Handleiding REMS SEPA deel 2 versie 3.6B01 december 2013

Transcriptie

1 Handleiding REMS SEPA deel 2 versie 3.6B01 december 2013 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsbestand, elektronisch of op welke wijze ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Kalshoven Automation B.V. De informatie in dit document kan zonder voorafgaand bericht worden gewijzigd. Kalshoven Automation B.V. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document. Alle bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van Kalshoven Automation B.V. Kalshoven Automation B.V. Postbus 59020, 1040 KA Amsterdam Kabelweg 37, 1014 BA Amsterdam T: E: info@kalshoven.nl

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. REMS migratiestappen voor overgang naar SEPA 4 3. Stappenplan van CLIEOP naar PAIN Opvragen incassant ID s Registreren incassant ID s in REMS Genereren incasso machtigingen in REMS Registreren bestaande machtigingen in REMS Opstelling pre-notificatie Verzenden pre-notificatie Wijzigen aanlevering dagboek naar PAIN Genereren incassorun Aanbieden incassobestand PAIN Aanbieden betalings-opdracht 7 4. Nieuwe incasso contracten Vastlegging contract en incasso machtiging Opstelling machtigingsformulier Ondertekening machtigingsformulier huurder Registratie machtigingsformulier in REMS Opstelling pre-notificatie Verzenden pre-notificatie Genereren incassorun Aanlevering incassobestand PAIN 9

3 Pagina 3 van Inleiding Op 1 februari 2014 is SEPA, Single Euro Payments Area, een feit. Vanaf deze datum dient het betalingsverkeer aangepast te zijn aan de SEPA-wetgeving en kunt u niet meer deelnemen aan het betalingsverkeer als de financiële processen in uw organisatie niet voldoen aan de SEPA-standaarden. De huidige functies voor betalingen en incasso s zijn opnieuw ontwikkeld in REMS versie 3.6B01 zodat u SEPA betalingen en incasso s aan de bank kunt aanbieden. Zo is onder andere het huidige formaat voor betalen en incasso s (ClieOp) vervangen door het SEPA formaat (PAIN). REMS versie 3.6B01 ondersteunt zowel het oude formaat als het 'nieuwe SEPA formaat, naast elkaar. U kunt zelf per bankrekeningnummer in REMS instellen wanneer u overstapt op het nieuwe SEPA formaat. U dient uiterlijk voor 1 februari 2014 over te stappen van ClieOp naar PAIN. In hoofdstuk 3 krijgt u een globaal overzicht van de REMS migratiestappen die u moet nemen om de overgang van ClieOp naar PAIN goed te laten verlopen voor bestaande contracten. In hoofdstuk 4 leest u de stappen die u moet doorlopen nadat u bent overgeschakeld op PAIN. Verder verwijzen wij u voor nadere uitleg van diverse nieuwe functionaliteit naar de Documentatie voor REMS versie 3.6B01, en de REMS servicepacks voor 3.6B01, op het Kalshoven Klantportaal. Zorg ervoor dat u altijd met het laatste REMS servicepack werkt! Let op: Op dit moment zijn nog niet alle banken klaar voor het nieuwe SEPA formaat voor betalen en incasso s (PAIN). Wij willen u dringend adviseren om, voordat u overstapt met betalen en incasseren op het SEPA PAIN formaat, u eerst het overzicht REMS SEPA PAIN formaten Beschikbaarheid Banken op checkt. In dit overzicht kunt u per bank/bankpakket zien of het PAIN formaat beschikbaar is en door ons is gevalideerd en vrijgegeven voor gebruik.

4 Pagina 4 van REMS migratiestappen voor overgang naar SEPA Dit schema geeft een overzicht van alle stappen die u moet nemen om de overgang voor REMS naar SEPA goed te laten verlopen. >> De stappen 1 tot en met 6 dient u te hebben doorlopen. Stap 7 tot en met 9 wordt beschreven in deze handleiding. 1. nu Benoem binnen uw organisatie een coördinator voor REMS en SEPA Raadpleeg uw bank om te bespreken welke gevolgen SEPA voor u heeft 2. nu Analyseer wat de gevolgen zijn voor uw bedrijfsprocessen bijvoorbeeld de langere verwerkingstijden in het incassoproces 3. nu Sluit een SEPA incasso-contract af bij uw bank Incasseert u namens derden? Vraag een Incassant-id van uw opdrachtgever 4. REMS 3.5A Volg de workshops voor REMS versie 3.6B SEPA 5. REMS 3.5A Converteer uw NL-rekeningen naar IBAN s met de REMS IBAN Conversietool > zie Handleiding REMS en SEPA: IBAN Conversie: deel 1 6. REMS 3.6B Stap over naar REMS versie 3.6B SEPA 7. REMS 3.6B Voer de Incassant-id's in REMS 8. REMS 3.6B Genereer de incassomachtigingen in REMS 9. REMS 3.6B Maak per eigenaar de overstap van Clieop naar PAIN (uiterlijk 1 februari 2014) 1 febr 2014 SEPA migratie gereed

