UPPresentment Gebruikershandleiding. Overzicht en gebruik van de verschillende functionaliteiten V 1.1

Transcriptie

1 UPPresentment Gebruikershandleiding Overzicht en gebruik van de verschillende functionaliteiten V 1.1 Maart 2011

2 Eerste Toegang 1 Inhoudstafel Inleiding... 2 Toegang... 3 Eerste Toegang... 3 Paswoord aanvragen... 3 Klantnummer niet gevonden... 4 Klantnummer gevonden... 4 Gewone aanmelding... 6 Correcte klantnummer/paswoord combinatie... 6 Onjuiste klantnummer/paswoord combinatie... 6 Klantnummer kwijt?... 8 Bestaande /klantnummer combinatie... 8 Onbestaande /klantnummer combinatie... 9 Paswoord kiezen... 9 Paswoord aanvragen... 9 Klantnummer niet gevonden Klantnummer gevonden Schermfunctionaliteiten Standaard acties op het welkomst scherm Klantnummer vergeten Scherm Ik heb geen paswoord scherm Wat kan u in de applicatie doen? Instellingen aanpassen Acties op verschillende documenten Downloaden als 1 pdf Downloaden als zip Zoeken Andere Functionaliteiten Gelezen / Niet gelezen status Volgorde in de lijst Een document openen Afmelden Fouten en Oplossingen Probleem Oplossing... 20

3 Eerste Toegang 2 Inleiding UPPresentment is een webgebaseerde oplossing waar u als klant van uw leverancier toegang krijgt tot de lijst van uw documenten. Dit zijn zowel facturen, kreditnotas als administratief gerelateerde documenten. De documenten worden minstens bewaard voor een termijn van 18 maanden. De aangeboden documenten zijn, in het geval u koos voor electronische aflevering van uw documenten, de originele documenten.in het andere geval gaat het over een kopie van de originele documenten. Elk van de documenten zijn ook digitaal getekend om de echtheid en de originaliteit te garanderen. Gebruik de inhoudstafel om in dit document efficiënt te navigeren.

4 Eerste Toegang 3 Toegang U heeft van uw leverancier minstens een web adres meegekregen om u aan te melden op de online presentment. U heeft tevens minstens een login meegekregen om te kunnen aanloggen. Toegang tot de presentment omgeving is geregeld om individuele basis. Uw documenten zijn enkel beschikbaar voor uw login. Eerste Toegang Voor de eerste toegang is het voldoende dat uw het web adres en uw login bij de hand heeft. Het paswoord zal u bij de eerste toegang zelf kiezen. Voorafgaand zal u wel eerst een elekronische factuur moeten ontvangen hebben.de login komt meestal overeen met uw klantnummer bij uw leverancier. Deze staat vermeld op de facturen die u van uw leverancier ontvangt. Paswoord aanvragen Ga naar U komt op de welkomstpagina terecht. Klik vervolgens op de link ik heb geen paswoord. In dit scherm volstaat het dat u uw klantnummer vermeld. Klik vervolgens op aanvragen.

5 Eerste Toegang 4 Klantnummer niet gevonden Indien uw klantnummer niet gevonden wordt, krijgt u de melding Uw klantnummer werd niet teruggevonden. Controleer of u een correct klantnummer heeft. Indien uw klantnummer correct is, gelieve dan contact op te nemen met de klantendienst om uw klantnummer te verifiëren. Indien u voor dit klantnummer nog geen elektronische documenten heeft ontvangen is het het normaal dat uw klantnummer niet werd teruggevonden. U zult moeten wachten op de eerste elektronische factuur (die u per ontvangt) alvorens toegang te krijgen Klantnummer gevonden Indien uw klantnnummer werd gevonden, krijgt u de melding Er werd een verzonden met instructies om een nieuw paswoord in te stellen. Gelieve de instructies in de te volgen. U wordt ook automatisch teruggebracht naar het welkomstscherm. Het systeem stuurt een initiële mail naar het adres dat geassocieerd is met uw klantnummer. Dit komt overeen met het adres waarop u eerder de elektronische factuur heeft ontvangen. Indien dit niet het adres is dat u wil gebruiken, moet u de klantendienst bij uw leverancier contacteren en het correcte adres communiceren. U zou de binnen de 10 minuten moeten onvangen.

6 Eerste Toegang 5 Dit bevat enerzijds uw login en anderzijds een link ( of knop) om uw paswoord in te stellen. de link: In dit scherm kan u uw paswoord instellen. Het paswoord moet minstens 6 karakters lang zijn. Na het instellen van het paswoord en het aanklikken van de aanvragen knop, komt u onmiddelijk in de applicatie.

