IMPULSFONDS VOOR HET MIGRANTENBELEID

Transcriptie

1 IMPULSFONDS VOOR HET MIGRANTENBELEID HANDLEIDING VOOR DE WEBAPPLICATIE Op deze pagina s vindt u de nodige informatie om te werken met de webapplicatie van het Impulsfonds. Wij raden u aan om deze pagina s bij de hand te houden als u voor de eerste maal met deze applicatie werkt. Alle informatie over het Impulsfonds, zoals het administratieve reglement en het reglement over de uitgaven, vindt u op de website van het Centrum voor Gelijkheid van Kansen en voor Racismebestrijding, Op deze website vindt u eveneens de werkdocumenten om een projectaanvraag of een eindverantwoording voor te bereiden. Om een project aan te maken en in te dienen of om een geselecteerd project verder op te volgen, dient u naar de website van het Impulsfonds te gaan, namelijk 1. Registreren Indien u nog geen gebruikersnaam en paswoord hebt, dient u zich te registreren. Dit gebeurt in verschillende stappen: - Op de beginpagina klikt u op HIER registreren - U vult de gevraagde gegevens in over uw organisatie in de overeenstemmende velden. Opgelet!: Het is belangrijk om een actief adres in te geven. - Onderaan de pagina moet u de security code invullen. Dit wil zeggen dat de letters en/of cijfers die u ziet, overtypt in het onderstaande veld. Voorbeeld stai - U klikt op - Indien u fouten gemaakt hebt of verplichte velden niet hebt ingevuld, zal het systeem u daar automatisch op wijzen. Ook de security code wijzigt dan en moet u overtypen in het onderstaande veld. - Indien u alle gegevens correct hebt ingevuld, zal u automatisch een bericht krijgen op het adres dat u hebt ingevuld. Dit bericht zal een link bevatten die u dient aan te klikken. Enkel indien u dit gedaan hebt, is uw aanvraag voor registratie verstuurd naar het secretariaat van het Impulsfonds. FIM Handleiding webapplicatie 1

2 - Het secretariaat zal uw gegevens controleren en uw gebruikersnaam activeren. - Vervolgens ontvangt u opnieuw een met daarin een paswoord. U kunt dit paswoord, samen met de gebruikersnaam, die u zelf hebt gekozen, gebruiken om u aan te melden op het systeem. - Opgelet!: het paswoord dat u ontvangt, wordt automatisch aangemaakt. U kunt nadien een nieuw paswoord kiezen bij (zie verder). Zodra u een gebruikersnaam en een paswoord hebt, dient u zich niet opnieuw te registreren. U kunt u onmiddellijk aanmelden op het systeem. 2. Uw account Binnen uw account hebt u verschillende knoppen: - : Onder deze knop kunt u één of meerdere projecten aanmaken. Nadien kunt u hier ook de status van uw project opvolgen en een print maken van het volledige aanvraagformulier. Indien u nieuw bent in het systeem, is het scherm leeg en kunt u enkel op klikken. - : onder deze knop zit een intern systeem dat u in staat stelt een bericht te versturen naar het secretariaat van het Impulsfonds en omgekeerd. - : Onder deze knop zitten de algemene gegevens van uw organisatie zoals ingevuld bij de registratie. Hier kunt u deze gegevens wijzigen, alsook het paswoord. De gegevens die hier vermeld staan, worden gebruikt in het verdere verloop van het project (bvb voor de overeenkomst). Gelieve de nodige aandacht te besteden aan de correctheid ervan. FIM Handleiding webapplicatie 2

