Handleiding. Schoolfruit, -groenten en melk

Transcriptie

1 Handleiding Schoolfruit, -groenten en melk 1

2 1 E-loket... 3 Help functie... 3 Inloggen... 3 Wat heb ik nodig?... 3 Aanmelden Indienen van een erkenningsaanvraag Starten Selecteren van de instelling Selecteren schooljaar Overzicht van de vestigingen Invullen van de aantallen leerlingen Valideren Indienen Overzicht van de opmerkingen Laatste controle Bevestiging Wijzigen van de gegevens van de onderwijsinstelling Waar Wat Hoe Indienen van een steunaanvraag Starten Overzicht Invullen van de factuurgegevens Uploaden van de facturen Indienen Overzicht Bevestiging

3 1 E-LOKET HELP FUNCTIE De helpfunctie bevat informatie over het e-loket Landbouw en Visserij. Als u na het lezen van deze informatie nog vragen heeft, kan u steeds contact opnemen met de infolijn of de betrokken diensten. Wanneer het info-icoon te zien is, kan u over dit item extra informatie verkrijgen door er met de muispijl op te staan (en te blijven staan wanneer u dit aan het lezen bent). INLOGGEN Wat heb ik nodig? Wat heb ik nodig : Via deze link krijgt u een overzicht over de vereisten van uw computer, maar ook over de methoden waarop u zich kan aanmelden op het e-loket. Aanmelden Ga naar de website en klik op de tegel aanmelden op uw e-loket. 3

4 Daarna verschijnt de pagina waarin u kan kiezen op welke manier u zich aanmeldt: 4

5 2 INDIENEN VAN EEN ERKENNINGSAANVRAAG 2.1 STARTEN Om de erkenningsaanvraag te starten, klik op de tegel Schoolfruit-Schoolmelk schooljaar , indien u die niet ziet staan klik eerst op de tegel Meer aanvragen: Waarna u de tegel zou moeten zien verschijnen: 5

6 2.2 SELECTEREN VAN DE INSTELLING Als u op de tegel Schoolfruit Schoolmelk klikt, krijgt u een pop-up waar u moet selecteren voor welke instelling u de erkenning wil aanvragen. Als deze niet meer correct zouden zijn dan kan u deze als volgt aanpassen 2.3 SELECTEREN SCHOOLJAAR Als u dat gedaan hebt, komt u op het scherm terecht waar u dan kiest voor de tegel Erkenningsaanvraag schooljaar

7 2.4 OVERZICHT VAN DE VESTIGINGEN In dit scherm krijgt u een overzicht van alle vestigingen waarvoor u bij het Departement LV geregistreerd bent en kunt u het aantal deelnemende leerlingen invullen. Mocht dit niet het geval zijn en er ontbreken vestigingen, dan kunt u die zelf toevoegen door op het + icoon te klikken en de vestigingen te selecteren uit het menu. 7

8 Indien er vestigingen bijstaan waarvoor u geen erkenningsaanvraag wil doen, kunt u die verwijderen door op het vuilnisbak icoon van de vestiging te klikken. Als u op het potlood-icoon klikt. 8

9 verschijnt er een pop-up waar u de aantallen kunt invullen. Pas op, elk vak moet ingevuld worden, dus indien er geen deelnemers zijn, zet u 0. 9

10 2.5 INVULLEN VAN DE AANTALLEN LEERLINGEN Als de school in aanmerking komt voor 2x10 weken steun zult u hier ook de instappers moeten aanduiden. Let wel, dit zijn enkel de leerlingen die extra instappen vanaf het tweede trimester ofwel vanaf januari 2.6 VALIDEREN U ziet op dit scherm ook de knop Valideren, daarop kunt u klikken om te kijken of uw aanvraag klaar is om in te dienen. 10

11 11

12 2.7 INDIENEN Als u de deelnemers hebt ingevuld voor alle vestigingen en niveaus klikt u op naar indienen 2.8 OVERZICHT VAN DE OPMERKINGEN Hier krijgt u dan een overzicht van alle opmerkingen en kan u zien of er blokkerende opmerkingen zijn. Die zijn steeds in het rood aangegeven, met een link naar de plaats in uw aanvraag waar de fout zich bevindt. 12

13 Eens u de blokkerende opmerkingen hebt verholpen of indien er geen zijn, dan komt u met de knop naar indienen op dit scherm terecht. 2.9 LAATSTE CONTROLE Hier ziet u een overzicht van de niet-blokkerende opmerking (1.) (louter informatief) en naar wie er een bevestigingmail zal worden verstuurd (2.). Indien deze gegevens niet meer correct zijn dan kan u deze aanpassen op volgende manier Hier moet u dan de verklaring nog aanvinken (3.) en daarna zal u zien dat de knop indienen beschikbaar wordt. 13

