HANDLEIDING ZORGBOERDERIJEN E-LOKET VOOR VOORZIENINGEN / CLB S

Transcriptie

1 //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// HANDLEIDING ZORGBOERDERIJEN E-LOKET VOOR VOORZIENINGEN / CLB S ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Datum: 28/05/2017 Entiteit Departement Landbouw en Visserij Afdeling: Ondernemen en ontwikkelen zorgboerderijen@lv.vlaanderen.be Telefoon: Aan: INHOUDSTABEL 1 Aanmelden op het e-loket Naar de tegel zorgboerderijen Overeenkomsten indienen Aanwezigheden aanmaken Aanwezigheidslijst bij overeenkomst Aanwezigheden per kwartaal Reeds aangemaakt aanwezigheidslijsten indienen Nakijken of de aanvraag is ingediend Overeenkomsten beeindigen adres wijzigen / invullen Gegevens medewerkers beheren (voor lokale beheerder) Algemene gegevens en medewerkers Contactgegevens aanpassen Medewerkers toevoegen of verwijderen 31

2 1 AANMELDEN OP HET E-LOKET Om op het e-loket te komen surft u naar Om toegang te krijgen tot het e-loket hebt u een kaartlezer, paspoort en de pincode van uw paspoort nodig. U moet nu eerst uw kaartlezer aansluiten op uw pc en uw identiteitskaart in de kaartlezer plaatsen. Vervolgens klikt u op aanmelden op uw e-loket. U komt vervolgens op onderstaande site terecht. U klikt op Aanmelden met eid kaartlezer. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 32

3 Klik onderaan op aanmelden. U bevestigt eerst uw certificaten van uw paspoort en vervolgens geeft u de pincode van uw paspoort in. Let op: u kunt drie keer proberen. Geeft u drie keer achter elkaar de verkeerde pincode in dan wordt u paspoort geblokkeerd. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 3 van 32

4 Vervolgens komt u op het hoofdscherm terecht van het e-loket. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 32

5 2 NAAR DE TEGEL ZORGBOERDERIJEN Op het hoofdscherm van het e-loket klikt u op de tegel Zorgboerderijen. Mocht u de tegel Zorgboerderijen niet zien staan maar wel Meer aanvragen. Klikt u eerst op Meer aanvragen en vervolgens op Zorgboerderijen. U krijgt vervolgens een pop-up scherm met de vraag Voor wie. U klikt op de naam van de voorziening. Als u voor één voorziening werkt wordt deze vraag niet gesteld en automatisch rechts bovenaan de naam van de voorziening ingevuld. U kijkt best na of de naam van de voorziening is ingevuld. Is de naam niet ingevuld klik dan bij Voor wie op het vergrootglas. U krijgt dan een pop-up scherm waar u kunt kiezen tussen uw eigen naam en de naam van de voorziening. Klik op de naam van de voorziening. Nadat u op de tegel zorgboerderijen hebt geklikt en duidelijk is voor welke voorziening u werkt komt u op onderstaand scherm terecht. Links staat het menu waar u kunt kiezen tussen Overeenkomsten en aanwezigheden, Aanwezigheden en Handleiding. Automatisch komt u bij Overeenkomsten en Aanwezigheden waar u de lopende en opstartende overeenkomsten ziet staan. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 5 van 32

