Handleiding : Opdrachten vanuit Excel

Transcriptie

1 Handleiding : Opdrachten vanuit Excel Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 1

2 1. Introductie Deze handleiding beschrijft de werkwijze voor het gebruik van de toepassing Domiciliëringen vanuit Excel. Je kan deze conversietool op drie manieren gebruiken nl. : A. Je gebruikt geen template of tekstbestand maar je wil je domiciliëringen manueel ingeven. Ga naar punt 2. B. Je gebruikt de template die ter beschikking staat op de KBC-site ( Ga naar punt 3, hoofdstuk 3.1 van dit stappenplan. C. Je wenst een zelf gemaakt tekstbestand te gebruiken en te converteren via Conversie vanuit Excel. Ga naar punt 3, hoofdstuk 3.2. Met deze toepassing kunt u ofwel Excel-bestanden of tekstbestanden (*.txt) waarin u domiciliëringen registreerde converteren naar een bankbestand ofwel kan u domiciliëringsopdrachten zelf ingeven. Bij de conversie worden de ingevoerde gegevens gecontroleerd; een foutief schuldeisernummer, bijvoorbeeld, zal gedetecteerd worden. Als u, na de conversie, een overzicht wenst waarin u bvb. fouten wil corrigeren of andere wijzigingen wilt aanbrengen; dan slaat u de domiciliëringen op in het overzicht Te versturen domiciliëringen. Het bankbestand dat u geconverteerd heeft, dient u te bewaren op een zelf gekozen locatie. U start dan KBC-Online for Business op, u gaat naar de functie Verzenden bestanden met domiciliëringen/lcr en van daaruit verstuur je het bestand naar KBC. Na het doorsturen moet het bestand elektronisch ondertekend worden door een gevolmachtigde KBC-Online for Businessgebruiker. Voor u verdergaat met deze handleiding, installeert u het programma op uw pc. Hulp nodig? KBC-Helpdesk Tel Fax kbc.helpdesk.bedrijven@kbc.be Openingstijden: iedere bankwerkdag van 8 tot 17 uur Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 2

3 2. Registratie van domiciliëringen U maakt geen gebruik van de template of een tekstbestand maar u wil manueel domiciliëringsopdrachten ingeven. Stap 1 : Start de toepassing Conversie vanuit Excel op. Klik linksonderaan op Systeem. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 3

4 Stap 2 : Klik onder Instellingen op Domiciliëringen. Stap 3 : Breng volgende gegevens in: nummer schuldeiser, rekeningnummer schuldeiser en naam schuldeiser. De ingevulde gegevens van het vorige scherm worden bewaard. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 4

5 Stap 4 : Ga nu terug naar Basisfuncties en klik dan op Te versturen domiciliëringen. 1 2 Stap 5 : Klik nu op de knop Toevoegen. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 5

6 Stap 6 : De velden Nummer schuldeiser en rekeningnummer/naam schuldeiser zijn reeds ingevuld. Vul de andere velden in. Klik op Ok. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 6

7 Stap 7 : Nadat je al je domiciliëringen hebt ingegeven krijg je een overzicht van de geregistreerde domiciliëringen. Stap 8 : Vink de vakjes voor de ingevoerde domiciliëringen aan. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 7

8 Stap 9 : Klik nu op de knop Exporteren. De domiciliëringsopdrachten worden nu geconverteerd naar een bestand. Stap 10 : Je krijgt nu de vraag om de locatie aan te duiden waar het exportbestand bewaard moet worden. Klik op om de locatie in te stellen. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 8

9 Stap 11 : Kies de locatie waar het bestand bewaard moet worden. Klik op Save. Stap 12 : Klik op Ok en het bestand wordt bewaard op de gekozen locatie. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 9

10 3. Gebruik van de conversietool! 3.1. U maakt gebruik van de template Domiciliëringen. Voor uw gebruikscomfort is op onze website ( een Excel-template beschikbaar waarin de essentiële gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een domiciliëring zijn opgenomen. U kunt aanvullende gegevens toevoegen in de volgende, vrije kolommen. Tip : Bewaar deze template in de folder c:\programfiles\kbc-online\domiciliëringen die u uitsluitend hiervoor gebruikt. Bewaar het bestand als bestandstype *.xls. Open de template, voeg de gegevens van uw domiciliëringen toe en sla het bestand op met een andere bestandsnaam. Selecteer hiervoor in het menu: Bestand Opslaan Als (File Save as). Zorg ervoor dat de bestandsnaam uniek is door bijvoorbeeld de datum van vandaag toe te voegen. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 10

