PRO. Instructie Upgrade van oude versies en Euro-Incasso

Transcriptie

1 PRO Instructie Upgrade van oude versies en Euro-Incasso december 2013

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 De update plaatsen Hoofdstuk 2 De update is geplaatst Hoofdstuk 3 - Basisinstellingen controleren Hoofdstuk 4 - Rekeningschema bijwerken Hoofdstuk 5 - Overstap naar IBAN / SEPA Hoofdstuk 6 - Mandaatproces Hoofdstuk 7 - Voorbereidingen treffen Hoofdstuk 8 - Bestaande ClieOp03 mandaten omzetten naar Euro-Incasso mandaten Hoofdstuk 9 - Een nieuwe Euro-Incasso mandaat aan een debiteur toevoegen Hoofdstuk 10 - Mandaat opvragen van een debiteur Hoofdstuk 11 - Een Euro-Incasso opdracht aanmaken Hoofdstuk 12 PAIN opdracht doorboeken Hoofdstuk 13 - Verschillen tussen ClieOp03 incasso en de Euro-Incasso, wat nu? Hoofdstuk 14 Mandaten opvragen Hoofdstuk 15 - Transacties opvragen Hoofdstuk 16 - Verplichte machtigingsinformatie Hoofdstuk 17 - Aanleveren van incasso bestanden Hoofdstuk 18 - Wijziging doorgeven voergegevens (alleen CashflowPro Foerage) Hoofdstuk 19 Kunstmest overzichten (alleen CashflowPro Foerage) Hoofdstuk 20 - Eindejaarssessie

3 Hoofdstuk 1 - De update plaatsen Factureren Voordat u de update gaat installeren raden wij u aan om eerst alle nog niet gefactureerde orders te factureren. Backup maken Voordat u de update gaat installeren, maakt u eerst van ELKE administratie en van ELK boekjaar een aparte backup. CashflowPro 2014 kent intern strikte regels die mogelijk nog niet bestonden in eerdere versies. In het niet uitsluitbare geval dat dit een conflict geeft heeft u uw backup weer nodig. Maak dus van elke administratie en van elk boekjaar apart een backup! Programma afsluiten Sluit het programma op uw PC af. Maakt u gebruik van een multi user omgeving? Sluit dan ook op de andere werkplekken het programma eerst af. Ga alleen verder indien u op alle werkplekken het programma heeft afgesloten! Update plaatsen De update voor CashflowPro is geschikt voor de volgende software programma s: - CashflowPro CashflowPro CashflowPro CashflowPro Cashflow Foerage (alle versies) Gebruikt u een ander programma? Installeer de update dan niet! Is het programma op alle PC s afgesloten? Ga dan verder. U kunt nu de update gaan uitvoeren. Heeft u problemen met het downloaden? Kijk dan op

4 Hoofdstuk 1 - De update plaatsen - vervolg Nadat u de update heeft gedownload kunt u het setup programma gaan uitvoeren. Het volgende scherm zal verschijnen: Automatisch zal de folder waar CashflowPro geïnstalleerd staat verschijnen. Is dat niet het geval controleer dan of u een programma gebruikt dat voldoet aan de eisen zoals op de vorige pagina is weergegeven. Indien dat het geval is, klikt u op Bladeren en selecteer (blauw maken) de folder waar het programma is geinstalleerd. Klik vervolgens op Uitvoeren. Het installatie programma zal zichzelf nu uitpakken en het volgende scherm zal verschijnen: Ook nu zal automatisch de folder waar CashflowPro is geïnstalleerd verschijnen. Is dat niet het geval klik dan op Bladeren en selecteer (blauw maken) de folder waar het programma is geïnstalleerd. Klik vervolgens op Uitvoeren. Het update programma gaat nu aan de gang. Afhankelijk van de snelheid van uw PC en de grootte van uw databestanden neemt dit enige tijd in beslag!

