NIEUWIGHEDEN FINANCE-COMMERCE 2012/2013

Transcriptie

1 1 NIEUWIGHEDEN FINANCE-COMMERCE 2012/ CONTROLE BLOKKERING ALGEMENE/ANALYTISCHE REKENING Na ingave van een algemene of analytische rekening (in Commerce en Finance) wordt er een controle uitgevoerd om na te gaan of deze rekening geblokkeerd is. Deze controle kan ingesteld worden in het tabblad Dagboeken van de algemene parameters in Finance. In Commerce wordt deze instelling gelezen vanuit Finance. Er zijn 3 opties mogelijk: Geen test: er wordt geen controle op blokkering uitgevoerd Test maar kunnen doorgaan: een melding wordt getoond, maar men kan doorgaan Test en niet kunnen doorgaan: de melding wordt getoond, maar men kan niet doorgaan Bij ingave van een geblokkeerde rekening met de controle ingeschakeld, wordt de volgende melding getoond:

2 2 In het detailvenster van de algemene of analytische rekening kun je nu het veld Geblokkeerd aan- /afvinken:

3 3 2. Balans in vreemde munt Eerst en vooral moet aan een aantal voorwaarden voldaan worden opdat de afdruk in vreemde munt zou mogelijk zijn en dat hij correct zal werken. - Het gebruikte model moet van het type gepersonaliseerd zijn. - De totalen van de balans moeten onderaan worden afgedrukt. - In het model moeten volgende zaken worden aangepast t.o.v. vroeger 1. De groepen RBZ & RCZ moeten respectievelijk veranderd worden naar RBz & RCz

4 4 2. Overal waar in het model verwezen wordt naar deze groepen moet dit vervangen worden: De muntcode en de algemene rekening voor het wegwerken van het verschil (actief/passief) worden opgeslagen in de selectietabel. De muntkoers daarentegen wordt steeds uit het bestand van de munten gehaald (gemiddelde jaarkoers) maar kan gewijzigd worden. Bij de afdruk wordt de munt en de gebruikte koers vermeld in de titel.

5 5 3. Zakencijfers op scherm met knop historiek 4.Vervaldaglijst met 5 kolommen i.p.v. 3

6 6 5. Manueel aanpassen van de bedragen bij de afdruk van de betaalherinnering Klik op de knop Kies de lijn die u wenst aan te passen en klik nogmaals op de knop

7 7 6. Buiten gebruik stellen + blokkering van een dagboek 7. Buiten gebruik stellen + blokkering van een dossier in finance

8 8 Bij overzicht dossier optie Inclusief geblokkeerde dossiers 8. Overzicht dossiers in finance : naam 2 wordt ook getoond 9. Nieuw item ons klantnr op de leveranciersfiche : tabblad commercieel. Hier kunt u het klantnummer invullen waaronder u gekend bent bij uw leverancier.

9 9 10. Nieuw item bij de ingave van de forfaits bij de accountantsfacturatie (AFA) Dit veld wordt ook getoond bij de facturatie van de prestaties (zie hieronder) 11. Dupliceren + tegendraaien divers dagboek. Op basis van een reeds eerder geboekt diversendagboek (gecentraliseerd of niet gecentraliseerd) wordt er een nieuw niet gecentraliseerd dagboek gecreëerd met dezelfde rekeningen en bedragen voor een bepaalde periode. Het teken van de boeking wordt eventueel omgekeerd. Het dagboek mag enkel boekingen bevatten op algemene rekeningen. Input: Boekjaar en periode worden geïnitialiseerd met de periode waarmee we zijn ingelogd, verminderd met 1. Boekjaar en periode kunnen gewijzigd worden naar een bestaand boekjaar en rekening houdend met het maximum aantal periodes. Output: Boekjaar en periode worden geïnitialiseerd met het boekjaar en periode waarmee we zijn ingelogd. Enkel de periode kan aangepast worden rekening houdend met het maximum aantal periodes voor dit boekjaar.

10 10 Na het wijzigen van de periode wordt ook de boekhoud- en stukdatum opnieuw bepaald. Indien Nieuw commentaar of Nieuwe omschrijving aangevinkt dan wordt het commentaar of de omschrijving overgenomen uit de selecties en niet uit het bestand. Zowel het input als output dagboek moeten een bestaand diversen dagboek zijn. Indien er in de detail van een stuk (CUMOD of ENCOD) een record voorkomt waarbij het type rekening of het type spiegelrekening gelijk is aan klant of leverancier, dan wordt deze lijn in het rood voorgesteld en kan dus niet worden aangevinkt. Opmerking: Aangezien hier geen boekingen op klanten en/of leveranciers voorkomen, is er ook geen aanpassing van de real-time.