11 Stap 1 : Start de toepassing Opdrachten vanuit Excel en klik op de knop Conversie Stap 2 : Selecteer Domiciliëringen en klik op Volgende Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 11

12 Stap 3 : Klik op en selecteer het tekst- of Excelbestand waarin u de gegevens van uw domiciliëringen registreerde. Klik op Open en klik dan op Volgende. Stap 4 : Selecteer in het veld profiel Standaardprofiel en klik op Volgende. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 12

13 Stap 5 : Klik op Volgende in het scherm met Definitie scheidingstekens. Stap 6 : Klik op Volgende in het scherm met Gegevensmapping Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 13

14 Stap 7 : Selecteer in het scherm Definitie resultaat ofwel de optie Bestand wanneer je onmiddellijk een bestand wil aanmaken ofwel Opdrachten toevoegen aan Te versturen domiciliëringen als je de inhoud van het bestand wil bekijken en eventueel wijzigingen wil aanbrengen. We kiezen voor Opdrachten toevoegen aan Te versturen domiciliëringen. Klik op Volgende. Stap 8 : Klik op Uitvoeren. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 14

15 Stap 9 : Je krijgt een overzichtsscherm met per record of het wel dan niet OK is. Onderaan krijg je de mogelijkheid om je profiel op te slaan en een knop om af te sluiten. Door je profiel te bewaren kan je dit de volgende keer opnieuw gebruiken. Klik op Afsluiten. Stap 10 : Klik nu op Te versturen domiciliëringen. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 15

16 Stap 11 : Je krijgt nu een overzicht van de domiciliëringen. In dit scherm kan je bvb. een opdracht verwijderen en/of wijzigen maar je kan ook bijkomende domiciliëringsopdrachten toevoegen. Stap 12 : Om bijkomende domiciliëringsopdrachten in te geven klik je op Toevoegen. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 16

17 Stap 13 : Breng volgende gegevens in : nummer schuldeiser, rekeningnummer en naam van de schuldeiser, spildatum, domiciliëringsnummers, bedrag, referte enz Klik dan op OK. Let op : Domiciliëringsopdrachten die je zelf toevoegde krijgen geen vinkje in de eerste kolom. Vink ze aan voordat je op Exporteren klikt. Stap 14 : Je domiciliëring werd nu geregistreerd. Klik op Exporteren om deze gegevens om te zetten in een bankbestand. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 17

18 Stap 15 : Je krijgt nu de vraag om het bestand te bewaren op de door jou gekozen locatie. Noteer de plaats waar je het bestand hebt bewaard! Je hebt deze locatie later nodig wanneer je het bestand wil verzenden via KBC-Online for Business. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 18

19 3.2. Je gebruikt een zelf gemaakt tekstbestand en converteert dit via Conversie vanuit Excel Opbouw van het Excel-bestand Net als bij punt 3.1. U maakt gebruik van de template Domiciliëringen wordt ook via deze werkwijze gebruik gemaakt van een tekst- of Excel-bestand. Het enige verschil met het gebruik van de template is dat u hier de velden zelf definieert. Bij de opmaak van deze gebruikershandleiding vertrekken we met een Excel-bestand dat volgende velden bevat: In kolom A : Naam schuldenaar In kolom B : Domiciliëringsnummer; In kolom C : Bedrag; In kolom D : Aardcode; In kolom E : Mededeling (Max. xx posities); In kolom F : Mededeling vervolg (Max. xx posities); In kolom G : Naam schuldeiser; In kolom H : Spildatum; In kolom I : Referte schuldeiser. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 19

20 Stappenplan Stap 1 : U start de toepassing Conversie vanuit Excel op en u klikt op de knop Conversie. Stap 2 : Selecteer Domiciliëringen en klik op Volgende Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 20

21 Stap 3 : Klik op en selecteer het tekst- of Excelbestand waarin u de gegevens van uw domiciliëringen registreerde. Klik op Open en dan op Volgende. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 21

22 Stap 4 : Selecteer in het veld profiel Geen profiel en klik op Volgende. Let op: nadat u de conversieprocedure de 1 ste maal heeft doorlopen kan u uw profiel onder een zelf gekozen naam bewaren. Vanaf dan kan u steeds dit profiel kiezen. Stap 5 : In het volgende scherm duidt u als scheidingsteken Puntkomma aan. Klik dan op Meer. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 22

