Handleiding BOEKHOUDING DOMICILIERINGEN

Transcriptie

1 Handleiding BOEKHOUDING DOMICILIERINGEN G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t f BTW BE KBC

2 Domicilieringen Onze software voldoet al sinds 2010 aan de SEPA normen en de Europese domicilieringsregels. Om met domicilieringen van start te gaan heb je een schuldeisersidentificatie nodig. Dit kan je aanvragen bij je financiële instelling. Als je dit ontvangen hebt kan je van start gaan met domicilieringen. Dit is de te volgen werkwijze : In het dagboek dien je de schuldeisersidentificatie in te geven. Dit kan je doen in het boekhoudprogramma bij de dagboeken. Daarnaast kan je een betalingsvoorwaarde aanmaken voor de domicilieringen. Dit vind je terug onder parameters->boekhouding->betalingsvoorwaarden Indien je het KMO-Beheer gebruikt kan je de tekst ook opgeven die op de factuur dient te verschijnen.

3 Voor het domiciliëren van facturen dient je klant een domicilieringsmandaat te ondertekenen, dit kan je afdrukken vanuit de relatiefiche. Je kunt voor rechtspersonen met ondernemingsnr kiezen voor B2B (Business to Business) mandaten ofwel voor Core mandaten. Voor natuurlijke personen kan je enkel kiezen voor Core mandaten. Bij B2B mandaten heb je een preregistratie die je moet laten doen bij het bankkantoor waar je klant gevestigd is. Dit houdt in dat de klant of jezelf het mandaat laat preregistreren bij de bank. Het filiaal dient het domicilieringsmandaat in hun computersysteem in te brengen. Nadat je deze bevestiging gekregen hebt kan je het mandaat inbrengen in adsolut. Indien je verdere vragen hebt met betrekking tot de preregistratie van mandaten kan je best contact opnemen met je financiële instelling. Core mandaten vereisen geen preregistratie en kan je na ondertekening verwerken in adsolut. Hou er wel rekening mee dat de inning bij een B2B mandaat onherroepelijk is en bij een Core mandaat heeft de klant het recht de domiciliering te herroepen. (momenteel 01/09/2013 tot 8 weken terug). Het afdrukken van het mandaat kan je vanuit de relatiefiche doen. Dan krijg je volgend selectiescherm: Je kunt de keuze maken tussen B2B en Core, het programma zal B2B voorstellen indien er een ondernemingsnr ingegeven is. Indien het ibannr in de relatie fiche ingegeven is wordt dit afgedrukt, zo niet dient de klant dit in te vullen. De mandaatreferte wordt voorgesteld door het programma en bestaat uit de datum van afdruk en de code van de relatie.

4 Voorbeeld B2B mandaat

5 Voorbeeld Core mandaat:

6 Als de klant het mandaat getekend heeft kan je dit inbrengen in adsolut. Bij de keuze beheer mandaat krijg je volgend scherm. Hier dien je de mandaatreferte en de bankgegevens in te brengen. Elk mandaat dat je inbrengt zal bij het indienen bij de klant een eerste keer dienen aangeboden te worden. Daarom wordt het vinkje eerste inning aangezet. Na de eerste inning zal dit uitgevinkt zijn. Indien je lopend uitvinkt zal het mandaat beëindigd worden in adsolut en kan je geen inningen meer doen. Nadat je het mandaat ingebracht hebt moet je de betalingsvoorwaarden nog instellen bij de klant of contract. Opgelet indien er al offertes, orders, verkoopbonnen gemaakt zijn en je wil deze ook domiciliëren dan moet je de betalingsvoorwaarden op die documenten wijzigen. Op de relatiefiche kan je dit als volgt wijzigen:

7 Mocht je het mandaat nog niet ingebracht hebben zal het programma je de volgende melding geven. De volgende facturen kunnen dus gedomicilieerd worden. Indien je het KMO beheer gebruikt om je facturen op te maken zal de volgende melding op de facturen staan. (Als je de tekst bij de betalingsvoorwaarden ingebracht hebt zoals in dit voorbeeld)

8 Om de domicilieringen aan je financiële instelling door te geven ga je als volgt te werk. Selecteer de menuoptie Boekhouding->Domicilieringen Dan krijg je de lijst van de nog niet geïnde domicilieringen, indien het de eerste keer is of alle domicilieringen zijn al geïnd dan zal de lijst leeg zijn. Klik op Nieuw om een nieuwe opdracht aan te maken. Kies je financiële instelling waarmee je de afspraken ivm de domicilieringen gemaakt hebt. Daarna kan je de domicilieringen ophalen. Dit kan je doen voor contracten ofwel voor facturen die opgemaakt zijn. Het innen van facturen is het meest gebruikte systeem. Als je klikt op Haal facturen op krijg je volgend scherm.

9 Hier kan je de vervaldatum van de facturen kiezen die opgehaald dienen te worden. Na het klikken van Voer uit worden de facturen opgehaald en in de opdracht opgenomen. Als de lijst klaar is kan je het bestand opmaken en doorsturen naar de bank. Het is mogelijk dat er meerdere bestanden aangemaakt worden omdat de eerste inningen Core en B2B apart doorgegeven worden. Daarnaast worden de inningen vanaf de tweede inning Core en B2B in een apart bestand doorgegeven. Er kunnen dus vier bestanden aangemaakt worden. Voor de eerste inning heeft de financiële instelling meer tijd nodig om dat te verwerken. Eenmaal doorgeven kan je niets meer veranderen! Als de inning gedaan is kan je dit inlezen via de CODA bestanden bij het boeken van het financieel, ofwel de gemaakte opdracht laten boeken. De verwerking via de CODA bestanden biedt vele voordelen. Bij het boeken van het financieel kan je kiezen voor: Voor uitleg betreffende het boeken van financiële uittreksels verwijzen we naar de handleiding van de boekhouding. (momenteel in aanmaak)

10 G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t f BTW BE KBC