste incasso. Gewenste verwerkingsdatum

10 Bij de vervolgincasso staat de gewenste verwerkingsdatum voor ingevuld op 1 week na aanmaak van het betalingsbestand. Bij de eerste incasso staat de gewenste verwerkingsdatum voor ingevuld op 10 dagen na aanmaak van het betalingsbestand. Dit is conform hetgeen is vastgesteld in de SEPA regelgeving. LET OP: u kunt deze data wel verder in de toekomst zetten, maar NIET eerder dan opgegeven datum. Deze velden worden alleen op het afschrift van de vereniging getoond en komen niet op de afschriften van de leden. Deze velden zijn ook niet van invloed op de status van de incasso (Eerste (F) of Vervolg (R) incasso), dit wordt bepaald via de machtiging. Na het aanmaken is het aan te bevelen het (de) bestand(en) direct te verwerken in uw bank pakket. Als u de betalingsbestanden later aanlevert aan de bank, worden ze mogelijk niet meer verwerkt en dient u opnieuw de incasso bestanden aan te maken. Hiervoor dient u de back-up die automatisch bij het aanmaken van NOTA s is gemaakt, terug te zetten. Hierdoor komt u weer op de uitgang situatie en kunt u opnieuw het gehele incasso traject (inclusief nota s aanmaken) starten. Omschrijving per sequence: In de omschrijving kunt u per type (max 16 posities!) vastleggen wat de incasso inhoud. Bijvoorbeeld: Contributie 2013 Na het klikken op OK wordt het aantal gevonden posten en het totaal bedrag wat geïncasseerd gaat worden aangegeven. Als u hier klikt op Nee dan wordt er voor gezorgd dat de betalingsbestanden niet worden gemaakt maar let op, de statussen van de nota s en machtigingsgegevens worden ook niet gewijzigd. DUS: de openstaande nota s zijn nog steeds openstaand en hoeven niet opnieuw aangemaakt te worden. Na eventuele correctie hoeft u enkel het incasso proces opnieuw te starten. Prenotificatie is een waarschuwing dat de geïncasseerde minstens 14 dagen van te voren dient te zijn geïnformeerd over de komende incasso. ( zie ook hfd. st. 5.3). Of u dit wel of niet gedaan heeft wordt verder niet door PC Leden gecontroleerd. Klikt u op Ja dan worden de betalingsbestanden gemaakt. - Bij de nota gegevens wordt de nota op betaald gezet. - Bij de machtiginggegevens wordt de sequence indien van toepassing van Eerste gewijzigd naar Herhalend. In dit voorbeeld zijn 58 posten verwerkt.

11 De output van de incasso bestaat uit een betalingsbestand SDD (F) of SDD(R) <ddmmjj><999999>.xml of beide SDD (F) of SDD(R) <ddmmjj><999999>.xls Dit is een Excel bestand wat kan dienen als extra informatie voor de penningmeester Een SDD (F) of SDD(R) <ddmmjj><999999>.txt- Dit is een tekst documentje waarin het totaal bedrag van het betalingsbestand staat en het aantal nota s Het XML (SDD) bestand is het eigenlijke incassobestand welke verder kan worden verwerkt in de bank software (telebankieren) Voorbeeld In onderstaand voorbeeld is een herhalend (recurrent) betalingsbestand gemaakt met de naam SDD(R) XML. De betekenis van deze naam: Single Direct Debit voor herhaal incasso aangemaakt op 18 maart 2013 om 11:44:42. Als u nieuwe leden heeft ingevoerd voor een euro incasso, dan wordt een tweede betalingsbestand aangemaakt met de naam: SDD(F)., waarbij de F staat voor First ofwel Eerste. De betalingsbestanden zijn uitvoerig getest in speciale bank software van de Rabobank. De bestanden die wij leveren zijn dus goed. Het is van belang de inhoud van deze XML bestanden niet aan te passen. Doet u dat toch, dan loopt u het risico dat ze niet meer kunnen worden verwerkt in de bank software. U dient dan een back-up terug te zetten vanaf het moment dat u de nota s ging aanmaken en het gehele incasso traject (inclusief nota aanmaak) opnieuw te starten/herhalen. WAARSCHUWING: De naamgeving van het bestand mag NOOIT worden aangepast! Indien u hier iets aan wijzigt, dan wordt het bestand door de bank software afgekeurd. 4.2 Boekhouding Indien u gebruik maakt van het boekhoudgedeelte van PC Leden is onderstaand van belang. Gedurende het incassoproces vinden er mutaties plaats in de boekhouding. Hieronder achtereenvolgens de stappen: - Nota s aanmaken - Incasso betalingsbestand aangemaakt - Storneren van de nota aan de geïncasseerde, oftewel terugdraaien van de incasso, waarbij nota weer openstaand wordt

