BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) info@servico.be

Transcriptie

1 BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) info@servico.be Handleiding SwingCount Crediteur Verrichten betalingen Voorbereiden betalingen DOEL Voor alle openstaande aankoopfacturen van de leveranciers, is het mogelijk betalingsopdrachten voor te bereiden. Dit kan u doen aan de hand van de lijst betaalbare facturen, waarop alle vervallen facturen staan op een zekere datum. Allereerst dient de bankcode te worden ingegeven van de bank die de betaling zal uitvoeren. Vervolgens heeft u de keuze tussen een binnenlandse of een buitenlandse overschrijving. Ook de betalingsdatum is een verplichte ingave vooraleer u de betalingsopdracht kan opslaan. Het verkregen XML bestand kan worden opgestuurd naar de financiële instelling via Isabel of de eigen banksoftware. WERKWIJZE 1. Je kan eerst een rapport maken van de betaalbare facturen via "Crediteuren - Verrichten betalingen - Rapporten - Betaalbare facturen" 2. Voorbereiden van de betalingen via "Crediteur - Verrichten betalingen - Voorbereiden betalingen" 3. Aanmaken van de file via "Crediteuren - Verrichten betalingen - Rapporten - file betalingen" 4. File doorsturen via "Isabel 6 of eigen banksoftware" INITIALISATIE EN MINIMALE VEREISTEN Systeem vereisten Minimaal Isabel 6 is noodzakelijk om dit te kunnen gebruiken Initialisatie Grootboekrekeningen voor de bank Via SwingCount Algemeen Grootboekrekeningen Beheer Maak een grootboekrekening 55.(bank) aan als deze nog niet bestaat. Op deze rekening moet je zeker de velden IBAN en SWIFT invullen op de tab Bankrekening

2 Code bank/kas: Code land: IBAN: BBAN: SWIFT: Naam bank/omschrijving: Munt bank: Saldo bank: Default Payment Bank: Gekoppelde bankrekeningen: Schuldeisersidentificatie: code waarmee een link gelegd wordt naar het juiste journaal land code, kies uit de lijst IBAN nummer voor deze bank oude rekeningnummernotatie voor deze bank code, je kan zoeken naar de gekende codes voor België. Er gebeurd ook een controle op deze code wanneer je Code land BE neemt naam van de bank munteenheid waarmee gewerkt wordt huidige saldo van deze rekening (wordt automatisch gevuld) wanneer dit aanstaat zal deze bank als default worden voorgesteld wanneer je de verrichtingen van verschillende banken wil centraliseren op deze rekening eerste 3 cijfers van het oude rekeningnummer opgeven dit is voor de domiciliëringen Leveranciers Via SwingCount Leverancier Beheer Wanneer je leveranciers wil betalen via dit systeem is het noodzakelijk dat je op de leveranciers fiche de nodige informatie instelt voor het IBAN nr en SWIFT code 2 van 9 Last saved: BY

3 SWIFT: code, je kan zoeken naar de gekende codes voor België. Er gebeurd ook een controle op deze code wanneer je Code land BE neemt VOORBEREIDING VAN DE BETALING Betalingsnummer: Datum: Code bank: Eindigen met vervaldatum: Gevraagde uitvoeringsdatum: automatisch datum van vandaag wordt voorgesteld Wanneer je bij de initialisatie van de grootboekrekening voor een bank de parameter Default Payment Bank hebt aanstaan zal deze hier default zijn ingevuld anders kan je de Code Bank zelf kiezen oom te bepalen welke facturen betaalbaar zijn datum waarop de betaling zal gebeuren Voor elke leverancier die je wenst te betalen dien je een lijn toe te voegen via de knop 3 van 9 Last saved: BY

4 Code Leverancier: leverancier die je wenst te betalen leverancier zoeken nieuwe leverancier aanmaken Munt: slaan munt waarin betaald wordt wanneer je deze geselecteerde leverancier wenst over te munt zoeken Korting contant: nieuwe munt aanmaken ingave van eventuele kortingen contant In de lijst onderaan kan je in "Betaald" aangeven welke factuur je wenst te betalen en voor welk bedrag Druk op 4 van 9 Last saved: BY

5 Geef indien nodig een mededeling in Met de knop keer je terug naar het vorige overzicht Herhaal bovenstaande stappen vanaf de "Insert" voor het betalen van andere leveranciers Via krijg je een overzicht van alle leveranciers waarvoor een een betaling zal worden gedaan brengt je terug naar het algemene scherm Als alles is ingegeven druk op Volgende boodschap verschijnt RAPPORTEN/FILE AANMAKEN Via SwingCount - Crediteuren - Verrichten betalingen - rapporten Betaalbare facturen 5 van 9 Last saved: BY

6 Deze geeft een overzicht van facturen die betaalbaar zijn. Kan je ook voor het voorbereiden maken als controle Lijst betalingen Geeft een overzicht van de lijsten van betalingen die zijn klaargemaakt en ook in welke status ze zich bevinden Status betaling: geeft per status een lijst Reeds geboekte betalingen kunnen terug opgeroepen worden 6 van 9 Last saved: BY

7 File betalingen De file moet geprint, gefiled en goedgekeurd worden Kies de Code bank en het type overschrijving en druk op Druk nu op 7 van 9 Last saved: BY

8 Hiermee kan je de XML opslaan Druk op, kies een locatie waar de file mag worden weggeschreven en bevestig Zie wel dat je weet waar je de file hebt bewaard We raden aan hiervoor een speciale map aan te maken Dit mag je gewoon sluiten Druk nu op om alles te bevestigen. Hiermee zijn de betalingen gebeurd BEHEER Via deze optie is het mogelijk om bestaande lijsten aan te passen of te verwijderen als ze al een file hebben Je kiest het betalingsnummer 8 van 9 Last saved: BY

9 Door op te drukken zal de lijst geannuleerd worden en komen de betreffende facturen terug open te staan Je krijgt een bevestiging al je ok drukt Via de rapporten kan je deze geannuleerde lijsten bekijken FILE UPLOADEN NAAR ISABEL OF EIGEN BANKSOFTWARE De file die je hierboven hebt aangemaakt kan nu worden opgeladen naar de financiële instelling via ISABEL of de eigen banksoftware (Voor Isabel min. versie 6 vereist) 9 van 9 Last saved: BY