23 Stap 6 : In dit scherm geef je mee hoeveel lijnen in het tekst- of Excelbestand moeten overgeslagen worden omdat ze geen domiciliëringsgegevens bevatten. In het Excelbestand dat wij gebruiken is dit 1 lijn omdat daarin beschreven staat welke informatie in die kolom staat. Je kan ook de keuze Doorgaan bij foutief detail aanduiden. Stel dat er in één of meerdere domiciliëringsopdrachten een fout zit gaat de conversie toch verder. Klik dan op OK en vervolgens op Volgende. Stap 7 : In het volgende scherm duid je aan welke gegevens in welke kolom van het tekstof Excel-bestand zitten. In ons voorbeeld zijn het deze velden : Als Dan Kolom in Excel-bestand Is het veldnummer kolom A = Naam schuldenaar kolom B = Domiciliëringsnummer 2 kolom C = Bedrag 3 kolom D = Aardcode 4 kolom E = Mededeling 5 kolom F = Mededeling vervolg 6 kolom G = Naam schuldeiser 7 kolom H = Spildatum 8 Kolom I = Referte schuldeiser 9 Je vult deze Veldnummers bij het desbetreffende resultaat in. De verplichte velden zijn aangeduid met een *. Het Nummer van de schuldeiser en het Rekeningnummer van de schuldeiser hebben we niet opgenomen in ons Excel-bestand. Vandaar dat we deze 2 velden een vaste waarde gaan meegeven. Je doet dit door de cursor te plaatsen in het veld Vaste waarde naast Nummer schuldeiser en Rekeningnummer van de schuldeiser en dan de desbetreffende gegevens in te tikken. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 23

24 Stap 8 : Je krijgt dan dit resultaat. Klik op Volgende. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 24

25 Stap 9 : Klik hier op Opdrachten toevoegen aan Te versturen domiciliëringen en klik dan op Volgende Stap 10 : Je krijgt een overzichtsscherm met daarin de locatie van het importbestand en de locatie waar het resultaat bewaard gaat worden. Klik op Uitvoeren. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 25

26 Stap 11 : Je krijgt een overzichtsscherm met per record of het wel dan niet OK is. Onderaan krijg je de mogelijkheid om je profiel op te slaan en een knop om af te sluiten. Door je profiel te bewaren kan je dit de volgende keer opnieuw gebruiken. Klik op Afsluiten. Stap 12 : Ga nu naar Te versturen domiciliëringen. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 26

27 Stap 13 : Je krijgt nu een overzicht met de inhoud van de geconverteerde opdrachten. In dit scherm kan je bvb. een opdracht verwijderen en/of wijzigen maar je kan ook bijkomende domiciliëringsopdrachten toevoegen. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 27

28 Stap 14 : Je krijgt nu een overzicht van de domiciliëringen. In dit scherm kan je bvb. een opdracht verwijderen en/of wijzigen maar je kan ook bijkomende domiciliëringsopdrachten toevoegen. Stap 15 : Om bijkomende domiciliëringsopdrachten in te geven klik je op Toevoegen. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 28

29 Stap 16 : Breng volgende gegevens in : nummer schuldeiser; rekeningnummer en naam van de schuldeiser, spildatum, domiciliëringsnummers, bedrag, referte enz Klik dan op OK. Let op : Domiciliëringsopdrachten die je zelf toevoegde krijgen geen vinkje in de eerste kolom. Vink ze aan voordat je op Exporteren klikt. Stap 17 : Je domiciliëring werd nu geregistreerd. Klik op Exporteren om deze gegevens om te zetten in een bankbestand. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 29

30 Stap 18: Je krijgt nu de vraag om het bestand te bewaren op een door jou gekozen locatie. Noteer de plaats waar je het bestand hebt bewaard! Je hebt deze locatie later nodig wanneer je het bestand wil verzenden via KBC-Online for Business. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 30

31 4. Verzenden van de domiciliëringsbestanden via KBC-Online Na de geslaagde conversie moet het bestand nog verzonden worden naar KBC en moet het bestand getekend worden for alvorens Business het uitgevoerd kan worden. Volg de hieronder vermelde stappen. Stap 1 : Nadat u bent aangemeld klik je in het transactiemenu op Verzenden bestanden met domiciliëringen/lcr. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 31

32 Stap 2 : Klik op de knop Toevoegen. Stap 3 : Ga via het dialoogscherm naar de locatie waar u het domiciliëringsbestand hebt bewaard. Selecteer het en klik op Ok. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 32

33 Stap 4 : Het geselecteerde domiciliëringsbestand wordt nu getoond. Klik nu op de knop Verzenden. Stap 5 : Na het verzenden krijgt u onmiddellijk feedback over de verzending. Volg de link Opvolging betalingsopdrachten, toevoegen handtekening in deze tekst om het bestand te ondertekenen. Opdrachten vanuit Excel v2.1 Created on 1/21/2009 3:55:00 PM 33