Koppeling met SnelStart

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING 3 2. STEL UW STANDAARD BOEKHOUDPAKKET IN 3 3. ACTIVEER DE RECHTSTREEKSE COM-KOPPELING 3 4. GEEF DE ADMINISTRATIENAMEN EN DAGBOEKNUMMERS OP 3 5. IMPORTEER HET REKENINGSCHEMA 4 6. GEEF DE BTW-CODES OP 5 7. KOPPEL DE BTW-CODES AAN DE BTW-GROEPEN 5 8. HOE NU VERDER? 6

3 1. Inleiding Dit document beschrijft de procedure die u dient te doorlopen om Order-Direct te koppelen met het boekhoudpakket SnelStart. Hiertoe dienen er in Order-Direct een aantal zaken te worden ingesteld. De procedure gaat ervan uit dat SnelStart reeds volledig geïnstalleerd is op uw computer en dat de licentie van SnelStart is ingevoerd en geactiveerd. 2. Stel uw standaard boekhoudpakket in Allereerst dient u op te geven welk softwarepakket u gebruikt als standaard boekhoudpakket. Start in het hoofdprogramma het programma-onderdeel INSTELLINGEN PROGRAMMA ALGEMEEN op. Onderin het eerste tabblad DIVERSEN, in het kader Standaard boekhoudpakket, geeft u op: SnelStart (COMkoppeling). Klik op OK of druk op F4 om de instelling op te slaan en het onderdeel af te sluiten. 3. Activeer de rechtstreekse COM-koppeling Om gegevens uit te kunnen wisselen tussen Order-Direct en SnelStart dient u op te geven dat u gebruik maakt van een zogeheten COM-koppeling, een rechtstreekse koppeling tussen Order-Direct en SnelStart om gegevens te kunnen uitwisselen. Start in het hoofdprogramma het onderdeel INSTELLINGEN COMPUTERS ALGEMEEN op. Activeer in het eerste tabblad ALGEMEEN in het bovenste kader de instelling COM-koppeling met boekhoudpakket. Klik op OK of druk op F4 om de instelling vast te leggen en het onderdeel af te sluiten. 4. Geef de administratienamen en dagboeknummers op SnelStart maakt gebruik van één of meerdere administraties met dagboeken. De namen van de administraties dient u voor ieder jaar afzonderlijk in te voeren in Order-Direct. Vervolgens geeft u de nummers op van enkele gangbare dagboeken. Start in het hoofdprogramma het onderdeel INSTELLINGEN PROGRAMMA ADMINISTRATIE ADMINISTRATIES op. Klik op de knop Administraties of druk op Shift+Ctrl+A. Order-Direct maakt dan verbinding met SnelStart en vraagt een lijst van administratienamen op. Verschijnt dit overzicht, dan is de COM-koppeling tussen Order-Direct en SnelStart aanwezig en actief. Is het overzicht leeg, geef dan in het derde tabblad SNELSTART de folder op waarin zich de administratiebestanden van SnelStart bevinden, klik op OK en probeer het opnieuw. De lijst bevat overigens alleen de namen van de administraties die zijn ondergebracht in een MS-Access database; de administraties die zijn opgeslagen in SQL Server databases worden niet getoond pagina 3-6

4 Verschijnt er nog steeds geen lijst van administraties, controleer dan in SnelStart of hier reeds (MS-Access) administraties zijn aangemaakt. Controleer ook of in SnelStart, in EXTRA LICENTIEBEHEER, onder Integratie branch-/maatwerksoftware de optie SnelStart!Gateway is aangevinkt. Vul in de tabel aan de bovenzijde van het tabblad ALGEMEEN, in het kader Administraties, de jaartallen in met daarachter de naam van de administratie voor dat jaar. U kunt hierbij gebruik maken van de administratienamen uit het zojuist opgeroepen overzicht uit SnelStart, bijvoorbeeld door ze met de muis te verslepen. Maakt u gebruik van dezelfde administratie voor meerdere jaren, dan vult u bij ieder jaar dezelfde administratienaam in. Sluit het venster Administraties in SnelStart door op Sluiten te klikken. Selecteer het tweede tabblad DAGBOEKEN en vul hier de nummers in van achtereenvolgens de dagboeken Verkoop, Kas, Bank en Postbank. Geef bij ieder dagboek een nummer op. Vaak gebruikte nummers in SnelStart zijn1300 voor het verkoopboek,1000 voor het kasboek,1100 voor het bankboek en1200 voor het Postbankboek. Gebruikt u meerdere bankboeken in SnelStart, voer alle nummers dan in bij Bank, gescheiden door puntkomma s, bijvoorbeeld1100;1110. Geef in het derde tabblad SNELSTART de benodigde instellingen op om te kunnen koppelen, afhankelijk van het type database dat u gebruikt binnen SnelStart; MS-Access of SQL Server. Klik op OK of druk op F4 om de administratienamen en dagboeknummers op te slaan en het onderdeel af te sluiten. 5. Importeer het rekeningschema Na het opgeven van de administratienamen en dagboeknummers kan het rekeningschema van SnelStart worden geïmporteerd. Order-Direct gebruikt dit rekeningschema om te kunnen bepalen naar welke rekeningen de journaalposten van fakturen moeten worden geboekt. Start het onderdeel INSTELLINGEN PROGRAMMA ADMINISTRATIE REKENINGSCHEMA op. Klik rechts beneden in het eerste tabblad REKENINGSCHEMA op de knop Importeren en beantwoord de vraag Wilt u het rekeningschema van SnelStart importeren? met Ja. Het rekeningschema van SnelStart wordt nu geïmporteerd. Klik in de knoppenbalk aan de bovenzijde van het venster op Opslaan of druk op Ctrl+S om dit schema vast te leggen pagina 4-6

