Handleiding REMS SEPA IBAN conversie deel 1 REMS versie 3.5A0109/3.6A0102

Transcriptie

1 Handleiding REMS SEPA IBAN conversie deel 1 REMS versie 3.5A0109/3.6A0102 Versie 2 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsbestand, elektronisch of op welke wijze ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Kalshoven Automation B.V. De informatie in dit document kan zonder voorafgaand bericht worden gewijzigd. Kalshoven Automation B.V. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document. Alle bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van Kalshoven Automation B.V. Kalshoven Automation B.V. Postbus 59020, 1040 KA Amsterdam Kabelweg 37, 1014 BA Amsterdam T: E: info@kalshoven.nl

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. REMS migratiestappen voor overgang naar SEPA 4 3. Conversie van rekeningnummer naar IBAN 5 Lees dit eerst! Draai export rekeningnummers Stuur export naar de IBAN BIC service Bestand retour van IBAN BIC service Importeer IBANs in REMS 3.5A of 3.6A en analyseer de uitval Analyseer het Rapport Conversie naar IBAN 11 Bijlage; Overzicht foutcodes 12

3 Applicatie REMS versie 3.5A0109 en versie 3.6A0102 Pagina 3 van Inleiding Op 1 februari 2014 is SEPA, Single Euro Payments Area, een feit. Vanaf deze datum dient het betalingsverkeer aangepast te zijn aan de SEPA-wetgeving en kunt u niet meer deelnemen aan het betalingsverkeer als de financiële processen in uw organisatie niet voldoen aan de SEPA-standaarden. Lees meer over REMS en SEPA op onze website IBAN Een van de onderdelen van SEPA is dat de bankrekeningnummers van uw relaties in REMS moeten omgezet worden naar IBAN s. IBAN staat voor International Bank Account Number. Voor Nederland bestaat het IBAN uit 18 tekens: uw huidige rekeningnummer aangevuld met een landcode, controlegetal, bankcode én 1 of meerdere nullen. Een rekeningnummer van de ABN AMRO ziet er als volgt uit: NL 69 ABNA REMS versie 3.6B SEPA REMS versie 3.6B is de REMS versie die volledig SEPA proof is. Dit houdt in dat er alleen nog maar IBAN s kunnen worden gebruikt. Voordat u met REMS versie 3.6B kunt gaan werken dient u vooraf in REMS versie 3.5A of 3.6A een aantal stappen voor de conversie van de rekeningnummers naar IBAN s te nemen. LET OP: Wij adviseren u dringend pas het REMS IBAN Conversietool te gaan draaien als u de workshop SEPA Voorbereiding heeft gevolgd. U ontvangt hiervoor een uitnodiging in de REMS versie SEPA offerte. In hoofdstuk 3 leest u de vijf stappen die u moet nemen in REMS 3.5A om deze conversie van de rekeningnummers naar IBAN s uit te voeren. Als u alle stappen uit hoofdstuk 3 goed heeft uitgevoerd zullen de IBAN s worden opgeslagen in een tijdelijke tabel in REMS versie 3.5A of versie 3.6A. Bij de laatste stap draait u het Rapport Conversie naar IBAN. Als dit rapport geen foutcodes (1, 7 en 10) meer bevat bent u klaar met de conversie. U stuurt tot slot het Rapport conversie naar IBAN, plus de logfiles, naar sepa@kalshoven.nl. Wij ontvangen het rapport minimaal 1 week voordat REMS versie 3.6B bij u geïnstalleerd wordt. Wij gaan pas over tot installeren van REMS 3.6B als wij dit rapport zonder de genoemde fouten retour hebben ontvangen. Mutatiestop. Wij adviseren u vanaf dat moment een mutatiestop door te voeren voor rekeningnummers tot aan het moment van installeren van REMS versie 3.6B. NB: is dit voor uw organisatie onwerkbaar dan kunt u besluiten geen mutatiestop in te voeren. U dient dan wel zodra u met REMS versie 3.6B werkt nogmaals alle stappen te doorlopen die in hoofdstuk 3 van deze handleiding beschreven staan.

