Handleiding BOEKHOUDEN BETALINGEN LEVERANCIERS

Transcriptie

1 Handleiding BOEKHOUDEN BETALINGEN LEVERANCIERS G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t f BTW BE KBC

2 Betalingen leveranciers Onze software voldoet al sinds 2010 aan de SEPA normen en de Europese domicilieringsregels. Via betalingen kan je de leveranciers betalen, daarnaast kan je ook relaties geld terug storten. Dit is de te volgen werkwijze : In het dagboek dien je de parameters in te stellen voor de bankrekeningen waarvoor je betalingen wenst uit te voeren. Bij het aanmaken van een betaalopdracht kan je deze op twee methodes laten boeken: - In het financieel uittreksel de betalingen afboeken. Dit is de meest gebruikte methode. Je kan dan tijdens het boeken van het uittreksel de betaalopdracht selecteren en worden alle individuele betalingen ingevoegd in je uittreksel. - Je kan bij het opmaken van de betaalopdracht al een diverse boeking laten aanmaken. In die diverse boeking worden dan alle leveranciersbetalingen geboekt, om de verrichting in evenwicht te brengen wordt dan de wachtrekening gebruikt die in je financieel dagboek ingesteld is. In dit voorbeeld is dat Als je dan naderhand het financieel uittreksel wenst te boeken dan ga je enkel de wachtrekening afboeken voor het totale bedrag. De wachtrekening wordt hierdoor gesaldeerd. Het aanmaken van de betaalopdracht doe je onder boekhouding->betalingen.

3 Je krijgt een lijst van de betaalopdrachten die nog niet uitgevoerd zijn. Klik op Nieuw of ctrl-n om een nieuwe opdracht aan te maken. Elke betaalopdracht zal een id krijgen, hier geef je als gebruiker niets in. Het programma zal de opdrachten zelf nummeren. Ook de status van de opdracht zal door het programma bepaald worden. De status zal veranderen van Ingave naar Bestand aangemaakt nadat je op Maak betalingsbestand geklikt hebt. Als het bestand daar doorgegeven is aan de bank en uitgevoerd werd zal het geboekt worden en zal de status aangepast worden naar Bestand doorgeboekt. Je kan kiezen om alle vervallen facturen voorgesteld te krijgen ofwel kies je ervoor al je betalingen manueel in te voeren. Indien je wenst dat de vervallen facturen voorgesteld worden klik je op Haal facturen op en krijg je het volgende scherm. Geef de vervaldatum in, het programma zal dan alle facturen zoeken die vervallen voor die datum. Eventueel kan je de dagboeken beperken, als je meerdere aankoopdagboeken hebt kan je de selectie van facturen beperken tot één of meerdere aankoopdagboeken.

4 Indien je Facturen met korting contant opnemen aanvinkt zal het programma de facturen meenemen voor de ingegeven datum kunnen betaald worden met aftrek van korting contant. Als je de selecties ingegeven hebt klik je op Voer uit en worden de facturen die betaalt dienen te worden in de lijst voorgesteld. In deze lijst kan je nog altijd facturen schrappen of betalingen toevoegen. In dit voorbeeld krijgen we twee facturen voorgesteld. Door op het rode kruisje voor de lijn te klikken kan je een lijn verwijderen. Je kan ook eventueel het bedrag aanpassen. Je kan eveneens een nieuwe lijn toevoegen en de gegevens zelf inbrengen. Vb ik voeg een lijn toe door de leverancier in te brengen en het bedrag en eventueel mededeling. Als je deze methode gebruikt heb je natuurlijk geen controle over het geen je betaalt.

5 Je kan ook kiezen om de leverancier in te geven en dan via Zoek factuur (F8) een overzicht te krijgen van de openstaande facturen en in die lijst aan te geven wat je wil betalen. Vb betaling van de leverancier met keuze van de facturen ipv een bedrag in te geven. Geef de leverancier in en klik of Zoek factuur (F8) of druk F8. In het voorbeeld zie je dat de leverancier nog 1 factuur van ,34 heeft waarvan nog 5.883,34 openstaat. Als je het saldo wenst te betalen kan je in de kolom soortbetaling S ingeven, wat staat voor Saldo. Wens je bedrag te betalen dan kies je voor B bedrag en kan je zelf een bedrag ingeven. Als je ingegeven hebt wat je wenst te doen druk je F8 ofwel klik je op OK. Je betalingen zullen dan toegevoegd worden in je lijst. Controleer of de uitvoerdatum juist staat. Als je alle betalingen ingevoerd hebt kan je een bestand aanmaken door op Maak betalingsbestand (F6) te klikken. Je kan het map bepalen waar het bestand geplaatst wordt. Gelieve dit zorgvuldig te kiezen, je moet dit naderhand ook opgeven in het programma van de bank. De naam die aan het bestand gegeven wordt is de code van het dagboek en de id van de opdracht. Als je op Save geklikt hebt wordt het bestand aangemaakt en wordt de status van deze betaalopdracht op Bestand gemaakt gezet.

6 Het boeken van deze betaalopdracht kan je zoals eerder uitgelegd doen na het aanmaken van het bestand ofwel tijdens het boeken van het bankuittreksel Als je de betaalopdracht dadelijk wenst te boeken dan klik je op Boek Divers (F7). Er wordt dan een diverse boeking aangemaakt en bij het boeken van het bankuittreksel boek je de wachtrekening af voor het totale bedrag van de opdracht. Dit bedrag vind je ook terug op de wachtrekening. Indien je de betaalopdracht wenst te boeken bij het boeken van het bankuittreksel ga je als volgt te werk. Je kan de betaalopdracht bewaren en afsluiten. Boeken van het bankuittreksel: In dit voorbeeld ben ik ervan uit gegaan dat er geen andere verrichtingen zijn op dag uittreksel. Geef de datum in en het eindsaldo. Klik op Boek Betalingsopdracht (F3)

7 De leveranciersbetalingen zullen dan verschijnen in je uittreksel. Het eindsaldo is bereikt en de boeking kan bewaard worden. De betaalopdracht die geselecteerd werd zal de status Bestand doorgeboekt krijgen. Indien je met CODA bestanden werkt zal de selectie van de betaalopdracht binnen de verwerking van CODA automatisch gebeuren.

8 G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t f BTW BE KBC