6 2.1 OVEREENKOMSTEN INDIENEN U als vertegenwoordiger van een voorziening kan zelf geen overeenkomst aanmaken! De overeenkomst kan enkel aangemaakt worden door de landbouwer. U kunt de overeenkomst enkel indienen en indien nodig de overeenkomst aanpassen. Let op de overeenkomst moet, ten laatste, ingediend zijn de dag waarop de zorgvrager voor de eerste keer naar de zorgboerderij gaat. Dit naar verzekeringen toe en zo verlies de landbouwer geen subsidies. Als de landbouwer een overeenkomst heeft ingediend zal de vertegenwoordiger, die geselecteerd werd tijdens de opmaak van de overeenkomst, een mail ontvangen met de vraag om de overeenkomst te ondertekenen op het e-loket. In de mail wordt de naam van de landbouwer, naam van de zorgvrager en het aanvraagnummer (OVK_XXXXX) vermeld. Eens u de mail hebt ontvangen en u bent aangemeld op het e-loket komt uw rechtstreeks, na het aanklikken van de tegel zorgboerderijen, bij de overeenkomsten terecht. U ziet nu alle lopende en startende overeenkomsten. De overeenkomsten die nog ingediend moeten worden staan bovenaan de lijst. Iedere lijn stelt een overeenkomst voor. Telkens staat de naam van de landbouwer en van de zorgvrager vermeld. Gevolgd door het overeenkomstnummer en de begin- en einddatum. Vervolgens wordt de status van de overeenkomst weergegeven. De status geeft aan wie van beide partijen de overeenkomst al heeft ingediend. Als er bij status staat ingediend door landbouwer dan moet de voorziening nog indienen. Staat er als status ingediend door landbouwer en voorziening dan is de overeenkomst door beide partijen ingediend. Staat er aanvraag in bewerking dan moeten beide partijen de aanvraag nog indienen. Om de overeenkomst in te dienen klikt u achteraan de lijn, bij Acties, op het potloodje. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 32

7 Als de aanvraag reeds is ingediend door de landbouwer krijgt u onderstaande tekst. Lees deze aandachtig en klik vervolgens onderaan op de knop verder gaan. Is de aanvraag nog niet ingediend door de landbouwer dan komt u direct in de overeenkomst te recht. Bij het openen van een zorgboerderij overeenkomst ziet u eerst de gegevens van de landbouwer staan. U kunt heel de overeenkomst doornemen door alle gegevens in het menu aan te klikken. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 7 van 32

8 Zit er een fout in de overeenkomst dan kan u deze aanpassen. Maar let op als u een aanpassing doet vervalt de handtekening van de landbouwer. Als er bijvoorbeeld een fout zit in de praktische regelgeving dan u moet u eerst terug gaan naar de gegevens van de landbouwer en klikt u vervolgens in het actiemenu op de knop aanvraag aanpassen. Pas dan kunt u bij de praktische regeling een aanpassing doen. Eens u de aanpassing hebt uitgevoerd klikt u rechts bovenaan op knop opslaan (diskette). Nu alles correct is klikt u in het menu op de knop indienen. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 32

9 Op het nieuwe scherm moet u eerste een vinkje plaatsen zodat u zich akkoord verklaart met de verbintenissen. Ook hier kunt u meerdere adressen invullen die ook een bevestigingsmail moeten ontvangen. Vervolgens kunt u onderaan op de knop indienen klikken. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 9 van 32

10 U krijgt vervolgens de melding dat de aanvraag wordt ingediend gevolgd door de melding dat de aanvraag is ingediend. Binnen enkele ogenblikken ontvangt u ook een bevestigingsmail. Als u verder wens te werken op het e-loket klikt u onder de bevestiging op de knop Naar overzicht overeenkomst. Zo kom je terug op het scherm Overzicht overeenkomsten en aanwezigheden. Wenst u te stoppen op het e-loket dan moet u zich afmelden. Dit doet u door rechts bovenaan eerst op u naam te klikken en dan in het menu op afmelden klikken. 2.2 AANWEZIGHEDEN AANMAKEN Per kwartaal moet er een aanwezigheidslijst worden ingediend. Enkel als de zorggast in dat kwartaal naar de zorgboer is geweest. Tot tegenstelling bij de overeenkomsten kan de vertegenwoordiger van de voorziening ook een aanwezigheidslijst aanmaken. Er wordt best onderling afgesproken, tussen landbouwer en voorziening, wie de aanwezigheidslijst als eerste aanmaakt en indient. En wie er dan als 2 de partij indient. Er zijn twee mogelijkheden om een aanwezigheidslijst aan te maken: 1. U maakt een aanwezigheidslijst aan bij de overeenkomst //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 32