12 - Verwijderen van de nota die voorheen betaald was en gestorneerd is. Aan de debet zijde staan bezittingen (Balans) en/of de ontvangsten (verlies / winstrekening) aan de creditzijde staan de schulden (Balans) of de uitgaven ( verlies / winstrekening). Verder staan de standaard rekeningnummers als volgt in de boekhouding: Nota s aanmaken Bij het aanmaken van de nota s voor bijvoorbeeld de contributie wijzigt de balansrekening 1300 Debiteuren en de verlies/winstrekening 8000 Contributie In dit voorbeeld ontvangt een geïncasseerde 1 incasso van 100,= De boeking wordt pas zichtbaar als het incasso betalingsbestand is aangemaakt Incasso betalingsbestand aangemaakt Als het incassobestand is aangemaakt gaat het pakket er vanuit dat het bedrag wordt bijgeschreven op balansrekening 1100 Bank en wordt de balansrekening 1300 Debiteuren met dat zelfde bedrag verminderd. Onderstaande boeking wordt pas zichtbaar als het incasso betalingsbestand is aangemaakt.

13 4.2.3 Storneren betaling Als het betalingsbestand niet wordt verwerkt bij de bank of een geïncasseerde heeft onvoldoende geld op de rekening of het IBAN klopt niet van de geïncasseerde dan komt er geen betaling binnen. Dit moet in de boekhouding worden verwerkt. Dit doen we door in de ledenkaart naar de nota of nota s te gaan in het nota venster en deze te storneren. Tijdens het storneren wordt de balansrekening 1100 Bank verminderd immers er is geen geld bijgekomen en blijft vordering op de geïncasseerde bestaan, dus wordt de balansrekening 1300 Debiteuren met het gestorneerde bedrag verhoogd. Onderstaande boeking wordt pas zichtbaar als de stornering is uitgevoerd Verwijderen gestorneerde open nota Het kan zijn dat de openstaande nota na de stornering niet meer geïncasseerd kan worden. U kunt er dan voor kiezen de openstaande nota te verwijderen in het nota venster van de ledenkaart. Tijdens het verwijderen van de nota wordt de balansrekening 1300 Debiteuren verminderd immers er is geen vordering meer op de geïncasseerde. Op de verlies/winst rekening komen geen ontvangsten binnen, dus wordt het contributie bedrag verminderd. Onderstaande boeking wordt pas zichtbaar als de stornering is uitgevoerd.

14 4.2.5 Voorbeeld Balans en Verlies/winst rekening Alle stappen die we zojuist hebben uitgevoerd zijn allemaal zichtbaar in de balans en verlies/winst rekening. Balansrekening Debiteuren Balansrekening Bank Verlies/winst rekening Contributie

15 5 Hulpmiddelen 5.1 openstaande incassolijst Afdrukken >> openstaande incassolijst Zet in het volgende veld het vinkje bij proefpagina uit. 5.2 Machtigingslijst

