BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) SwingCount Verkoopfactuur (SwingCar)

Transcriptie

1 BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) info@servico.be Handleiding SwingCount Verkoopfactuur (SwingCar) Beheer Inbrengen en wijzigen verkoopfacturen Eerst en vooral moet u bepalen op welke van de bestaande verkoopjournalen het factuur moet worden ingeboekt. Via het -icoon kan u de verschillende journalen opvragen en één ervan selecteren. Vervolgens heeft u de keuze tussen : het aanmaken van een nieuwe verkoopfactuur het raadplegen van een bestaande verkoopfactuur Het aanmaken van een nieuwe verkoopfactuur Het programma kent automatisch een factuurnummer toe. Vervolgens zoekt u de klantcode op met het - icoon. Indien de klant niet bestaat, kan u deze aanmaken via het -icoon,zie ook klantenbeheer. Data Herkomst: Bestelboncode: Datum: Facturatietype: Hier kan je kiezen wat je neemt als basis om de factuur op te maken (none): gewoon een algemene verkoopfactuur maken Bestelling: Basis zal een bestelbon zijn Vaste Rit: Basis zal een vaste rit zij Bestelbon/vaste rit waarop factuur gemaakt wordt - DD/MM/EEJJ - boekingsdatum van het factuur - het programma stelt steeds de datum van vandaag voor, doch deze datum is manueel wijzigbaar - bij het begin van een nieuwe boekingsmaand krijgt u de melding "U begint een nieuwe maand" : gaat u akkoord dan kan u voor dit verkoopjournaal geen facturen meer inschrijven op de vorige maand. - keuze tussen factuur of creditnota

2 Taal: Rekeningnummer: - ook bij creditnota's wordend de bedragen positief ingegeven - taal van document : Nederlands, Frans, Engels, Duits - grootboekrekening waarop het factuur moet worden ingeschreven, steeds verwijzend naar een opbrengstenrekening (7-rekening) - verplichte waarde indien in tabblad met detail, geen uitsplitsing verschillende rekeningnummers is ingegeven - bestaat de gewenste grootboekrekening nog niet, dan kun u via het -icoon het rekeningnummer aanmaken Kostenplaats: - moet ingevuld wanneer de analytische optie actief is en er kostenplaatsen gemaakt zijn Analytische maand-jaar: - hier kan je opgeven in welke analytische periode deze factuur moet opgenomen worden Vervaldatum : - betalingstermijn van de klant, zie ook klantenfiche - steeds manueel wijzigbaar Omschrijving : - specifieke informatie bij gemaakte factuur - omschrijving verschijnt op rekeninguitreksel van de klant en op de gebruikte grootboekrekening Printdata Factuur betaald : - wijze hoe het factuur betaald is (bank, kas, cheque, domiciliatie, wissel of niet betaald) - wordt alleen vermeld op het rekeninguittreksel van de klant Bedrag betaald: - bedrag dat reeds betaald werd O/Ref. : - eigen referentie U/Ref. : - referentie van de klant Tekst code op factuur - code van de tekst die op de factuur moet verschijnen - code wordt aangemaakt via Tekst Beheer Contactpersoon klant: - contactpersoon die vermeld mag worden op dit document CLient - je kan een contactpersoon zoeken met Gegevens van de klant afkomstig uit de klantenfiche Detail 2 van 5 Last saved: BY

