Een nieuwe relatie aanmaken

Transcriptie

1 Order-Direct Handleiding pagina 1-11

2

3 Order-Direct Handleiding Deze handleiding beschrijft de meest gangbare opties van het programma-onderdeel RELATIES BEWERKEN RELATIES. In dit onderdeel maakt u een nieuwe relatie (een klant, prospect en/of leverancier) aan met alle bijbehorende gegevens, waaronder NAW-gegevens, contactpersonen, extra afleveradressen, instellingen voor het faktureren, belangrijke opmerkingen, betalingsinformatie, algemene informatie, prijsafspraken, bedrijfssoorten en produktgroepen. Dit onderdeel wordt ook gebruikt voor het wijzigen of aanvullen van de gegevens van bestaande relaties. 1. Het onderdeel kan op een aantal manieren worden opgestart: Via het hoofdmenu; selecteer het onderdeel RELATIES BEWERKEN RELATIES. Met de knop Relatie (behorend bij het onderdeel RELATIES RELATIE) in de knoppenbalk van het hoofdmenu, door Ctrl ingedrukt te houden en met de muis op de knop te klikken. U kunt ook een knop voor dit onderdeel opnemen in de knoppenbalk, in het onderdeel INSTELLINGEN GEBRUIKERS BEELD, tabblad MENUBALK. Dubbelklik op een leeg gedeelte van de knoppenbalk van het hoofdmenu om dit onderdeel snel op te starten. In de snelbalk, met de knop Relaties in de groep Relaties 1. Door in een programma-onderdeel te dubbelklikken in een invoerveld met een sorteernaam of relatienummer of op een tabelregel met relatiegegevens. 2. Bij het opstarten verschijnt het medewerkervenster 2. Alvorens een nieuwe relatie aan te maken dient hier een medewerker te worden opgegeven. Selecteren kan op een aantal manieren: Druk op de cijfertoets van de betreffende medewerker. Dubbelklik met de muis op de naam van de betreffende medewerker. Klik eenmaal met de muis op een medewerkernaam of maak gebruik van de pijltoetsen en om de juiste medewerker te selecteren. Klik vervolgens op de knop Nieuw of druk op Enter. Klikt u hier per ongeluk op Openen of drukt u op Esc, dan verschijnt in plaats van KLANT (NIEUW) het venster RELATIE BEWERKEN. U kunt dan alsnog een nieuwe relatie aanmaken door op de knop Nieuw de knoppenbalk te klikken of op Ctrl+N te drukken. in 1 Is de snelbalk niet zichtbaar, klik dan met de rechter muistoets op de knoppenbalk onder het hoofdmenu en activeer de optie Snelbalk. 2 Alleen wanneer in INSTELLINGEN COMPUTERS ALGEMEEN, tabblad ALGEMEEN, de optie Nieuwe data bij opstarten programma-onderdeel is geactiveerd en de optie Standaard medewerkernaam automatisch gebruiken is uitgeschakeld pagina 3-11

4 Order-Direct Handleiding 3. Het venster KLANT (NIEUW) verschijnt nu op het scherm. Bij Sorteernaam voert u een verkorte naam of trefwoord in waarmee u de relatie eenvoudig kunt opzoeken. Bij Nummer is het nieuwe relatienummer alvast ingevuld 3. Zodra de nieuwe relatie is vastgelegd kan het relatienummer worden gewijzigd met de optie Nummer wijzigen in het menu EXTRA of met de sneltoets Shift+F2. Bij Type geeft u het relatietype van de nieuwe relatie op. Klik hiertoe op de knop Relatietypen of druk op F2. Er verschijnt een venster dat uit drie delen bestaat. In het bovenste deel geeft u aan of de nieuwe relatie een klant betreft en van welke bedrijfsafdeling(en) 4. In het middelste deel geeft u aan of de nieuwe relatie een leverancier betreft en van welke afdeling(en). In het onderste deel geeft u aan of het een prospect (potentiële klant), wederverkoper, instantie, medewerker of overige relatie betreft. U kunt bij eenzelfde relatie meerdere relatietypen selecteren. Bevestig de geselecteerde relatietypen met OK of F4. Alle overige in te vullen gegevens van de nieuwe relatie zijn ondergebracht in een aantal tabbladen. Afhankelijk van de ingestelde relatietypen worden bepaalde tabbladen wel of niet getoond. Gebruik de toetsen PageDown en PageUp om het volgende respectievelijk vorige tabblad te selecteren. U kunt ook met de muis op de gewenste tab klikken. 3 Het eerstvolgende relatienummer wordt ingesteld in INSTELLINGEN PROGRAMMA ALGEMEEN, tabblad NUMMERS. Dit is nummer wordt steeds met één verhoogd nadat een nieuwe relatie is aangemaakt. 4 Afdelingsnamen geeft u op in INSTELLINGEN BEDRIJF AFDELINGEN pagina 4-11