5 Hoofdstuk 1 - De update plaatsen - vervolg Het kan voorkomen dat u tijdens het installeren van de update onderstaande foutmelding krijgt: Dit lijkt ernstig, maar valt mee. De nieuwe versie van CashflowPro kent restricties die oudere versies niet hadden. Hierdoor kon het voorkomen dat er bepaalde zaken onjuist geregistreerd stonden dit had geen directe invloed op uw administratie. Om ervoor te zorgen dat u een correct bestand gebruikt, kiest u hier voor Ignore. Het is mogelijk dat deze melding een aantal keren voorkomt.

6 Hoofdstuk 2 - De update is geplaatst. Op het moment dat de update is geplaatst, kunt u het programma weer op de gebruikelijke wijze starten. Start het programma op en selecteer uw administratie en boekjaar: Klik vervolgens op Adminstratie openen : Hoofdstuk 3 - Basisinstellingen controleren Ga naar Beheer Bedrijfsgegevens instellingen. Controleer op elk tabblad of de gegevens correct zijn. Zijn deze niet correct? Wijzig de gegevens. Denk hierbij ook aan uw BTW code (indien van toepassing). Incasso s Maakt u gebruik van Incasso s: Controleer en vul het tabblad Incasso aan! Uw IBAN bankrekeningnummer moet hier komen te staan samen met uw Incassant ID. Het Incassant ID heeft u van uw bank gekregen. Heeft u (nog) geen Incassant ID? Neem dan zo spoedig mogelijk contact op met uw bank! Geef tevens aan of en hoe u het kenmerk batchgewijs boeken wilt gebruiken. Dit is per bank verschillend en is van invloed op de terugkoppeling op het dagafschrift. Neem contact op met uw bank voor de specifieke regelgeving.

7 Hoofdstuk 2 - De update is geplaatst - vervolg Enkele voorbeelden voor kenmerk batchgewijs boeken : Bank: Instelling: Resultaat: SKG Ja Totaalbedrag gecomprimeerd op dagafschrift SKG Nee of Overslaan Post voor post op dagafschrift Rabobank Ja of Overslaan Totaalbedrag gecomprimeerd op dagafschrift Rabobank Nee Post voor post op dagafschrift ING Overslaan Totaalbedrag gecomprimeerd op dagafschrift Informeer zelf bij uw uw bank voor de specifieke regelgeving.

8 Hoofdstuk 3 - Basisinstellingen controleren - vervolg Uw administratie inrichten Selecteer Admingegevens-1 : Controleer uw instellingen en voorkeuren: Selecteer Admingegevens-2 : Controleer uw instellingen en voorkeuren: Selecteer Denominatie : Controleer uw instellingen en voorkeuren:

9 Hoofdstuk 3 - Basisinstellingen controleren - vervolg Uw administratie inrichten - vervolg Selecteer Subadmin-Kenmerk : Controleer uw instellingen en voorkeuren: 1. Gebruikt u alleen debiteuren en crediteuren, selecteer dan de eerste optie. 2. Gebruikt u ook een koppeling met ons andere programma Scipio, selecteer dan de 2 e optie. 3. Heeft u binnen CashflowPro een aparte ledenadministratie, selecteer dan optie 3. Fourage Selecteer Foerage gegevens (indien aanwezig): Controleer uw instellingen en voorkeuren zie ook hoofdstuk 17. Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten.

10 Hoofdstuk 4 - Rekeningschema bijwerken Nadat u de bedrijfsgegevens heeft ingegeven, gaat u naar Administratie Rekeningschema. Selecteer de grootboekrekening voor Debiteuren. Controleer of de subadministratie de juiste koppeling heeft en klik op Opslaan. Selecteer de grootboekrekening voor Crediteuren. Controleer of de subadministratie de juiste koppeling heeft en klik op Opslaan. Indien u doorboekt naar ons andere programma Scipio, controleer dan bij de grootboekrekening Kerkdebiteuren of de koppeling met Scipio staat aangevinkt en klik op Opslaan. Sluit het rekeningschema vervolgens weer af. BTW coderingen controleren (indien van toepassing) Ga naar Hulpprogramma s BTW coderingen. Controleer dat bij de BTW percentage s 6%, 19% en 21% de inkoop-, verkoop- en kortingsgrootboekrekeningen zijn ingegeven.