11 Uitbreiding van de mogelijkheden tot overname omschrijving in de verdeeltabellen 13. Importeren/exporteren CODA-bestanden Het exporteren en importeren naar/van atilissima is uitgebreid voor het gebruik van rekeninguittreksels, namelijk voor de bestanden CODA5 (master), CODA6 (detail) en CODA7 (toewijzingen). Opmerkingen: Exporteren: Alle rekeninguittreksels uit het dossier worden geëxporteerd. Het bestand CODA7 wordt geëxporteerd met ruptuur volgens: soort dagboek, jaar uittreksel, nummer uittreksel, volgnummer en lijnnummer. Importeren: Enkel niet bestaande rekeninguittreksels worden geïmporteerd. Toewijzingen die gemaakt zijn in het dossier waarin het exportbestand is gecreëerd, worden niet overgenomen tijdens de import.

12 Archivering van documenten per dossier De archivering van documenten per dossier is een uitbreiding op de module F180 Visualisatie gearchiveerde facturen. Algemene parameters In het tabblad Algemeen 2 van de algemene parameters kun je een map opgeven met de locatie van de archiefdocumenten welke gekoppeld zijn aan het dossier. DDD: Wordt later vervangen door de dossiercode YYYY: Wordt later vervangen door het boekjaar Afdrukken Op het venster voor het kiezen van een printer, zal er bij het rechtsklikken op de bladeren-knop een popup geopend worden met de volgende mogelijkheden: Archiefmap dossier: Het pad vervangen door de nieuwe parameter voor archivering dossier Map out: Het pad vervangen door de mail-out-directory Archiefmap verkoop: Het pad vervangen door de parameter voor archivering verkoop Hierdoor kan de gebruiker op een snelle manier kiezen in welke map hij de PDF wil plaatsen zonder via de bladeren-knop een map te selecteren. Indien het ingevulde pad gelijk is aan de map voor archivering verkoop of dossier en het pad bevat één van de joker-tekens (DDD en/of YYYY), dan worden deze vervangen. Vervolgens wordt er gecontroleerd of de opgegeven map reeds bestaat. Indien nodig wordt de volgende melding getoond met de vraag om eventueel deze map te creëren:

13 13 Visualisatie archief dossier Indien module F180 actief en de parameter voor archivering van het dossier is ingevuld, dan komt er een nieuwe knop actief waarmee je het archief kunt raadplegen. Na het zoeken worden alle bestanden uit de geselecteerde archiefmap gevisualiseerd, inclusief alle onderliggende mappen. Een willekeurig bestand kan nadien geselecteerd worden uit de treeview en geopend worden met zijn standaardprogramma via de kiezen-knop.

14 Betalingsbestand isabel in xml-formaat (Isabel 6 compatibel) A. Algemeen In oude CIRI-bestanden werd een onderscheid gemaakt tussen betalingsopdrachten binnenland en betalingsopdrachten buitenland qua structuur van bestand. In de nieuwe XML-bestanden is het onderscheid niet op niveau van binnenland of buitenland maar op niveau van Europese overschrijving of niet Europese overschrijving (algemene overschrijving genoemd). Voor wat betreft de betalingsopdrachten binnenland zal voortaan steeds gebruik gemaakt worden van een Europese overschrijving (binnen SEPA). In dit geval moet het IBAN-nummer van de begunstigde steeds ingevuld zijn met een Belgisch IBAN-nummer en is de valuta van het bedrag steeds EUR. In principe is de BIC-code hier optioneel. Voor wat betreft de betalingsopdrachten buitenland moet voortaan een onderscheid gemaakt worden tussen betalingsopdrachten buitenland via een Europese overschrijvingen en betalingsopdrachten buitenland via een Algemene overschrijving (Niet Europese overschrijving). Bij een Europese overschrijving wordt de begunstigde steeds geïdentificeerd aan de hand van zijn IBAN-nummer en zijn BIC-code en is de valuta van het bedrag steeds EUR. B. Algemene parameters Er is een nieuwe parameter voorzien die aanduidt of we werken met de oude CIRI-files of met de nieuwe XML-files:

15 15 C. Mutatie leveranciers : buitenlandse betalingen 1.Indien we werken met XML-files dan wordt de zone adres(vervolg) niet meer gebruikt. en is de omschrijving van bepaalde zones op het TAB-blad Betaling(+) gewijzigd: 2.Bij het drukken op de knop Kopiëren N-A-L worden onderstaande velden als volgt opgevuld met de gegevens uit het tabblad Adres. In tegenstelling tot vroeger wordt de postcode niet meer voorafgegaan door een * en niet meer door de landcode. Opgelet: Voor klanten welke deze gegevens reeds vroeger hadden ingevuld zal het sterretje en de land code moeten weggelaten worden 3.Op het TAB-blad Betaling(++) zijn onderstaande zones niet meer zichtbaar: - Code betaalwijze - Rubriek 1, 2 en 3 - Verantw. 1, 2 en 3 - Code bedrag - 4. Bij de code kosten krijgen we een tooltip met waarden welke deze mag bevatten.

16 16 Opgelet: Deze codes zullen bij de opbouw van de XML-bestanden worden vertaald in een code van 4 karakters 5. Bij de accept van de mededeling Bank begunstigde krijgen we volgende tooltip:

17 17 D.Betaalvoorstel leveranciers : 1.Bij het bepalen van de tabel met de openstaande lijnen wordt in geval van betalingsopdrachten binnenland voortaan het IBAN-nummer van de leverancier in de tabel geplaatst in plaats van het oude banknummer. Is het IBAN-nummer niet ingevuld bij de leverancier dan wordt het indien mogelijk berekend aan de hand van het banknummer (zoals bij mutatie leveranciers). 2.Bij het aanmaken van de records in het detailbestand van de betalingen worden ook in geval van betalingen binnenland een aantal velden ingevuld: - Soort identificatie bank begunstigde : vast 1 (BIC). - Identificatie bank begunstigde : BIC-code uit de leverancier. - Soort rekening begunstigde : vast 1 (IBAN). - Rekeningnummer begunstigde : IBAN-code uit de leverancier - De zones met betrekking tot de naam en het adres van de begunstigde : Opmerking: Ook voor betalingen buitenland, dan gebeurt dit op voortaan op dezelfde manier. - Landcode begunstigde : Landcode van de leverancier.. 3.Bepaalde zones welke niet meer van toepassing zijn in geval van betalingsopdrachten buitenland in XML worden NIET meer overgenomen uit de leverancier. Adres 2 begunstigde Code betaalwijze Rubriek 1 tem 3 Verantwoording 1 tem 3 Bedrag 1 tem 3 Code bedrag

18 18 E.Mutatie Betalingen leveranciers : 1. De bankcode en het rekeningnummer wordt niet meer getoond bij betalingsopdrachten binnenland. 2. Er is een nieuw tab-blad ID Betaling in geval. Om de voorstelling properder te laten verlopen werden Code betaalwijze en Betalingsmunt van plaats gewisseld (ook indien geen XML!). Bij de code kosten krijgen we tevens een tooltip welke waarde dit veld mag bevatten.

19 19 Opgelet: Deze codes zullen bij de opbouw van de XML-bestanden worden vertaald in een code van 4 karakters (zie verder). 4. Bij de accept van de mededeling Bank begunstigde krijgen we volgende tooltip: H.Exporteren van overschrijvingen 1. De zender moet ingevuld zijn. 2. De gegevens van de opdrachtgever worden overgenomen uit de dossier waarmee we ingelogd zijn en kunnen niet gewijzigd worden. 3. Na het wijzigen van de bank code wordt naast het rekeningnummer en de munt code van de opdrachtgever, nu ook het IBAN-nummer en de BIC-code uit de algemene parameters gehaald: Het IBAN-nummer moet ingevuld zijn en correct zijn. Indien het gaat om betalingen buitenland wordt naast het rekeningnummer en de muntcode van de kosten, nu ook het IBAN-nummer van de kosten bepaald uit de algemene parameters: Het IBAN-nummer is NIET verplicht maar moet correct zijn indien ingevuld. De zones m.b.t. tot de kosten zijn dus enkel zichtbaar indien het gaat om betalingen buitenland. Dit is ook het geval voor de mededeling van de bank. Bij de accept van de mededeling volgende tooltip:

20 20 4. Bij de opmaak van het XML-bestand worden bepaalde tag s al dan niet gebracht naargelang het gaat om een Europese overschrijving of een Algemene overschrijving. Om dit te onderscheiden hanteren we volgende logica: Resultaat :

21 Investeringen : bedrag eindafboeking kan nu per investering worden meegegeven i.p.v. algemeen voor alle investeringen.