5 Order-Direct Handleiding 4. In het tabblad ALGEMEEN legt u de adresgegevens, telefoonnummers en faxnummer van de relatie vast, alsmede algemene gegevens als het BTW-nummer. Zowel bij het standaardadres als bij het faktuuradres kunt u een land opgeven. Het land is bij het standaardadres is bepalend voor het al dan niet toepassen van de BTW. Maakt u gebruik van regio s 5 bij relaties dan selecteert u onderin dit tabblad de gewenste regio. 5. In het tabblad INSTELLINGEN legt u verschillende zaken vast, waaronder het postbanknummer, Internet- en adres, standaardwaarden voor betalingen, zoals de betalingstermijn en betaalwijze. Ook geeft u hier aan of de relatie nog actief is en bij mailingen geselecteerd mag worden. Bij Prijzen en kortingen geeft u bijvoorbeeld aan of de prijsafspraken bij de relatie mogen worden toegepast of (tijdelijk) zijn uitgeschakeld. 6. Is er sprake van een leverancier dan kunt u in het tabblad LEVERANCIER gegevens kwijt als uw klantnummer bij die leverancier, diens standaard levertijd, verzendkosten en het franco bedrag. Bij deze twee bedragen kunt u tevens maximaal vijf regels verklarende tekst opgeven; klik op de knop Tekst of druk op F2. In een bestelbon of retourbon wordt dan door middel van een sterretje achter het bedrag aangegeven dat er sprake is van een aanvullende tekst. Ga met de muis op het bedrag staan om deze aanvullende tekst zichtbaar te maken. 5 Regio s bij relaties worden geactiveerd in INSTELLINGEN PROGRAMMA REGIO S. Hier geeft u ook de regionamen op pagina 5-11

6 Order-Direct Handleiding De instelling Bestelnummers geeft aan dat bij alle artikelen van deze leverancier op verkoopbonnen in plaats van de artikelcode het bestelnummer wordt afgedrukt, mits ook de instelling Bestelnummers bij de klant op die bon is geactiveerd. In het kader bestelbonnen geeft u een drietal standaardwaarden op voor gebruik op nieuwe bestelbonnen van de leverancier, respectievelijk de contactpersoon, bestelwijze en leveringswijze. In het tekstvenster Opmerkingen op bestelbonnen kunt u maximaal vijf tekstregels opgeven voor gebruik op bestelbonnen. Steeds wanneer u een nieuwe bestelbon aanmaakt voor de betreffende leverancier worden deze regels alvast als tekst op de bestelbon geplaatst. 7. In het tabblad FAKTUREREN geeft u instellingen op voor het aanmaken van fakturen voor de nieuwe klant. De instelling prijzen inclusief/exclusief BTW wordt toegepast op alle verkoopbonnen. Bij Verzamelfakturen geeft u aan of voor de klant verzamelfakturen mogen worden gemaakt; dit zijn fakturen waarop meerdere verzendbonnen, werkbonnen of (service-) contracten zijn gefaktureerd. Met de instelling Alle bonsoorten op dezelfde faktuur worden alle bonsoorten op dezelfde nieuwe faktuur geplaatst. De instellingen voor verzamelfakturen worden gebruikt in het onderdeel ADMINISTRATIE FAKTUREREN. Indien u beschikt over de module Koppeling naar boekhouding vult u in het kader Boekhouding het debiteurnummer en BTW-code in, echter alleen wanneer deze verschillen van het relatienummer in Order-Direct en de standaard BTW-code pagina 6-11

