BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) SwingTravel-Aankoop Touroperator

Transcriptie

1 BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) info@servico.be Handleiding SwingTravel-Aankoop Touroperator AANKOOPFACTUUR Beheer Automatische verwerking BTN aankoopfacturen: Initialisatie Om gebruik te kunnen maken van de automatische verwerking van de aankoopfacturen via BTN moeten volgende zaken geïnitialiseerd zijn: - De menu items moeten toegevoegd zijn voor de SwingTravel-aankoop Touroperator - De licenties moeten zijn ingegeven via SwingTravel-aankoop Touroperator Licentie - Aankoopjournaal 3 moet aangemaakt zijn, met onmiddellijke inschrijving geactiveerd Indien dit niet het geval is gelieve contact op te nemen met travel@servico.be Werking Zonder PDF documenten In BTN-E-Invoice consolidatiefile klikt u achteraan dubbel op het bestandje met extensie txt en vervolgens kiest u opslaan als. Meestal raden wij aan om als naam van het bestand de datum van de file te geven: vb txt en deze steeds in een zelfde hiertoe aangemaakte map te plaatsen. Hierna kan je verder gaan met File opladen in SwingTravel.net Met PDF documenten Volgende stappen moeten gebeuren: 1. File samenstellen, downloaden en uitpakken 2. File opladen in SwingTravel.net 3. Resultaat controleren via de rapporten Deze facturen worden automatisch ingelezen en goedgekeurd File samenstellen, downloaden en uitpakken Exporteer de consolidatie file (txt) en alle legale facturen van de afgelopen periode. Ga naar advanced search Kies begin en einddatum in de laatste regel Ontvangdatum tussen

2 Als begindatum: de dag na de voorlaatste consolidatiefile (typisch dinsdag van de afgelopen week) Als einddatum: de dag NA de laatste consolidatie file (typisch de dinsdag van de huidige week) Nota: Het lijkt misschien onlogisch dat u als einddatum de dag na het verschijnen van de consolidatiefile dient te selecteren. Dit wordt echter logisch wanneer u weet dat de datum 10 november betekent: 10 november om 0.00u In het voorbeeld wordt dus een periode gekozen van 3 november 0.00u tot 14 november 0.00u. Klik vervolgens op zoek U krijgt een selectie van documenten Kies maximum 20 documenten per pagina in drop down box rechts (*) Kies selectie: Alle 2 van 8 Last saved: BY

3 De geselecteerde documenten worden geladen Kies nu uit het drop-down menu Acties de actie Exporteer consol.doc (txt) + facturen (pdf) en druk op uitvoeren Het ZIP bestand consolidation-txt-legal-pdf.zip verschijnt Selecteer openen en klik op OK of minimaliseer. Zeker niet opslaan. Het ZIP bestand wordt geopend en u kan de PDF s samen met de.txt openen of opslaan indien je dit wenst Wanneer het zoekresultaat maar 1 pagina is kan je direct verder gaan naar (**) Wanneer het zoekresultaat meer dan 1 scherm geeft dan mag dit scherm sluiten zonder het op te slaan of je kan ook verder gaan naar (**) en herhaal je bovenstaande voor elke pagina. Elke PDF heeft het volgende formaat: INVOICE_TOcode_invoicenummer_POnummer.pdf De consolidatie file heeft extensie.txt 3 van 8 Last saved: BY

4 Indien het resultaat van de zoekopdracht in het scherm Geavanceerd zoeken meer dan 1 pagina met documenten oplevert dient u de acties vanaf (*) te herhalen per pagina. Bijvoorbeeld: het resultaat van uw zoekopdracht bevat 35 documenten. Bij een pagina grootte van 20 betekent dat: eerst 20 documenten op de eerste pagina downloaden, vervolgens 15 documenten op de Volgende pagina), Werkwijze: U hebt de eerste pagina met documenten gedownload Ga terug naar het scherm met de zoekresultaten Klik vervolgens op Volgende om naar de volgende pagina te gaan Herhaal dan alle acties vanaf (*) De extra geselecteerde files zullen dan worden toegevoegd aan de bestaande Zip file. (**) Wanneer je de laatste pagina hebt gedaan dan kan je de files in de zip file uitpakken met de optie Alle bestanden uitpakken Selecteer alle files en druk op 4 van 8 Last saved: BY