7 Gewone aanmelding 6 Gewone aanmelding Indien u reeds over een username/login en paswoord beschikt, volstaat het u aan te melden op het correcte web adres : naar Vul uw login/klantnummer en paswoord in aanmelden. Correcte klantnummer/paswoord combinatie Met een correct combinatie, krijgt u toegang tot de applicatie Onjuiste klantnummer/paswoord combinatie Indien u de onjuiste combinatie gebruikt, krijgt u de melding aanmelding mislukt. Indien u het paswoord vergeten bent, ga dan naar de paragraaf : paswoord kiezen

8 Gewone aanmelding 7 Indien u een van de aanmeldingsgegevens niet invult, wordt dit evenzeer gemeld.

9 Klantnummer kwijt? 8 Klantnummer kwijt? Indien u zich uw klantnummer niet meer herinnert en u heeft geen toegang tot een papieren factuur, kan u uw klantnummer opnieuw aanvragen. U moet hiervoor uw adres meegeven. Enkel indien uw klantnummer gelinkt is aan het opgegeven adres, zal u een ontvangen met het aangevraagd klantnummer. Ga naar het webadres : naar Klik vervolgens op klantnummer vergeten Geef vervolgens het adres op aanvragen. Indien een overeenstemmend klantnummer is gevonden krijgt u de melding Er werd een verstuurd met uw gebruikersnaam. Bestaande /klantnummer combinatie Dit is een voorbeeld van de die u ontvangt. Het vermeldt uw username en de link naar loginpagina op het internet.

10 Paswoord kiezen 9 Door op de link te klikken komt u op het inlogscherm terecht waar uw klantnummer reeds ingevuld is. Onbestaande /klantnummer combinatie Indien u een opgeeft dat geen enkele link heeft met een klantnummer, krijgt u de melding : Uw account werd niet teruggevonden. Controleer of u een correct adres heeft ingevuld. Gelieve dan het adres te controleren. Indien dit het juiste adres is, gelieve dan contact op te nemen met de klantendienst van de leverancier. Paswoord kiezen U kan het paswoord kiezen in het geval u zich uw paswoord bent vergeten. U zal dan een ontvangen op het adres dat met uw klantnummer/login is gelinkt om dan een nieuw paswoord in te stellen. Paswoord aanvragen Ga naar U komt op de welkomstpagina terecht.

11 Paswoord kiezen 10 Klik vervolgens op de link ik heb geen paswoord. In dit scherm volstaat het dat u uw klantnummer vermeld. Klik vervolgens op aanvragen. Klantnummer niet gevonden Indien uw klantnummer niet gevonden wordt, krijgt u de melding Uw klantnummer werd niet teruggevonden. Controleer of u een correct klantnummer heeft. Indien uw klantnummer correct is, gelieve dan contact op te nemen met de klantendienst om uw klantnummer te verifiëren.

12 Paswoord kiezen 11 Indien u voor dit klantnummer nog geen elektronische documenten heeft ontvangen is het het normaal dat uw klantnummer niet werd teruggevonden. U zult moeten wachten op de eerste elektronische factuur (die u per ontvangt) alvorens toegang te krijgen Klantnummer gevonden Indien uw klantnnummer werd gevonden, krijgt u de melding Er werd een verzonden met instructies om een nieuw paswoord in te stellen. Gelieve de instructies in de te volgen. U wordt ook automatisch teruggebracht naar het welkomstscherm. Het systeem stuurt een initiële mail naar het adres dat geassocieerd is met uw klantnummer. Dit komt overeen met het adres waarop u eerder de elektronische factuur heeft ontvangen. Indien dit niet het adres is dat u wil gebruiken, moet u de klantendienst bij uw leverancier contacteren en het correcte adres communiceren. U zou de binnen de 10 minuten moeten onvangen. Dit bevat enerzijds uw login en anderzijds een link ( of knop) om uw paswoord in te stellen. de link:

13 Paswoord kiezen 12 In dit scherm kan u uw paswoord instellen. Het paswoord moet minstens 6 karakters lang zijn. Na het instellen van het paswoord en het aanklikken van de aanvragen knop, komt u onmiddelijk in de applicatie.

