Mandaat registeren. Bijdrageadministratie. 1. Voordat u begint. Belangrijk om te weten

Transcriptie

1 Bijdrageadministratie Mandaat registeren Met Scipio Online kunt u incasso bestanden genereren. Deze stuurt u naar de bank zodat uw leden worden geïncasseerd. Om leden te kunnen incasseren moet u mandaten registreren. In deze handleiding leest u hoe dat moet. 1. Voordat u begint Voor het incasseren van leden zijn er Europese regels opgesteld: SEPA. Deze regels zijn ervoor bedoeld dat personen niet onterecht geïncasseerd kunnen worden. Voor u, als kerkelijke organisatie, is het belangrijk om te weten waar u aan moet voldoen. Belangrijk om te weten Machtigingsformulier is verplicht Voordat u leden mag incasseren moeten leden hiervoor een machtiging hebben afgegeven. Hiervoor moeten zij een machtigingsformulier invullen. Dit formulier moet u, als incassant, verstrekken. Registratie mandaten is verplicht U bent verplicht om de machtigingsformulieren die leden afgeven te registreren. Dit is het mandaat. Zonder mandaat kunt u niet incasseren. Uniek machtigingskenmerk Voordat u leden incasseert bent u verplicht te laten weten met welk machtigingskenmerk u de incasso uitvoert. Dit is een controlemiddel voor uw leden. Het machtigingskenmerk moet per lid, en per machtiging (mandaat) uniek zijn. Door het machtigingskenmerk op het machtigingsformulier te zetten weet u zeker dat u aan uw plicht voldoet. U kunt het machtigingskenmerk door Scipio Online laten genereren zodat u zeker weet dat er een uniek kenmerk wordt gebruikt. Incassant ID Van de bank ontvangt u een Incassant ID. Op het machtigingsformulier moet u aangeven met welk Incassant ID u de incasso gaat uitvoeren. Datum van incasso moet vooraf bekend zijn

2 Voordat u leden incasseert moeten zij op de hoogte zijn gebracht van de exacte datum waarop de incasso wordt uitgevoerd. Een handige manier om dit te communiceren is bijvoorbeeld door een overzicht van incassodata op uw website te plaatsen. Een mandaat mag niet worden gewijzigd Nadat u een mandaat heeft geregistreerd mag deze niet meer worden gewijzigd. Wanneer een lid bijvoorbeeld het banknummer wijzigt moet er, volgens de SEPA regels, een nieuw machtigingsformulier worden afgegeven. Een mandaat bewaren Een mandaat moet tot minimaal 10 jaar na het laatste gebruik bewaard blijven. Daarom kunt u het mandaat in Scipio Online ook niet verwijderen. Wanneer u een mandaat niet meer gebruikt kunt u deze wel blokkeren voor gebruik. Incasseren niet mogelijk op datum handtekening In het mandaat registreert u de Datum handtekening. Dit is de datum waarop een lid de machtiging heeft afgegeven. Het is niet mogelijk om op dezelfde datum een incasso uit te voeren met dit mandaat. Daarom is het mandaat op deze datum ook nog niet zichtbaar in uw bijdrageadministratie. Er zijn strengere regels wanneer u voor het eerst een incasso uitvoert met een nieuw mandaat De eerste keer dat u een mandaat gebruikt zijn daarvoor strengere regels. Zo is het aantal dagen tussen het aanbieden van de incasso bij de bank en de datum waarop de incasso wordt uitgevoerd langer. Daarom moet u aangeven wanneer een mandaat voor het eerst wordt gebruikt. Dit is de first incasso. Gaat u met hetzelfde mandaat een volgende keer incasseren dan is dit niet nodig. We spreken dan van een recurrent incasso. 2. Machtigingsformulier SEPA Zoals u in het vorige onderdeel heeft kunnen lezen zijn er een aantal regels waaraan een machtiging/mandaat moet voldoen. Om u te ondersteunen hebben we een voorbeeld van een goed machtigingsformulier. Deze kunt u gebruiken wanneer u zelf machtigingsformulieren moet afgeven.

3 Leden die voor 1 augustus 2014 hebben aangegeven dat ze incasseert mogen worden vallen onder de oude regelgeving voor incasso. Hiervoor gelden de regels voor ClieOp 03. Dat betekent dat u niet verplicht bent om een machtigingsformulier volgens de nieuwe, strengere, regels te hebben. U bent echter wel verplicht om een mandaat te registreren. In Scipio Online kunt u deze mandaten registreren als Voorheen ClieOp De bijdragekaart openen Wanneer u van leden een machtigingsformulier heeft ontvangen dan moet u deze in uw administratie registreren als mandaat. Selecteer in uw bijdrageadministratie het gewenste lid. Dat kan op twee manieren: 1. Zoeken via de ledenadministratie Via de zoekbalk rechts boven in het beginscherm kunt u in de ledenadministratie een lid opzoeken (1). Selecteer vervolgens het juiste lid door hierop te klikken (2).

4 De persoonskaart van het betreffende lid wordt geopend. Om nu van de ledenadministratie naar de bijdrageadministratie te gaan klikt u op het symbool voor de bijdrageadministratie. De bijdragekaart wordt geopend. Hier start u met het ingeven van de toezegging waarvoor het mandaat geldt. Lees bij onderdeel 4 verder hoe u het mandaat kunt ingeven. 2. Zoeken via de bijdrageadministratie U kunt het lid ook meteen via de bijdrageadministratie opzoeken. Kies in het beginscherm van Scipio Online voor Bijdragebeheer. Het programma opent nu automatisch een lege bijdragekaart of de bijdragekaart van de persoon die u als laatste hebt opgeroepen.