5 Het systeem vraagt dan een locatie waar de files mogen worden uitgepakt. Dit doe je best op een vaste plaats. We raden aan een folder aan te maken via consolidatie file. voor elke De map moet volledig toegankelijk zijn voor de gebruiker Zo zijn de files makkelijk terug te vinden Druk op om het uitpakken te starten. Als dit gelopen heeft staan de files in de aangeduide folder en de files staan dan klaar om verwerkt te worden via SwingTravel-Aankoop. 5 van 8 Last saved: BY

6 Het uitpakken van de files kan verschillen naargelang het programma dat hiervoor gebruikt wordt (Windows, WinZip, WinRar, ) De schermen die hier getoond werden, werden gemaakt met WinRar File opladen in SwingTravel.net Ga naar SwingTravel-aankoop Touroperator Aankoopfactuur - Beheer Aankoopjournaal: Het aankoopjournaal voor de BTN aankopen, meestal 3 Boekingsdatum: Datum waarop aankoopfactuur geboekt wordt Bestand touroperator: Via zoek je het.txt bestand van de gedownloade consolidatie Druk op om de file inhoud van de file te bekijken Druk op om de file te verwerken Deze boodschap zal verschijnen en er zal eveneens een nieuw scherm open gaan. Wanneer je de verwerking doet zonder de PDF documenten dan kan je hier direct Exit kiezen Bestand bestaat niet: Document zit niet in de folder om in te lezen in documenten beheer OK: Document kan worden in gelezen Reeds ingelezen: Document is reeds ingelezen in documenten beheer 6 van 8 Last saved: BY

7 Druk op De documenten met OK zullen eveneens worden weggeschreven in het documentenbeheer. Aankoopfactuur is dan ook raadpleegbaar vanop het dossier. Documenten die reeds zouden in gelezen zijn worden niet overschreven, of opnieuw ingelezen Resultaat controleren via de rapporten Ga naar SwingTravel-aankoop Touroperator Rapporten Kies het gewenste rapport: Facturen van touroperator: inhoud van de file weergeven Ingelezen facturen: overzicht van de ingelezen facturen en het resultaat Ingelezen facturen detail: overzicht van de ingelezen facturen in detail en het resultaat De andere documenten zijn hier niet belangrijk en zijn voor het controleren van domiciliaties Om te zien of de aankoopfacturen goed zijn verwerkt nemen we het rapport Ingelezen facturen of Ingelezen facturendetail. Beginnen met Lijst nr.: Je moet een lijstnummer opgeven. Je kan zoeken via de Eindige met Lijst nr.: Per leverancier heb je een lijst. Wanneer je 2 leverancier hebt kies je best 2 lijsten. Alle lijnen: Alle lijnen en hun status worden getoond Verwerkte lijnen: Enkel de facturen die zijn ingelezen worden getoond Niet verwerkte lijnen: Enkel de niet ingelezen facturen worden getoond met de oorzaak Code leverancier: Een bepaalde leverancier kiezen Je kan zoeken via de Best leeg laten 7 van 8 Last saved: BY

8 Volgende opmerkingen zijn mogelijk : i. PO nummer op datum is onbekend d.w.z. bij controle van de PO nummer in het dossier blijkt deze niet in overeenstemming met de PO nummer uit de ingelezen file ii. factuur reeds geboekt d.w.z. bij controle van het dossier blijkt het factuurnummer reeds gekend en zal het factuur geen tweede maal worden verwerkt iii. > x % d.w.z. het verschil tussen de werkelijke en de theoretische aankoop bedraagt meer dan x %, een percentage ingesteld in beheer licentie iv. OK, de factuur uit de file werd verwerkt Wanneer bepaalde facturen niet zijn verwerkt, dan kunnen de betreffende dossiers worden aangepast en kan je de procedure herhalen vanaf File opladen in SwingTravel.net Als alles goed verwerkt is krijg je in het rapport Niet verwerkte lijnen als resultaat 8 van 8 Last saved: BY