Handleiding voor vormingsverstrekkers

Transcriptie

1 Handleiding voor vormingsverstrekkers

2 Inhoudstafel 1. REGISTREREN AANMELDEN WACHTWOORD VERGETEN WACHTWOORD WIJZIGEN UW VORMINGEN BEHEREN EEN NIEUWE VORMING TOEVOEGEN Sessies toevoegen EEN BESTAANDE VORMING BEWERKEN Zoeken Algemene gegevens bewerken Sessies beheren Lege aanwezigheidslijsten afdrukken Aanwezigheden registreren Verwerkte sessies bekijken MAANDELIJKSE

3 1. Registreren blz. 3 van Registreren Om gebruik te kunnen maken van de functionaliteiten van de website dient u zich eerst te registreren. Navigeer hiervoor naar het onderdeel VORMINGSVERSTREKKER door middel van de knop rechts bovenaan. Op de volgende pagina vindt u aan de rechterzijde een link naar de registratiepagina.

4 1. Registreren blz. 4 van 17 Vul de nodige gegevens in en klik tenslotte op Aanvraag verzenden. Uw aanvraag zal ter goedkeuring verzonden worden naar de beheerders van de website. Na goedkeuring ontvangt u per uw gebruikersnaam en wachtwoord.

5 2. Aanmelden blz. 5 van Aanmelden Om u aan te melden op de website klikt u bovenaan op de link Aanmelden als vormingsverstrekker. U wordt dan naar de aanmeldpagina geleid. Vul hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klikt tenslotte op de knop Aanmelden. Vinkt u de optie Mijn gegevens onthouden aan, dan zal u bij een volgend bezoek aan de website automatisch aangemeld worden en dient u uw gebruikersnaam en wachtwoord niet meer in te vullen. Nadat u bent aangemeld zal u automatisch naar het overzicht van uw vormingen geleid worden. Ook zal de informatie bovenaan de pagina wijzigen naar: De naam van uw centrum Een link om uw vormingen te beheren Een link om uw wachtwoord te wijzigen Een link om u af te melden

6 2. Aanmelden blz. 6 van 17 Indien u zich voor de eerste maal aanmeld op de website zal er eenmalig bijkomende informatie gevraagd worden. De knop Doorgaan zal actief worden nadat u de verklaring aanvinkt. Opmerking: Het is niet nodig om u steeds af te melden via de link Uitloggen. Het is voldoende om uw gewoon uw browservenster te sluiten.

7 3. Wachtwoord vergeten blz. 7 van Wachtwoord vergeten Bent u uw wachtwoord vergeten? Klik dan in het aanmeldscherm op de link Wachtwoord vergeten?. Op de volgende pagina vult u uw gebruikersnaam in. Een met daarin uw wachtwoord zal onmiddellijk naar het adres opgegeven tijdens de registratie verstuurd worden. 4. Wachtwoord wijzigen Nadat u bent aangemeld kan u steeds uw wachtwoord wijzigen. Klik hiervoor bovenaan op de link Wachtwoord wijzigen. Vul uw huidige wachtwoord en tweemaal uw nieuwe wachtwoord in en klik tenslotte op Verander wachtwoord.

8 5. Uw vormingen beheren blz. 8 van Uw vormingen beheren Nadat u bent aangemeld zal u automatisch naar het overzicht van uw vormingen geleid worden. U kan dit overzicht ook steeds bereiken door bovenaan op de link Mijn vormingen beheren te klikken Een nieuwe vorming toevoegen Om een nieuwe vorming in te geven klikt u op de link Toevoegen. Vul de nodige gegevens in en klik onderaan op Bewaren.

9 5. Uw vormingen beheren blz. 9 van 17 Na het bewaren zal er een tweede tabblad verschijnen waar u de datums van deze vorming kan beheren Sessies toevoegen Voeg voor elke maal de vorming door u georganiseerd wordt een sessie toe. Klik hiervoor in het tabblad Sessies op de knop Nieuwe sessie toevoegen. Vul de referentiecode in en voeg minstens één opleidingsdag in. Indien de vorming over meerdere dagen loopt voegt u binnen de sessie elke opleidingsdag individueel toe. Om een opleidingsdag toe te voegen vult u de datum in en selecteert u het start- en einduur. Klik tenslotte op het plussymbool om de dag aan de sessie toe te voegen. Om de sessie te bewaren klikt u tenslotte op de knop Opslaan.

10 5. Uw vormingen beheren blz. 10 van 17 De sessie zal nu verschijnen onder de hoofding Toekomstige sessies. Opgelet: Na het invoeren van uw vorming zal deze nog niet zichtbaar zijn op de website. De beheerders van de website worden automatisch op de hoogte gebracht van uw vorming en evalueren of uw vorming geaccrediteerd wordt. Pas na accreditatie wordt uw vorming opgenomen op de website Een bestaande vorming bewerken Zoeken Via het zoekscherm kan u gericht uw vormingen opvragen. Een overzicht van uw vorming wordt getoond in een lijst.

