Handleiding Koppeling met AFAS Profit Versie 0.6

Transcriptie

1 Handleiding Koppeling met AFAS Profit 2016 Versie

2 Inhoud Inleiding... 3 Doelgroep... 3 Proces op hoofdlijnen... 3 Voor je begint... 3 App Connector... 3 AFAS Online... 3 Webservices... 4 Webservices testen... 4 Connector-gebruiker toevoegen en autoriseren... 5 Connector-gebruiker toevoegen... 5 Connector-gebruiker autoriseren... 6 Connector-gebruiker mag alleen GetConnectoren uitvoeren... 7 GetConnector Overzicht AFAS Online AppConnector App connector toevoegen: GetConnectoren en UpdateConnectoren toevoegen aan AppConnector: Welke Connectoren moet ik toevoegen aan de AppConnector? Gebruikerstoken aanmaken TriFact Koppeling leggen met AFAS AFAS Online AFAS Lokaal Administratie koppelen Appendix A: Migreren van NTLM naar de AppConnector

3 Inleiding Deze handleiding beschrijft het proces en de stappen die noodzakelijk zijn om TriFact365 te koppelen met jouw lokale installatie van AFAS Profit Je kunt deze handleiding ook gebruiken om te koppelen met AFAS Profit Online, hiervoor hoef je echter een aantal stappen niet uit te voeren. De installatie en configuratie van AFAS (en de WebServices) vallen buiten de scope van deze handleiding. Doelgroep Deze handleiding is bedoeld voor beheerders van AFAS Profit 2016 met kennis van netwerkbeheer. Indien je weinig of geen kennis hebt van netwerkbeheer, zorg dan dat je jouw netwerkbeheerder paraat hebt staan tijdens deze installatie. Proces op hoofdlijnen 1. Installatie en testen van de WebServices 2. Connector-gebruiker toevoegen 3. Connector-gebruiker autoriseren 4. GetConnectoren importeren 5. Koppeling leggen in TriFact365 Voor je begint Zorg dat je het IP-adres (of CNAME) en het poortnummer weet waarop TriFact365 de WebServices kan benaderen (zie ook de stap WebServices testen). Zorg dat je weet welke omgeving je binnen AFAS wilt koppelen. Zorg dat je een TriFact365-account hebt aangemaakt waarmee je kunt koppelen. App Connector Per 1 januari 2017 stopt AFAS met het ondersteunen voor NTLM-authenticatie voor AFAS Online. Dit betekent dat het vanaf 1 november 2016 niet meer mogelijk is om nieuwe koppelingen in TriFact365 te leggen via NTLM-authenticatie. Alle nieuwe koppelingen dienen te worden ingericht met de AppConnector. AFAS Online Bij gebruik van AFAS Online zijn de Webservices al geïnstalleerd en kun je deze stappen overslaan; ga dan verder met het toevoegen van de connector gebruiker. Mocht je vragen hebben of ergens niet uitkomen, neem dan contact op met de helpdesk van TriFact365 (support@trifact365.nl), zij helpen je graag verder. 3

4 Webservices Webservices testen Voor het aanroepen van de Get- en UpdateConnectoren en het transport van gegevens van en naar de Profit-database is een verbinding nodig tussen de externe applicatie en de Profit Server (Backoffice). Deze verbinding wordt gevormd door de Profit Webservices. Voordat je start raden wij je aan om te testen of de Webservices beschikbaar zijn. Zo niet, dan moet je de Profit Webservices alsnog installeren. De Webservices worden automatisch geïnstalleerd bij de installatie van Profit. Bij het gebruik van connectoren is het meestal nodig dat Webservices door applicaties buiten jouw eigen netwerk/infrastructuur benaderd kunnen worden. Als dit nodig is, moet jouw netwerkbeheerder dit mogelijk maken. Dit heeft te maken met de infrastructuur en de beveiliging van jouw bedrijfsnetwerk, niet met Profit. 1. Start Internet Explorer op de Profit-applicatieserver. 2. Ga naar het volgende adres: Deze manier van testen werkt alleen op de webserver. Als de volgende pagina verschijnt, zijn de Webservices correct geïnstalleerd: Als deze pagina niet verschijnt, installeer je de Webservices. 4

5 Connector-gebruiker toevoegen en autoriseren Connector-gebruiker toevoegen 1. Start Profit. 2. Login op de omgeving. 3. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool. 4. Ga naar: Gebruiker / Nieuwe systeemgebruiker. 5. Vul de gebruikersnaam bij het veld Gebruiker in. 6. Vul de omschrijving in. 7. Vul het wachtwoord in. 5

