Periodieke facturen Deze functie is beschikbaar in de volledige versie van RADAR. RADAR Lite heeft deze functie niet.

Transcriptie

1 Periodieke facturen Deze functie is beschikbaar in de volledige versie van RADAR. RADAR Lite heeft deze functie niet. Periodieke facturen klaarzetten(het sjabloon voor de termijnfactuur maken) Een periodieke factuur is een factuur van een bepaald bedrag voor een bepaalde activiteit die u maandelijks, per kwartaal of jaarlijks stuurt. Aan het einde van het jaar kunt u dan bijvoorbeeld de werkelijk gemaakte kosten (uren en producten) vergelijken met de bedragen die u al periodiek heeft gefactureerd. Om periodieke facturen te maken, kiest u in het hoofdmenu de optie PERIODIEKE FACTUREN. Figuur 1 Periodieke facturen maken Klik in bovenstaand scherm op de knop PERIODIEKE FACTUUR AANMAKEN om een nieuwe periodieke factuur voor een klant toe te voegen. Als eerste kiest u dan ook de klant met de juiste contactpersoon door te dubbelklikken op de gewenste relatie in het scherm dat verschijnt. Nu gaat u de periodieke factuur samenstellen: 1/7 Periodieke facturen 4.0

2 1/4 5 6 Figuur 2 U gaat nu de volgende stappen doorlopen: 1. Vul de startdatum in (deze datum is na opslaan niet meer te wijzigen. Vanaf deze datum wordt er begonnen met tellen van de perioden) 2. Vul de einddatum in(deze datum kan altijd aangepast worden. Na het verstrijken van de einddatum worden er geen periodieken meer gegenereerd mits de einddatum niet binnen een periode valt, die periode zal dan nog wel geen factuur krijgen. 3. Kies de periode (maand, kwartaal of jaar) 4. Kies eventueel de factuurlay-out (dit is alleen van toepassing indien u meerdere factuurlay-outs gebruikt 5. Dan gaat u tekstregels of productregels toevoegen. Kies tekstregels of productregels. 6. En kies dan de knop NIEUWE TEKSTREGEL of NIEUWE PRODUCTREGEL. Een nieuwe tekstregel kan er als volgt uit zien: 2/7 Periodieke facturen 4.0

3 Figuur 3 Kies eventueel een standaardtekstregels achter TEKSTREGEL (deze standaardtekstregels zijn worden aangemaakt in BEHEER > TEKSTREGELS en zijn altijd te hergebruiken zolang ze daar niet verwijderd worden. Vul het juiste bedrag in, de BTW-code en eventueel de grootboekrekening en klik op OK. Zijn de bedragen een voorschot op de activiteiten die in de urenregistratie staan dan zet u het vinkje VOORSCHOT URENREGISTRATIE aan. Nu worden de voorschotten in de rapportages van het onderhanden werk negatief weergegeven. U kunt ook aan het einde van een periode een afrekening maken door alle verstuurde voorschotten tegen te boeken op de gemaakte uren. Op deze manier kunt u ook producten toevoegen. Als u 1 tekstregel en 2 productregels heeft toegevoegd ziet het scherm er als volgt uit: Er zijn 2 productregels! Figuur 4 Bij HISTORIE ziet u alle facturen die u eerder aan deze klant heeft gestuurd. U kunt een factuur in deze lijst dubbelklikken om de factuur te bekijken. Klikt u vanuit een factuur uit de historie op de TERUG-knop dan komt u terug in de huidige periodieke factuur die u aan het maken bent. Bij BETALING staat de betalingstermijn die automatisch op de facturen verschijnt. 3/7 Periodieke facturen 4.0

4 Om een proefafdruk te bekijken klikt u op AFHANDELING FACTUUR en vervolgens PROEFAFDRUK. Let op: hier worden de ## codes zoals #maand in letters# niet vervangen. Dit gebeurt pas als u de periodieke facturen daadwerkelijk gaat maken. Bent u tevreden over het resultaat van de Proefafdruk dan bent u klaar met het aanmaken van de periodieke factuur en klikt u op de TERUG-knop. Wilt u de periodieke factuur toch verwijderen dan klikt u onder in beeld op de knop VERWIJDEREN. De uren en producten gaan dan terug naar onderhanden werk en zijn opnieuw op te halen. Wijzigingen aanbrengen in periodieke facturen Dubbelklik in de lijst van PERIODIEKE FACTUREN op de periodieke factuur die u wilt wijzigen. Het detailscherm van deze factuur wordt weer geopend. Indien u al facturen heeft aangemaakt op basis van deze periodieke factuur dan kunt u de begindatum en periode niet meer aanpassen. U kunt wel de einddatum vooruit schuiven en tekst en/of productregels wijzigen, toevoegen of verwijderen. Aangepast factuursjabloon voor periodieke facturen Is uw factuursjabloon qua indeling afwijkend van uw normale factuur.dot dan voegt u in de map..\sjablonen\facturatie een sjabloon factuur_periodiek.dot toe. Het eenvoudigste is om factuur.dot te kopiëren en te hernoemen en daarna in factuur_periodiek.dot te gewenste wijzigingen door te voeren. Kies na het aanpassen van de lay-out altijd in BEHEER voor SJABLONEN SCANNEN De einddatum aanpassen van periodieke facturen Een periodieke factuur loopt door tot aan de opgegeven einddatum. U kunt de einddatum van één of meerdere periodieke facturen aanpassen. Selecteer in het scherm Periodieken opzoeken (Figuur 1) de facturen waarvan u de einddatum wilt aanpassen. Klik op de knop EINDDATUM AANPASSEN en het volgende scherm verschijnt Figuur 5 Geef de gewenste einddatum in. (Dus tot wanneer u een periodieke factuur wilt sturen naar deze relatie) Klik op OK en de einddatum van de geselecteerde periodieken wordt aangepast. 4/7 Periodieke facturen 4.0