11 2. U maakt een aanwezigheidslijst aan per kwartaal Aanwezigheidslijst bij overeenkomst U klik in het menu op Overeenkomsten en aanwezigheden. U ziet al u lopende overeenkomsten. Als u voor een bepaalde overeenkomst een aanwezigheidslijst wilt aanmaken klikt u vooraan de lijn van de overeenkomst op het plusteken. De 4 laatste kwartalen verschijnen. Per kwartaal wordt er een lijn voorzien maar er ik pas een aanwezigheidslijst aangemaakt wanneer er vooraan de lijn een dossiernummer is ingevuld Aanmaken of verder bewerken Er wordt voor ieder aanwezigheidslijst een lijn voorzien. Om voor een bepaald kwartaal een aanwezigheidslijst aan te maken klikt u achteraan, bij Acties, op het plusteken. Is er reeds een aanwezigheidslijst aangemaakt en wenst u deze lijst verder aan te vullen of in te dienen dan klikt u bij Acties het potloodje aan. (Tevens staat er een dossiernummer vooraan de lijn.) Nadat u op het plusteken of potloodje hebt geklikt wordt de aanwezigheidslijst geopend. Bovenaan staan de gegevens van de overeenkomst. In de lijst duidt u de dagen aan waarop de zorggast is geweest (1). Vervolgens klikt u op bewaren (2). Er verschijnt links boven een kader waarin staat dat de gegevens succesvol zijn opgeslagen (3). ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 11 van 32

12 Aanwezigheden indienen U heeft nu de aanwezigheidslijst aangemaakt en opgeslagen. Als u een nieuwe aanwezigheidslijst of overeenkomst wilt aanmaken klikt u links in het men u op Startscherm (A). En doorloopt u bovenstaande stappen opnieuw. Wenst u deze aangemaakte aanwezigheidslijst in te dienen klikt u links in het menu op Indienen (B). //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 12 van 32

13 Let op: als er geen einddatum is opgegeven moet u wachten tot het kwartaal is afgelopen alvorens u de aanvraag kan indienen. Is er wel een einddatum opgegeven dan kan u de dag van de stopzettingsdatum de aanvraag indienen. Nadat u op indienen, in het menu hebt geklikt, krijgt uw een nieuw scherm waar u onderaan nogmaals op indienen moeten klikt. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 13 van 32

14 Als de aanvraag correct is ingediend krijgt u een bevestiging van indiening. U ontvangt ook een bevestigingsmail en er wordt een mail naar de landbouwer gestuurd met de vraag om de aanwezigheidslijst te bevestigen Aanwezigheden per kwartaal U kunt de aanwezigheidslijsten ook aanmaken per kwartaal. Bij deze werkwijze moet u wel nog de juiste overeenkomst selecteren.! U klikt links in het menu op Aanwezigheden (1). Klik voor het juiste jaartal op het plusteken (2). Vervolgens voor het gewenst kwartaal (3). //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 14 van 32

15 U ziet nu de reeds aangemaakt aanwezigheidslijsten staan voor dat kwartaal. Als u nog een aanwezigheidslijst wenst aan te maken klikt u bij het des betreffende kwartaal, bij acties, op het plusteken. Er wordt een aanwezigheidslijst geopend. Automatisch staan de gegevens van één van je overeenkomsten ingevuld. Wenst u voor een andere overeenkomst een aanwezigheidslijst aan te maken dan klikt u achter de overeenkomst op het pijltje (1). Er verschijnt een lijst met alle lopende overeenkomst. Klik de gewenste overeenkomst aan (2). Vink de dagen aan (3 ) en klik op bewaren (4). U hebt nu de aanwezigheidslijst aangemaakt en opgeslagen. Als u een nieuwe aanwezigheidslijst of overeenkomst wilt aanmaken klikt u links in het men u op Startscherm (A). En doorloopt u bovenstaande stappen opnieuw. Wenst u deze aangemaakte aanwezigheidslijst in te dienen klikt u links in het menu op Indienen (B). ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 15 van 32

16 Let op: als er geen einddatum is opgegeven moet u wachten tot het kwartaal is afgelopen alvorens u de aanvraag kan indienen. Is er wel een einddatum opgegeven dan kan u de dag van de stopzettingsdatum de aanvraag indienen. Nadat u op indienen, in het menu hebt geklikt, krijgt uw een nieuw scherm waar u onderaan nogmaals op indienen moeten klikt. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 16 van 32

