Handleiding SepaStudio (versie 1.3)

Transcriptie

1 Handleiding SepaStudio (versie 1.3) A. Introductie B. Voorbereiding 1. Instellingen 2. Uw eigen gegevens (Mijn Rekeningnummers) 3. Groepen (Optioneel en alleen van toepassing op incasso) 4. De gegevens van uw relaties (Adresboek) 5. Machtigingen C. Aanmaken SEPA betaalopdrachten D. Aanmaken SEPA incasso-opdrachten D1. Aanmaken incasso-opdrachten vanuit groepen E. Schrijven van SEPA-bestanden F. Importeren CLIEOP bestanden uit Clieopatra of Reba2 G. Importeren adressen en gegevens van relaties (Excel/CSV) H. Importeren van betaalopdrachten (Excel/CSV) I. Importeren van incasso-opdrachten (Excel/CSV) J. Verwijderen van gegevens K. Sorteren van gegevens L. Printen van opdrachten/batches M. Exporteren van adresboeken N. Belangrijke aandachtspunten

2 A. Introductie SEPA SEPA staat voor Single European Payments Area. SEPA stelt u in staat met één rekening betalingen en incasso s in de eurozone te verrichten. SepaStudio SepaStudio is een product van StudioIT waarmee u op eenvoudige wijze betalingen en incasso s aan kunt maken in het SEPA xml-formaat. Deze xml s kunt u in uw internetbankierenpakket inlezen. Waar moet u aan denken voordat u met SEPA begint? Verzamel de benodigde gegevens van uzelf en uw relaties. De belangrijkste gegevens zijn: - Uw eigen IBAN-nummer en BIC-code - De IBAN-nummers en BIC-codes van uw relaties Incasso s Indien u van plan bent te incasseren met SEPA dient u een euro incassocontract af te sluiten met uw bank. SepaStudio is uitsluitend geschikt voor Doorlopende Algemene Incasso s (CORE) en nadrukkelijk niet voor zakelijke incasso s (B2B). Met een doorlopende algemene incasso kunt u als vereniging, stichting, bedrijf, enz incasseren bij particulieren én bedrijven. Bij het euro incassocontract ontvangt u van uw bank een IncassantID. Dit IncassantID dient bij iedere incasso-opdracht te worden vermeld. Ieder van uw relaties moet van u een uniek kenmerk ontvangen. Bij particuliere incasso s is het toegestaan de huidige machtigingen te blijven gebruiken, maar zorg er dus voor dat u per relatie een uniek kenmerk (MandaatID) toekent. U dient uw debiteuren voor uitvoering van de incasso te informeren over het te incasseren bedrag en het moment waarop u gaat incasseren. Dit kunt u bijvoorbeeld tijdig per doen. Voor bestaande machtigingen vult u als datum ondertekening van het kenmerk (mandaat) in. Ook als de machtiging in werkelijkheid later is afgegeven. Nieuwe relaties, of bestaande relaties zonder mandaat, stuurt u een machtigingsformulier toe (dit kunt u vanuit SepaStudio aanmaken). Uw relaties dienen u dit machtigingsformulier ondertekend terug te sturen. Nadat u dit formulier terug heeft ontvangen, vult u de datum van ondertekening in in het adresboek bij uw relatie. Betalingen Voor betalingen hoeft u niet veel aan te passen. Zorg er voor dat van zowel u als uw relaties de IBANen BIC-gegevens juist zijn ingevoerd. NB. SepaStudio kan de juistheid van IBAN- en BIC-gegevens NIET controleren. Draag er dus zorg voor dat u deze informatie correct invoert. Foutieve IBAN- en BIC-gegevens kunnen leiden tot het afkeuren van transacties. Neem contact op met uw bank voor volledige informatie over SEPA.