3 Via -icoon kunnen de detailgegevens van het factuur worden ingegeven. Ook uitsplitsingen op verscheidene grootboekrekeningen en verschillende BTW percentage kunnen op deze manier worden aangeduid. Via de Retrieve kan je de details van de bestelbon/vast rit ophalen Detaillijnen die voorgesteld worden bij herkomst Bestelling : Voorschotfactuur : Er wordt één lijn gecreëerd waarvan omschrijving, rekeningnummer en BTWcode ingevuld is. Rekeningnummer wordt opgehaald uit initialisaties en BTWcode die voorgesteld wordt is 0. Gedeeltelijke of saldofactuur : Indien de prijs in bestelbon (totaal prijs, prijs per eenheid afstand, totaal prijs + supplement, prijs per persoon) dan wordt minstens één lijn gecreëerd per bestelbon Indien de prijs in de ritten (prijs in rit cumulatief) dan wordt minstens één lijn gecreëerd per rit Prijs in bestelbon / route : De mogelijkheid bestaat dat de prijs moet verdeeld worden over meerdere lijnen, redenen hiervoor kunnen zijn : - verschillende rekeningnummer - verschillende BTWcode - bij prijstype totaal prijs + supplement wordt voor het supplement een 2de lijn gecreëerd De rekeningnummer die voorgesteld wordt is afhankelijk van (1 primeert op 2,...) : 1) In geval van 'Extra Diensten' bij bestelbon: Opbrengstenrekening bij 'Extra Diensten' van de bestelbon. 2) Rekening die ingevuld is op tab data (dit is opbrengenstenrekening bij klant of opbrengenstenrekening bij verkoopjournaal of rekening die zelf door gebruiker ingevuld is) 3) Opbrengstenrekening bij cartype 4) Opbrengstenrekening bij initialisaties Bij cartype en initialisaties zijn er 3 rekeningnummers : Nationaal : voor ritten waarvan de isolandcode van de bestemming dezelfde is dan de isolandcode van de firma Internationaal Binnenland : voor ritten waarvan de isolandcode van de bestemming verschillend is met de isolandcode van de firma en waarvoor er wel gereden kilometers zijn in de isolandcode van de firma (tab Uitvoering2-Afstand) Internationaal Buitenland : voor ritten waarvan de isolandcode van de bestemming verschillend is met de isolandcode van de firma en waarvoor er gereden kilometers zijn in een isolandcode verschillend van de isolandcode van de firma (tab Uitvoering2- Afstand) De BTWcode die voorgesteld wordt is afhankelijk van : 1) In geval van 'Extra Diensten' bij bestelbon: BTWcode bij 'Extra Diensten' van de bestelbon. 2) BTWcode bij bestelbon / route (dit is enkel bij prijs per persoon) 3) BTWcode bij initialisaties Bij initialisaties zijn er 2 BTWcodes : Binnenland : Buitenland : voor ritten waarvan de isolandcode van de bestemming dezelfde is dan de isolandcode van de firma of voor ritten waarvan de isolandcode van de bestemming verschillend is met de isolandcode van de firma en waarvoor er wel gereden kilometers zijn in de isolandcode van de firma (tab Uitvoering2-Afstand) voor ritten waarvan de isolandcode van de bestemming verschillend is met de isolandcode van de firma en waarvoor er gereden kilometers zijn in een isolandcode verschillend van de isolandcode van de firma (tab Uitvoering2-Afstand) Indien de prijs verdeeld wordt over meerdere lijnen omdat er meer dan één rekeningnummer en/of BTWcode is dan kan dit volgens 2 verschillende systemen : 3 van 5 Last saved: BY