11 BTW coderingen controleren (indien van toepassing) - vervolg U dient de volgende BTW coderingen te gebruiken: En deze te koppelen aan de juiste grootboekrekeningen. Voorbeeld: (Let op: zoals u ziet, wordt ook de oude 19% codering gekoppeld aan een BTW rekening ondanks dat deze niet meer wordt gebruikt; dient u deze voor de correcte werking wel te koppelen).

12 Hoofdstuk 5 - Overstap naar IBAN / SEPA In Europa wordt het betalingsverkeer gestandaardiseerd. Automatische afschrijvingen en overschrijvingen in euro s vinden vanaf februari 2014 op een nieuwe manier plaats. Dit betekent dat er nieuwe richtlijnen zijn voor automatische afschrijvingen. Uw programma is hiervoor aangepast. In dit document leest u hoe u hiermee moet omgaan. Wat is SEPA incasso? Dit is de opvolger van het huidige incasso proces in Nederland (ClieOp03). Het is een nieuwe manier van incasseren van bedragen in euro s waarbij de verwerking in alle Europese landelijk gelijk is. Welke variant gebruikt CashflowPro? Er bestaan twee varianten incasso s: - Standaard (CORE) - Zakelijk (Business2Business) CashflowPro maakt eerst gebruik van de standaard Euro-Incasso. Later zal ook Business2Business (B2B) ondersteuning worden toegevoegd. Blijven mijn huidige machtigingen geldig? Ja, in Nederland geldt dat alle doorlopende machtigingen (mandaten) die u heeft ontvangen voor 1 februari 2014 gebruikt kunnen blijven worden. U dient uw relaties wel te informeren dat er wordt overgestapt op de Europese incasso. Hierbij moet u uw Incassant ID en machtigings kenmerk (Machtigings ID) kenbaar maken. Wat is mandaat management? Mandaat management houdt in dat u verantwoordelijk bent voor de administratie en correct beheer van de door u ontvangen machtigingen. Hierbij moet de archivering volgens de geldende wetgeving plaatsvinden. Uw programma voorziet in het registreren van de mandaten. Wat is pre-notificatie? U dient de relatie waarbij u gaat incasseren van te voren op de hoogte te stellen dat er een bedrag van zijn/haar rekening zal worden afgeschreven. Normaal gesproken dient u dit minimaal 14 kalenderdagen van te voren te doen. U kunt hiervan afwijken indien u expliciete afspraken heeft gemaakt met uw relaties.

13 Hoofdstuk 6 - Mandaatproces Werkwijze: Stap 1: Stap 2: Stap 3: Stap 4: De crediteur (incassant / u) biedt een machtiging voor een Europese Incasso (Mandaat) ter ondertekening aan aan zijn (uw) relaties. Indien nodig vult de debiteur (uw relatie) zijn naam en adresgegevens in samen met zijn rekeningnummer (IBAN) en BIC. Vervolgens ondertekent de debiteur deze machtiging samen met een datum handtekening. De machtiging (mandaat) gaat retour naar de crediteur (u). De machtiging wordt samen opgeslagen binnen de software.