14 2.10 BEVESTIGING Als laatste scherm krijgt u dan bevestiging dat uw aanvraag is ingediend, met een opsomming van de personen die een mail hebben gekregen. U kunt de aanvraag ook downloaden als PDF of raadplegen in het overzicht. 14

15 3 WIJZIGEN VAN DE GEGEVENS VAN DE ONDERWIJSINSTELLING. 3.1 WAAR De contactgegevens ( , gsm, telefoon en fax) en de rekeninggegevens en de gevolmachtigden kunt u als Verantwoordelijke wijzigen via het e-loket. Dit kan u doen door éénmaal u ingelogd bent voor de school, te klikken op de tegel Gegevens van de onderwijsinstelling: En daarna op de tegel Contactgegevens en werknemers 15

16 3.2 WAT Waarna u op het volgende scherm terechtkomt: 3.3 HOE Hier kan u de gewenste gegevens aanpassen. Nieuwe voegt u toe door op de blauwe lijn boven de tabel te klikken, waarna u bvb volgend scherm te zien krijgt: 16

17 Correcties kan u doen door op het potlood icoon te klikken vuilnisbak icoon te klikken en verwijderen door op het Om een nieuwe gevolmachtigde toe te voegen, hier vermeld als werknemer of lokale beheerder, klikt u op de betreffende rol en dan krijgt u volgend scherm: Dus u hebt hier wel het RRN nodig van de nieuwe persoon om die toe te voegen. 17

18 4 INDIENEN VAN EEN STEUNAANVRAAG 4.1 STARTEN Om uw steunaanvraag in te dienen dient u opnieuw in te loggen op ons e-loket, waarna u volgend scherm te zien krijgt: Hier klikt u op de tegel Schoolfruit Schoolmelk (vanaf schooljaar 20xx 20xx). Waarna u volgend scherm te zien krijgt: Hier kiest u dan voor de steunaanvraag die past bij het aantal weken die reeds voorbij zijn. 18

19 4.2 OVERZICHT U krijgt dan het volgend scherm te zien: Hier ziet u al uw vestigingen met hun respectievelijk aantal leerlingen en welke producten u hebt aangevraagd. Gevolgd door het gedeelte waar u de factuurgegevens moet inbrengen. 4.3 AANPASSEN VAN HET AANTAL LEERLINGEN Indien het aantal leerlingen dat meedoet aan het project lager is dan het initieel opgegeven aantal dan moet u dat hier wijzigen. Dit doet u door op het potlood-icoon volgende pop-up te klikken, dan verschijnt 19

20 Hier kan u dan gewoon de aantallen corrigeren naar beneden. Meer leerlingen er bij zetten is niet mogelijk. 4.4 INVULLEN VAN DE FACTUURGEGEVENS Om deze in te brengen klikt u op het +icoontje waarna deze pop-up verschijnt: Hier geeft u dan, per factuur die u hebt, de gegevens in volgens de richtlijnen bovenaan. Indien u facturen ingeeft voor maar één van de producten, moet u 0 invullen in het vakje van het andere product. 20

21 4.5 UPLOADEN VAN DE FACTUREN Eens u al uw facturen hebt ingebracht, moet u ook nog de facturen uploaden als bijlage. Dat doet u door op hier te klikken onder de tabel met factuurgegevens: Waarna u het volgende scherm te zien krijgt: 21

22 Hier kan u dan opnieuw met het +icoon uw facturen uploaden. Wij raden aan om dit als PDF of JPEG te doen, maar als Excel bestand is ook mogelijk. Hier selecteert u dan het bestand en door te dubbelklikken komt het in dit venster terecht: Waar u dan nog het documenttype moet ingeven (factuur) en ook het onderwerp (bvb Factuur schoolfruit week 1). 22

23 Daarna mag u op het save icoontje klikken als volgt uit: en dan wordt de factuur bewaard en ziet het er Dit doet u dan voor alle facturen die u hebt en daarna mag u op indienen klikken: 4.6 INDIENEN 23

24 4.7 OVERZICHT Waarna u op het volgende scherm komt: Hier ziet u alle eventuele opmerkingen. Enkel blokkerende vaststellingen dient u te verhelpen. Andere types zijn louter informatief en kan u negeren. Hier ziet u ook naar wie er een bevestigingsmail zal verstuurd worden. U ziet hier ook dat de knop om effectief in te dienen nog niet beschikbaar is, hiervoor dient u eerst nog de verklaring bij puntje drie aan te vinken. Pas daarna zal u kunnen indienen Na dan hier op Indienen te klikken wordt de steunaanvraag definitief doorgestuurd en krijgt u volgend scherm te zien: 4.8 BEVESTIGING Waar u nogmaals te zien krijgt wie de bevestigingsmail heeft ontvangen. En waar u uw steunaanvraag kan downloaden (om zelf offline te bewaren als u dat wenst) of online kan raadplegen. 24