5 Pagina 5 van Stappenplan van ClieOp naar PAIN In dit hoofdstuk leest u hoe u kunt overschakelen van ClieOp naar PAIN voor de incasso van bestaande contracten (debiteuren) en overige debiteuren. Voor ieder contract en/of overige debiteur waar de betaalwijze op incasso staat ingesteld dient u een incassomachtiging in REMS te registreren en dient het incassant ID van de rekeninghouder te zijn gevuld. Deze gegevens zijn nodig voor het aanmaken van het incassobestand. De SEPA incasso (PAIN) moet voorzien zijn van de volgende gegevens: kenmerk van de machtiging het specifieke ID van de betreffende incassant (incassant ID) het IBAN-rekeningnummer van de geïncasseerde en incassant de datum van ondertekening van de machtiging BIC Code U kunt overschakelen per dagboek. Indien u het betreffende dagboek ook voor betalingen gebruikt (voorheen excasso) betekent dit automatisch dat de betalingen ook via PAIN gaan nadat u bent overgeschakeld. Nadat u bent overgeschakeld op PAIN, registreert u voortaan handmatig bij elk nieuw contract en nieuwe overige debiteur de incassomachtiging. Wij raden u aan om direct bij het aanmaken van een nieuw contract/ overige debiteur van type Incasso een incassomachtiging aan te maken. Hieronder leest u welke stappen u dient te doorlopen om over te schakelen van ClieOp naar PAIN Opvragen incassant ID s De rekeninghouder (beheerder of eigenaar) dient het incassant ID op te vragen bij de bank. De rekeninghouder krijgt bij het afsluiten van een Europees incassocontract een Incassant ID. Dat is in Nederland gebaseerd op het KvK-nummer. Het Incassant ID geldt in het hele SEPA-gebied Registreren incassant ID s in REMS In het relatiescherm vult u het incassant ID op tabblad KvK. LET OP: U dient het incassant ID in te voeren bij de relatie die is gekoppeld aan het dagboek waarop geïncasseerd wordt. Ga dus eerst naar het dagboek waarop geïncasseerd wordt en kijk welke relatie hieraan gekoppeld is. Dat is de relatie waar het Incassant ID moet worden gevuld. Nadat u het incassant ID heeft ingevoerd, kunt u voor alle bijbehorende contracten de incassomachtigingen aanmaken. Het Incassant ID wordt aaneengesloten ingevoerd (dus zonder spaties). Controleer altijd nauwkeurig of er geen typfouten bij de invoer zijn gemaakt. Schermvoorbeeld Incassant ID

6 Pagina 6 van Genereren incassomachtigingen in REMS Voor alle bestaande contracten en overige debiteuren kunt u automatisch incassomachtigingen genereren. Menu Systeem Hulpprogramma SEPA Genereren incassomachtigingen. Schermvoorbeeld Genereren incassomachtigingen Met de menu-optie kunnen de incassomachtigingen aangemaakt worden. De tool kan meermaals gedraaid worden nadat stap 3.2 is uitgevoerd. Klik op OK en wacht totdat de boodschap Conversie tls/conv-icm.p is klaar naar voren komt. Klik op OK. De incassomachtigingen zijn gegenereerd. Er wordt ook een spoolbestand aangemaakt. Dit spoolbestand is altijd leeg en dient verder genegeerd te worden. REMS genereert een uniek kenmerk voor de incassomachtiging. Dit kenmerk is opgebouwd uit het klantnummer en contractnummer en is zichtbaar bij Contract, Contract, tabblad Financieel als op het groene huisje wordt geklikt ( Incassomachtiging ). Links staat een schermvoorbeeld van de incassomachtiging bij het contract. Schermvoorbeeld Incassomachtiging contract Als na het genereren van de incassomachtiging geen Kenmerk gevuld is bij het contract dan is waarschijnlijk een van de volgende zaken van toepassing: 1. Het Incassant ID is niet gevuld op tabblad KvK bij de relatie die is gekoppeld aan het dagboek waarop geïncasseerd wordt. 2. Het gekozen contract heeft geen incassocode die met IM begint 3. Het contract wordt niet geïncasseerd via het betreffende dagboek LET OP: in bovenstaand schermvoorbeeld is de datum van de notificatie nog niet gevuld en staat er nog geen vinkje bij Actief. Dit gebeurt pas in onderstaande stappen. Nadat u bent overgeschakeld op PAIN, registreert u voortaan handmatig bij elk nieuw contract en nieuwe overige debiteur, waar de betaalwijze op incasso staat ingesteld, de incassomachtiging.