14 Hoofdstuk 7 - Voorbereidingen treffen Het voorbereiden voor de euro-incasso bestaat uit enkele onderdelen. Het is essentieel dat u elk onderdeel doorloopt en uitvoert. Uw Incassant ID Verzamel uw Incassant ID zoals u dat van uw bank heeft ontvangen. Heeft u nog geen Incassant ID? Neem dan eerst contact op met uw bank. Oude banknummers omzetten naar IBAN banknummers Heeft u uw oude banknummers nog niet aan ons aangeboden om deze om te laten zetten naar IBAN banknummers? Doe dit dan zo spoedig mogelijk! Zonder IBAN banknummers kunt u niet incasseren met de Euro-Incasso! Werkwijze: Stap 1: Stap 2: Ga naar Hulpprogramma s Banknummers omzetten naar IBAN... Hier kunt u uw banknummers aanbieden via de knop: Een week later kunt u de gegevens weer ophalen. Stap 1: Stap 2: Ga naar Hulpprogramma s Banknummers omzetten naar IBAN... Hier kunt u de IBAN-banknummers ophalen via de knop: Uw Incassant ID ingegeven: Heeft u nog geen Incassant ID? Neem dan contact op met uw bank. Wanneer u uw Incassant ID heeft, kunt u deze gaan koppelen aan uw fondsen. Werkwijze: Stap 1: Stap 2: Ga naar Beheer Bedrijfsgevevens instellingen Incasso Controleer of het JUISTE Incassant ID is ingegeven. LET OP: Maak geen tikfouten, uw incasso bestand kan hierdoor worden afgekeurd.

15 Hoofdstuk 8 - Bestaande ClieOp03 mandaten omzetten naar Euro-Incasso mandaten CashflowPro kan uw oude bestaande ClieOp03 mandaten in een keer overzetten naar Euro-Incasso mandaten. Voordat bestaande oude ClieOp03 mandaten kunnen worden omgezet naar Euro-Incasso mandaten moet u voldoen aan alle voorwaarden: Het Incassant ID moet bij de bedrijfsgegevens zijn ingegeven. Stap 1: Stap 2: LET OP: Ga naar Beheer Bedrijfsgevevens instellingen Incasso Controleer of het JUISTE Incassant ID is ingegeven. Maak geen tikfouten, uw incasso bestand kan hierdoor worden afgekeurd. IBAN-banknummers moeten aanwezig zijn. Heeft u de banknummers nog niet aangeboden? Werkwijze: Stap 1: Stap 2: Ga naar Hulpprogramma s Banknummers omzetten naar IBAN... Hier kunt u uw banknummers aanbieden via de knop: Heeft u de banknummers nog niet opgehaald? Stap 1: Stap 2: Ga naar Hulpprogramma s Banknummers omzetten naar IBAN... Hier kunt u de IBAN-banknummers ophalen via de knop: LET OP: De banknummers moeten eerst worden omgezet. Dit neemt enkele werkdagen in beslag! Probeer deze zelf op een later tijdstip weer op te halen.

16 Hoofdstuk 8 - Bestaande ClieOp03 mandaten omzetten naar Euro-Incasso mandaten - vervolg Het IBAN bankrekeningnummer moet aanwezig zijn en de betaalwijze bij de relatie moet op incasso staan: Indien u voldoet aan bovenstaande vereisten gaat u naar: Hulpprogramma s Omzetten ClieOp03 naar Euro-incasso mandaten. Klik op Omzetten om de bestaande mandaten om te zetten naar Euro-Incasso mandaten.

17 Hoofdstuk 9 - Een nieuwe Euro-Incasso mandaat aan een debiteur toevoegen Stap 1: Stap 2: Stap 3: Stap 4: Ga naar Relaties Relatiegegevens Selecteer de debiteur Selecteer het tabblad Financieel Geef het IBAN rekeningnummer en de betaalwijze in: Stap 5: Klik op Opslaan. Het volgende scherm verschijnt: Stap 6: Geef de gegevens van de machtiging (mandaat) in. a. Mandaat status: Dit veld geeft automatisch de status weer van het mandaat. b. Naam mandaat: Geef een voor uzelf handige naam in voor dit mandaat. c. Incassant ID: Hier komt het Incassant ID te staan zoals dat is ingegeven bij de bedrijfsgegevens d. Kenmerk machtiging: Het kenmerk machtiging moet per Incassant ID uniek zijn. De invulling hiervan kunt u zelf bepalen. Standaard zal deze het jaar van het mandaat + relatienummer zijn.