3 B. Voorbereiding Om met SepaStudio te kunnen werken, doorloopt u de volgende voorbereidende stappen: 1. Instellingen 2. Uw eigen gegevens (Mijn Rekeningnummers) 3. Groepen (Optioneel en alleen van toepassing op incasso) 4. De gegevens van uw relaties (Adresboek) 1. Instellingen Standaard wordt SepaStudio in de folder c:\sepastudio geïnstalleerd. In deze folder vindt u nog een aantal folders: db folder met de database betaal hier worden de betaalbestanden weggeschreven incasso hier worden de incassobestanden weggeschreven machtiging hier worden de machtigingen/mandaten weggeschreven doc hier bevinden zich o.a. de handleiding en voorbeeld-excel bestanden Deze instellingen kunt u veranderen door naar Instellingen->Systeeminstellingen te gaan. Hier kunt u de paden naar de diverse mappen wijzigen. Zorg er voor dat indien u een pad wijzigt, de map ook daadwerkelijk bestaat op uw systeem. Stel dat u u betaal-bestanden op uw D: schijf wilt plaatsen, vul dan onder Directory/folder waar betaalbestanden worden geschreven het volgende in: D:\betaal\ (Sluit altijd af met een \ ) U kunt tevens maximum bedragen voor betalingen en incasso s ingeven. (0 betekent geen maximum). NB. De map template moet altijd in de programmadirectory staan, dus de directory waar SepaStudio.exe staat. Als de instellingen naar tevredenheid zijn, klikt u op Akkoord, waarna u SepaStudio moet herstarten.

4 2. Mijn rekeningnummers Hier ziet u twee tabbladen : Betaalopdracht en Incasso. Wilt u betalen met SEPA dan dient u uw gegevens in het tabblad Betaalopdracht in te vullen. Wilt u incasseren met SEPA dan dient u uw gegevens in tabblad Incasso in te vullen. Wilt u beide dan dient u uw gegevens op beide tabbladen in te vullen. Rekeningnummer : dit is uw rekeningnummer in het oude formaat (Domestic Bank Account Number) IBAN : uw rekeningnummer in het IBAN-formaat BIC : de identificatie code van de bank waar deze rekening loopt IncassantID : dit heeft u ontvangen van de bank waar u uw euro incassocontract heeft afgesloten. Deze ID vindt u dus alleen in het tabblad Incasso. U kunt IBAN en BIC berekenen op De button IBAN/BIC code opzoeken opent deze site. De site is van de Nederlandse Vereniging van Banken. Vul uw naam en adresgegevens in (vergeet de code van het land niet, deze staat standaard al op NL, dus voor een Nederlandse bankrekening hoeft u dit niet aan te passen). Nadat alle gegevens juist zijn ingevoerd, klikt u op Toevoegen. U kunt meerdere eigen rekeningnummers toevoegen. LET OP! Per rekeningnummer dat u toevoegt in het tabblad incasso dient u dus een euro incassocontract voor doorlopende algemene incasso s bij uw bank te hebben afgesloten! 3. Groepen (optioneel en alleen van toepassing bij incasso s) Om de relaties die u wilt incasseren in te delen in groepen, dient u eerst groepen aan te maken. Ga naar Instellingen->Groepbeheer Om een nieuwe groep toe te voegen klikt u onderin eerst op +. Vervolgens vult u de naam van de groep in onder Groepsnaam Voer een verkorte naam van de groep in onder Korte naam Klik tenslotte op het vinkje om de groep op te slaan. Voorbeelden van groepnamen: Groepsnaam : Prive Korte naam : PR Groepsnaam : Zakelijk Korte naam : ZK Enz. NB. U kunt groepen alleen incasseren als Recurrent (RCUR). Meer uitleg hierover bij het aanmaken van incasso s.