7 Pagina 7 van Registreren bestaande machtigingen in REMS Met behulp van de module REMS correspondentie kunt u een machtigingsformulier opstellen. Er zijn diverse tokens/samenvoegvelden beschikbaar voor de incassomachtiging. Nadat de incassomachtiging is ondertekend door de huurder, kunt u via drag-and-drop het machtigingsformulier in REMS opslaan per contract/overige debiteur. Registratie van machtiging via drag & drop 3.5. Opstelling pre-notificatie U bent verplicht om voor ieder incassocontract een vooraankondiging (pre-notificatie) te sturen. Dit dient minimaal 14 dagen van tevoren te doen maar een kortere periode kan worden overeengekomen. In servicepack 3.6B0104 staat een instructie hoe u de standaardcorrespondentie met betrekking tot de Pre-Notificatie kunt inlezen. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen om zelf deze correspondentie te maken. Voor een incasso kunt u voordat de eerste incasso plaatsvindt, een vooraankondiging sturen met het incassoschema. U dient de gegevens met betrekking tot de incassomachtiging, zoals het incassomachtigingskenmerk, te communiceren met de klant. De klant kan storneren op basis van het incassomachtigingskenmerk. In stap 3.3. werd het kenmerk gevuld maar is er nog niet genotificeerd en is de incassomachtiging nog niet actief. Zonder dat de incassomachtiging actief is, kan er niet worden geïncasseerd. Met onderstaande stappen kan de incassomachtiging worden geactiveerd.

8 Pagina 8 van 12 Menu Vastgoed Relatie Correspondentie Incassomachtiging. Klik op wijzig, vul de juiste selectie in en vink aan Incassomachtiging direct activeren. Kies vervolgens de juiste briefcode voor de Pre Notificatie. Als u gebruik maakt van de standaard correspondentie dan gelden de volgende briefcodes: - U werkt met ProMailing/ProDebiteuren en het gaat om een huurder -> briefcode 0H02 - U werkt met ProMailing/ProDebiteuren en het gaat om een VvE -> briefcode 0V02 - U werkt niet met ProMailing/ProDebiteuren-> briefcode ICNB Kies voor Opslaan en klik op de Running man. Indien er geen notificaties gegenereerd worden dan is er vermoedelijk al eens genotificeerd voor de incassomachtiging. Dit kunt u constateren door naar de incassomachtiging te gaan en te kijken of er een datum is gevuld bij notificatie. Indien u nogmaals een notificatie wilt genereren moet ditzelfde proces gedraaid worden maar dient ook Bestaande opnieuw corresponderen aangevinkt te worden. Indien de incassomachtiging wel genotificeerd is, maar geen vinkje bij actief staat in de incassomachtiging dient dit proces opnieuw gedraaid te worden waarbij zowel Bestaande opnieuw corresponderen als Incassomachtigingen direct activeren aangevinkt worden. Indien er geen notificaties worden gegenereerd en het kenmerk in de Incassomachtiging niet is gevuld dient u terug te gaan naar stap 3.2. Schermvoorbeeld Correspondentie incassomachtiging Controlemethode (optioneel) Om zeker te zijn dat alle contracten met incassocode IM voorzien zijn van een kenmerk, notificatiedatum en op actief staan kunt u een export draaien in de module Managementrapportage. Menu Managementrapportage Exporteren Commercieel Contractgegevens. In dit scherm klikt u op de knop Selecteer velden en kunt u de betreffende velden exporteren. Het ligt voor de hand om de volgende velden op te nemen in de export: Contractnummer, Eigenaar, Complex, Subcomplex, VHE, Kenmerk IM, Incassant ID IM, Ondertekening IM, Intrekking IM, Notificatie IM, Actief IM. Uiteraard filtert u in de export eerst op incassocode s die beginnen met IM. Vervolgens kunt u zien of het kenmerk is aangemaakt (Kenmerk IM), of de notificatie is aangemaakt (Notificatie IM) en of de incassomachtiging actief is (Actief IM). Op basis van dit resultaat kunt u dan de incassomachtigingen bij de contracten af gaan waar gegevens ontbreken om hierop correcties te maken.