18 Hoofdstuk 9 - Een nieuwe Euro-Incasso mandaat aan een debiteur toevoegen - vervolg e. Frequentie: Normaal gesproken incasseert u met een doorlopende machtiging meerdere keren per jaar. Gebruik Eenmalig alleen voor een éénmalige incasso. Het mandaat zal na gebruik automatisch verlopen. f. Type mandaat: Het betreft hier doorgaans een Normaal mandaat. U kunt hier ook aangeven dat het mandaat geblokkeerd moet worden voor verder gebruik. g. Tegenrekening IBAN: IBAN (rekeningnummer) van de geïncasseerde. h. BIC: BIC van de geïncasseerde. i. Tenaamstelling: Tenaamstelling van het mandaat; de naam van de geïncasseerde. j. Datum handtekening: De datum waarop het mandaat is ondertekend k. Begindatum machtiging (Optioneel): De datum vanaf wanneer u het mandaat kunt gebruiken. Indien deze leeg wordt gelaten kan het mandaat meteen gebruikt worden. l. Einddatum machtiging (Optioneel): De datum vanaf welk moment het mandaat niet meer gebruikt kan worden. m. Eerste incasso: Wijzig dit alleen in geval van incasso problemen. Het wordt verder automatisch bijgehouden. Indien gewenst kunt u een digitale scan (via uw scanner) toevoegen aan het mandaat. Klik daarvoor op de knop Afbeelding Heeft u de gegevens correct ingegeven? Klik dan op Opslaan. Het mandaat is nu opgeslagen.

19 Hoofdstuk 10 - Mandaat opvragen van een debiteur Werkwijze: Stap 1: Stap 2: Stap 3: Ga naar Relaties Relatiegegevens Selecteer de debiteur Klik rechts op de knop Mandaten : Stap 4: Hier ziet u de mandaten die geregistreerd staan bij deze relatie: U kunt hier nieuwe mandaten maken, bestaande mandaten opvragen of niet gebruikte mandaten verwijderen. Per mandaat kunt u ook de bijbehorende transacties opvragen.

20 Hoofdstuk 11 - Een Euro-Incasso opdracht (PAIN) aanmaken Wanneer u klaar bent voor het maken van een Euro-Incasso opdracht maakt u eerst een backup. Dit om ervoor te zorgen dat wanneer er iets misgaat, u eenvoudig terug kunt keren naar de voorgaande situatie. Nadat u de backup heeft gemaakt kunt u de incasso opdracht aanmaken. Werkwijze: Stap 1: Stap 2: Stap 3: Stap 4: LET OP: Stap 5: Stap 6: Ga naar Relaties Incasso-opdrachten debiteuren Geef de sorteervolgorde en de juiste betaalwijze in. Eventueel kunt u ook een factuurdatum selectie toevoegen Klik vervolgens op Uitvoeren. U kunt alleen een Euro-Incasso opdracht maken indien de debiteur een geldig mandaat heeft! Selecteer de openstaande posten om te incasseren en klik op Incasseren Geeft de juiste gegevens in voor de incasso: Het bestand moet minimaal 5 werkdagen van te voren worden aangeboden! Neem contact op met uw bank om dit te verifiëren of dit ook bij uw bank het geval is! De maximale aanlevertermijn van een Euro-Incasso bestand is één jaar! U bent zelf verantwoordelijk voor het invullen van de correcte verwerkingsdatum Neem contact op met uw bank voor specifieke regelgeving!