16 Zet in het volgende veld het vinkje bij proefpagina uit. Hier kunt u contorleren of alle incasso leden een IBAN en een machtiging hebben en of de sequence (incassotype) op eerste (is F in de laatste kolom) of op herhalend (is R in de laatste kolom) staan. 5.3 Waar dient de pre-notificatie aan te voldoen: - Het lid dient vooraf geïnformeerd te worden over zijn incassant id (van de vereniging) en unieke machtigingskenmerk (machtiging). - Voor afschrijving dient geïncasseerde op de hoogte zijn van het exacte bedrag en exacte datum. - U mag het lid gelijktijdig informeren over uw incassant id, zijn machtigingskenmerk en de exacte data van de eerste incasso s of herhaalde incasso s. - U mag het lid in 1 keer informeren over de afschrijving van meerdere incasso s, u dient dan wel de exacte datum en exacte bedrag aangeven - Als in het contract met het lid niet een periode voor vooraankondiging is overeengekomen, dan geldt een termijn van 14 dagen - Wijzigingen in bedragen of data dienen ruim van te voren te worden gemeld. - U mag op diverse manieren communiceren naar het lid v.w.b. incassant id, machtigingskenmerk en aankomende afschrijvingen. Bijvoorbeeld via een brief, , een factuur, een sms-bericht. Via een nieuwsbrief of clubblad is ook mogelijk als deze persoonlijk aan het lid is gericht. - U mag in een nieuwsbrief of clubblad in 1 keer aan al uw klanten of leden communiceren dat het machtigingskenmerk van de geïncasseerde gelijk is aan zijn/haar lid- of klantnummer en/of wat

17 de incassobedragen en data voor de komende periode zijn. Zo voldoet u aan de verplichting uw debiteur over zijn machtigingskenmerk te informeren en hoeft u geen aparte mailing te versturen. - Let op: Het vermelden van deze informatie op uw website volstaat niet, omdat dit niet persoonlijk aan iemand is gericht. (het hierboven gebruikte woord Lid staat ook voor debiteur of geïncasseerde) (bron: Rabobank - Handleiding Euro-incasso) 6 Begrippenlijst Bestand uitvoeren naar Betaaltype IBAN In het scherm incassobestand juiste bestaande pad aangeven op de PC. Klik voor de zekerheid op blokje met 3 puntjes en ga naar de juiste folder toe Nieuw geïncasseerde heeft status Eerste (First) daarna herhalend (Recurrent). Eerste incasso dient 7 (werk)dagen voor uitvoerdatum aan de bank worden aangeleverd. Herhalende incasso dient 1 (werk)dagen voor uitvoerdatum aan de bank te worden aangeleverd CLIEOP Het incassobestand dat tot 1 augustus 2014 mocht worden gebruikt om incasso gegevens te versturen.. Kan alleen met oude versie worden gemaakt dus versie 6.2 of eerder, Kan NIET meer worden gemaakt met versie 7. Vanaf 2014 wordt alleen nog SDD geaccepteerd door de banken. IBAN Ibanbicservice Incassant id Machtiging Machtigingnummer Machtigingregistratie PC Leden Prenotificatie SDD SEPA International Bank Account Number Service van gezamenlijke banken die voorziet in omzetting naar IBAN Het incassant id is het nummer van het contract om te incasseren dat de vereniging of stichting ontvangt van de bank De machtiging die u nodig heeft van de geïncasseerde Het kenmerk van de machtiging van de geïncasseerde Alle machtigingen van de geïncasseerde worden vastgelegd. D.w.z. uniek machtiging kenmerk, Datum handtekening en Incasso type PC Ledenadministratie Vooraf persoonlijk aan de geïncasseerde melden dat er op bepaalde datum een incasso zal plaatsvinden Single Direct Debit, het betalingsbestand dat de huidige incassobestand clieop vervangt Single Euro Payment Area, gebied waarin IBAN

18 Sequence Uitvoerdatum verwerkingsdatum Incasso XML. geldt Incassotype behorend bij machtiging. (F)irst eerste incasso na conversie of nieuw lid / donateur. (R)ecurrent, herhaalde incasso, reeds met PC Leden of andere applicatie voor dit lid met dit machtiging geïncasseerd bij de bank Dit is de datum dat de bank het betalingsbestand verwerkt voor u. Bij eerste incasso betalingsbestand aanleveren 7 (werk)dagen voor verwerkingsdatum. Bij herhalende incasso betalingsbestand aanleveren 5 (werk)dagen voor verwerkingsdatum. Extended Markup Language, formaat van het betalingsbestand