4 Vaste prijs voor binnenland : Dit systeem wordt gebruikt indien er in tab Uitvoering2-Afstand een prijs ingegeven is voor de isolandcode die gelijk aan de isolandcode van de firma en er ook nog minstens één andere lijn ingeven is met een isolandcode verschillend van de isolandcode van de firma. In geval van prijs in bestelbon en meerdere ritten in die bestelbon dan geldt dit vanaf dat er één rit is waarvoor bovenstaande voorwaarde voldaan is. De prijs wordt berekend aan de hand van de prijs ingegeven in de tab Uitvoering2-Afstand. De prijs binnenland voor zowel nationale als internationale ritten is dan de som van de prijzen ingeven in het veld prijs met een isolandcode die gelijk is aan de isolandcode van de firma. De prijs buitenland is in dit geval de totaalprijs (eventueel reeds berekend indien prijstype niet totaalprijs is) - de prijs binnenland. Bij prijs in bestelbon en meerdere ritten waarvan sommige nationaal en andere internationaal of waarvan sommige een cartype hebben waaraan een opbrengstenrekening gekoppeld is, dan wordt voor de prijs buitenland geen rekeningnummer ingevuld. Dit omwille dat de programma's onmogelijk kunnen weten aan welk rit (nationale of internationale) of welk cartype het bedrag buitenland moet toegekend worden. Door het rekeningnummer leeg te laten zal de eindgebruiker er opgewezen worden dat het juiste rekeningnummer en eventueel ook BTWcode nog moeten worden ingevuld. Prijs berekend in verhouding tot aantal gereden kilometers : Dit systeem wordt default gebruikt, dus indien niet 'Vaste prijs voor binnenland'. Indien de prijs verdeeld wordt over meerdere lijnen omdat er meer dan één rekeningnummer en/of BTWcode is, dan wordt de prijs herberekend in verhouding tot het aantal gereden kilometers. Maw. Prijs is 'Prijs * aantal gereden kilometers / totaal aantal kilometers' waarbij aantal kilometers het aantal kilometers nationaal, internationaal binnenland of buitenland is afhankelijk van het rekeningnummer. In geval van sortering op bestelbon dan wordt er boven de prijslijnen een lijn gecreëerd waarvan enkel de omschrijving is ingevuld met bestelbonnummer (en ritnummer) en het totaal bedrag. Bij het maken van een eerste niet voorschotfactuur worden de reeds gemaakte voorschotfacturen in mindering gebracht. Er wordt één lijn gecreëerd waarvan omschrijving, bedrag in mindering, rekeningnummer en BTWcode ingevuld is. Rekeningnummer wordt opgehaald uit initialisaties en BTWcode die voorgesteld wordt is 0. Detaillijnen die voorgesteld worden bij herkomst vaste rit : Indien factuurtype van vaste rit per week is dan wordt minstens per car code, per week één lijn gecreëerd. Bij factuurtype totale periode dan wordt minstens per car code één lijn gecreëerd. Net zoals bij herkomst van bestelling bestaat de mogelijkheid dat de prijs moet verdeeld worden over meerdere lijnen, redenen hiervoor kunnen zijn : - verschillende rekeningnummer - verschillende BTWcode Het voorstellen van rekeningnummer, btwcode en de verdeling van de prijs aan de hand van aantal gereden kilometers volgt echter ook dezelfde logica dan bij herkomst bestelling. Bij vaste ritten zijn er verschillende prijstypes : 1) Prijs per rit : de prijs wordt maal het aantal ritten gedaan. Indien de totaalprijs in de rit zelf ingevuld is wordt deze genomen, anders wordt de prijs uit de vaste rit genomen. Het is dus mogelijk om voor een bepaalde rit de prijs aan te passen bij dit prijstype. In zo een situatie wordt er dan ook meer dan één lijn gecreëerd, nl. per verschillende prijs wordt er een lijn gecreëerd met het bijhorende aantal. 2) Prijs per dag : de prijs vanuit vaste rit wordt maal het aantal dagen gedaan. 3) Prijs per eenheid afstand vast : de prijs vanuit vaste rit wordt maal het aantal kilometers gedaan, dit aantal kilometers is de afstand vanuit vaste rit * aantal ritten. 4) Prijs per eenheid afstand uitgevoerd : de prijs vanuit vaste rit wordt maal het aantal kilometers ingegeven in de tab Uitvoering2-Afstand gedaan. De periode van/tot wanneer gefactureerd en de factuur omschrijving wordt op de eerste lijn in de omschrijving ingevuld. Voor de tekst extra wordt er een extra lijn achteraan toegevoegd. 4 van 5 Last saved: BY

5 Codewoord: - Bij het kiezen van een codewoord zullen default waardes die in het codewoord zitten opgehaald worden - Wanneer de code niet bestaat kan deze gemaakt worden via het icoon Codewoord beheer Omschrijving: - omschrijving van de rit Totaal lijn: - prijs BTW: - geldende btw regime: vrijstelling van BTW, 6%, 12%, 21%, BTW door medecontractant, 0% of niet opgenomen in btw aangifte, gelijkgestelde uitvoer - op basis van het gekozen percentage wordt het bedrag van de BTW berekend op het totaalbedrag Rekeningnummer: - grootboekrekening waarop dit deel van het factuur moet worden ingeschreven - bestaat de gewenste grootboekrekening nog niet, dan kan u ook hier weer via het - icoon het rekeningnummer aanmaken Kostenplaats: - wanneer de optie analytisch aan staat dan kan je hier ook de analytische kostenplaats opgeven Het raadplegen van een bestaande verkoopfactuur Zolang een verkoopfactuur niet is goedgekeurd, d.w.z. niet ingeschreven in het verkoopjournaal, kan u het bestaande factuur opvragen en indien gewenst wijzigen. Bij wijziging van de gegevens behoudt het factuur zijn oorspronkelijke nummer. Geef de nummer van de te wijzigen factuur in of zoek ze via het -icoon en druk op 5 van 5 Last saved: BY