9 Pagina 9 van Verzenden pre-notificatie Verstuur de pre-notificatie naar de klant Wijzigen aanlevering dagboek naar PAIN Menu Grootboek Vaste gegevens Dagboek U stelt in bij uw dagboek of bij de bankrelatie dat u wilt aanleveren in PAIN formaat. Met het veld Aanlevering kunt u per dagboek aangeven of u aanlevert via ClieOp of PAIN. Indien u per bank, bijvoorbeeld Rabobank, in één keer voor alle bijbehorende dagboeken wilt overschakelen van ClieOp naar PAIN, kunt u dit bij de bankrelatie wijzigen. Bij aanlevering zal REMS echter altijd kijken naar de waarde per dagboek. Het kan dus zo zijn dat bijvoorbeeld 2 van de 8 dagboeken onder een bankrelatie op PAIN staan. De bankrelatie zal dan ook op PAIN staan, echter de overige 6 dagboeken zullen gewoon via ClieOp worden aangeleverd zolang de dagboeken nog niet op PAIN staan. In het Dagboekscherm zijn twee velden aanwezig om aan te geven of PAIN bestanden voor de betreffende rekening als Batch dan wel als Transacties (Losse opdrachten) moeten worden verwerkt. Batch wil zeggen dat de losse boekingen niet worden gespecificeerd op uw bankafschrift; Transacties wil zeggen dat de losse boekingen wel worden gespecificeerd op uw bankafschrift. Standaard staat de optie op Batch. LET OP: Niet alle bankpakketten ondersteunen de optie om Losse opdrachten te importeren. U kunt bij uw bank navragen of het bankpakket dat u gebruikt dit ondersteunt. Indien u het betreffende dagboek ook voor betalingen gebruikt (voorheen excasso) betekent dit automatisch dat de betalingen ook via PAIN gaan nadat u bent overgeschakeld. Via onze website kunt u nagaan of het PAIN formaat van uw bank gevalideerd en beschikbaar is Genereren incassorun en/of betalingsrun Wij adviseren u dringend om de releasebeschrijving van REMS versie 3.6B01 goed door te nemen. Hier vind u een uitgebreidere beschrijving van wijzigingen die raakvlak hebben met SEPA. Onder andere betreft dat schermen met betrekking tot het incasseren. In de huidige documentatie benadrukken wij alleen enkele kernpunten. Incasso Algemeen / Incasso Bedrijven In het selectiescherm Genereren incassorun zijn twee selectievelden aanwezig; Incasso Algemeen en Incasso Bedrijven. U kunt Incasso Bedrijven in REMS alleen gebruiken indien u daar een licentie voor heeft. Het vinkje Incasso Bedrijven heeft alleen effect indien u bij de machtiging het type Bedrijven doorlopend heeft ingesteld. Bestaande machtigingen kunt u niet migreren naar de SEPA Incasso Bedrijven. De incassant dient altijd nieuwe machtigingen te verkrijgen. Voor verdere informatie over deze incassovorm kunt u uw bank raadplegen.