6 De Connector-gebruiker moet altijd een sterk wachtwoord hebben, ook als je deze functionaliteit niet gebruikt. 8. Klik op: Volgende. 9. Vink Connector aan. Als de gebruiker ook toegang nodig heeft tot andere onderdelen, vink je deze aan. Vink Commandline aan als de Connector via de Commandline Utility wordt aangeroepen. 10. Klik op: Voltooien. Connector-gebruiker autoriseren Afhankelijk van jouw versie van Profit zijn de filters mogelijk niet beschikbaar, in dit geval sla je deze stap over (bijvoorbeeld bij Small Business). GetConnectoren, rapporten, analyses zijn definities. Deze kun je apart autoriseren. Als je definitie-autorisatie gebruikt, moet je de onderstaande procedure uitvoeren. In deze procedure worden bij de Connector-gebruiker alle autorisatiefilters ingeschakeld. Hierdoor krijgt de Connector-gebruiker toegang tot alle definities (dus ook analyses, rapporten, etc.). Je kunt de toegang van de Connector-gebruiker beperken door de filters in te stellen en te autoriseren. 1. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers. 2. Selecteer de Connector-gebruiker. 3. Ga naar het tabblad: Autorisatie. 4. Ga naar: Algemeen / Beheer / Definitie / Filters. 5. Selecteer Filter actief. Hierdoor autoriseer je alle filters bij deze gebruiker. Als dit niet gewenst is, activeer je alleen de relevante filters. Je moet deze filters autoriseren, omdat deze gelden voor weergaven met definities, waaronder de weergaven met GetConnectoren. De filterautorisatie bepaalt welke connectoren de Connector-gebruiker kan uitvoeren. 6

7 Door de mappen met filters open te klappen, zie u dat deze geautoriseerd zijn. 6. Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft niet opnieuw in te loggen. Connector-gebruiker mag alleen GetConnectoren uitvoeren Je bepaalt dat de Connector-gebruiker wel GetConnectoren mag uitvoeren, maar geen toegang heeft tot rapporten, analyses, etc. Hiermee voorkom je dat de Connector-gebruiker rapporten en analyses uitvoert via de Commandline. Deze gebruiker kan immers alleen GetConnectoren uitvoeren. 1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool. 2. Ga naar: Extra / Onderhoud gegevensfilters 7

8 3. Selecteer het filtertype Algemeen - Definitie uitvoeren (o.a. rapport, analyse, document). 4. Klik op: Toevoegen. 5. Vul de omschrijving in. 6. Selecteer Volgens filter. 8

9 Leg een filter vast op het type definitie GetConnector (code 8). 8. Klik op: OK. 9. Klik op: Sluiten. 10. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikers. 11. Selecteer de Connector-gebruiker. 12. Ga naar het tabblad: Autorisatie. 13. Selecteer het filter. 9

10 14. Selecteer Filter actief. 10

11 GetConnector Overzicht Onderstaande tabel toont de GetConnectoren die TriFact365 nodig heeft om te kunnen functioneren. De connectoren die blauw zijn gemarkeerd, zijn niet standaard aanwezig in AFAS en dienen eerst te worden geïmporteerd. Naam Profit_Accounts Profit_Debtor Profit_Journals Trifact_PaymentConditions Trifact_Costplaces Trifact_Projects Trifact_Creditors Trifact_Administrations Trifact_Invoices Trifact_Countries Trifact_Debtors Trifact_Vatcodes Functie van de GetConnector Ophalen van grootboeken Ophalen van debiteuren Ophalen van dagboeken Ophalen van betaalcondities Ophalen van kostenplaatsen Ophalen van projectcodes Ophalen van crediteuren Ophalen van administraties Ophalen van facturen Ophalen van landen Ophalen van debiteuren Ophalen van BTW codes Indien jouw versie van Profit (Small Business) projecten niet ondersteunt, dan kunt je de connector Trifact_Projects niet importeren. Dit is geen probleem. Deze GetConnectoren kun je downloaden vanuit jouw TriFact365-omgeving. Tijdens het leggen van de koppeling (zie hoofdstuk koppeling leggen hieronder), treft je bij stap 2 Voorbereiding een link aan waarmee je de GetConnectoren kunt downloaden. 1. Kopieer deze GetConnectoren naar een nieuwe folder in de Windows Verkenner. 2. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer/ GetConnector. 3. Klik op: Importeren. 4. Selecteer vervolgende de map met de GetConnectoren uit Stap 1. 11

12 5. Klik op: Voltooien. AFAS Online Voor AFAS Online kun je via Network \ tsclient jouw lokale computer benaderen om vanaf daar de GetConnectoren te importeren. 12