14 Standaard acties op het welkomst scherm 13 Schermfunctionaliteiten Standaard acties op het welkomst scherm Actie Resultaat U komt op het welkomstscherm terecht Daarmee bevestigt u uw taalkeuze. De taalkeuze wordt opgeslage in een cookie zodat u bij de volgende aanmelding op dezelfde computer met dezelfde browser, de taal niet opnieuw hoeft in te stellen 1 U krijgt toegang tot de F.A.Q. over de applicatie U komt op het scherm om uw klantnummer per op te vragen U komt op het scherm om uw paswoord via opnieuw in te stellen Door klantnummer en paswoord in te geven en te klikken op aanmelden kan u op de applicatie inloggen. Hyperlinks die u naar het opgegeven adres brengen of u een naar opgenoemd adres laten sturen. 1 U moet cookies op uw computer aanvaarden. De keuze van de taal kan overschreven worden indien u doorlinkt vanuit een andere pagina.

15 Klantnummer vergeten Scherm 14 Klantnummer vergeten Scherm Actie Resultaat U komt op het welkomstscherm terecht Daarmee bevestigt u uw taalkeuze. De taalkeuze wordt opgeslage in een cookie zodat u bij de volgende aanmelding op dezelfde computer met dezelfde browser, de taal niet opnieuw hoeft in te stellen 2 U krijgt toegang tot de F.A.Q. over de applicatie Door in te geven en te klikken op aanvragen te klikken ontvangt u een . Hyperlinks die u naar het opgegeven adres brengen of u een naar opgenoemd adres laten sturen. 2 U moet cookies op uw computer aanvaarden. De keuze van de taal kan overschreven worden indien u doorlinkt vanuit een andere pagina.

16 Ik heb geen paswoord scherm 15 Ik heb geen paswoord scherm Actie Resultaat U komt op het welkomstscherm terecht Daarmee bevestigt u uw taalkeuze. De taalkeuze wordt opgeslage in een cookie zodat u bij de volgende aanmelding op dezelfde computer met dezelfde browser, de taal niet opnieuw hoeft in te stellen 3 U krijgt toegang tot de F.A.Q. over de applicatie Door klantnummer in te geven en te klikken op aanvragen te klikken ontvangt u een om uw paswoord in te stellen. Hyperlinks die u naar het opgegeven adres brengen of u een naar opgenoemd adres laten sturen. 3 U moet cookies op uw computer aanvaarden. De keuze van de taal kan overschreven worden indien u doorlinkt vanuit een andere pagina.

17 Instellingen aanpassen 16 Wat kan u in de applicatie doen? Instellingen aanpassen Door bovenaan rechts op te klikken, ziet u he volgend scherm verschijnen: U kan daar uw Naam aanvullen of aanpassen, en gsm gegevens alsook u taal voorkeur. Veld Naam GSM Taal Resultaat Uw naam wordt gebruikt bij de welkom. Het opgegeven adres wordt gebruikt als adres indien u uw gebruikersnaam opvraagt of uw paswoord wil instellen GSM is voorzien voor later gebruik. U hoeft het nog niet in te vullen Door de taalvoorkeur te veranderen, wordt uw voorkeur in de cookie weggeschreven en wordt de applicatie vertaald in de gekozen taal.

18 Acties op verschillende documenten 17 Acties op verschillende documenten U kan op de documenten in uw lijst een aantal acties uitvoeren. U moet eerst de documenten selecteren waarmee u iets wil doen. Dit gebeurt door de selectie van de documenten links te activeren : In bovenstaand voorbeel werden de 2 laatste documenten uit de lijst geselecteerd. Downloaden als 1 pdf het icoon om de geselecteerde documenten als een grote pdf te downloaden : Het document heeft de naam all.pdf. Afhankelijk van uw persoonlijke instellingen van uw browser zal het document automatisch openen of moet u kiezen waar het wordt bewaard. Downloaden als zip Deze actie verloopt op dezelfde manier als de vorige. Selecteer die documenten die u wenst en klik dan op het icoon. De geselecteerde documenten komen dan in de all.zip terecht. Afhankelijk van uw persoonlijke instellingen van uw browser zal het zip bestand automatisch openen of moet u kiezen waar het wordt bewaard.

19 Zoeken 18 Zoeken Het zoeken in de applicatie is zeer eenvoudig. Voor elk document dat wordt getoond is ook extra informatie geassocieerd. In dit voorbeeld worden DocType, Titel, Doc Datum, Vervaldatum, Bedrag en Ontvangen op meegegeven. Het volstaat om in het zoeken veld de gewenste informatie in te geven en op zoeken te klikken om het resultaat te krijgen. De opgegeven velden worden geïndexeerd om het zoeken te versnellen. Er wordt niet op de inhoud zelf van het document gezocht. Door bvb te zoeken op Invoice, worden enkel die documenten getoond van het type Invoie : Indien u daarna terug alle documenten wenst te zien, klik dan op de knop Alle Documenten.