5 4. Adresboek Het Adresboek bevat de gegevens van uw relaties die u wilt betalen of incasseren. Ook hier ziet u dus twee tabbladen. Betaalopdracht en Incasso. Voor beide tabbladen geldt: Rekeningnummer : dit is het rekeningnummer van de relatie in het oude formaat (Domestic Bank Account Number) IBAN : het rekeningnummer van de relatie in het IBAN-formaat BIC : de identificatie code van de bank waar de rekening van de relatie loopt U kunt IBAN en BIC berekenen op De button IBAN/BIC code opzoeken opent deze site. De site is van de Nederlandse Vereniging van Banken. Vul de naam en adresgegevens van uw relatie in (vergeet de code van het land niet, deze staat standaard al op NL, dus voor een Nederlandse bankrekening hoeft u dit niet aan te passen). In het tabblad Incasso dienen additionele gegevens ingevoerd te worden: Standaard incassobedrag : Niet verplicht. U kunt hier eventueel een standaardbedrag invoeren. De gegevens in de blauwe balk zijn zeer belangrijk: Kenmerk/MandaatID : voer hier het unieke kenmerk uw relatie in. Dit kan een bestaand kenmerk zijn, of een kenmerk dat u aan een nieuwe relatie heeft toegekend. Dit kenmerk MOET uniek zijn. Twee verschillende relaties mogen niet hetzelfde kenmerk hebben. Datum Mandaat : Voer hier de datum ondertekening van de machtiging (met bovenstaand kenmerk) in als dd-mm-jjjj. Dus bijvoorbeeld of Nadat alle gegevens juist zijn ingevoerd, klikt u op Toevoegen. LET OP: Gebruik géén diacritische tekens in de tekstvelden, zoals aanhalingstekens, underscores e.d. Relaties waarvan de gegevens niet SEPA-ready zijn (bijv. IBAN of Kenmerk ontbreekt), worden in het rood weergegeven in de overzichten in de adresboeken. Deze relaties zijn dan niet beschikbaar voor het aanmaken van SEPA-betaal- of incasso-opdrachten. 5. Machtigingen (mandaten) Om een machtiging voor uw relatie te schrijven, gaat u naar Adresboek->Tabblad Incasso. Klik op de naam van een relatie en vervolgens op de button Machtiging bovenin het scherm. Er wordt nu een machtiging geschreven naar de map machtiging. De machtiging bevat alle relevante informatie uit het adresboek en hoeft in principe alleen nog te worden ondertekend. Deze machtiging kunt u naar de relatie mailen die hem vervolgens ondertekend (inclusief datum ondertekening) aan u dient te retourneren. Wij raden u aan de ondertekende machtigingen goed te archiveren. De machtiging wordt geschreven in het RTF-formaat en zou op alle Windows PC s te openen moeten zijn. Ook door gebruikers die niet over Microsoft Word beschikken.

6 C. Aanmaken SEPA betaalopdrachten - Klik bovenin het scherm op SEPA Opdrachten - Kies het tabblad SEPA Betaalopdrachten - Klik op Nieuw om het invoerscherm Nieuwe Betaalopdracht te openen - Klik op de gele folder naast IBAN Opdrachtgever en selecteer één van uw rekeningen - Klik op de gele folder naast Naam Begunstigde en selecteer de naam van de relatie die u wilt betalen. - Selecteer de gewenste uitvoerdatum (houd rekening met de termijn in werkdagen) - Voer het bedrag in - Voer de omschrijving in - Klik op OK, invoer sluiten om op te slaan, of OK, nieuwe opdracht om op te slaan en vervolgens nog een opdracht in te voeren. De ingevoerde opdrachten verschijnen in het opdrachtenoverzicht. Deze opdrachten kunt u nog wijzigen of verwijderen. Bent u zover dat u een SEPA betaalbestand aan wilt maken, klik dan op Programma->Sepa Bestand aanmaken. - Onder Betaling of Incasso selecteert u Betaal opdrachten. - Klik vervolgens op het IBAN nummer waarmee u wilt betalen, de button Verwerk wordt aktief. - Klik op Verwerk - Het scherm Sepa Details verschijnt. Klik hier op SEPA als u het bestand wilt aanmaken. - Er wordt vervolgens om een bevestiging gevraagd. - Na bevestiging wordt gevraagd om het xml-bestand op te slaan. Standaard wordt het xmlbestand weggeschreven in de map betaal, zoals deze in de Instellingen van SepaStudio staat. - Sla het bestand hier of op een andere lokatie op. - Hierna volgt weer een bevestiging. Het xml-bestand kunt u vervolgens in uw internetbankierenpakket inlezen. De opdrachten die net zijn weggeschreven naar het xml-bestand, staan nu in de betaalhistorie. Om de betaalhistorie te bekijken, klikt u weer op SEPA opdrachten bovenin het scherm en selecteert u het tabblad SEPA Betaalopdrachten historie. Hier ziet u een overzicht van de xml-messages die zijn aangemaakt. Iedere opdracht wordt geïdentificeerd door een MessageID (MsgID). Om de details van een message te zien dubbelklikt u op de regel van een message. Vervolgens verschijnt er een scherm met een overzicht van de transacties in deze message. Om de transacties naar Excel (u moet hiervoor over Excel beschikken) te schrijven (bijvoorbeeld voor uw administratie) klikt u één keer op op de regel van de message en vervolgens op het Excel icon rechts in beeld. Het transactie-overzicht wordt geopend in Excel. Dit overzicht kunt u vervolgens printen en/of opslaan. Bij het opslaan raden wij u aan ieder bestand een unieke, voor uzelf duidelijke bestandsnaam te geven.

