BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) info@servico.be. RAIL lijsten automatisch verwerken

Transcriptie

1 RAIL lijsten automatisch verwerken Ticketsettings...2 Rapporten...3 File klaarmaken voor import...4 Importeren van de file...8 Controleren van de import...9 Doel Het vergelijken van de tickets die gebruikt werden op dossiers met de aangeleverde lijst van Rail was vroeger een zeer tijdrovende bezigheid Nu kan er een Extended version aangevraagd worden van een.txt file die dan automatisch kan verwerkt worden Hoe dit in zijn werk gaat wordt hier uitgelegd SERV_RAILAutoLijstVerwerking_manual_NL_V01.docx 1 van 10 Last saved:

2 Initialisatie Om dit te kunnen doen moeten er eerst een aantal zaken worden geïnitialiseerd Dit kan via SwingTravel-verkoop ReservationSystem Initialisatie Ticketsettings Hier dien je een product code en leverancier te definiëren waarop u de tickets wenst te importeren Checkdigit: nvt CheckStock: nvt Transport type: Aangeven om welk type transport het gaat (Vlucht, Trein, Diverse) Afrekening: Aanvinken indien u met de Rail afrekening werkt Afrekening type: Lijst als je met de manuele papieren lijst werkt Bestand with (met strikte controle) Bestand without (lijst goedkeuren zoals hij is, maar je kan wel vgl met bestand dat aangeleverd werd. Deze optie geniet de voorkeur Jounaalnummer diverse posten: Aangeven van het diverse posten journaal (enkel van toepassing als je met een analytische boekhouding werkt Kostenrekening (Debet): Rekening waarop de debet bedragen komen Wachtrekening overboeking (Credit): Rekening waarop de credit bedragen komen Kostenplaats Groepen: Kostenplaats (enkel wanneer je analytische boekhouding voert) Kostenrekening Actie CC: Rekening waar de kosten voor CC verrichtingen opkomen Opbrengstenrekening Actie CC: Rekening waar de opbrengsten voor CC verrichtingen komen SERV_RAILAutoLijstVerwerking_manual_NL_V01.docx 2 van 10 Last saved:

3 Rapporten 1. Ticket Code Hier kan je een lijst afdrukken van codes die geïnitialiseerd zijn Kies Ticket Code en Print Dan krijg je een lijst met de codes die gedefinieerd zijn SERV_RAILAutoLijstVerwerking_manual_NL_V01.docx 3 van 10 Last saved:

4 Werking File klaarmaken voor import Het is belangrijk dat Extended version van de file wordt aangevraagd. Er zal dan een.txt aangeleverd worden die moet omgezet worden naar een.csv file Tijdens dit process moeten ook een aantal kolommen voorzien worden van de juiste type aanduiding Open Excel en open dan de aangeleverde.txt file. Een Wizard zal starten Klik Volgende SERV_RAILAutoLijstVerwerking_manual_NL_V01.docx 4 van 10 Last saved:

5 Klik volgende De volgende stappen zijn crusiaal Ticket_NBR moet Tekst zijn SERV_RAILAutoLijstVerwerking_manual_NL_V01.docx 5 van 10 Last saved:

6 Departure_Date moet Datum zijn Booking, printing en cancel time moeten ook datum velden zijn Druk nu op Voltooien SERV_RAILAutoLijstVerwerking_manual_NL_V01.docx 6 van 10 Last saved:

7 De Excel sheet zal nu op het scherm staan. Bij Ticket_NBR moeten de voorloop nullen er staan anders is het vorige niet correct gedaan. Save nu de file in.csv formaat. Dit kan via Bestand Opslaan als Kies het type CSV (* schermen zijn genomen uit office 2010, andere versies hebben mogelijk een andere lay-out) Bij opslaan als (Save as) neem je CSV(gescheiden door lijstscheidingsteken) (*.csv) Zorg er ook voor dat je de juiste map selecteert waar je de file gaat saven zodat je deze makkelijk kan terugvinden voor de import later. In dit voorbeeld wordt de file op het bureaublad gezet Als de instellingen goed staan kan je op Opslaan drukken Mogelijk verschijnt volgende boodschap Klik Ja SERV_RAILAutoLijstVerwerking_manual_NL_V01.docx 7 van 10 Last saved:

8 Importeren van de file Ga naar SwingTravel-verkoop ReservationSystem Afrekening Import file Klik hier Je krijgt volgend scherm Code product: Code leverancier: Kies de product code die je geïnitialiseerd hebt voor Rail import Kies de code van de leverancier Bestandsnaam: Via ga je.csv file zoeken die je hiervoor hebt opgeslagen Bestand tot datum: Wordt automatisch ingevuld Druk op en de file wordt verwerkt. De file wordt nu weggeschreven in een bestand De.csv file mag niet open staan in excel. Als dat toch het geval is zal je een fout krijgen en zal het systeem afsluiten Druk op op het scherm te verlaten Je mag een zelfde file maar 1 keer inlezen anders krijg je een boodschap dat de reeds gekende tickets voor de periode reeds gekend zijn en dat de bedragen worden opgeteld. Als je dit hebt dan is de file al klaar voor controle. Je kan wel 2 verschillende files voor een zelfde periode inlezen SERV_RAILAutoLijstVerwerking_manual_NL_V01.docx 8 van 10 Last saved:

9 Controleren van de import Ga naar SwingTravel-verkoop ReservationSystems Rapporten Klik hier Neem het rapport Vergelijking afrekening met bestand Code product: Code leverancier: Beginnen met uitgiftedatum: Eindigen met uitgiftedatum: Extra omschrijving diverse post: Kies de product code Kies de leverancierscode (je kan alleen codes kiezen waarvoor een bestand is geïnitialiseerd via de initialisatie Uitgifte datum van de tickets Uitgifte datum van de tickets Extra informatie die wordt weggeschreven bij de diverse boeking SERV_RAILAutoLijstVerwerking_manual_NL_V01.docx 9 van 10 Last saved:

10 Selectie: Controleren bedrag at confirm: hier kan je nog een type lijst kiezen Bedrag wordt gecontroleerd bij het confirmeren De verschillende lijst types geven je de mogelijkheid om een controle te doen op de geïmporteerde data verwerking Volledige lijst: Geeft de hele lijst die geïmporteerd werd Verschillen tussen dossiers en bestand leveranciers: Geeft de records die verschillen tussen de informatie in de dossiers en de informatie van de lijst Deze moet leeg zijn om de mogelijkheid te hebben om te confirmeren Enkel verschil in bedrag: Geeft enkel de records die een verschillend bedrag hebben Ontbrekend op bestand leverancier Geeft de records die niet op de tickets van de leverancier stonden Ontbrekend in dossier Geeft de records (tickets) die niet terug te vinden zijn in de dossier Wanneer een tikfout gemaakt is bij het ticketnummer dan kan je dit aanpassen op het dossier en het rapport opnieuw vragen zal dan terug de file vergelijken met de dossier Wanneer je alles hebt gecontroleerd en alles is in orde dan kan je op de Als er toch nog een fout is dan krijg je de volgende boodschap drukken. Wanneer alles in orde is dan krijg je volgende boodschap Het moet dus volledig in orde zijn, anders wordt het niet weggeschreven TTR/NMBS Bevestig met Ja SERV_RAILAutoLijstVerwerking_manual_NL_V01.docx 10 van 10 Last saved: