Excel Controller. Handleiding voor King journalisering in Excel.xls. King Memoriaal boekingen in Excel

Transcriptie

1 Handleiding voor journalisering in Excel.xls Memoriaal boekingen in Excel Auteur(s) G. Buurmans Date of creation

2 Voorwoord Het Excel bestand journalisering in Excel.xls maakt het inlees bestand aan in het formaat txt (tekst formaat). Er kan maar één journaalpost worden aangemaakt met journalisering in Excel.xls. Zorg ervoor dat u altijd één leeg (ongebruikt) bestand van in Excel.xls houdt in verband met beschadiging. Voordat u aan de slag gaat met journalisering in Excel.xls test het met de demo administratie. Licentie Voor het importeren van journaalposten in dient u in bezit te zijn van de module Inlezen journaalposten in ASCII-fomaat hiervoor geld een extra aanschaf prijs van 195,-- en is voor alle versies beschikbaar. Journalisering in Excel 2 van

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Beveiligingen afzetten in Excel Beveiligingen afzetten vanaf Excel Exportbestand Importeren in Importeren ASCII-bestand met journaalposten Beveiligingen afzetten Journalisering in Excel 3 van

4 1 Inleiding Met dit product kunt u uw financiële opstellingen direct importeren in het administratieve pakket. Voordelen zijn: - Sneller opstellingen mogelijk. - Betere documentatie (boekingsverslagen). - Niet meer overbodig overtikken van de journaalposten. - Fout verslagen bij verkeerde invoer. - Tijdwinst. - Er kan nu op uitgebreid detailniveau boekingen worden geïmporteerd. Deze voordelen kunnen leiden tot: - Betere administratie (detail). - Tijdbesparing. Daarnaast bestaat de mogelijkheid tot maatwerk calculatie applicatie voor journaalposten. Mogelijkheden hiervoor zijn bijvoorbeeld: - Kasstaten. - Declaratie. - Eindafrekeningen. Kijk voor meer toepassingen op Journalisering in Excel 4 van

5 2 Beveiligingen afzetten in Excel Voordat u begint met werken met ons werkboek, dient u eerst het beveiligingsniveau van Excel voor VBA Macro s op een laag niveau te zetten. Gebeurt dit niet dan krijgt u foutmeldingen en waarschuwingen. De VBA Macro s zullen niet werken, echter zal dit niet leidingen tot nadelige gevolgen. Virussen kunnen niet voorkomen worden ook al heeft u deze beveiliging op één hoog niveau staan. Stappen: 1- Open Excel. 2- Zorg ervoor dat er géén werkbladen openstaan. 3- Ga naar het menu EXTRA MACRO Beveiliging. 4- Vervolgens krijg je de keuze uit Hoog/Gemiddeld/Laag. Kies hier voor Laag. Journalisering in Excel 5 van

6 5- Sluit Excel helemaal af. Als Excel opnieuw weer wordt opgestart zult u vervolgens géén meldingen van Excel meer krijgen. 3 Beveiligingen afzetten vanaf Excel2007 Aanpassen beveiligingsniveau VBA Macro's in Excel Klik op de Microsoft Officeknop en vervolgens op Opties voor Excel. Stap 1. Start Excel op en ga naar de Office knop en kies opties voor Excel. Journalisering in Excel 6 van

7 Stap 2. Kies in Opties in Excel:"Vertrouwenscentrum" Kies: "Instellingen voor vertrouwenscentrum". Stap 3. Vervolgens: "Instellingen voor macro's: Alle macro's inschakelen. Toegang tot het objectmodel van het VBA-project vertrouwen. Kies hier voor Laag of Gemiddeld. Bij gemiddeld krijgt u iedere keer weer, als u een excelbestand opent, de vraag of u de macro's wilt activeren. Journalisering in Excel 7 van

8 3 Exportbestand De eerste keer dat u Journalisering in Excel.xls opstart krijgt u de melding dat er nog geen export bestand is aangewezen of is aangemaakt. U krijgt dan het onderstaande scherm met de mogelijkheid één vast bestand te maken waar uw exportbestand standaard komt te staan. Dit bestand (*.txt) wordt later ingelezen in Voortaan wordt het exportbestand voor klaargezet in de folder E:\Desktop\ in het bestand Exportmemo.txt. Actie Knoppen 1- Bestand U krijgt een formulier waar u het export bestand wilt opslaan. 2- Exporteren Exporteren en conversie van de journaalregels naar het -formaat. 3- Stand. opmaak Over alle regels waar in kolom [Grootboek] is in gevuld wordt standaard opmaak aangebracht. Journalisering in Excel 8 van

9 4- Regel verwijderen De huidige regel wordt verwijderd in het gebied van journaalregels. 5- Regel toevoegen In het gebied journaalregels wordt op de actieve regel één regel toegevoegd. Velden Dagboek Datum Grootboek Referentie Omschrijving Bedrag Aantal Hulprekening Bedrag hulprekening Dagboek waarin de boeking wordt opgenomen Periode waarin wordt geïmporteerd Grootboek / Grootboek + Kostenplaats / Debiteur / Crediteur Factuurnummer Vrije omschrijving Zie king help Debiteuren en Crediteuren rekening. Zie king help. 4 Importeren in Als er één boeking gereed is voor exporteren, dient deze door knop Exporteren, geëxporteerd te worden naar de aangegeven locatie die met de knop Bestand ingesteld kan worden. Als één bestand succesvol geëxporteerd is, verschijnt de volgende melding. Met daarin de naam waar het bestand is opgeslagen en het totaal aantal regels wat daarin is opgeslagen. Journalisering in Excel 9 van

10 5 Importeren ASCII-bestand met journaalposten U kunt het programma vinden in hoofdmenu Financieel, onder Importeren. Let op: dit helpvenster krijgt u ook te zien als u de help opvraagt vanuit Importeren voorlopige boekingsgang. Klik op Uitwisseling boekingsgang: importeren om het helpvenster van dat programma op te vragen. Bestandsnaam Hier voert u de naam in van het ASCII-bestand. Als u het zoekvenster opvraagt, krijgt u een overzicht van alle IJP*.ASC bestanden die in de administratie-directory staan. Naam en locatie van het ASCII-bestand zijn overigens geheel vrij. Staat het bestand dat u wilt inlezen niet in de administratie-directory, dan moet u ook het bestandspad invoeren. Dagboekcode Als de dagboekcode die in de voorlooprecord van het ASCII-bestand staat onbekend is of ongeldig, dan dient u hier een andere dagboekcode in te vullen. Het is dan ook mogelijk om een nieuw dagboek aan te maken. Boekdatum Als de boekdatum die in de voorlooprecord van het ASCII-bestand staat in een geblokkeerde periode valt, dan moet u hier een andere datum invullen. Autonummeringen Alle boekingen worden door voorzien van één boekstuknummer. Journalisering in Excel 10 van

11 6 Beveiligingen afzetten Door het afzetten van de beveiligingen kunt u nieuwe werkbladen toevoegen voor vrij invoer (berekeningen en opstellingen). Daarnaast kunt u ook de opmaak van de cellen aanpassen indien u dit wenst. Belangrijk Verander nooit iets aan de regels 1 t/m 8. Voorbeeld 1: Afzetten van de beveiligingen Voorbeeld 2: Aanpassen instellingen cellen Journalisering in Excel 11 van