4 Pagina 4 van REMS migratiestappen voor overgang naar SEPA Dit schema geeft een overzicht van alle stappen die u moet nemen om de overgang voor REMS naar SEPA goed te laten verlopen. >> U kunt op dit moment de stappen 1 tot en met 4 doorlopen. Stap 5 wordt beschreven in deze handleiding. 1. nu Benoem binnen uw organisatie een coördinator voor REMS en SEPA Raadpleeg uw bank om te bespreken welke gevolgen SEPA voor u heeft 2. nu Analyseer wat de gevolgen zijn voor uw bedrijfsprocessen bijvoorbeeld de langere verwerkingstijden in het incassoproces 3. nu Sluit een SEPA incasso-contract af bij uw bank Incasseert u namens derden? Vraag een Incassant-id van uw opdrachtgever 4. REMS 3.5A U ontvangt van ons een aanbieding voor de overgang naar REMS 3.6B SEPA Volg de workshops voor REMS versie 3.6B SEPA 5. REMS 3.5A Converteer uw NL-rekeningen naar IBAN s met de REMS IBAN Conversietool > zie Handleiding REMS en SEPA: IBAN Conversie: deel 1 6. REMS 3.6B Stap over naar REMS versie 3.6B SEPA 7. REMS 3.6B Voer de Incassant-id's in in REMS > zie Handleiding REMS en SEPA: deel 2 8. REMS 3.6B Genereer de incassomachtigingen in REMS > zie Handleiding REMS en SEPA: deel 2 9. REMS 3.6B Maak per eigenaar de overstap van Clieop naar PAIN > zie Handleiding REMS en SEPA: deel 2 (uiterlijk 1 februari 2014) 1 febr 2014 SEPA migratie gereed

5 Pagina 5 van Conversie van rekeningnummer naar IBAN Voor het omzetten van de rekeningnummers naar IBAN s dient u de IBAN Conversietool te gebruiken. Dit tool wordt meegeleverd in servicepack 3.5A0109 en 3.6A0102. Lees dit eerst! 1. Deze stappen dienen te worden uitgevoerd door de applicatiebeheerder. 2. Het exporteren en importeren neemt veel tijd in beslag. Dit varieert van 10 minuten tot 3,5 uur: afhankelijk van de grootte van uw database. Daarom adviseren wij u: a. U kunt de IBAN conversietool indirect draaien als u over de module verwerking beschikt. b. Kunt u de IBAN conversietool niet indirect draaien, draai de tool dan in een aparte sessie. U kunt dan in een andere sessie doorwerken met REMS. c. Draai het IBAN conversietool bij voorkeur op de server. d. Houdt rekening met de down tijden van de server: bijvoorbeeld bij het maken van back-up. 3. Houdt er rekening mee dat u de stappen niet in één dag kunt uitvoeren. Het duurt 24 uur voordat u de IBAN s retour krijgt van de IBAN BIC service. 4. Open de bestanden niet! 2. Stuur export naar IBAN BIC service 3. Bestand retour van IBAN BIC service 1. Aanmaken bestand IBAN BIC service Analyseer het rapport en de uitval 4. Importeer IBAN s in REMS De IBAN Conversietool bestaat uit vijf stappen: 1. Draai de export rekeningnummers vanuit REMS versie 3.5A (of REMS versie 3.6A) 2. Stuur het bestand met de rekeningnummers naar de 3. U ontvangt het bestand retour van IBAN BIC service 4. Importeer IBAN nummers in REMS versie 3.5A (of REMS versie 3.6A) 5. Analyseer het Rapport Conversie naar IBAN en corrigeer de fouten. Zijn de foutcodes 1, 7 of 10 nog niet opgelost? Dan kunt u de stappen 1 t/m 5 herhalen.