7 Order-Direct Handleiding 8. In het tabblad OPMERKINGEN worden maximaal 10 opmerkingsregels vastgelegd. Met de keuzelijst Markering geeft u aan welk type informatie het betreft. In geval van een klant kunnen in een extra tekstvenster een aantal regels worden opgegeven die worden overgenomen in de klantopmerkingen van elke nieuwe reparatiebon. Daarnaast kunnen maximaal vijf tekstregels worden vastgelegd voor iedere nieuwe verzendbon van de betreffende klant. Hierbij kan een transporteur worden aangewezen die standaard wordt ingevuld wanneer er sprake is van verzending. 9. In het tabblad CONTACTPERSONEN voert u alle personen in die bij de relatie werkzaam zijn, ieder met zijn of haar eigen gegevens. Met Ctrl+Enter en Ctrl+Ins voegt u een nieuwe contactpersoon toe. Met Ctrl+Del verwijdert u een contactpersoon. Met Omhoog (Shift+Ctrl+ ) en Omlaag (Shift+Ctrl+ ) past u de volgorde aan. 10. In het tabblad ADRESSEN voert u eventuele extra adressen in, zoals extra afleveradressen en adressen van nevenvestigingen. De extra adressen kunnen vervolgens worden gebruikt op inkoop- en verkoopbonnen, zowel bij het hoofdadres op de bon als bij het afleveradres. Met Ctrl+Enter of Ctrl+Ins voegt u een lege regel toe of tussen. Vervolgens voert u de adresgegevens in. Met Ctrl+Del verwijdert u een adres pagina 7-11

8 Order-Direct Handleiding Naast de gegevens in de direct zichtbare invoervelden kunt u ook aanvullende adresgegevens vastleggen, zoals bijvoorbeeld een tweede naamregel. Dubbelklik in dat geval met de muis op één van de invoervelden. Er verschijnt dan een apart venster waarin u het volledige adres kunt opgeven. U bewerkt extra adressen voor alle relaties in het onderdeel RELATIES BEWERKEN ADRESSEN. 11. Het tabblad TEKST wordt gebruikt voor de relatietekst. Deze tekst is bedoeld voor het bijhouden van willekeurige informatie over de relatie. Met Shift+Ctrl+P drukt u de tekst af. 12. In tegenstelling tot de relatietekst die voor iedere gebruiker zichtbaar is kan de tekst in het tabblad INFORMATIE per gebruiker worden afgeschermd in het onderdeel INSTELLINGEN GEBRUIKERS ALGEMEEN. Dit tabblad is bedoeld voor gevoelige informatie zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. Druk op Ctrl+Alt+F3 om de informatie af te drukken. 13. In het tabblad PRIJSAFSPRAKEN legt u alle prijsafspraken met de klant vast. Dit tabblad is alleen beschikbaar wanneer het een klant, wederverkoper of prospect betreft. Met Ctrl+Enter voegt u een nieuwe prijsafspraak toe, met Ctrl+Del verwijdert u een afspraak. In het eerste subtabblad ARTIKELEN geeft u aan op welke artikelen een afspraak betrekking heeft. Dit kan door middel van het invoeren van een artikelgroep, een reeks artikelcodes, de artikelen van een bepaalde leverancier of een bepaald merk, of een tekst in de artikelomschrijving. U kunt de selectie beperken door meerdere zaken op te geven, bijvoorbeeld alle artikelen in een bepaalde artikelgroep van een bepaald merk pagina 8-11

