Expert/M Plus Elektronische betalingen leveranciers.

Transcriptie

1 Expert/M Plus Elektronische betalingen leveranciers

2 Inhoudsopgave Creatie betalingenbank... 2 Betalingen leveranciers... 3 Selecties leveranciers (tab 1)... 3 Overzicht leveranciers (tab 2)... 3 Instellingen (tab 3)... 5 Overzicht betalingen (tab 4)... 7 Heraanmaken betalingsbestand (tab 5)... 8 Definitieve verwerking betalingsbestand Expert/M Plus Elektronische betalingen leveranciers 1

3 Expert/M Plus biedt de mogelijkheid om leveranciersbetalingen uit te voeren d.m.v. XML bestanden. De vroegere binnenlandse, SEPA en buitenlandse betalingen kunnen via één enkele XML bij de financiële instellingen ter betaling worden ingediend. Creatie betalingenbank Alvorens u elektronische betalingen wilt uitvoeren moet een betalingenbank worden gecreëerd. Deze functioneert als tussenstap om de betalingen voorlopig te boeken alvorens ze definitief in het financieel dagboek verwerkt zullen worden. Ingave Basisgegevens Financiële dagboeken Nummer: het grootboekrekeningnummer uit klasse 5. Dagboeksoort: betalingenbank. Bank: u geeft de grootboekrekening in van de bank die u gebruikt voor uw elektronische betalingen leveranciers. Deze moet reeds eerder gecreëerd zijn. Multi-deviezen rekening: wanneer het een bankrekening betreft die naast de EUR ook nog over andere munten beschikt, vinkt u deze aan. Per munt moet u een bankrekening en een betalingenbank creëren. Land: momenteel worden enkel BE-bankrekeningen als debiteur ondersteund. Bank / IBAN: het banknummer van de geselecteerde rekening. Protocolnummer: eerste blok van drie cijfers die informatie geven over de bank. BIC: BIC van de financiële instelling. Elektronische betalingen aanvinken: wanneer een reeds eerder gecreëerde betalingenbank aanduidingen had voor elektronische betalingen, zal dit veld automatisch aangevinkt zijn. Response Mailadres Isabel: de berichten of een betalingsbestand die al dan niet correct werd geüpload naar Isabel zullen naar het hier ingevulde adres verstuurd worden. Blokkeren: dit veld vinkt u aan om het betreffende dagboek te blokkeren. In een geblokkeerd dagboek kunt u geen ingave meer doen. Consultaties en afdrukken blijven wel mogelijk. U kunt op elk moment de blokkering opnieuw afvinken.

4 Betalingen leveranciers Dagboeken Elektronisch bankieren Betalingen leveranciers (NIEUW) Zolang het oude protocol nog geldt, blijft deze beschikbaar in Expert/M Plus. Via de vermelding Nieuw (menu en afdruk betalingen) wordt het onderscheid gemaakt. Selecties leveranciers (tab 1) U duidt aan tot welke vervaldatum u de facturen en creditnota s wenst te betalen. Bijkomend vult u de gewenste uitvoerdatum voor de betaling in. Deze uitvoerdatum is nog niet definitief maar zal later als selectiecriterium worden gebruikt. U selecteert de betalingenbank waarin de betalingen, na de creatie van het betalingsbestand, tijdelijk zullen worden weggeschreven in afwachting van de definitieve afboeking. Leveranciers kunnen op nummer, alfacode of leveranciersgroep geselecteerd worden. Vervolgens klikt u op Consultatie waarna u in het scherm Overzicht leveranciers komt. Overzicht leveranciers (tab 2) Dit scherm bestaat uit drie delen: - Overzicht: leveranciers met hun openstaand saldo die binnen de selectie op tab 1 vallen - Overzicht detail: de openstaande documenten voor de geselecteerde leveranciers - Overzicht betalingen: reeds eerder gebeurde boekingen (financieel of diversen) op het geselecteerd document. Voor elk deel kunt u zelf de kolommen verplaatsen, verbergen of de breedte aanpassen. Kolommen verbergen doet u via de rechtermuisknop kolommen.