5 Uit het rekeningschema dienen een aantal rekeningen te worden geselecteerd die een speciale betekenis hebben, zoals de standaard omzetrekening. Selecteer het tweede tabblad SPECIALE REKENINGEN. In dit tabblad dient u een aantal rekeningnummers in te voeren. U kunt in ieder van de invoervelden gebruik maken van de zoektoets F2 om het ZOEKVENSTER REKENINGSCHEMA op te roepen. Vaak gebruikte rekeningnummers zijn8000 voor de omzetrekeningen,1300 voor de rekening debiteuren en1500 voor de rekening crediteuren. Bij de standaard BTW-rekening gaat het om de rekening voor de te betalen BTW. Sla de speciale rekeningnummers op met Opslaan of Ctrl+S en verlaat het onderdeel met Sluiten of Esc. 6. Geef de BTW-codes op Ten behoeve van de BTW-berekeningen dienen er een aantal BTW-codes te worden ingevoerd met een bijbehorende BTW-rekening. Start het onderdeel INSTELLINGEN PROGRAMMA ADMINISTRATIE BTW-CODES op. In dit onderdeel kunt u de BTW-codes invoeren, voorzien van een omschrijving en een rekening uit het rekeningschema. De code voor de BTW-plicht kunt u leeg laten; deze wordt niet gebruikt in de koppeling met SnelStart. Met Ctrl+Enter voegt u een nieuwe BTW-code toe. Vaak gebruikte codes zijn 1 voor BTW hoog te betalen en 2 voor BTW laag te betalen. Bij het invoeren van de gekoppelde BTW-rekening kunt u gebruik maken van de zoektoets F2 om het ZOEKVENSTER REKENINGSCHEMA op te roepen. Sla de BTW-codes op met Opslaan of Ctrl+S en verlaat het onderdeel met Sluiten of Esc. 7. Koppel de BTW-codes aan de BTW-groepen Nu de BTW-codes zijn ingevoerd, dient u deze te koppelen aan de BTW-groepen zoals die binnen Order-Direct worden gebruikt. Start het onderdeel INSTELLINGEN PROGRAMMA ALGEMEEN op. Selecteer het tabblad BTW-GROEPEN. Geef in de kolom Code bij iedere BTW-groep de bijbehorende BTW-code op. Druk op F2 om het ZOEKVENSTER BTW-CODES op te roepen. Klik op OK of druk op F4 om de wijzigingen vast te leggen en het onderdeel af te sluiten pagina 5-6

6 8. Hoe nu verder? De koppeling tussen Order-Direct en SnelStart is nu gereed voor gebruik, in de volgende programma-onderdelen: IMPORT/EXPORT RELATIES EXPORTEREN; voor het exporteren van debiteur- en/of crediteurgegevens naar SnelStart. ADMINISTRATIE FAKTUURBEDRAGEN; voor het exporteren van journaalposten van een reeks fakturen naar SnelStart. Met de journaalposten worden ook de debiteurgegevens naar SnelStart geëxporteerd of in SnelStart bijgewerkt. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de omzetrekeningen die zijn ingevoerd bij de artikelgroepen. Is er geen omzetrekening ingevoerd bij de artikelgroep van een artikel, dan wordt de standaard omzetrekening gebruikt zoals die is ingevoerd in INSTELLINGEN PROGRAMMA ADMINISTRATIE REKENINGSCHEMA. Selecteer eerst één of meerdere fakturen, door het eerste en laatste faktuurnummer in te toetsen of door een begin- en einddatum in te geven. Klik vervolgens op Vernieuwen of druk op F5 om de fakturen te verzamelen. Klik vervolgens op de knop EXPORTEREN. Er verschijnt dan een venster waarin het juiste boekhoudpakket al is aangegeven. Klik onderin dit venster op EXPORTEREN om de faktuurgegevens naar SnelStart te exporteren. ADMINISTRATIE BETALINGEN; voor het inlezen van betalingen vanuit SnelStart. Klik op de knop IMPORTEREN aan de rechterzijde van het venster. De totalen aan de bovenzijde van het venster geven aan hoeveel betalingen er zijn ingelezen, van hoeveel debiteuren en voor welk totaalbedrag. Zijn deze gegevens correct, klik dan op de knop VERWERKEN om de ingelezen betalingen te verwerken in Order-Direct. Raadpleeg de helpschermen bij de betreffende onderdelen voor meer informatie pagina 6-6