10 Pagina 10 van 12 Incasso Debiteuren Menu Debiteuren Debiteuren -> Incasso Debiteuren -> Genereren Incassorun Hier wordt de Incassorun aangemaakt en kan de gewenste verwerkingsdatum worden opgegeven. Hou er rekening mee dat bij SEPA incasso bestanden deze verwerkingdatum tenminste 6 werkdagen verder moet liggen en voor alle volgende incasso s tenminste 3 dagen verder moet liggen dan de aanschrijfdatum. Menu Debiteuren Debiteuren -> Incasso Debiteuren -> Incassorun Nadat een incassorun gegenereerd is, is de betaalrun zichtbaar in dit scherm. De omkaderde knoppen (Aanmaken incassobestand en Specificatie Incassobestand) horen aanwezig te zijn in het scherm. Indien dit niet het geval is verzoeken wij u om dit te bespreken met uw applicatiebeheerder en de autorisatie te herzien. LET OP: dit scherm heeft diverse filterfuncties. Default toont het scherm alleen betaalruns waar nog geen betaalbestand voor is aangemaakt. Rechtsboven staat het filter op NEE (= toon bestanden waar geen betaalbestand voor is aangemaakt). Door dit filter op JA te zetten of leeg te maken worden respectievelijk alleen de runs getoond waar wel een betaalbestand voor is aangemaakt of wordt alles getoond. De filteropties onder batch en transactie zijn alleen bedoeld om de gebruiker in staat te stellen om te achterhalen of een bepaalde batch of boeking in de betaalrun aanwezig is. Deze filterfunctie heeft echter geen invloed op het aan te maken betaalbestand. Door op een run te klikken en een betaalbestand aan te maken worden alle mutaties opgenomen in het bestand Aanbieden incassobestand PAIN Aanleveren van het bestand bij uw bank of bij Equens Aanbieden betalings-opdracht Aanleveren van het bestand bij uw bank of bij Equens.

11 Pagina 11 van Nieuwe incasso contracten Nadat u bent overgeschakeld op PAIN, registreert u handmatig bij elk nieuw contract en nieuwe overige debiteur, waar de betaalwijze op incasso staat ingesteld,de incassomachtiging. Hieronder leest u welke stappen u dient te doorlopen Vastlegging contract en incassomachtiging In het contractscherm, VvE-lidscherm en overige debiteurscherm is de knop Incassomachtiging aanwezig. Het scherm Incassomachtiging start op. In dit scherm kunt u een incassomachtiging aanmaken. U drukt op de nieuwknop. REMS selecteert voor u een rekeningnummer. U kunt een afwijkend rekeningnummer kiezen indien deze aanwezig is in het contract. Na het opslaan genereert REMS een uniek kenmerk voor de incassomachtiging. Dit kenmerk is opgebouwd uit het klantnummer en contractnummer. Bij de incassomachtiging kunt u instellen welk type incasso het betreft. Het standaard type is Algemeen doorlopend. Alleen als u een licentie heeft voor de SEPA Incasso Bedrijven (B2B) dan kunt u hier het type: SEPA Incasso Bedrijven (B2B) gebruiken Opstelling machtigingsformulier Met behulp van de module REMS correspondentie kunt u een machtigingsformulier opstellen. Er zijn diverse tokens/samenvoegvelden beschikbaar voor de incassomachtiging. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de releasebeschrijving 3.6B01. U dient de gegevens met betrekking tot incassomachtiging, zoals het incassomachtigingskenmerk, te communiceren met de klant. De klant kan storneren op basis van het incassomachtigingskenmerk.

12 Pagina 12 van Ondertekening machtigingsformulier huurder Huurder ondertekent het machtigingsformulier Registratie machtigingsformulier in REMS Nadat de incassomachtiging is ondertekend door de huurder, kunt u via drag-and-drop het machtigingsformulier in REMS opslaan per contract/overige debiteur Opstelling pre-notificatie U bent verplicht om voor ieder incassocontract een vooraankondiging (pre-notificatie) te sturen. Dit dient minimaal 14 dagen van tevoren te doen maar een kortere periode kan worden overeengekomen. In servicepack 3.6B0104 staat een instructie hoe u de standaardcorrespondentie met betrekking tot de Pre-Notificatie kunt inlezen. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen om zelf deze correspondentie te maken. Voor een incasso kunt u voordat de eerste incasso plaatsvindt, een vooraankondiging sturen met het incassoschema. U dient de gegevens met betrekking tot de incassomachtiging, zoals het incassomachtigingskenmerk, te communiceren met de klant. De klant kan storneren op basis van het incassomachtigingskenmerk. In de Documentatie van het REMS servicepack 3.6B0104, te vinden op het Kalshoven Klantportaal, vindt u een uitgebreide beschrijving voor het opstellen van de pre-notificaties Verzenden pre-notificatie Verstuur de pre-notificatie naar de klant Genereren incassorun en/of betalingsrun Zie de beschrijving van REMS versie 3.6B Aanlevering incassobestand PAIN/betaalrun Aanleveren van het bestand bij uw bank of bij Equens.