11 5. Uw vormingen beheren blz. 11 van 17 In de rechterkolom wordt steeds de status van uw vorming getoond. Accreditatie in aanvraag Uw vorming werd ter goedkeuring verzonden aan de beheerders en is nog niet zichtbaar op de website. U kan de gegevens van de vorming en de sessies nog aanpassen. Accreditatie afgekeurd Uw vorming werd niet geaccrediteerd en is dus ook niet zichtbaar op de website. U kan de gegevens en de sessies van deze vorming niet meer wijzigen. Geaccrediteerd Uw vorming werd geaccrediteerd en is dus zichtbaar op de website. U kan de gegevens van de vorming niet meer wijzigen. U kan wel de sessies van de vorming en de aanwezigheden bewerken. Indien de accreditatie binnen de 30 dagen vervalt zal de vervaldatum in het oranje getoond worden. U kan dan een vernieuwing van de accreditatie aanvragen. Accreditatie vervallen De accreditatie van uw vorming is vervallen. Uw vorming is dus niet meer zichtbaar op de website. De gegevens van de vorming kunnen niet meer gewijzigd worden. U kan dan een vernieuwing van de accreditatie aanvragen. Klik op de naam van een vorming om de detailgegevens en de sessies te bekijken of bewerken.

12 5. Uw vormingen beheren blz. 12 van Algemene gegevens bewerken U kan enkel de algemene gegevens van vormingen bewerken waarvan de accreditatieaanvraag nog niet werd behandeld. Bovenaan vindt u steeds de status van uw vorming. Indien uw vorming werd geaccrediteerd worden hier ook de opleidingsvergoeding en eventuele opmerkingen van de sector getoond. Wijzig eventuele gegevens en klik onderaan op Bewaren.

13 5. Uw vormingen beheren blz. 13 van Sessies beheren Klik bovenaan op het tabblad Sessies om naar het overzicht van de sessies te gaan. U kan steeds nieuwe sessies toevoegen via de knop Nieuwe sessie toevoegen. Klik op Opleidingsdata wijzigen om de data en uren van een sessie aan te passen. Klik op Sessie verwijderen om deze permanent te verwijderen. Er zal eerst een melding ter bevestiging verschijnen.

14 5. Uw vormingen beheren blz. 14 van Lege aanwezigheidslijsten afdrukken U kan van elke opleidingsdag van nog niet verwerkte sessies een lege aanwezigheidslijst afdrukken. Klik hiervoor op het printer-icoon in de kolom blanco aanwezigheidslijst afdrukken. Er zal een nieuw venster openen met daarin de lijst. U kan deze afdrukken via de printfunctie van uw browser Aanwezigheden registreren U kan aanwezigheden registreren voor lopende en afgelopen sessies die nog niet verwerkt werden. Klik hiervoor op het icoon in de kolom Aanwezigheden registreren. Naast het icoon ziet u hoeveel aanwezigheden er reeds ingegeven zijn voor de betreffende opleidingsdag. Indien een opleidingsdag nog niet heeft plaatsgevonden kunnen er nog geen aanwezigheden ingevoerd worden.

15 5. Uw vormingen beheren blz. 15 van 17 Aan de linkerzijde vind u de reeds geregistreerde werknemers. U kan een werknemer verwijderen door op het rode kruis naast de werknemer te klikken. Er zal eerst een bevestiging gevraagd worden. Om een werknemer toe te voegen vult u zijn/haar rijksregisternummer, naam of geboortedatum in en klikt u op het vergrootglas. U kan de werknemer ook identificeren via zijn/haar elektronische identiteitskaart. Streek de identiteitskaart in de kaartlezer en klik op het.beid-icoon. De identiteitskaart wordt ingelezen en het rijksregisternummer wordt automatisch ingevuld. Klikt tenslotte op het vergrootglas om verder te gaan. Voor meer informatie over het.beid en kaartlezers klikt u op Info. Nadat u op het vergrootglas klikt zal het systeem nagaan of deze werknemer bekent in binnen het paritair comité. Een lijst van gewonden werknemers wordt getoond. Om een werknemer toe te voegen aan de lijst van aanwezigen klikt u op de groene pijl. Er wordt gevraagd om het IBAN nummer en de BIC code van de werknemer in te geven. Deze zullen later nodig zijn om de opleidingsvergoeding uit te keren. Indien het IBAN nummer en de BIC code reeds gekend zijn voor deze werknemer zijn de velden reeds ingevuld. Klik tenslotte op Aanwezigheid registreren.

16 5. Uw vormingen beheren blz. 16 van 17 Indien de werknemer niet gevonden wordt kan u deze steeds manueel toevoegen. Klik daarvoor op de knop Werknemersgegevens ingeven. Vul de nodige gegevens in en klik op Toevoegen.

17 6. Maandelijkse blz. 17 van Verwerkte sessies bekijken De afgelopen vormingen worden periodiek door de sector verwerkt om zo de opleidingsvergoedingen uit te keren aan de werknemers. Van verwerkte sessie kan u de gegevens niet meer wijzigen. U kan wel de lijst van aanwezigheden bekijken en afdrukken door op het icoon te klikken in de kolom Geregistreerde aanwezigheden. Er zal een nieuw venster openen met daarin de lijst. U kan deze afdrukken via de printfunctie van uw browser. 6. Maandelijkse Elke maand ontvangt u een met daarin een overzicht van: Vormingen waarvan de accreditatie zal vervallen binnen de 30 dagen Vormingen waarvan de accreditatie momenteel in aanvraag is Vormingen waarvan de accreditatie vervallen is