5 Overzicht Enkel de leveranciers verschijnen die: - een bankrekeningnummer hebben - openstaande documenten hebben die aan de selectie voldoen Overzicht detail In het scherm Overzicht detail krijgt u de openstaande documenten te zien van de geselecteerde leverancier(s) en het openstaand saldo per document. Documenten die reeds eerder werden geselecteerd, maar die nog niet eerder in een betalingsbestand werden opgenomen, verschijnen nog steeds in het overzicht. Met de knop Toon geselecteerde documenten kunt u deze apart laten voorstellen. Documenten die in het oude systeem werden aangeduid, worden ook als geselecteerd voorgesteld. Ze zullen in het nieuwe betalingssysteem echter niet kunnen worden opgenomen in een betalingsbestand. Via Alles selecteren duidt u alle voorgestelde documenten aan ter betaling. Dit kunnen de documenten van één leverancier, maar ook van alle leveranciers zijn. Om alle documenten van alle leveranciers voor te stellen, drukt u op de knop Toon verrichtingen alle leveranciers. Om alle documenten van één leverancier te krijgen, drukt u op dezelfde knop die nu het label Toon verrichtingen een leverancier heeft. Alle selecties ongedaan maken doet u via de knop Alles deselecteren. Een lijn selecteren als te betalen doet u via CTRL + muisklik. De gewenste uitvoerdatum en het bankdagboek worden ingevuld (tab 1). Het nieuw saldo wordt als te betalen bedrag ingevuld. Wanneer alle lijnen werden aangeduid, drukt u op Uitvoeren om deze definitief op te nemen. Indien u dit scherm verlaat zonder uitvoeren, zal de gemaakte selectie ongedaan worden gemaakt. Een lijn aanduiden kunt u door eenvoudig op die lijn te klikken. Zo kunt u de velden als het bedrag, rekeningnummer, BIC en lot aanpassen zonder de lijn te (de)selecteren als te betalen. De wijzigingen op de betalingslijnen worden pas bewaard als het een geselecteerde betalingslijn betreft en nadat op Uitvoeren werd geklikt. Het totaal te betalen saldo van elke leverancier moet in deze fase per leverancier nog niet positief te zijn. Wanneer u uiteindelijk het betalingsbestand zal creëren, zal het saldo per leverancier wel positief moeten zijn, m.a.w. het bedrag van de facturen moet hoger zijn dan het bedrag van de creditnota s.

6 Lot U kunt, wanneer u dit wenst, betalingen groeperen. Dit doet u door het toekennen van een lot. Later zal dit lot als selectiecriterium gebruikt kunnen worden. Een lot kunt u individueel per lijn ingeven maar u kunt ook alvorens de lijnen aan te duiden, een default lot ingeven. Wanneer u een betalingslijn aanduidt, zal dit lot worden toegekend. Lijst aangeduide betalingen Wilt u een overzicht van alle reeds aangeduide betalingslijnen, dan kan dit via Lijst aangeduide betalingen. Eenmaal de betalingslijnen opgenomen zijn in een betalingsbestand verdwijnen deze lijnen van de afdruk. Aangeduide betalingen uit het oude en nieuwe betalingssysteem worden samen op de afdruk voorgesteld. Een onderscheid wordt gemaakt door de vermelding Nieuw. U selecteert de betreffende betalingenbank en selecteert op uitvoerdatum, lot en leverancier. Overzicht betalingen Onderaan worden op het scherm Overzicht betalingen per document, de betalingen of diverse verrichtingen getoond die in het verleden reeds op het aangeduide document werden uitgevoerd. Een document aangeduid om te betalen wordt hier dus niet getoond. Instellingen (tab 3) Op het tabblad Instellingen worden de bankgegevens ingevuld voor de creatie van het betalingsbestand. Indien het een andere betalingenbank betreft dan deze die wordt voorgesteld, kunt u deze wijzigen. Enkel de effectief gebruikte betalingenbanken worden voorgesteld. Het boekjaar en de periode bepalen in welke boekhoudperiode de tussentijdse betalingen geboekt zullen worden. De gegevens van de schuldenaar worden automatisch ingevuld met de dossiergegevens. Wanneer u de naam en adresgegevens wijzigt zal deze wijziging worden bewaard voor de volgende betalingen.

7 Groeperen Met het veld Groeperen kunt u aanduiden of u de betalingen van een leverancier apart of gezamenlijk wenst op te nemen in het bestand. Volgende mogelijkheden zijn beschikbaar: - Alles groeperen: alle betalingen worden per leverancier en per munt samengeteld en als één betalingslijn uitgevoerd. Via deze optie kunnen ook creditnota s in het betalingsbestand worden opgenomen zolang het saldo per leverancier positief blijft. - Groeperen op gestruct. med.: alle documenten met eenzelfde gestructureerde mededeling worden samengeteld als de betaling bestemd is voor dezelfde bankrekening. De overige documenten worden apart opgenomen. - Alles apart: alle geselecteerde documenten worden als een aparte betaling opgenomen. Indien er referenties/gestructureerde mededelingen bestaan, worden ook deze opgenomen. Met deze optie is het niet mogelijk om creditnota s op te nemen in het betalingsbestand omdat negatieve lijnen niet zijn toegestaan. Code kosten Deze keuzemogelijkheid voor het toekennen van de kosten geldt voor de betalingen die niet als Europese betalingen worden beschouwd. Expert/M Plus zal automatisch een betaling al dan niet als Europees beschouwen. U duidt de juiste code aan voor de aanrekening van de kosten. Batch booking Dit veld duidt aan of een debet per individuele transactie of een globaal debet voor de som van de bedragen moet worden gevraagd, m.a.w. of er globaal (aanvinken) of individueel (niet aanvinken) moet worden gedebiteerd van de opdrachtgevende rekening. Globaal betekent dat één totaalbedrag wordt gedebiteerd van de rekening. Deze parameter wordt toegepast op alle transacties die deel uitmaken van het bestand. Pad bestand De locatie waar de betalingsbestanden voor het dossier zullen worden opgeslagen. Standaard wordt het pad voorgesteld dat in de gebruikersgegevens is aangeduid.