9 Order-Direct Handleiding Met de instelling Exclusieve afspraak geeft u aan dat de betreffende afspraak altijd moet worden toegepast, ook al zijn andere afspraken misschien voordeliger voor de klant. In het subtabblad TOEPASSEN geeft u aan of de afspraak alleen mag worden toegepast bij een bepaalde afnamehoeveelheid, een bepaald bedrag of gedurende een bepaalde periode. In het kader Prijsafspraak onder beide subtabbladen legt u de afgesproken prijs vast in één van de vier invoervelden Korting, Op aktie, Op inkoop en Netto prijs. De eerste drie velden zijn percentages. De netto prijs is een vaste prijs die niet automatisch mee verandert wanneer de verkoopadviesprijs wijzigt. Met Netto afspraken aanpassen verhoogt of verlaagt u alle netto prijzen bij de klant met een bepaald percentage. In een apart venster geeft u de bewerking en het percentage op. Netto prijsafspraken waarbij een periode is ingesteld die buiten de huidige datum ligt worden niet aangepast. Het invoeren en bewerken van prijsafspraken voor alle klanten gebeurt in RELATIES BEWERKEN PRIJSAFSPRAKEN. In dit onderdeel worden ook de prijsafspraken bij bedrijfssoorten bewerkt pagina 9-11

10 Order-Direct Handleiding 14. Het tabblad INKOOPAFSPRAKEN is alleen beschikbaar bij een leverancier. In het kader Selectie geeft u aan op welk artikel of op welke artikelen de inkoopafspraak betrekking heeft; alle artikelen binnen één artikelgroep, een reeks artikelcodes, één artikel of alle artikelen in een bepaalde 6 leverancier-artikelgroep. Hier geeft u ook aan op welke te bestellen aantallen de afspraak van toepassing is. Wanneer u geen aantallen invult, dan geldt de afspraak voor ieder aantal. In het kader Inkoopafspraak legt u de afspraak vast. Dit kan een kortingspercentage op de inkoopprijs van het artikel zijn, een kortingspercentage op de verkoopadviesprijs of een vaste nettoprijs. U kunt per afspraak meerdere percentages of bedragen opgeven, waarbij steeds de laagste inkoopprijs zal worden toegepast. 15. Het tabblad BEDRIJFSSOORTEN verschijnt alleen bij klanten. Aan de linkerzijde wordt de lijst van alle beschikbare bedrijfssoorten getoond. Aan de rechterzijde staat de lijst van alle bedrijfssoorten waartoe de huidige klant behoort. Met de knoppen en voegt u bedrijfssoorten aan de lijst toe en verwijdert u ze uit de lijst. In het invoerveld linksonder in het tabblad voegt u nieuwe bedrijfssoorten toe; type de nieuwe omschrijving en klik op Nieuw aan de rechterzijde van het invoerveld of druk op Shift+Ctrl+Enter. Met Shift+Alt+Del verwijdert u een bedrijfssoort voorgoed, mits er geen klanten meer deel van uitmaken. 6 Hiertoe dient de instelling Leverancier-artikelgroepen te zijn geactiveerd in INSTELLINGEN PROGRAMMA ARTIKELEN ARTIKELEN, tabblad GROEPEN pagina 10-11

11 Order-Direct Handleiding 16. Het tabblad PRODUKTGROEPEN verschijnt alleen bij leveranciers. De linkerzijde toont de lijst van alle beschikbare produktgroepen. Aan de rechterzijde staat de lijst van alle produktgroepen in het assortiment van de leverancier. Met behulp van en voegt u produktgroepen toe en verwijdert ze uit de lijst. Met het invoerveld linksonder voegt u een nieuwe groep toe; type de nieuwe omschrijving in en klik op Nieuw of druk op Shift+Ctrl+Enter. Met Shift+Alt+Del verwijdert u een produktgroep, mits aan deze groep geen leveranciers meer gekoppeld zijn. 17. Met de knop Valuta in de knoppenbalk of Alt+9 selecteert u welke valutasoort u wilt gebruiken op nieuwe inkoop- en/of verkoopbonnen van de relatie. De valutasoort kunt u daarna desgewenst veranderen in de bon. 18. Standaard wordt bij nieuwe relaties de taal vastgelegd die is ingevuld bij het land van de relatie in INSTELLINGEN PROGRAMMA LANDEN. Met de knop Taal in de knoppenbalk of Alt+8 kunt u deze selectie wijzigen. 19. Leg de gegevens van de nieuwe relatie vast met Opslaan 20. Verlaat het onderdeel met Afsluiten of Ctrl+S. of Esc. pagina 11-11