3 - : Onder deze knop vindt u de contactgegevens van het secretariaat van het Impulsfonds. - Linksboven kunt u van taal wisselen indien u dit wenst. - Rechtsboven kunt u zich. Door hier op te klikken, verlaat u het systeem. Als u daarna uw dossier opnieuw wilt raadplegen, moet u zich opnieuw aanmelden met uw gebruikersnaam en uw paswoord. 3. Een projectaanvraag aanmaken Als u een projectaanvraag wilt aanmaken, klikt u op. - Om een nieuw project aan te maken, klikt u op. - Indien u een bestaand project (= al geselecteerd door het Impulsfonds) opnieuw wilt laten subsidiëren, dient u te klikken op (dus niet om verder te werken in uw aanvraagdossier!). - U kiest de naam van uw project. De naam van het project kan enkel gewijzigd worden zolang het project nog niet is ingediend! U kunt de naam van het project wijzigen in het dashboard van het project (Klik op ) - Belangrijk: U hoeft uw project niet in één keer af te werken. U kunt dit naar wens spreiden over meerdere dagen. Om het project te verlaten, klikt u op. Om het terug te openen, gaat u eerst naar het overzicht. Bij het juiste project klikt u dan op het eerste kleine icoontje (potlood) rechts (dus niet op want dan maakt u nogmaals een project aan! - Het aanvraagformulier is opgedeeld in 9 pagina s. Elke pagina heeft een genummerde knop en een titel. - U kunt de pagina s opeenvolgend invullen door telkens op te klikken. U kunt ook verspringen tussen de pagina s door op de gewenste pagina te klikken. - Telkens u van pagina verandert, zal het systeem de ingevulde gegevens bewaren. Daarenboven zal het systeem de gegevens automatisch om de drie minuten bewaren. 4. Een projectaanvraag indienen Eenmaal het aanvraagformulier volledig is ingevuld, kunt u het project indienen. - Op pagina 9 (Uitgaven) vindt u de knop. Deze knop geeft u toegang tot de laatste pagina. FIM Handleiding webapplicatie 3

4 - Indien u een aantal vragen niet beantwoord hebt of het formulier bevat een fout, zult u geen toegang krijgen tot de indienprocedure. Het systeem zal u meedelen op welke pagina u gegevens moet aanvullen of verbeteren. - Op de indienpagina moet u eerst de ontvankelijkheidcriteria en de verklaring op eer downloaden. Er staat duidelijk vermeld waar u dient te klikken. - Nadien kunt u klikken op INDIENEN. Opgelet!: eenmaal u de aanvraag hebt ingediend, kunt u niets meer wijzigen. Het systeem zal u niet meer toelaten om het formulier te bewerken. - Vervolgens ontvangt u een bevestigings . Opgelet!: U moet het elektronische aanvraagformulier indienen vóór de datum die vermeld staat in de projectoproep! Nadien zal het systeem u niet meer toelaten om het project in te dienen! 5. Afdrukken Er zijn verschillende manieren om het aanvraagformulier af te drukken: - In het afrekeningsformulier kunt u elke pagina afzonderlijk afdrukken. - In het overzicht van uw projecten staat er rechts per project een icoontje om het volledige formulier af te drukken. Dit is de eenvoudigste manier om het aanvraagformulier volledig af te drukken! - In het overzicht van uw projecten hebt u ook een icoontje om de status van uw dossier te volgen. Daar hebt u ook de mogelijkheid om het volledige formulier op te vragen. Opgelet!: indien u klikt op of, wordt het document geopend door middel van een pdf-document. Indien uw computer niet over Adobe beschikt, moet u dit eerst downloaden. U kunt dit gratis doen door op de link te klikken die op verschillende plaatsen in de applicatie verschijnt ( ). 6. Opvolging van het project Van zodra het project is aangemaakt, kunt u de verdere procedure blijven opvolgen. Zowel in het overzicht van uw projecten als in het dashboard van een specifiek project, kunt u de status van het project opvolgen. FIM Handleiding webapplicatie 4

5 In het overzicht van uw projecten krijgt u het volgende scherm: Naam project - Oproepjaar Dossiernummer Status tijdstip creatie Het dashboard geeft u de volgende gegevens: Projectreferentie looptijd van het project financiële informatie Mogelijke acties Status van het project bijkomende acties (bvb indienen verantwoordingsverslag) Beschikbare bijlage (toegevoegd door het secretariaat) 7. Financiële en inhoudelijke verantwoording Van zodra de tweede subsidieschijf werd uitbetaald en het project werd afgewerkt, kunt u de financiële en inhoudelijke verantwoording van uw project opmaken en indienen. Dit gebeurt op dezelfde manier als het opmaken en indienen van een project. FIM Handleiding webapplicatie 5

6 Van zodra uw project zich in de status In afwachting van de financiële en inhoudelijke verantwoording bevindt, gaat u naar het dashboard van uw project. Klik hiervoor op naast het betreffende project. FIM Handleiding webapplicatie 6

7 U krijgt het volgende scherm: Onder Bijkomende acties vindt u knop Dit brengt u bij het verantwoordingsverslag. Het verantwoordingsverslag is opgebouwd uit verschillende pagina s: U kunt de pagina s opeenvolgend invullen door telkens op of te klikken. U kunt ook verspringen tussen de pagina s door op de gewenste pagina te klikken. U hoeft uw verantwoording niet in één keer af te werken. U kunt dit naar wens spreiden over meerdere dagen. Om het project te verlaten, klikt u op. Om verder te werken aan de verantwoording klikt u in het dashboard van het project opnieuw op Eenmaal u alles hebt ingevuld, gaat u naar de laatste pagina, namelijk. FIM Handleiding webapplicatie 7