17 Als de aanvraag correct is ingediend krijgt u een bevestiging van indiening. U ontvangt ook een bevestigingsmail en er wordt een mail naar de landbouwer gestuurd met de vraag om de aanwezigheidslijst te bevestigen Reeds aangemaakt aanwezigheidslijsten indienen Als u in de loop van het kwartaal al een aanvraag hebt aangemaakt en u wilt deze nu verder bewerken en indienen gaat u als volgt te werk. Eens aangemeld op het e-loket klikt u op de tegel zorgboerderijen. Afhankelijk hoe u tewerk gaat klikt u in het menu op Overeenkomsten en aanwezigheden of op Aanwezigheden. Ga naar het kwartaal dat u wenst in te dienen. Klik achteraan de lijn bij Acties op het potloodje. U komt nu in de aanwezigheidslijst terecht. Vervolledig de aanwezigheidslijst, indien dit nodig is, en klik op bewaren rechts bovenaan. Klik vervolgens in het menu op de knop Indienen. In het nieuwe scherm moet u aanvinken dat u akkoord gaat met de voorgelegde voorwaarden en vervolgens klikt u finaal onderaan op de knop Indienen. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 17 van 32

18 //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 18 van 32

19 2.3 NAKIJKEN OF DE AANVRAAG IS INGEDIEND Als u een aanvraag heeft ingediend wordt er een mail gestuurd naar beide partijen. Als men niet 100% zeker is of de aanvraag is ingediend kan u altijd het e-loket zelf raadplegen. Ga naar de desbetreffende overeenkomst of aanwezigheidslijst en kijk naar de status van de aanvraag. Er zijn verschillende statussen mogelijk: Status In bewerking Aanvraag ingediend door landbouwer Aanvraag ingediend door de voorziening Aanvraag ingediend door landbouwer en voorziening Aanvraag subsidiabel Betekenis De aanvraag is aangemaakt maar nog niet ingediend door beide partijen. De landbouwer heeft de aanvraag ingediend de voorziening moet de aanvraag nog indienen De voorziening heeft de aanvraag ingediend, de landbouwer moet de aanvraag nog indienen. Beide partijen hebben de aanvraag ingediend. Deze status komt enkel bij aanwezigheden voor en betekend dat de aanwezigheidslijst is uitbetaald of klaar staat om uitbetaald worden. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 19 van 32

20 2.4 OVEREENKOMSTEN BEEINDIGEN Bij het opmaken van een overeenkomst bestaat de mogelijkheid om een einddatum in te vullen (bij CLB s is dit verplicht) omdat niet steeds op voorhand geweten is wanneer de overkomst zal aflopen is een einddatum invullen niet verplicht. Als er op een bepaald moment besloten wordt om de overeenkomst af te sluiten wordt dit ook op het e-loket medegedeeld of door gegeven aan zorgboerderijen@lv.vlaanderen.be. Op het e-loket gaat u naar Overeenkomsten en aanwezigheden. U zoekt de desbetreffende overeenkomst op die u wenst te beëindigen. Bij de overeenkomst klikt u bij Acties, achteraan de lijn, op het pijltje dat naar rechts is richt U komt in de overeenkomst terecht. In het menu links klikt u onderaan op de knop Overeenkomst opzeggen. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 20 van 32

21 U selecteert de stopzettingsdatum. Opgelet u kan niet in het verleden gaan! Door de juiste datum te selecteren (1) vervolgens klikt u op de bewaar knop rechts bovenaan (2). U keert terug naar de overeenkomst zelf en ziet de gegevens van de landbouwer staan. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 21 van 32

22 U zult nog een bevestigingsmail ontvangen met de melding dat de overeenkomst is stop gezet. Deze mail wordt zowel naar de landbouwer als naar de vertegenwoordiger gestuurd. Als de ingevoerde stopzettingsdatum vandaag is, kan u de aanwezigheidslijst voor dat kwartaal direct aanmaken en indienen. U moet dus niet wachten tot het kwartaal afgelopen is. Heeft uw een stopzettingsdatum in de toekomst genomen, dan moet u wachten tot deze datum verstreken is om de aanwezigheidslijst in te dienen. Wenst u verder te werken in zorgboerderijen dan klikt u links bovenaan in het menu op de knop Startscherm. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 22 van 32