20 Andere Functionaliteiten 19 Andere Functionaliteiten Gelezen / Niet gelezen status Voor elk document wordt de gelezen status bewaard en getoond aan de hand van een icoontje. Een gesloten omslag betekent niet gelezen en een open omslage betekent gelezen. Een document wordt als gelezen beschouwd als de gebruiker het document heeft opgevraagd via het pdf icoontje. Volgorde in de lijst Door op de kolomtitels van de documentenlijst te klikken, kan de gebruiker de volgorde van de lijst aanpassen. Lijst is per oplopend geordend op basis van document type. Lijst is aflopend geordend op basis van document type. : Lijst wordt getoond in chronologische volgorde ( volgorde waarin documenten in de applicatie zijn terecht gekomen) Een document openen Het volstaat dat de gebruiker op het pdf icon klikt om het document te openen. Wat er daarna gebeurt hangt af van de configuratie van de computer Afmelden Indien u zich wil afmelden dan kan dit best gebeuren door de link bovenaan rechts (afmelden) te gebruiken. Uw sessie wordt dan correct afgesloten.

21 Andere Functionaliteiten 20 Fouten en Oplossingen U vindt hierna de meest voorkomende fouten en problemen eneen voorstel om het probleem op te lossen. Blijft u met het probleem dan kan u contact opnemen met de klantendienst van uw leverancier. Probleem Ik geraak niet op de website Oplossing Kijk na of het opgegeven adres wel klopt. Het adres in de adresbalk moet het volgende zijn : De taal is niet correct. De taal blijft niet Ik zie het login scherm niet Hoe kan ik hulp krijgen Hoe moet ik inloggen Ik krijg de melding U dient een gebruikersnaam in te vullen Ik krijg de melding U dient een wachtwoord in te vullen Ik ben mijn paswoord vergeten. Wat is mijn paswoord Ik heb nog geen paswoord Ik krijg de melding aanmelden mislukt Selecteer de correcte taal in de rechterbovenhoek : Gelieve na te kijken of uw cookies aanvaard met uw browser ( instellingen van uw browser) Het is mogelijk dat wanneer u van een link vertrekt de taal werd meegegeven. In dat geval wordt de taal van de link gebruikt Gelieve bovenaan op klikken Klik in het icoontje bovenaan rechts Geef uw gebruikersnaam (klantnummer) en paswoord in en klik op aanmelden. Zie ook pg 7. Gewone aanmelding Bij het inloggen heeft u niets in het veld klantnummer ingegeven. Vul uw klantnummer in dat veld en probeer opnieuw Bij het inloggen heeft u niets in het veld paswoord ingegeven. Vul uw paswoord in dat veld en probeer opnieuw Gelieve dan de stappen te volgen van Paswoord kiezen in dit document Het paswoord wordt door u zelf gekozen en is door niemand anders gekend. Paswoorden worden geëncrypteerd opgeslagen. Niemand heeft toegang tot het paswoord. Gelieve dan de stappen te volgen van Paswoord kiezen in dit document De ingegeven combinatie klantnummer /paswoord is niet correct. Geef de correcte waarde in en probeer opnieuw te

22 Andere Functionaliteiten 21 Ik krijg de melding Uw account werd niet teruggevonden. Controleer of u een correct e- mailadres heeft ingevuld Ik krijg de melding Uw klantnummer werd niet teruggevonden. Controleer of u een correct klantnummer heeft Ik krijg de melding Er zijn geen documenten die beantwoorden aan uw zoekcriterium. Ik zie telkens de melding 'Opgeslagen. Wat betekent dit Ik krijg de melding U heeft geen documenten geselecteerd. De gevraagde actie werd dus niet uitgevoerd. Wat is de melding Selecteer maximum van 50 documenten.» Ik verander documenten per pagina, maar zie niets veranderen Het opgegeven adres is niet geassocieerd aan een klantnummer. Het opgegeven klantnummer bestaat niet om aan te loggen. Kijk na of dit het correcte nummer is. Neem desnoods contact met de klantendienst Uw zoekopdracht leverde geen resultaat op. Pas uw zoekcriterium aan of klik op Alle documenten Wanneer u uw instellingen heeft aangepast, en op ok klikt worden ze opnieuw bewaard. Dit bericht blijft staan tot zolang u een andere actie uitvoert die het bericht overschrijft. Wanneer u op de icoontjes of klikt zonder een van de bovenstaande documenten te selecteren, krijgt u deze melding. Gelieve eerst de documenten te selecteren waarmee u iets wil doen Om performantie redenen is het niet mogelijk om meed dan 50 documenten te bewerken. Indien u minder dan 10 documenten heeft, is het niet nodig om dit ter veranderen.