BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) info@servico.be. SwingLine : portaalsite voor de reisagent

Transcriptie

1 BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) info@servico.be Handleiding SwingLine : portaalsite voor de reisagent Via deze website kan je bij de aangesloten touroperators reizen opzoeken, de prijs berekenen, reizen boeken, boekingen raadplegen en documenten opvragen. Waarom SwingLine.be: Meer en meer touroperators maken gebruik van het internet om gegevens uit te wisselen met de reisagent. Elke touroperator voorziet hiervoor in een beveiligde toegang naar zijn informaticasysteem met een reeks van codes en paswoorden. Om de reisagent te bevrijden van deze codes en paswoorden werd swingline.be ontwikkeld. Je kan eenmalig je paswoord instellen en daarna hoef je nooit nog een paswoord in te geven en toch toegang te hebben tot de verschillende To s die meewerken aan dit systeem. Hoe werkt het: Heel eenvoudig, je krijgt van een To een initieel paswoord waarmee je kan aanmelden bij swingline.be. Je geeft je licentiecode en het paswoord in, vervolgens maak je een gebruiker aan en wijzig je het paswoord naar een nieuwe code die van dan af alleen door u gekend is.

2 Stap 1. Geef je licentiecode en het initieel paswoord in. Klik daarna op volgende. Stap 2. Klik op nieuwe gebruiker en daarna op volgende. Stap 3. Vervolledig de gegevens (naam, voornaam en adres) kies de taal en klik op volgende. Stap 4. Geef je nieuwe paswoord in. Eventueel kruis je onthoud mij aan zodat je dit nieuwe paswoord niet meer moet ingeven (kan je later ook nog altijd doen) En klik op volgende. 2 van 9 Last saved: BY

3 Hoofdmenu Als we de eerste maal aanmelden kunnen we best even controleren of de gegevens van het reisagentschap wel allemaal juist zijn en dat doen we in menu Profiel bewerken. In de optie Gebruikers bewerken kunnen we de gegevens van de individuele gebruikers van het reisagentschap aanpassen. De optie Swingline in het menu, is de optie die je het meest zal gebruiken. Hiermee maken we verbinding met de verschillende To s. De verschillende opties worden hierna verder besproken. Op het einde komen ook nog enkele tips over het gebruiken van de andere opties in dit menu: afmelden en Add shortcut. 3 van 9 Last saved: BY

4 BT Tours Caractère Exclusive Destinations Expairtours Gallia GénéralTour ImagineTravel MaxiTours Nordic Info North and Away Rantour Skiworld 4 van 9 Last saved: BY

5 Transeurope USA Travel Voyages léonard Voyages Leroy Whings n Wheels Door op de naam te klikken van een To krijg je een lijstje met keuzemogelijkheden. Deze mogelijkheden zijn niet voor alle To s hetzelfde. Bij elke To kan je doorlinken naar de website maar je kan bvb niet bij alle To s boeken. Van zodra je op een keuze klikt, ga je verder naar het computersysteem van de TO zonder dat je nog moet aanmelden. Swingline.be zorgt namelijk voor het aanmelden. Reservatie Voorbeelden van het beginscherm van SwingLine prijsberekening/boeking. Zoals je kan zien verschillen deze enkel qua stijl maar zijn de schermen bij de verschillende To s hetzelfde opgebouwd. 5 van 9 Last saved: BY

6 : Door op de Acrobat pdf-icoontjes te klikken kan je de verschillende documenten raadplegen/afdrukken. (bevestigingen, reisdocumenten, uitnodigingen, facturen) Indien er voor een document geen icoontje staat, dan wil dit zeggen dat er hiervoor geen elektronisch document beschikbaar is. Profiel bewerken In deze rubriek kan je de algemene gegevens van het reisagentschap aanpassen. Ook het paswoord kan hier gewijzigd worden. 6 van 9 Last saved: BY

7 Gebruikers bewerken In de rubriek gebruikers bewerken kan je gebruikers schrappen of de gegevens per gebuiker wijzigen. Om een gebruiker toe te voegen meld je opnieuw aan en kies je gebruiker toevoegen. 7 van 9 Last saved: BY

8 Per gebruikers kan je volgende algemene gegevens instellen: Per gebruiker kan je ook instellen welke elektronische documenten deze persoon wenst te ontvangen: Bevestiging moet je enkel aankruisen als je altijd een kopie wenst te ontvangen van de bevestiging. Er wordt altijd een bevestiging van de boeking verstuurd naar de gebruiker die geboekt heeft. Het is alleen als je wil dat nog iemand anders dan deze persoon ook een exemplaar van die bevestiging wenst te ontvangen dat je voor de persoon het vakje Bevestiging moet aankruisen (bvb naar het algemeen adres van het kantoor of naar de kantoorverantwoordelijke) Domiciliatie kruis je aan bij de persoon die verantwoordelijk is voor de boekhoudkundige documenten. De domiciliatie berichten zullen verstuurd worden naar het adres dat bij deze persoon is ingegeven. Factuur kruis je aan voor de personen die verantwoordelijk zijn voor de opvolging van de inkomende facturen. Reisdocumenten kruis je aan als je die wenst te ontvangen per , deze worden verstuurd naar al de personen waar deze optie aangekruist is. 8 van 9 Last saved: BY

9 Reisdocumenten late booking kruis je aan als je enkel reisdocumenten per wenst te ontvangen als het over een late boeking gaat (minder dan 15 dagen voor vertrek) Uitnodiging wordt altijd verzonden naar de contactpersoon van de boeking (zoals de bevestigingen) Enkel als je een extra kopie wenst te ontvangen van de Uitnodigingen, kruis je dit veld aan. Tips Als je uw paswoord vergeten bent, klik dan op Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Je krijgt dan een lijst met adressen waaruit je uw adres kiest. Je krijgt dan per uw paswoord toegezonden. Je kan een snelkoppeling maken en/of swingline.be bij je favorieten plaatsen met de optie add shortcut in de menu onderaan. De eenvoudigste manier om een snelkoppeling te maken is eerst swingline.be bij je favorieten te plaatsen, en vervolgens deze link naar je bureaublad te slepen. Als je het vakje onthoud mij aangekruist hebt dan wordt er op je computer, in een bestandje, enkele gegevens bijgehouden. Dit bestand wordt gelezen als je de volgende maal contact maakt met swingline.be. Als er op je computer iemand anders komt werken en die wil ook op swingline.be dan zal je eerst afgemeld moeten worden bij swingline.be om daarna aan te melden met de nieuwe gebruikersnaam. Afmelden doe je met de knop Afmelden rechts bovenaan in de menu. Niet alle To s ondersteunen alle mogelijkheden van SwingLine. Als je toch nog moet inloggen bij de To of als je een foutbericht krijgt, neem dan contact op met deze To, hij zal dan nakijken wat het probleem is. 9 van 9 Last saved: BY