8 Overzicht betalingen (tab 4) U selecteert hier de documenten op basis van de eerder toegekende uitvoerdatum (zie Overzicht leveranciers tab 2). De voorgestelde uitvoerdatum is steeds de meest recente uitvoerdatum. U kunt de selectie verder uitbreiden door te filteren op basis van de bestaande loten. Elk betalingsbestand krijgt een door u zelf in te geven vrije referte mee. Dit veld moet steeds worden ingevuld. De opmaakdatum van het bestand verwijst naar de effectieve datum wanneer het bestand is opgemaakt. De uitvoerdatum van het bestand is de feitelijke uitvoerdatum van de opgenomen betalingen. Dit geldt voor elk in het bestand opgenomen betalingslijn. Hiermee vervalt de eerder toegekende uitvoerdatum per betalingslijn. Hier kunt u in laatste instantie nog steeds de selectiecriteria lot of uitvoerdatum wijzigen per document, zonder dat u terug hoeft te keren naar het selectiescherm. Aanduiden doen we op dezelfde manier als het selecteren: op de lijn klikken. Om een betalingslijn definitief te selecteren: CTRL + muisklik. Via de knop Alles selecteren kunt u alle voorgestelde betalingslijnen in één beweging opnemen. Door het wijzigen van de selecties kan het gebeuren dat u niet alle geselecteerde lijnen samen ziet op het scherm. Wilt u in dit geval een overzicht van alle geselecteerde lijnen of een beter overzicht krijgen door alle niet geselecteerde lijnen weg te nemen, dan drukt u hiervoor op de knop Toon de geselecteerde lijnen.

9 Betalingsbestand aanmaken Nadat u de volledige betaling hebt voorbereid, drukt u op de knop Betalingsbestand aanmaken. De locatie, aangeduid in scherm Instellingen wordt voorgesteld. De naam van het betalingsbestand is door u vrij te kiezen. Upload naar Isabel Wilt u het betalingsbestand rechtstreeks inlezen via Isabel, dan kiest u Upload naar Isabel en doorloopt u de te volgen procedure. Heraanmaken betalingsbestand (tab 5) Reeds eerder doorgestuurde bestanden kunt u opnieuw creëren. U duidt het bestand aan dat u herkent aan de datum van creatie gevolgd door de referentie. Definitieve verwerking betalingsbestand Nadat het betalingsbestand werd gecreëerd, kunt u deze boeking steeds consulteren in de betalingenbank via Dagboeken, Financieel in afwachting van de definitieve financiële verwerking. Na ontvangst van het financiële uittreksel kunt u de boeking definitief uitvoeren. U start via Dagboeken, Financieel, Ingave financieel het financieel dagboek op waarin de betalingen uiteindelijk geboekt zullen worden. Nadat u de ventilatiecode Leverancier hebt aangeduid, drukt u F11. Een overzicht verschijnt van de doorgestuurde betalingsbestanden die zich nog in de betalingenbank bevinden. U duidt de betaling aan die u wenst in te boeken. Uitvoeren: aanklikken om de betaling definitief uit te voeren via CTRL + muisklik Datum: datum creatie betalingsbestand Bedrag: saldo van alle betalingen aanwezig in uit te voeren betaling Referte: referte meegegeven aan het betalingsbestand Lot: lot of loten opgenomen in de betaling - Na het uitvoeren van de definitieve betaling verdwijnt deze betaling uit de betalingenbank. - In het F11 scherm kunt u de boeking consulteren door dubbel te klikken op de betreffende lijn. - Bij verwerking van vreemde valuta zal de melding verschijnen om de koers van deze munt(en) na te zien - Let op: indien u via F11 een betaling uitvoert en deze betaling wenst te verwijderen, moet u eerst de financiële verrichting bevestigen en daarna terug oproepen alvorens te verwijderen. De betalingenbank wordt nl. pas bijgewerkt na het bevestigen van de financiële boeking.