6 Pagina 6 van Draai export rekeningnummers Menu Systeem Hulpprogramma SEPA Aanmaken bestand IBAN BIC service LET OP: dit programma is alleen op te starten door gebruikers met autorisatie als applicatiebeheerder. Met dit programma exporteert u alle geldige rekeningnummers vanuit REMS naar een csv bestand. REMS exporteert zowel actueel beheer als oud beheer. Dit kan erg lang duren. Dit varieert van 15 minuten tot 3,5 uur: afhankelijk van de grootte van uw REMS database. Indien u reeds het veld oude veld iban prefix gebruikte, is het belangrijk dat daar geen spaties in staan. Indien er spaties staan in dit veld, zal REMS het IBAN nummer niet herkennen en zal deze op de uitvallijst terecht komen met deze foutmelding; Rekening bevat onjuiste tekens Daarom adviseren wij u: a. U kunt de IBAN conversietool indirect draaien als u over de module verwerking beschikt. b. Kunt u de IBAN conversietool niet indirect draaien, draai de tool dan in een aparte sessie. U kunt dan in een andere sessie doorwerken met REMS. c. Draai het IBAN conversietool bij voorkeur op de server. d. Houdt rekening met de down tijden van de server: bijvoorbeeld bij het maken van back-up. Draai export vanuit REMS versie 3.5A of 3.6A. Kies voor Aanmaken bestand IBAN BIC service. Kies voor OK: REMS genereert in de export-directory een bestand met alle rekeningnummers die in REMS bekend zijn: ibs-<datum>-<tijd>(.csv). U krijgt een melding dat REMS klaar is. LET OP: dit bestand mag u niet wijzigen, niet openen of opslaan als, dan gaan de voorloopnullen verloren! Indien u het bestand wilt bekijken, maak dan een kopie. NB: Tevens genereert REMS een logbestand met een uitvallijst (ibs-<datum>-<tijd>log). In deze uitvallijst staan alle rekeningnummers die niet voldoen aan de elfproef. Bijvoorbeeld rekeningnummers met leestekens. U hoeft deze lijst nu niet te analyseren; de analyse volgt bij stap 5. Analyseer het Rapport Conversie naar IBAN.

7 Pagina 7 van Stuur export naar de IBAN BIC service Voordat u het bestand kunt aanbieden bij de IBAN BIC service dient u zich eerst te registreren bij de IBAN BIC service. Ga naar de website en klik op registreren. NB: U krijgt direct een reactie. Is dat niet het geval dan kan de retourmail van registratie in uw spamfilter van de mail terecht zijn gekomen. Stuur vervolgens het bestand ibs-<datum><tijd>.csv op. LET OP: dit bestand mag u niet wijzigen, niet openen of opslaan als, dan gaan de voorloopnullen verloren! Indien u het bestand wilt bekijken, maak dan een kopie. Houdt er rekening mee dat het 24 uur duurt voordat het bestand is aangevuld door de IBAN BIC service. Deze staat over het algemeen de volgende dag klaar. Tip: de IBAN BIC service ververst de gegevens rond elke 10e van de maand.

8 Pagina 8 van Bestand retour van IBAN BIC service Haal het bestand op bij de IBAN BIC service. LET OP: Open of wijzig dit bestand niet! Maar sla het bestand op in de importdirectory als volgt : Kies voor opslaan als in de directory..\work\import. Indien u het bestand wilt bekijken, maak dan een kopie. Het bestand dat u terug krijgt van de IBAN BIC Service bestaat uit drie kolommen; het oude rekeningnummer, het IBAN en de BIC code.

9 Pagina 9 van 14 voorbeeldbestand

10 Pagina 10 van Importeer IBANs in REMS 3.5A of 3.6A en analyseer de uitval Menu Systeem Hulpprogramma SEPA Inlezen bestand IBAN BIC service Met dit inleesprogramma kunt u alle IBAN nummers in één keer inlezen. Kies voor Inlezen bestand IBAN BIC service Selecteer vervolgens het bestand met IBAN nummers dat u terug heeft gekregen van de IBAN BIC Service. Het inlezen kan erg lang duren. Daarom adviseren wij u: a. U kunt de IBAN conversietool indirect draaien als u over de module verwerking beschikt.*** b. Kunt u de IBAN conversietool niet indirect draaien, draai de tool dan in een aparte sessie. U kunt dan in een andere sessie doorwerken met REMS. c. Draai het IBAN conversietool bij voorkeur op de server. d. Houdt rekening met de down tijden van de server: bijvoorbeeld bij het maken van back-up. LET OP: indien u via indirecte verwerking importeert en u doet dit op een Unix omgeving dan is het belangrijk bij het opgeven van een bestandsnaam in het scherm niet de hele padverwijzing te vermelden. Deze is namelijk onbekend op de Unix omgeving. Alleen het bestandsnaam is voldoende. Zie bovenstaand schermvoorbeeld. Nadat u op OK heeft gedrukt gaat REMS het bestand importeren. Dit kan erg lang duren U krijgt een melding als REMS klaar is. LET OP: REMS zet de IBAN nummers in een tijdelijke tabel. U ziet de IBAN s nog niet in REMS!! De IBAN nummers worden pas bij de installatie van REMS versie 3.6B zichtbaar in de schermen. Menu Systeem Hulpprogramma SEPA Rapportage IBAN Kies voor Rapportage IBAN Noteer de naam van het bestand, zodat u deze kunt terugvinden. REMS genereert nu een spoolbestand Rapportage Conversie naar IBAN en een logbestand met een totaal uitvallijst (\exportdirectory). Zie paragraaf 3.5