13 AppConnector Voordat TriFact365 gekoppeld kan worden, dient er een AppConnector te worden aangemaakt en ingericht. App connector toevoegen: 1. Ga naar: Algemeen / Beheer / App connector. 2. Klik op: Nieuw. 3. Vul de omschrijving in. 4. Selecteer een gebruikersgroep bij Gebruikersgroep. 5. Klik op: Voltooien. 6. De eigenschappen van de AppConnector worden geopend. GetConnectoren en UpdateConnectoren toevoegen aan AppConnector: 1. Open de aangemaakte AppConnector als dit nog niet het geval is. 2. Ga naar het tabblad: GetConnectoren. 3. Klik op: Nieuw. 4. Selecteer de GetConnectoren die je wilt gaan aanroepen (zie hieronder). 5. Ga naar het tabblad: UpdateConnectoren. 6. Klik op: Nieuw. 7. Selecteer de UpdateConnectoren die je wilt gaan aanroepen (zie hieronder). Welke Connectoren moet ik toevoegen aan de AppConnector? Alle GetConnectoren die zijn toegevoegd tijdens de stap GetConnectoren toevoegen uit deze handleiding dienen te worden toegevoegd als GetConnector (zie overzicht pagina 11). Let ook op dat de standaard Profit-connectoren ook worden toegevoegd: Profit_Journals Profit_Accounts Profit_Debtor LET OP! ALLE GETCONNECTOREN DIE BEGINNEN MET TRIFACT_ MOETEN HIER OOK WORDEN TOEGEVOEGD! (ZIE OVERZICHT PAGINA 11!) Daarnaast dienen de volgende UpdateConnectoren te worden toegevoegd: FiEntries FiInvoice KnSubject KnSalesRelationOrg KnPurchaseRelationOrg 13

14 Gebruikerstoken aanmaken Je voegt handmatig een token toe voor een gebruiker. De gebruiker moet lid zijn van de gebruikersgroep die gekoppeld is aan de AppConnector. Handmatig token aan gebruiker toekennen: 1. Ga naar: Algemeen / Beheer / App connector. 2. Open de eigenschappen van de AppConnector. 3. Vink het veld Geblokkeerd uit. 4. Ga naar het tabblad: Gebruikerstokens. 5. Klik op: Nieuw. 6. Selecteer de gebruiker. 7. Vul de omschrijving in. Deze moet uniek zijn. 8. Klik op: Volgende. 9. Klik op: Kopieer. Met deze actie kopieer je de token naar het Klembord. Na het voltooien van de wizard kun je de token niet meer raadplegen via Profit. Als de token niet bekend is, dan moet je de oude token verwijderen en een nieuwe token toevoegen. 10. Klik op: Voltooien. Het token dat je zojuist hebt gegenereerd, heb je nodig in de volgende stap. Zorg dus dat je het niet kwijtraakt door iets anders naar het Klembord te kopiëren. Sla het desnoods tijdelijk op in een tekstbestand. 14

15 TriFact365 Koppeling leggen met AFAS 1. Ga naar: Instellingen / Koppelingen 2. Klik op: Toevoegen. 3. Selecteer Afas als boekhoudsysteem. 4. Klik op: Volgende. 5. Lees de instructies, download indien noodzakelijk de GetConnectoren. 6. Klik op: Volgende. 7. Geef een duidelijk omschrijving (tip: een koppeling is per omgeving, laat dit terugkomen in de omschrijving). 8. Vul jouw deelnemersnummer in voor AFAS Online (niet nodig bij een lokale installatie). 9. Plak jouw AppConnector token in. 10. Vul de hostname en de poort in waarop de Webservices benaderbaar zijn bij Service URL. 11. Voor AFAS Online voer je stap 9 niet uit maar vink je Online versie aan. 12. Klik op: Opslaan. Het deelnemersnummer tref je aan als onderdeel van jouw gebruikersnaam in AFAS Online. Is jouw gebruikersnaam bijvoorbeeld AOL\12345.admin dan is het deelnemersnummer. 15

16 AFAS Online Een koppeling met AFAS Online ziet er bijvoorbeeld zo uit: AFAS Lokaal Een koppeling met jouw lokale installatie van AFAS ziet er bijvoorbeeld zo uit: 16

17 Administratie koppelen 1. Ga naar Instellingen / Administraties. 2. Klik op: Toevoegen. 3. Selecteer jouw AFAS-koppeling in de lijst met koppelingen. 4. Selecteer de administraties die je wilt gebruiken in TriFact Klik op: Opslaan. 17

18 Appendix A: Migreren van NTLM naar de AppConnector Deze appendix is bedoeld voor gebruikers van TriFact365 die al een werkende koppeling hebben via NTLM en willen overstappen naar het gebruik van de AppConnector. 1. Volg de instructies uit deze handleiding op pagina 13 en Ga in TriFact365 naar Instellingen / Koppelingen. 3. Klik op: Migreer naar AppConnector voor de koppeling die je wilt omzetten 4. Vul jouw deelnemersnummer in. 5. Plak jouw AppConnector token. 6. Klik op: Migreren. LET OP! HET IS EXTREEM BELANGRIJK OM DE TOKENS PER AFAS-OMGEVING AAN TE MAKEN EN DE JUISTE OMGEVING TE KOPPELEN BINNEN TRIFACT365. ALS HET VERKEERDE TOKEN AAN DE VERKEERDE KOPPELING WORDT TOEGEWEZEN, WORDT ER IN DE VERKEERDE ADMINISTRATIE GEBOEKT! 18