5 Standaard tekstregels en hekjescodes Als u vaak dezelfde factuurregels gebruikt kunt u deze standaard aanmaken in BEHEER > TEKSTREGELS > ZELF IN TE DELEN. Dit geeft u de mogelijkheid om, als u een periodiek factuur aanmaakt, een standaard tekstregel te kiezen uit een lijst met beschikbare regels. Figuur 6 U kunt een bestaande regel aanpassen door in de regel te klikken of een nieuwe tekstregel toevoegen met de knop TEKSTREGEL TOEVOEGEN. Figuur 7 Vul de juiste BTW Code en Grootboek rekening in. Vul vervolgens het veld Tekst met de tekst van de factuurregel die u wil maken. U kunt hiervoor gebruik maken van hekjescodes, deze codes maken genereren automatisch informatie. Hieronder staat een overzicht van de te gebruiken hekjes codes in periodieke tekstregels met daarachter de omschrijving van de informatie die ze in uw factuur zetten. 5/7 Periodieke facturen 4.0

6 #jaar # #jaar (maand-1) # #jaar (maand+1) # #jaar (kwartaal-1) # #jaar (kwartaal+1) # #jaar 2 cijfers # #jaar 2 cijfers (maand-1) # #jaar 2 cijfers (maand+1) # #jaar 2 cijfers (kwartaal-1) # #jaar 2 cijfers (kwartaal+1) # #maand # #maand-1 # #maand+1 # #maand in letters # #maand-1 in letters # #maand+1 in letters # #kwartaal # #kwartaal-1 # #kwartaal+1 # jaar van factuur datum jaar van vorige maand factuur datum jaar van volgende maand van factuur datum jaar van vorig kwartaal van factuur datum jaar van volgend kwartaal van factuur datum laatste 2 cijfers van jaar van factuur datum laatste 2 cijfers van jaar van vorige maand van factuur datum laatste 2 cijfers van jaar van volgende maand van factuur datum laatste 2 cijfers van jaar van vorig kwartaal van factuur datum laatste 2 cijfers van jaar van volgend kwartaal van factuur datum maand van factuur datum vorige maand van factuur datum volgende maand van factuur datum maand van factuur datum in letters vorige maand van factuur datum in letters volgende maand van factuur datum in letters kwartaal van factuur datum vorig kwartaal van factuur datum volgende kwartaal van factuur datum Voorbeelden van gebruik: Voorschot voor de maand #maand# Abonnementskosten over het #kwartaal-1# U kunt natuurlijk ook van deze hekjescodes gebruik maken als u zelf direct een factuurregel typt in de periodiek. Facturen genereren Als u een periodieke factuur genereert zal er een concept aangemaakt worden die u terug kunt vinden vanuit het hoofdmenu via de knop FACTUREN. De concepten staan tussen de onverwerkte facturen. Als u een concept van een periodiek verwijderd zal RADAR bij de volgende keer van genereren weer een concept voor deze periode printen omdat er nog geen verwerkte factuur voor deze periode in het systeem staat. Automatisch periodieke facturen genereren U kunt er voor kiezen om elke keer als u RADAR Facturatie opstart er automatisch gekeken wordt of er periodieken beschikbaar zijn om te genereren. Indien u dit wilt kunt u dit aanvinken in BEHEER > PARAMETERS > PERIODIEK. Facturen genereren Om de periodieke facturen te genereren gaat u vanuit het hoofdmenu naar PERIODIEKE FACTUREN (Figuur 1) en klik op de knop. Het volgende scherm verschijnt: 6/7 Periodieke facturen 4.0

7 Figuur 8 Vul DATUM TOT met de juiste datum. RADAR gebruikt de begindatum, einddatum en deze datum om te controleren welke periodieken er aan de beurt zijn om een of meer facturen te genereren. Met de knop AANTAL FACTUREN BEREKENEN kunt u kijken of het aantal te genereren facturen overeenkomt met uw verwachting. Kies voor de knop AANMAKEN om de facturen te genereren. Na het aanmaken staan de facturen in concept en zijn nog te bekijken en eventueel te wijzigen voor u deze verwerkt. Periodieke factuur stopzetten Als de einddatum van een periodieke factuur bereikt is zullen er geen concept facturen meer gegenereerd worden en blijft de periodiek staan in de lijst. (zet u later de einddatum weer verder dan zullen er wel voor de tussenliggende perioden facturen gegenereerd worden) Als u de periodiek opent dan vindt u onderaan de knop VERWIJDEREN. Hiermee verwijdert u de periodiek uit het systeem, eerder gemaakte facturen en eventuele conceptfacturen blijven wel bestaan. 7/7 Periodieke facturen 4.0