7 D. Aanmaken van SEPA incasso-opdrachten - Klik bovenin het scherm op SEPA Opdrachten - Kies het tabblad SEPA Incasso opdrachten - Klik op Nieuw om het invoerscherm Nieuwe incasso opdracht te openen - Klik op de gele folder naast IBAN in het vak Incassant en selecteer één van uw rekeningen - Klik op de gele folder naast Naam in het vak Geïncasseerde en selecteer de naam van de relatie. - LET OP: Indien dit de eerste maal is dat u een relatie met SEPA incasseert, dient u onder Type Incasso FRST (First) te selecteren! Voor volgende incasso s geldt RCUR (Recurrent). - Selecteer de gewenste uitvoerdatum. Bij FRST incasso s dient u een termijn van 6 werkdagen aan te houden en bij RCUR een termijn van 3 werkdagen. - Voer het bedrag in - Voer de omschrijving in - Klik op OK, invoer sluiten om op te slaan, of OK, nieuwe opdracht om op te slaan en vervolgens nog een opdracht in te voeren. De ingevoerde opdrachten verschijnen in het opdrachtenoverzicht. Deze opdrachten kunt u nog wijzigen of verwijderen. Bent u zover dat u een SEPA incasso-bestand aan wilt maken, klik dan op Programma->Sepa Bestand aanmaken. - Onder Betaling of Incasso selecteert u Incasso opdrachten. - Klik vervolgens op het IBAN nummer waarmee u wilt incasseren, de button Verwerk wordt aktief. - Klik op Verwerk - Het scherm Sepa Details verschijnt. Klik hier op SEPA als u het bestand wilt aanmaken. - Er wordt vervolgens om een bevestiging gevraagd. - Na bevestiging wordt gevraagd om het xml-bestand op te slaan. Standaard wordt het xmlbestand weggeschreven in de map incasso, zoals deze in de Instellingen van SepaStudio staat. - Sla het bestand hier of op een andere lokatie op. - Hierna volgt weer een bevestiging. Het xml-bestand kunt u vervolgens in uw internetbankierenpakket inlezen. De opdrachten die net zijn weggeschreven naar het xml-bestand, staan nu in de incassohistorie. Om de incassohistorie te bekijken, klikt u weer op SEPA opdrachten bovenin het scherm en selecteert u het tabblad SEPA Incasso historie. Hier ziet u een overzicht van de xml-messages die zijn aangemaakt. Iedere opdracht wordt geïdentificeerd door een MessageID (MsgID). Om de details van een message te zien dubbelklikt u op de regel van een message. Vervolgens verschijnt er een scherm met een overzicht van de transacties in deze message. Om de transacties naar Excel (u moet hiervoor over Excel beschikken) te schrijven (bijvoorbeeld voor uw administratie) klikt u één keer op op de regel van de message en vervolgens op het Excel icon rechts in beeld. Het transactie-overzicht wordt geopend in Excel. Dit overzicht kunt u vervolgens printen en/of opslaan. Bij het opslaan raden wij u aan ieder bestand een unieke, voor uzelf duidelijke bestandsnaam te geven.