21 Hoofdstuk 11 - Een Euro-Incasso opdracht aanmaken - vervolg Stap 7: Klik op Bepaal incasso opdrachten Stap 8: De incasso opdrachten worden verzameld en samengesteld. In het aan te leveren bestand worden de verschillende typen incasso per batch van elkaar gescheiden. Elke individuele transactie krijgt automatisch een unieke transactie ID. Stap 9: Stap 10: Klik op Opslaan om het incasso bestand aan te maken. De incasso posten zijn nu in behandeling. U kunt het incassobestand aan bieden aan uw bank. Zie hoofdstuk 17 voor meer informatie De incasso posten zijn in behandeling en kunnen bij de daadwerkelijke ontvangst worden doorgeboekt.

22 Hoofdstuk 12 PAIN opdracht doorboeken Bij het aanmaken van de betaal- of incasso opdrachten worden de bijbehorende batches bijgehouden. Op het moment dat u het dagafschrift gaat verwerken kunt u de regel met de batch op een Uitzoekrekening plaatsen. Na het verwerken van het dagafschrift kunt u dan in een keer de gehele batch doorboeken. Werkwijze: Stap 1: Stap 2: Ga naar Journaliseren Doorboeken PAIN opdracht Het volgende scherm verschijnt: Stap 3: Stap 4: Stap 5: Selecteer het dagboek Memoriaal Vul de benodigde gegevens, selecteer de juiste grootboekrekeningen en kies de door te boeken batch. Klik op Doorboeken om de boeking af te ronden. Op dat moment wordt tevens de subadministratie bijgewerkt.

23 Hoofdstuk 13 - Verschillen tussen ClieOp03 incasso en de Euro-Incasso, wat nu? Het kan voorkomen dat er een verschil zit tussen de totalen van de ClieOp03 incasso en de totalen van de nieuwe Euro-Incasso. Veel voorkomende oorzaken hiervan zijn: - Er is geen IBAN-rekeningnummer bij de desbetreffende relatie bekend en deze wordt derhalve overgeslagen bij het aanmaken van de Euro-Incasso opdracht. - Er is geen mandaat bekend. U kunt dit eenvoudig zelf analyseren door de banknummers en de mandaten te controleren.

24 Hoofdstuk 14 - Mandaten opvragen Wanneer u wilt zoeken naar een bepaald mandaat met een kenmerk machtiging (Machtigings ID) dan is dat eenvoudig. Werkwijze: Stap 1: Ga naar Relaties Incasso registratie Mandaat registratie. Stap 2: Stap 3: Geef bij Zoek naar in waar u op wilt zoeken en geef bij In de zoeksleutel in. Indien gewenst kunt u hier ook meteen de mandaten bewerken.

25 Hoofdstuk 15 - Transacties opvragen Wanneer u wilt zoeken naar een bepaalde transactie dan is dat eenvoudig. Werkwijze: Stap 1: Ga naar Relaties Incasso registratie Transactie overzicht. Stap 2: Geef bij Zoek naar in waar u op wilt zoeken en geef bij In de zoeksleutel in.

26 Hoofdstuk 16 - Verplichte machtigingsinformatie Een machtiging moet duidelijk gescheiden zijn van de andere tekst op het formulier. U moet de verplichte gegevens op het SEPA-machtigingsformulier vermelden. Richtlijnen: Het SEPA machtigingsformulier moet minstens de volgende gegevens bevatten: 1. Het woord SEPA moet in de titel van de machtiging. Voorbeeld: Doorlopende SEPA-machtiging. 2. Uw bedrijfsnaam met het volledige adres, inclusief woonplaats en land. 3. Uw Incassant-ID. 4. Het kenmerk van de machtiging. Het kenmerk is een identificatie methode om de machtiging te herkennen. De opbouw van het kenmerk heeft geen effect op de uiteindelijke incasso. Dit mag u zelf toekennen en moet aan de volgende eisen voldoen: - Het moet uniek zijn in combinatie met het incassant-id. - Het mag niet langer zijn dan 35 posities (alfanumeriek). CashflowPro helpt u hierbij en gebruikt standaard het jaar en het debiteurennummer. Voorbeeld: = jaartal, lengte: = debiteurnummer 5. De verplichte toestemmingstekst: Voorbeeld: Door ondertekening van dit formulier geeft u toestemming aan {naam van uw gemeente} om doorlopende incasso-opdrachten te sturen naar uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven en uw bank om doorlopend een bedrag van uw rekening af te schrijven overeenkomstig de opdracht van {naam van uw gemeente}. Als u het niet eens bent met deze afschrijving kunt u deze laten terugboeken. Neem hiervoor binnen acht weken na afschrijving contact op met uw bank. Vraag uw bank naar de voorwaarden. 6. Naam en adres, inclusief woonplaats en land van de geïncasseerde. 7. De IBAN (rekeningnummer) van de geïncasseerde. 8. Plaats en datum van ondertekening.