8 Op deze pagina kunt u het verantwoordingsverslag downloaden en afdrukken. U klikt daarvoor op Eenmaal u dit gedaan hebt, moet u het project opnieuw in het dashboard van het project terecht.. U komt automatisch Daar moet u, om te eindigen, het verantwoordingsverslag indienen. U klikt daarvoor op Mogelijke acties ). (te vinden onder Eenmaal de verantwoording is ingediend, verandert de status van uw project onmiddellijk. Wijzigingen aan het document zijn niet meer mogelijk. Onder Mogelijke acties krijgt u de volgende boodschap: Indien u dit te zien krijgt, werd de verantwoording correct ingediend! U moet enkel nog het afgedrukte formulier ondertekend versturen naar het secretariaat, samen met de bewijsstukken en de betalingsbewijzen. FIM Handleiding webapplicatie 8

9 6. Vragen en antwoorden Kan ik meerdere projecten indienen? U kunt meerdere projecten indienen. Per project klikt u op NIEUW PROJECT en geeft u een naam op voor het project. Elk project zal een afzonderlijke referentie krijgen. Ik wil mijn voorbereiding eerst op papier maken. Hoe kan ik dit doen? Op de website van het Centrum, vindt u een werkdocument van het aanvraagformulier in Word. U kunt dit document gebruiken om uw aanvraag voor te bereiden. Dit werkdocument dient enkel om de aanvraag te vergemakkelijken. Het project moet verplicht ingediend worden via de website Er is ook een werkdocument beschikbaar voor de financiële en inhoudelijke verantwoording. Dit document is eveneens te vinden op Net zoals het aanvraagformulier dient dit enkel om zich voor te bereiden voor het online formulier. Het verantwoordingsverslag moet verplicht ingediend worden via Ik ben mijn paswoord vergeten. Wat moet ik doen? Indien u zich niet meer kunt aanmelden omdat uw paswoord zoek is, dient u het secretariaat ( ) van het Impulsfonds te contacteren. Het secretariaat zal een nieuw paswoord doorgeven. U kunt dit paswoord nadien aanpassen bij MIJN GEGEVENS. Het secretariaat raadt u aan om uw gebruikersnaam en uw paswoord ergens te noteren. Indien uw aanvraagformulier door meerdere personen ingevuld wordt, dient u deze duidelijk te communiceren. Moet ik mijn projectaanvraag in één keer afwerken en zo niet, wat moet ik doen? U hoeft uw project niet in één keer af te werken. U kunt dit naar wens spreiden over meerdere dagen. Om het project te verlaten, klikt u eerst op OPSLAAN en dan op. Om het terug te openen, gaat u eerst naar het overzicht. Bij het juiste project klikt u dan op het eerste kleine icoontje (potlood) rechts (dus niet op nogmaals een project aan! want dan maakt u FIM Handleiding webapplicatie 9

10 Kan ik de naam van mijn project wijzigen? Ja, zolang uw project nog niet is ingediend, en dit kan via het overzicht opslaan. en het dashboard waar u de naam kan wijzigen en Kunnen verschillende medewerkers in de documenten werken? Het mogelijk om met meerdere personen aan één document te werken, maar mag nooit gelijktijdig gebeuren; zo vermijdt u dat bepaalde gegevens niet opgeslagen worden. Bedragen werden verkeerd opgeteld door de applicatie. Let er op dat u voor grotere bedragen nooit spaties of punten gebruikt tussen duizendtallen. Bijvoorbeeld niet ,00 of ,00 maar wel 11000,00. Hoe komt het dat tijdens het invullen van de eindverantwoording de wijzigingen niet opgeslagen worden? Voor het invullen van de eindverantwoording moet gewerkt worden onder Bijkomende acties, document: Financiële en inhoudelijke verantwoording. Wanneer alles ingevuld is en het document ondertekend moet u via Mogelijke acties Financiële en inhoudelijke verantwoording indienen (pas NADAT de evaluatie VOLLEDIG is ingevuld) de actie afsluiten. Eenmaal deze actie ondernomen kunnen geen wijzigingen meer doorgevoerd worden. FIM Handleiding webapplicatie 10