8 D1. Aanmaken van SEPA incasso-opdrachten met groepen Incasseren vanuit groepen werkt in grote lijnen hetzelfde als incasseren hierboven met dit verschil dat het mogelijk is alle relaties uit één groep tegelijk toe te voegen aan SEPA Incasso Opdrachten. Zolang er nog geen SEPA-incasso van een relatie is aangemaakt, zal het programma automatisch FRST en een uitvoerdatum van 8 kalenderdagen in de toekomst (6 werkdagen + weekend) aanmaken. Indien een relatie ooit via SEPA is geïncasseerd, en dus in de incasso-historie van SepaStudio staat, zal iedere volgende incasso als RCUR (recurrent) worden aangemaakt met een uitvoerdatum van 3 werkdagen in de toekomst. Het aanmaken van een groepsincasso in het scherm 'Nieuw incasso opdracht' gaat als volgt: - Selecteer de incassant - Zet het vinkje bij 'Incasso groep' aan en selecteer een groep. - U heeft nu twee opties: Optie 1. Direct op 'Ok, invoer sluiten' klikken. De incasso's van de geselecteerde groep worden aangemaakt met de bedragen en omschrijvingen die u bij uw relaties in het Adresboek heeft ingevuld. Relaties waarbij het bedrag niet is gezet (dus op 0 staat), worden niet toegevoegd. Optie 2. U vult onderin het scherm een bedrag en omschrijving in en klikt dan op 'Ok, invoer sluiten'. In dit geval zullen alle incasso's met dit bedrag en deze omschrijving worden aangemaakt. Dit overruled dus de bedragen en de omschrijvingen in het Adresboek. - Controleer voordat u het SEPA-bestand daadwerkelijk aanmaakt de juistheid van de opdrachten. Eventuele fouten (foutieve bedragen en/of data, ontbrekende/foutieve gegevens, foutieve omschrijvingen, vreemde tekens e.d.) kunt u dan nog corrigeren. - Zodra u het SEPA-bestand heeft geschreven, 'veronderstelt' het programma dat de incasso's zijn uitgevoerd. In de toekomst zal dit geverifieerd/gereconcilieerd kunnen worden via CAMT, maar helaas bieden de banken nog geen CAMT aan (waarschijnlijk pas in 2013). - Mochten er zich onverhoopt toch nog problemen voordoen, neem dan aub contact op. Doorgaans helpt het als bij een supportvraag het bestand SepaStudio.mdb gezipt mee wordt gestuurd. Er is dan sneller te onderzoeken wat eventuele problemen zijn.

9 E. Schrijven van SEPA-bestanden 1. Zodra u klaar bent met het maken van opdrachten en SEPA-bestanden wilt schrijven, gaat u naar Programma -> Sepa bestand aanmaken 2. Vervolgens kiest u Betaal opdrachten of Incasso opdrachten

10 3. Vervolgens klikt u eerst op het rekeningnummer waarvan u de opdrachten wilt aanmaken daarna op Verwerk 4. Het aantal opdrachten en totaalbedrag wordt getoond. Klik op SEPA

11 5. Het programma vraagt om een bevestiging. Klik op Ja 6. Het programma toont voor welke bank het SEPA-bericht wordt geschreven. U dient vooraf uw bank te hebben gekozen in de instellingen. 7. Sla het bestand op in een folder na keuze. Default is dit betaal of incasso

12 8. Er wordt een xml-bestand geschreven. Dit bestand upload u naar uw bank. F. Importeren CLIEOP-bestanden uit Clieopatra of Reba2 Om CLIEOP-bestanden succesvol om te zetten naar SEPA-bestanden dienen aan een aantal voorwaarden te worden voldaan. Uw gegevens onder Mijn Rekeningnummers moeten compleet zijn, inclusief uw oude rekeningnummer (BBAN). Voor postbank/gironummers mag geen P meer staan. Oude rekeningnummers (BBAN) moeten volledig numeriek zijn, dus zonder punten, spaties, voorloop nullen, enz. Hetzelfde geldt voor de gegevens van uw relaties. a. Zijn uw eigen gegevens onder Mijn Rekeningnummers niet volledig SEPA-ready dan zal het inlezen van de CLIEOP mislukken. b. Zijn de gegevens van een relatie niet volledig SEPA-ready, dan zal de transactie van die relatie uit de CLIEOP niet ingelezen worden. - Ga naar Importeren -> Clieopbestand importeren - Het scherm Clieop Import verschijnt - Klik op Importeer Clieop Betaling of Importeer Clieop Incasso - Kies het CLIEOP-bestand dat u wilt importeren (Bijvoorbeeld CLIEOP03.TXT uit Clieopatra of CLIEOP03.001, CLIEOP03.004, e.d. uit Reba2). Let op dat u het juiste bestand kiest! - Nadat de import is voltooid, meldt het programma het aantal opdrachten dat is geïmporteerd en eventueel het aantal opdrachten dat niet is geïmporteerd. - Sluit het scherm Clieop Import - Klik op SEPA Opdrachten - Afhankelijk van het soort CLIEOP dat u heeft geïmporteerd, staan de geïmporteerde opdrachten in SEPA Betaalopdrachten of SEPA Incasso opdrachten U kunt nu deze opdrachten eventueel aanpassen en vervolgens een SEPA-bestand aanmaken. LET OP : Zet relaties die u voor het eerst incasseert met SEPA op FRST. Controleer de gewenste uitvoerdata van de geïmporteerde opdrachten (3 werkdagen voor RCUR en 6 werkdagen voor FRST).

