BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015)

Transcriptie

1 BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) info@servico.be Handleiding SwingPayroll Taks Jaaraangifte Via dit programma kan de jaarlijkse aangifte van de bedrijfsvoorheffing voorbereid worden om electronisch aan te geven. Deze file kan dan worden opgeladen op de Belcotax-On-Web website. Via dit programma kan ook het document aangemaakt worden en kunnen ook verschillende controle lijsten gemaakt worden. Volgende workflow is voorzien: 1. Voorbereiden van de jaaraangifte 2. Aanmaken van de file 3. Controle lijst maken fiches drukken 5. File upload bij Belcotax On Web Voorbereiden van de jaaraangifte Via dit programma gaan we de jaaraangifte voorbereiden Je kiest het Inkomsten jaar en de Werkgever en klikt dan op de knop Wanneer deze al voorbereid zou zijn krijg je volgende boodschap Kies Ja om bestaande gegevens te overschrijven, Nee al u dat niet wenst te doen Als de voorbereiding gelukt is krijg je volgende bevestiging

2 Aanmaken Xml Bestand Met dit programma gaan we de file aanmaken die kan worden opgeladen op de Belcotax-On-Web website Inkomsten jaar: Geef het jaar op waarvoor je de file wenst te maken Afzender: Selecteer met de afzender Als die nog niet moest bestaan kan die eerst aangemaakt worden via SwingPayroll/Algemeen/Contract algemeen/adres/beheer Afzender BTW nummer: Wordt overgenomen uit de afzender fiche Afzender Contactpersoon: Geef de naam in van de persoon die aangifte deed Aangifte Nr: Hier kan je reeds bestaande aangiftes terug oproepen dmv de knop Voor een nieuwe aangifte klik je op Je krijgt nu een overzicht van alle Werkgevers waarvoor een aangifte werd voorbereid Met knop kunnen niet gewenste lijnen geschrapt worden Wanneer je keuze gemaakt is klik je op de knop Volgende boodschap verschijnt wanneer de file klaar is Druk op om de file te bewaren op een door u te kiezen plaats op je pc of netwerk. Let op dat je weet waar hij staat want je moet hem voor het opladen op de website Belcotax-On-Web daar ook komen halen Wanneer er geen naam wordt voorgesteld mag je gerust zelf een naam kiezen Let op het moet wel een xml blijven klik op 2 van 7 Last saved: BY

3 Aangifte file controleren Aangifte lijst Met dit programma kan je controleren welke gegevens zijn opgenomen in de file Je kan direct het Aangifte Nr kiezen waarvoor je de controle wenst te doen Inkomsten jaar en Afzender zullen dan automatisch worden aangevuld Indien gewenst kan er nog bijkomend gefilterd worden op Werkgever en Bemanningslid Druk op om de lijst in pdf vorm op het scherm te krijgen Druk op om de lijst te exporteren naar Excel Rapport ziet er als volgt uit: Vergelijk Jaar-Maand aangifte Met dit programma kan je de jaaraangifte vergelijken met de maandaangiftes die werden gedaan. Normaal gezien zou het verschil 0 moeten zijn Je kan direct het Aangifte Nr kiezen waarvoor je de controle wenst te doen Inkomsten jaar en Afzender zullen dan automatisch worden aangevuld Indien gewenst kan er nog bijkomend gefilterd worden op Werkgever en Bemanningslid Druk op Druk op om de lijst in pdf vorm op het scherm te krijgen om de lijst te exporteren naar Excel Rapport ziet er als volgt uit: 3 van 7 Last saved: BY

4 Fiche maken Met dit programma kunnen de fiches aangemaakt worden Je kan hier ook via het Aangifte Nr de aangifte oproepen via de knop Inkomsten jaar en afzender worden dan automatisch ingevuld Indien gewenst kan je nog verder filteren op Werkgever en Bemanningslid Druk om de fiches te drukken Fiche ziet er als volgt uit: 4 van 7 Last saved: BY

5 5 van 7 Last saved: BY

6 File upload op de website Door te surfen naar kom je op de site waar men de jaaraangifte kan uploaden. Hieronder een overzicht van de verschillende stappen die moeten gevolgd worden. Kies je taal A B Klik op Toegang (A) of onmiddellijk Naar toepassing: (B) waar je kiest op welke manier je wenst aan te loggen. Er is een paswoord nodig om de aangifte te kunnen doen. De toegang tot Belcotax On Web verloopt via het portaal van de Sociale Zekerheid Meer info hierover kan je op volgende site vinden: Volg de aanwijzingen die op het scherm verschijnen Kies het juiste inkomstenjaar 6 van 7 Last saved: BY

7 Waarna je kan kiezen om alles manueel in te vullen of je kan de aangifte via Verzending per bestand doen Wanneer voor de verzending per bestand is gekozen klik je op de Voorbereiding Selecteer je file dmv de knop en klik op Openen Doelbestand en foutenbestand zullen automatisch gevuld worden Daarna kan het XML bestand geconverteerd en geverifieerd worden door op te klikken. De website start het converteer programma op en toont na verloop van tijd een overzicht. Ofwel is er een probleem en krijgt men een aantal blokkerende fouten, deze fouten moeten eerst opgelost worden voordat er verder kan gegaan worden. Het bestand van formaat.bow is niet aangemaakt. Ofwel krijgt men 1 omzeilbare fout, deze fout heeft te maken dat er meer dan 15% van de aangiftes geen rijksregisternummer bevat. Het bestand van het formaat.bow is wel aangemaakt. Ten slotte dient men op te klikken om de aangifte in te dienen. Na de verzending van het bestand ontvangt de afzender een , in deze wordt nog eens gewezen op de anomalieën van de aangifte. Deze mail vraagt dan ook om een rechtvaardiging. Als de fout Lijn: xxxx Kolom: xx, Tag: r9010_aantallogbestanden : Meer dan 15% van de nationale nummers ontbreken is, dan wordt best een volgende mail gestuurd naar belcotax@minfin.fed.be : 7 van 7 Last saved: BY