11 Pagina 11 van Analyseer het Rapport Conversie naar IBAN In het spoolbestand Rapportage Conversie naar IBAN ziet u een overzicht van de totale uitval. De foutcodes in het rapport komt overeen met de foutcodes in het bijbehorende logbestand. Het logbestand vindt u in de exportdirectory. De problemen die genoemd worden bij foutcodes 1, 7 en 10 dient u op te lossen voordat u de overstap kunt maken naar REMS versie 3.6B. De overige problemen zijn niet verplicht om aan te passen. Met behulp van de Rapportage Conversie naar IBAN en het logbestand kunt u in REMS versie 3.5A of REMS versie 3.6A de rekeningnummers aanpassen. U vindt hieronder een uitleg van alle foutcodes. Nadat u alle problemen met foutcodes 1, 7 en 10 heeft verholpen in REMS versie 3.5A, dient u de stappen 1 t/m 5 nogmaals te doorlopen. Het is niet voldoende om wijzigingen in REMS door te voeren. Het rapport toont alleen de gegevens die bij de import zijn aangemaakt, dus moet de import opnieuw gedraaid worden. U ondertekent vervolgens de Rapportage Conversie IBAN en stuurt dit rapport plus de logfiles naar sepa@kalshoven.nl. Wij ontvangen het rapport minimaal 1 week voordat REMS versie 3.6B bij u geïnstalleerd wordt. Pas nadat het getekende rapport is ontvangen door Kalshoven Automation, kunnen wij REMS versie 3.6B SEPA gaan installeren. Mutatiestop. Wij adviseren u nadat u het rapport opgestuurd heeft (1 week vòòr de installatiedatum) een mutatiestop door te voeren voor rekeningnummers. Deze mutatiestop kunt u zodra u beschikt over REMS versie 3.6B weer opheffen. NB: is dit voor uw organisatie onwerkbaar dan kunt u besluiten geen mutatiestop in te voeren. U dient dan wel zodra u met REMS versie 3.6B werkt nogmaals alle stappen te doorlopen die in hoofdstuk 3 van deze handleiding beschreven staan.