13 G. Importeren adressen en gegevens van relaties (Excel/CSV) Om gegevens in de adresboeken te kunnen importeren, dient u bestanden aan te maken met een vaste kolomindeling. Hoe deze kolomindeling moet zijn, ziet u in de voorbeeldbestanden in de folder doc in de programmafolder van SepaStudio. 1. Adresboek betaalopdracht Kolomindeling voor het importeren van relaties die u wilt betalen (zie bestand importadres_betaling.xls). A. Naam B. Rekeningnummer (het rekeningnummer in het oude formaat) C. IBAN D. BIC E. Standaardomschrijving (maximaal 140 tekens) F. Adresregel1 G. Adresregel2 (deze kolom mag altijd worden leeg gelaten, wordt niet gebruikt) H. Postcode I. Woonplaats J. Land De gegevens in BLAUW zijn vereist. Vult u deze niet in dan zult u geen SEPA-opdracht kunnen schrijven. Wij raden u echter aan alle kolommen (behalve Adresregel2) in te vullen. U dient deze kolomindeling en volgorde aan te houden. Ook indien u kolommen leeg laat!!! LET OP! Gebruik geen punt-komma in bijvoorbeeld de omschrijving. Dit teken is gereserveerd als scheidingsteken. Vermijd tevens het gebruik van diacritische tekens (é, ç, ë e.d.). 2. Adresboek incasso Kolomindeling voor het importeren van relaties die u wilt betalen (zie bestand importadres_incasso.xls). A. Naam B. Rekeningnummer C. IBAN D. BIC E. Kenmerk F. Datum Kenmerk G. Standaard Bedrag H. Standaard Omschrijving I. Adresregel 1 J. Adresregel 2 (deze kolom mag altijd worden leeg gelaten, wordt niet gebruikt) K. Postcode L. Woonplaats M. Land De gegevens in BLAUW zijn vereist. Vult u deze niet in dan zult u geen SEPA-opdracht kunnen schrijven. Wij raden u echter aan alle kolommen (behalve Adresregel2) in te vullen. U dient deze kolomindeling en volgorde aan te houden. Ook indien u kolommen leeg laat!!! LET OP! Gebruik geen punt-komma in bijvoorbeeld de omschrijving. Dit teken is gereserveerd als scheidingsteken. Vermijd tevens het gebruik van diacritische tekens (é, ç, ë e.d.).