27 Hoofdstuk 16 - Verplichte machtigingsinformatie - vervolg 9. Handtekening van de geïncasseerde.

28 Hoofdstuk 17 Aanleveren van incasso bestanden U bent zelf verantwoordelijk voor het aanbieden van de incassobestanden aan uw bank. Doet u dit te laat dan zal de incasso niet op tijd doorgang kunnen vinden. Maakt u meerdere incassobestanden aan, hou dan rekening met het mandaatgebruik. Een eerste keer doorlopende incasso moet worden aangeboden VOOR een vervolg doorlopende incasso. BELANGRIJK EN GOED OM TE WETEN : Hagru kan niet zien wat u doet, noch u hierop controleren. U bent zelf volledig verantwoordelijk voor de juiste aanmaak een aanlevering van de incassobestanden aan uw bank. Indien u hier fouten in maakt, dan kan het gebeuren dat een of meerdere of zelfs alle incasso-opdrachten worden afgekeurd. Indien Hagru eventuele fouten moet analyseren, oplossen of herstellen dan worden hier kosten voor in rekening gebracht.

29 Hoofdstuk 18 - Wijziging doorgeven voergegevens (alleen CashflowPro Foerage) Leveranciers van voer voor staldieren moeten jaarlijks gegevens aanleveren bij Dienst Regelingen. Leveranciers van voer voor rundvee moeten dit binnenkort ook. Waarom? De overheid heeft dit bepaald. Een van de drie pijlers van het mestbeleid is het zogenaamde voetspoor. Het voetspoor is er op gericht de hoeveelheid fosfaat in het voer te verminderen. De overheid wil het resultaat van het voetspoor monitoren. Hiervoor zijn ook de gegevens van het voer voor rundvee nodig. Uw administratiepakket inrichten Het is van belang dat u uw artikelbestand gaat wijzigen. Dit is een tijdrovende klus, maar is wel noodzakelijk. Eerst dient u te controleren of de gegevens bij de bedrijfsgevens correct zijn ingegeven. Stap 1: Stap 2: Ga naar Beheer Bedrijfsgevevens Foerage-gegevens. Controleer of de gegevens juist zijn en plaats een vinkje bij BEX : Klik vervolgens op Opslaan en sluit de programma instellingen weer af.

30 Hoofdstuk 18 - Wijziging doorgeven voergegevens (alleen CashflowPro Foerage) - vervolg Artikelen wijzigen U dient uw artikelbestand bij langs te gaan en de benodigde correcties per artikel aan te brengen. Stap 1: Stap 2: Stap 3: Stap 4: Ga naar Artikelen Artikelbeheer. Selecteer het te wijzigen artikel. Wijzig de benodigde foerage gegevens. Klik op Opslaan. Voorbeeld artikel: Euro Wit Brok Stap 1: Stap 2: Selecteer tabblad Foeragegegevens : Uw scherm zal er ongeveer als volgt uit komen te zien: Stap 3: Vul de gegevens aan: In bovenstaande voorbeeld worden de mineralen berekend per kg product. BELANGRIJK: Denk er ook om dat de nieuwe rundveegroep ingeeft! Stap 4: Klik op Opslaan