12 Pagina 12 van 14 Bijlage; Overzicht foutcodes Code Omschrijving Toelichting Mogelijke oplossing 1 Rekening zonder IBAN Rekeningnummer is aangeboden bij IBAN BIC Service, maar er is geen IBAN teruggekomen. Waarschijnlijk is dit rekeningnummer een geblokkeerde rekening of nieuw rekeningnummer. Dit moet aangepast worden. Neem contact op met de rekeninghouder. 2 Rekening met onjuiste tekens 3 Rekening met onjuiste tekens 4 Rekening voldoet niet aan elfproef 5 Rekening voldoet niet aan elfproef 6 Rekening is een memo dagboek 7 Rekening met verschillende bankcodes Waarschijnlijk betreft dit oude historie. REMS maakt dit rekeningnummer automatisch leeg in REMS 3.6B. Rekening komt alleen in historische boekingen voor. Rekening is niet (meer) gekoppeld aan relatie, contract of factuuradres. Herstel is niet meer mogelijk. Waarschijnlijk betreft dit oude historie. REMS maakt dit rekeningnummer automatisch leeg in REMS 3.6B. Rekening komt alleen in historische boekingen voor. Rekening is niet (meer) gekoppeld aan relatie, contract of factuuradres. Herstel is niet meer mogelijk. Rekening komt ook voor als memo dagboek. Één rekeningnummer is gekoppeld aan meerdere bankcodes. Dit moet aangepast worden! 8 Fictieve rekeningen Indien het oude IBAN-veld reeds gevuld was, gebruikt REMS deze en negeert REMS het bijbehorende fictieve rekeningnummer. Bijvoorbeeld spaarrekeningnummers. Het kan echter zo zijn dat het IBAN niet juist is. U dient dit te beoordelen en eventueel het IBAN te corrigeren of leeg te maken als dit een fout nummer is. 9 Rekening komt niet meer voor Tijdens de IBAN export was dit nummer in REMS aanwezig, maar inmiddels niet meer. Daarom kan dit nummer niet ingelezen worden. 10 Dubbele IBAN IBAN komt voor bij meerdere factuuradressen 11 Rekening zonder IBAN Rekeningnummer is aangeboden bij IBAN BIC Service, maar er is geen IBAN teruggekomen. Het betreft een relatie, contract of factuuradres. Betreft het Historie? > REMS maakt dit rekeningnummer automatisch leeg in REMS 3.6B. Betreft het een heel nieuw rekeningnummer?: Niets doen. Pas in REMS 3.6B nieuw IBAN opvoeren. - rekening nummer aanpassen OF verwijderen -incassocode aanpassen in contract *) Nvt Nvt Nvt Nvt Nvt Ontkoppel de foute dubbele bankcode en koppel daarna de juiste. Nvt Controleer Herstellen *) Controleer

13 Pagina 13 van 14 Code Omschrijving Toelichting Mogelijke oplossing 12 Rekening zonder IBAN Rekeningnummer is aangeboden bij IBAN BIC Service, maar er is geen IBAN teruggekomen. Dit is oude historie. Herstel is niet meer mogelijk. Nvt 13 Fictieve rekeningen (buitenland) Buitenlandse IBAN s worden overgenomen indien u die heeft gevuld bij het factuuradres. (veld iban prefix) Controleer op juistheid 14 Buitenlandse iban ongeldig Indien het oude IBAN-veld reeds gevuld was, maar het veld niet begint met NL beschouwt REMS dit als buitenlandse iban. Echter, het nummer is niet correct. U dient dit te beoordelen en eventueel het veld aan te passen of leeg te maken *) zie hieronder aanvullende informatie: Controleer *) Controleer Oplossing Foutcode 1: Het rekeningnummer is aangeboden bij de IBAN BIC Service, maar er is geen IBAN teruggekomen. - Nieuw rekeningnummer dat nog niet bekend is bij de IBAN BIC service: Oplossing: U kunt dit rekeningnummer later nogmaals aanbieden bij de IBAN BIC service en later handmatig invoeren in REMS versie 3.6B - Vervallen of geblokkeerd rekeningnummer: Oplossing: Pas de incassocode aan naar GEEN (Een rekening zonder IBAN kan niet worden geïncasseerd in de SEPA versie) of pas de einddatum van het contract aan.

14 Pagina 14 van 14 Oplossing Foutcode 10: Bij een factuuradres kan in de huidige versie (REMS versie 3.4A, 3.5A en 3.5C) voor SEPA een IBAN ingevuld worden. Omdat dit een veld is waar beperkt controle op plaatsvind wordt ook deze geconverteerd via de IBANBIC conversie tool. Nu kan het voorkomen dat eenzelfde IBAN rekening bij meerdere factuuradressen is gevuld. Zodra dit het geval is dient deze te worden geleegd bij de factuuradressen waar dit van toepassing is. Oplossing Foutcode 13: Er zijn relaties die een buitenlands rekeningnummer hebben maar dit niet in het iban veld hebben ingevuld omdat dit veld paste in het rekeningveld. REMS weet dit niet en gaat dit buitenlandse rekeningnummer dus gewoon omzetten naar een Nederlandse IBAN. U moet in dit soort situaties zelf controleren of dit bij factuuradressen voorkomt en vervolgens zelf het IBAN vullen met het buitenlandse IBAN. (Dan ontstaat foutcode 13 en wordt het buitenlandse nummer netjes als buitenlandse ibannummer omgezet).