14 Waarom het oude rekeningnummer? Het oude rekeningnummer (BBAN) is niet noodzakelijk voor het schrijven van SEPA-opdrachten. Echter, als u bijvoorbeeld CLIEOPs uit Reba2 wilt importeren en omzetten naar SEPA, dan zal SepaStudio in het adresboek zoeken naar een oud rekeningnummer en dit vervangen door het bijbehorende IBAN, BIC en (bij incasso-clieops) het mandaatidentificatienummer (kenmerk) die u eerder in het adresboek heeft ingevoerd. Bent u niet van plan CLIEOP te importeren, dan kunt u het oude rekeningnummer dus leeg laten in de adresboeken. - Nadat u de bestanden in Excel heeft aangemaakt, slaat u ze op als CSV bestand. - Vervolgens gaat u naar Importeren -> Importeer Adressen (*.CSV) - Kies onder Voor welk adresboek? voor Adresboek Betaling of Adresboek Incasso. - Klik onder Selecteer import bestand op het gele foldertje en blader naar het CSV-bestand dat u wilt importeren. Let op dat u het juiste bestand kiest. - Tenslotte klikt u op de button Bestand inlezen - Indien het inlezen is geslaagd, verschijnt er een melding met daarin het aantal ingelezen adressen en het aantal niet ingelezen adressen (bijvoorbeeld omdat ze al in het adresboek staan). - De ingelezen adressen zijn nu te zien in het adresboek H. Importeren van betaalopdrachten Om opdrachten te kunnen importeren, dient u bestanden aan te maken met een vaste kolomindeling. Hoe deze kolomindeling moet zijn, ziet u in de voorbeeldbestanden in de folder doc in de programmafolder van SepaStudio. Kolomindeling voor het importeren van betaalopdrachten/overschrijvingen (zie bestand importopdracht_betaling.xls). A. IBAN Opdrachtgever (uw eigen IBAN) B. Gewenste uitvoerdatum (notatie dd-mm-jjjj, dus en niet , , enz) C. Naam begunstigde D. Rekeningnummer begunstigde ( oude rekeningnummer) E. IBAN begunstigde F. BIC begunstigde G. Omschrijving H. Adres begunstigde I. Postcode begunstigde J. Woonplaats begunstigde K. Land begunstigde L. Bedrag (Nederlandse notatie, zonder duizendteken en komma als decimaalteken) De gegevens in BLAUW zijn vereist. Vult u deze niet in dan zult u geen SEPA-opdracht kunnen schrijven. Wij raden u echter aan alle kolommen in te vullen. - U dient deze kolomindeling en volgorde aan te houden. Ook indien u kolommen leeg laat!!! - Opdrachten zonder uitvoerdatum worden NIET geïmporteerd LET OP! Gebruik geen punt-komma in bijvoorbeeld de omschrijving. Dit teken is gereserveerd als scheidingsteken. Vermijd tevens het gebruik van diacritische tekens (é, ç, ë e.d.). Indien de begunstigde in het Adresboek->Betaalopdracht staat en u heeft het IBAN en de BIC niet ingevuld, dan zal SepaStudio deze alsnog trachten te vinden het adresboek door het IBAN en de BIC op te zoeken met behulp van het oude rekeningnummer. Hiervoor dient u uiteraard eerder de gegevens van uw relatie in het adresboek te hebben ingevoerd. Lukt dit niet dan zal deze opdracht niet uitgevoerd kunnen worden.

15 - Nadat u de bestanden in Excel heeft aangemaakt, slaat u ze op als CSV bestand. - Vervolgens gaat u naar Importeren -> Importeer Adressen (*.CSV) - Kies onder Wat voor soort opdrachten? voor Betalingen - Klik onder Selecteer import bestand op het gele foldertje en blader naar het CSV-bestand dat u wilt importeren. Let op dat u het juiste bestand kiest. - Tenslotte klikt u op de button Bestand inlezen - De ingelezen opdrachten zijn nu te zien in het opdrachtenoverzicht SEPA Opdrachten tabblad SEPA Betaalopdrachten I. Importeren van incasso-opdrachten Kolomindeling voor het importeren van betaalopdrachten/overschrijvingen (zie bestand importopdracht_incasso.xls). A. IBAN incassant (uw eigen IBAN) B. Gewenste uitvoerdatum (notatie dd-mm-jjjj, dus en niet , , enz) C. Naam geïncasseerde D. Rekeningnummer geïncasseerde E. IBAN geïncasseerde F. BIC geïncasseerde G. Omschrijving H. Adres geïncasseerde I. Postcode geïncasseerde J. Woonplaats geïncasseerde K. Kenmerk (mandaatidentificatienummer) L. Datum kenmerk (datum van ondertekening kenmerk/mandaat) M. Land geïncasseerde N. Bedrag (Nederlandse notatie, zonder duizendteken en komma als decimaalteken) De gegevens in BLAUW zijn vereist. Vult u deze niet in dan zult u geen SEPA-opdracht kunnen schrijven. Wij raden u echter aan alle kolommen in te vullen. - U dient deze kolomindeling en volgorde aan te houden. Ook indien u kolommen leeg laat!!! - Opdrachten zonder uitvoerdatum worden NIET geïmporteerd!! LET OP! Gebruik geen punt-komma in bijvoorbeeld de omschrijving. Dit teken is gereserveerd als scheidingsteken. Vermijd tevens het gebruik van diacritische tekens (é, ç, ë e.d.). Indien de begunstigde in het Adresboek->Incasso staat en u heeft het IBAN, BIC en/of kenmerk niet ingevuld, dan zal SepaStudio deze alsnog trachten te vinden het adresboek door deze gegevens op te zoeken met behulp van het oude rekeningnummer. Hiervoor dient u uiteraard eerder de gegevens van uw relatie in het adresboek te hebben ingevoerd. Lukt dit niet dan zal deze opdracht niet uitgevoerd kunnen worden. - Nadat u de bestanden in Excel heeft aangemaakt, slaat u ze op als CSV bestand. - Vervolgens gaat u naar Importeren -> Importeer Adressen (*.CSV) - Kies onder Wat voor soort opdrachten? voor Incasso - Klik onder Selecteer import bestand op het gele foldertje en blader naar het CSV-bestand dat u wilt importeren. Let op dat u het juiste bestand kiest. - Tenslotte klikt u op de button Bestand inlezen - De ingelezen opdrachten zijn nu te zien in het opdrachtenoverzicht SEPA Opdrachten -> tabblad SEPA Incasso opdrachten.