23 3 ADRES WIJZIGEN / INVULLEN. Zo als je al kunnen lezen hebt worden er steeds bevestigingsmails gestuurd bij het indienen van aanvragen. Het is dus zeer belangrijk dat uw adres correct is ingevuld! Om uw adres kenbaar te maken of aan te passen gaat u als volgt te werk. Eens u bent aangemeld op het e-loket staat uw naam steeds rechts bovenaan vermeld. Klik op uw naam. Er zal een menu verschijnen waar u op Mijn gegevens Klikt. Klik links in het menu op de knop Invullen. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 23 van 32

24 Als er nog geen adres gekend is klikt u op Nieuw adres toevoegen. Is er reeds een adres gekend en u wenst dit aan te passen. Klik dan voor het adres op het potloodje. Vul het nieuwe adres in en klik vervolgens links in het menu op Bevestigen. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 24 van 32

25 Vervolgens klikt u links nog op de knop Opslaan. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 25 van 32

26 4 GEGEVENS MEDEWERKERS BEHEREN (VOOR LOKALE BEHEERDER) 4.1 ALGEMENE GEGEVENS EN MEDEWERKERS De lokale beheerders kunnen op het e-loket extra medewerkers toevoegen of medewerkers verwijderen. U (Lokale beheerder) gaat als volgt te werk. Op het startscherm klikt u op de tegel Bedrijfsgegevens. Vervolgens krijgt u een pop-up scherm. In dit scherm moet u kiezen tussen uw eigen naam en de naam van de voorziening waarvoor u werkt. U klikt op de naam van de voorziening. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 26 van 32

27 Op de nieuwe pagina klikt u op de tegel Contactgegevens en medewerkers. U krijgt nu een overzicht van: contactgegevens bedrijf (adres en naam zijn niet aanpasbaar) en van de medewerkers (die toegang hebben tot het e-loket). Het adres en de naam worden overgenomen uit het KBO (Kruispuntenbank voor ondernemingen). ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 27 van 32

28 Om u gegevens aan te passen klikt u bij acties op de knop invullen. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 28 van 32

29 4.2 CONTACTGEGEVENS AANPASSEN Bij de contactgegevens kan u het bestaand adres, telefoonnummers en faxnummers aanpassen. De reeds vermelde gegevens kan u bewerken door op het pennetje (bewerken) of door op het vuilbakje te klikken (verwijderen). Zijn deze symbolen niet weergegeven klik dan eerst in het menu op invullen. Als u op de knop bewerken klikt past u de gegevens aan en klikt u bij acties op de knop bevestigen. Vervolgens keert u terug naar de contactgegevens van de voorziening. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 29 van 32

30 Hier MOET je nog op de knop opslaan klikken om de gewijzigde gegevens definitief op te slaan. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 30 van 32

31 4.3 MEDEWERKERS TOEVOEGEN OF VERWIJDEREN Om je medewerkers te beheren moet je eerst zoals in stap 4.1 onder acties op invullen klikken. Vervolgens klikt u om een medewerker te schrappen op het vuilbakje voor de naam van deze persoon. Om een medewerker toe te voegen klikt u op de knop nieuwe werknemer toevoegen. U krijgt nu een scherm waarin u het rijksregisternummer van de nieuwe medewerker moet typen (1). Onder het rijksregisternummer moet je nog verklaren dat je toelating hebt om zijn gegevens toe te voegen op het e-loket (2). Vervolgens klikt u bij acties op bevestigen (3). Vervolgens keert u terug naar de algemene contactgegevens. Let op de gegevens moeten over nacht verwerkt worden dus de persoon die u toegevoegd hebt, kan pas de volgende dag (max 2 dagen) op het e-loket. De persoon die u hebt toegevoegd dient zelf zijn algemene gegevens ( adres, gsm,..) toe te voegen! Je komt nu terug op het scherm met het overzicht van de medewerkers en nu moet je in het actiemenu op de knop Opslaan klikken. ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 31 van 32

32 Let op een lokale beheerder verwijderen / toevoegen gaat niet via het e-loket. Hiervoor dient u een formulier aan te vragen via identificatie@lv.vlaanderen.be. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 32 van 32