31 Hoofdstuk 19 Kunstmest overzichten (alleen CashflowPro Foerage) Kunstmest overzicht Maakt u gebruik van kunstmest overzichten? Zorg er dan voor dat u een artikelgroep gebruikt met de omschrijving kunstmest. Deze dient u vervolgens te koppelen aan het desbetreffende artikel. Voorbeeld vanuit het artikelbeheer:

32 Hoofdstuk 20 Eindejaarssessie Wanneer u wilt beginnen met een nieuw boekjaar kunt u de eindejaarssessie draaien. Dit onderdeel stelt u in staat om op eenvoudige wijze een nieuw boekjaar met stamgegevens te openen en de balansgegevens al dan niet over te nemen.

33 Hoofdstuk 20 Eindejaarssessie - vervolg Er zijn een aantal opties: Optie 1: Een nieuw boekjaar aanmaken met stamgegeven, maar zonder datagegevens. Deze optie kunt u kiezen als u al wel in het nieuwe boekjaar wilt gaan boeken maar de administratie van het afgelopen boekjaar is nog niet volledig klaar m.a.w. de balansgegevens zijn nog niet beschikbaar. Na de keuze van deze optie dient u de volgende handelingen te verrichten: Bij de dagboekgegevens dient u, indien gewenst, het boekstuknummer weer op de startwaarde te zetten. Via het memoriaal dient u het beginsaldo van kas/bank/girorekeningen te boeken met als tegenboeking bijv. de grootboekrekening met de omschrijving tussenrekening beginbalans Hierna is het nieuwe boekjaar gereed om in te boeken. Optie 2: Een nieuw boekjaar aanmaken met stamgegevens en inclusief balansgegevens. De optie kiest u indien in het lopende boekjaar alle gegevens zijn verwerkt en de balans/verliesen winst is gemaakt. Het nieuwe boekjaar wordt geopend en de balansgegevens worden direct geboekt. Na de keuze van deze optie dient u de volgende handelingen te verrichten: Bij de dagboekgegevens dient u, indien gewenst, het boekstuknummer weer op de startwaarde te zetten. Hierna is het nieuwe boekjaar gereed om in te boeken. Optie 3: Balansgegevens overzetten naar een reeds bestaand boekjaar. Indien in eerste instantie voor de eerste optie is gekozen en na verloop van tijd de balansgegevens van het oude boekjaar heeft afgemaakt, dan kunnen de balansposten worden geïntegreerd in het al reeds aangemaakte nieuwe boekjaar, waarin naar alle waarschijnlijkheid al geboekt is. De balansposten worden keurig overgezet naar het nieuwe boekjaar en alle saldi zullen worden herrekend en de administratie is daarna compleet. In dit geval dient u de oorspronkelijke boeking waarin de saldi van kas/bank/girorekeningen zijn geboekt volledig tegen te boeken omdat na het overzetten de balansbedragen dubbel geboekt zullen zijn. LET OP Resultatenrekening Wanneer u de volgende melding in het eindejaarssessie scherm ziet verschijnen, houdt dit in dat u nog niet beschikt over een resultatenrekening of dat u deze nog niet heeft ingesteld in de bedrijfsgegevens. Maak een grootboekrekening Resultatenrekening aan bij Administratie Rekeningschema.

34 Hoofdstuk 20 Eindejaarssessie - vervolg Stel de grootboekrekening Resultatenrekening voor het resultaat vervolgens bij Beheer bedrijfsgegevens in. Uitvoeren Kies Uitvoeren om de eindejaarssessie uit te voeren. Het nieuwe boekjaar wordt nu aangemaakt en geopend. Sluiten Met de knop sluiten beëindigt u het werken met dit onderdeel.