16 J. Verwijderen van gegevens In de overzichten van opdrachten en het adresboek kunt u meerdere regels in één keer verwijderen. Reeks opeenvolgende opdrachten verwijderen: Klik op de eerste opdracht, houdt SHIFT ingedrukt en ga met het pijltje omlaag ( ) naar de laatste opdracht die u wilt verwijderen. Klik vervolgens op de button Verwijderen om de regels te verwijderen. Meerdere, niet-opeenvolgende opdrachten verwijderen: Klik op de eerste opdracht die u wilt verwijderen. Houdt de CTRL-toets ingedrukt en klik op de de volgende opdrachten die u wilt verwijderen. Tenslotte klikt u op de button Verwijderen. K. Sorteren van gegevens Het programma sorteert uitsluitend oplopend op alfabet. Hiertoe klikt u in de overzichten op de titel van de kolom die u wilt sorteren. L. Printen van opdrachten/batches Zodra opdrachten naar een SEPA-bestand zijn geschreven, worden deze opdrachten verplaatst naar de historie. U kunt deze opdrachten printen door naar het formulier SEPA Opdrachten te gaan en vervolgens het tabblad SEPA Betaalopdrachten historie of SEPA Incasso historie te gaan. Indien u de inhoud van een batch alleen wilt bekijken, dubbelklikt u op een batch. Indien u de inhoud van een batch wilt printen, klikt u op een batch en vervolgens op de reportbutton rechts naast het batch-overzicht. M. Exporteren van adresboeken U kunt met de menu-optie Exporteren->Exporteer Adresboeken (*.CSV) de gegevens van uw relaties wegschrijven naar een csv-bestand. Dit bestand kunt u eventueel openen in Excel, daar sorteren en printen.

17 N Belangrijke aandachtspunten. Banken kunnen SEPA-bestanden om diverse redenen afkeuren. Enkele redenen kunnen zijn: Ongeldige (lees)tekens in het xml-bestand. Hieronder het overzicht van tekens die zijn toegestaan. Wijk hier aub niet van af. a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -? : ( )., + Spatie Zo is bijvoorbeeld een ampersand (&) dus niet toegestaan. Gebruik van illegale tekens kan leiden tot het geheel afkeuren van het bestand. LET OP: Gebruik geen spaties, punten, komma s e.d. in IBANs, BICs e.d. Dit leidt onherroepelijk tot het afkeuren van hele batches door banken. Foutieve IBAN en/of BIC Behalve dat een IBAN geen spaties, punten, komma s e.d. mag bevatten, dient u er ook nauw op toe te zien dat het IBAN-nummer correct is. Zo dient een Nederlands IBAN-nummer altijd uit 18 tekens te bestaan. Vergeet u 1 teken in een IBAN dan bestaat de kans dat de hele batch wordt afgekeurd door de bank, ook al zijn alle andere IBANs wel correct. De juiste IBAN en BIC van een rekening kunt u vinden op: Ongeldige IncassantID, MandaatID s, datum ondertekening mandaten, enz. Ook hier geen punten en komma s gebruiken en alleen de toegestane tekens.