5 Vanaf de bijdragekaart kunt u via de zoekbalk (1) het juiste lid selecteren (2). Na het selecteren van het gewenste lid wordt nu automatisch de bijdragekaart van het betreffende lid geopend. U kunt nu starten met het ingeven van de toezegging waarvoor het mandaat geldt. Lees bij onderdeel 4 verder hoe u het mandaat kunt registreren. 4. Het mandaat registreren Wanneer u van leden een machtigingsformulier heeft ontvangen dan moet u deze in uw administratie registreren als mandaat. Het programma geeft standaard het huidige jaar weer. U kunt dit handmatig wijzigen door middel van de pijltjes naast het jaartal (1). Selecteer eerst het fonds waarvoor u de toezegging wilt ingeven zodat deze lichtblauw kleurt (2). Vervolgens voert u in welk bedrag het betreffende lid wil betalen in het geselecteerde jaar (1). U kunt daarbij ook een termijnverdeling ingeven (2).

6 De volgende stap is het selecteren van de gewenste betaalwijze. Hier kiest u voor Incasso. Nadat u als betaalwijze incasso heeft gekozen, veranderd het veld Banknummer in Mandaat. U heeft nu de volgende opties: Een nieuw mandaat genereren Verder werken zonder mandaat (Let op! Zonder mandaat kunt u niet incasseren) Een bestaand mandaat selecteren (indien deze al is geregistreerd) Om een nieuw mandaat te registreren kiest u voor Nieuw mandaat genereren. Kies vervolgens voor Opslaan. Er verschijnt nu een nieuw venster om het mandaat te registreren.

7 Hiervoor neemt u de gegevens over vanaf het machtigingsformulier. Een paar aandachtspunten: Naam mandaat Kies een logische naam voor het mandaat, bijvoorbeeld het fonds en jaartal waarvoor het mandaat geldt. Deze naam is voor uw eigen administratie en wordt niet gecommuniceerd naar uw leden. Incassant ID Het incassant ID wordt automatisch gevuld. Indien u meerdere incassant ID s heeft dan kunt u via het pijltje achter het incassant ID de juiste selecteren. Kenmerk machtiging Zoals eerder vermeld moet het machtigingskenmerk uniek zijn. Gebruik voor het machtigingskenmerk de combinatie: (jaartal: 2015)(fondsnummer: 001)(registratienummer: ) oftewel: Indien u nog niet eerder een mandaat heeft aangemaakt voor dit lid in combinatie met het gekozen fonds dan vult Scipio Online dit nummer zelf in. Moet u een mandaat wijzigen dan kunt u een opvolgnummer gebruiken om het machtigingskenmerk uniek te houden, bijvoorbeeld: Frequentie Een lid kan een eenmalige of een doorlopende machtiging afgeven. Met de eenmalige machtiging mag slechts één keer geïncasseerd worden. De eenmalige machtiging wordt bijvoorbeeld vaak gebruikt voor het incasseren van collectebonnen of collectemunten.

8 Voor een toezegging van vrijwillige bijdrage, kerkbalans of contributie wordt meestal een doorlopende machtiging gebruikt. Wanneer u gebruik maakt van eenmalige incasso s is het wellicht interessanter om de handmatige incassolijst te gebruiken. Raadpleeg hiervoor de handleiding: (Bijdrageadministratie) Handmatige incassolijst opstellen Type mandaat Hier kunt u een mandaat blokkeren. Dit is handig wanneer een mandaat bijvoorbeeld niet meer wordt gebruikt omdat het mandaat is gewijzigd. U bent verplicht het mandaat te bewaren en kunt hem daarom niet verwijderen. Door het mandaat te blokkeren voorkomt u dat u het mandaat onterecht gebruikt. Rekeningnummer Denk erom dat u alleen IBAN kunt invoeren. Heeft u een oud rekeningnummer doorgekregen? Dan kunt u deze om laten zetten naar IBAN via BIC Het BIC-nummer genereert het programma zelf nadat u het rekeningnummer heeft ingevoerd, deze staat niet op het machtigingsformulier. Tenaamstelling De tenaamstelling voert het programma zelf in, er vanuit gaande dat dit de naam van het geselecteerde lid is. Datum handtekening Dit is de datum waarop de machtiging is afgegeven. Denk erom dat het mandaat niet op dezelfde datum als Datum handtekening gebruikt kan worden of zichtbaar is in Scipio Online. Begindatum machtiging en Einddatum Deze velden zijn niet verplicht. Indien gewenst kunt u hier de periode ingeven waarbinnen u het mandaat mag gebruiken. Eerste incasso Zoals eerder vermeld gelden er andere regels wanneer een mandaat voor het eerst wordt gebruikt. Daarom moet er op het mandaat staan aangegeven dat het mandaat voor het eerst wordt gebruikt. Dat doet u door het vinkje bij Volgende incasso is eerste incasso met dit mandaat aan te zetten. Nadat er een incasso met dit mandaat is aangemaakt verdwijnt het vinkje automatisch. Mandaat opslaan Als alle verplichte velden zijn ingevuld klikt u op Doorgaan om het mandaat op te slaan. Het mandaat is nu automatisch gekoppeld aan de toezegging.

9 Onder het tabblad Mandaten kunt u zien welke mandaten er bij het betreffende lid geregistreerd zijn.