BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015)

Transcriptie

1 BVBA KMO-zone, Klein Boom Putte (Mechelen) Tel: (015) Fax: (015) info@servico.be Handleiding SwingCount Debiteur Rapporten In beheer debiteuren kan u verschillende lijsten opvragen met betrekking tot de boekhoudgegevens van de klanten. Het gaat hier om volgende lijsten : - rekeninguittreksel klant - onbetaalde facturen - omzet/saldo - omzet per periode - rekeninguittreksel klant historiek - vervaldagboek - saldo's op datum - af te boeken bedragen dossiers (Tour-Travel) - af te boeken bedragen - Companyweb bestand (geen standaard optie) - graydon bestand - kredietlimiet overschreden - facturen o.ref - facturen u.ref - controleer op dossiers - Financieel data bestand De weergave van de lijst kan u zelf bepalen : de lijsten debiteuren worden geëxporteerd en opgeslagen op uw lokale harde schijf of op diskette (het programma geeft u de keuze het document te bewaren als html-bestand, xml-bestand of csvbestand) de lijst wordt in pdf-formaat weergegeven op het scherm, indien nodig kan de lijst worden afgedrukt Rekeninguittreksel klant Vooreerst moet u aangeven of u de rekeninguittreksels wil raadplegen van één of verschillende klanten. Indien u slechts informatie wil over één klant zet u bij "Beginnen met klant" en "Eindigen met klant" dezelfde klanten code. Weet u deze code niet, dan kan u gebruik maken van het -icoon. Voor een selectie van meerdere klanten, geeft u twee verschillende klantcodes in. Een lijst van alle rekeninguittreksels bekomt u door de twee velden met voor klantcode blanco te laten. Vervolgens kan u in de rekeninguittreksels kiezen tussen een lijst met alle ingeboekte facturen (=alles) of slechts de onbetaalde facturen (=openstaande). Verkiest u alleen de onbetaalde facturen op de lijst te zien, dan kan u bepalen tot welke boekingsdatum het programma de lijst moet weergeven. Dit is verschillend van de lijst met alle facturen waar zowel een begin- als een einddatum kan worden ingegeven. Verder kan u nog selecteren op de munt, code selectie en type klant van de ingeboekte facturen. Gegevens op het rekeninguittreksel en naam van de klant

2 - adresgegevens, telefoonnummer en fax - omzet per klant in vorig en huidig boekjaar - BTW per klant in vorig en huidig boekjaar - datum van de factuur - verkoopfactuur (V) of betaling (BET) - referentie van verkoopfactuur - debet (factuur of terugbetaling) of credit (betaling of creditnota) - vervaldatum van de verkoopfactuur - vermelding van bankinstelling, indien een betaling - openstaand saldo Onbetaalde facturen Dit is een lijst van alle verkoopfacturen die door de klant nog moeten betaald worden. Het programma biedt de mogelijkheid allerhande selectie's door te voeren : betalingswijze, factuurdatum of vervaldatum factuur, vertegenwoordiger, klantcode, code selectie, type klant en landcode. Gegevens op de lijst onbetaalde facturen en naam van de klant - factuurdatum - factuurnummer - bedrag van de verkoopfactuur - betaald bedrag van de verkoopfactuur - te betalen bedrag van de verkoopfactuur - betalingswijze van de factuur : niet betaald (N), bank (B), kas (K), cheque (C), domiciliatie (D) wissel (W) of stop van betaling (S) - vervaldatum - te manen facturen : eerste maning (M1), tweede maning (M2) en derde maning (M3) - omschrijving - totaal saldo per klant Omzet/saldo Deze lijst is een weergave van de totale omzet in vergelijking met de openstaande saldo's van de klanten. U kan selecteren op (kalender)jaar, vertegenwoordiger, klantcode en land code. Verder dient u te selecteren op welke manier de lijst moet worden weergegeven : gerangschikt op klantcode, klantnaam of omzet. Gegevens op de lijst omzet/saldo - jaar - totale omzet per jaar - openstaand saldo - eventueel weergave van bedrag in vreemde munt Omzet per periode Deze lijst is een weergave van de totale omzet in vergeleken over 2 periodes. U kan selecteren op (kalender)jaar, vertegenwoordiger, klantcode en land code. Verder dient u te selecteren op welke manier de lijst moet worden weergegeven : gerangschikt op klantcode, klantnaam of omzet. Gegevens op de lijst omzet/saldo - omzet periode 1 2 van 6 Last saved: BY

3 - omzet periode 2 - % verschil Rekeninguittreksel klant historiek Vooreerst moet u aangeven of u de rekeninguittreksels wil raadplegen van één of verschillende klanten. Indien u slechts informatie wil over één klant zet u bij "Beginnen met klant" en "Eindigen met klant" dezelfde klanten code. Weet u deze code niet, dan kan u gebruik maken van het -icoon. Voor een selectie van meerdere klanten, geeft u twee verschillende klantcodes in. Een lijst van alle rekeninguittreksels bekomt u door de twee velden met voor klantcode blanco te laten. Vervolgens kan u in de rekeninguittreksels kiezen tussen een lijst met alle ingeboekte facturen (=alles) of slechts de onbetaalde facturen (=openstaande). Verkiest u alleen de onbetaalde facturen op de lijst te zien, dan kan u bepalen tot welke boekingsdatum het programma de lijst moet weergeven. Dit is verschillend van de lijst met alle facturen waar zowel een begin- als een einddatum kan worden ingegeven. Vervaldagboek Deze lijst geeft een overzicht van de verkoopfacturen, met specifiek een detail van de facturen die reeds vervallen zijn. De lijst wordt opgevraagd op datum, default is dit de huidige datum. Zo krijgt u een overzicht van de klanten die een betalingsachterstand hebben (rekening houdend met de vervaldatum van de geregistreerde verkoopfacturen). U kan de lijst opvragen met een selectie op vertegenwoordiger, klantcode, landcode of selectiecodeklant. Gegevens op lijst vervaldagboek - totaalbedrag van facturen die nog niet vervallen zijn - totaalbedrag van facturen die 0-30 dagen vervallen zijn - totaalbedrag van facturen die dagen vervallen zijn - totaalbedrag van facturen die meer dan 60 dagen vervallen zijn - totaalbedrag van alle verkoopfacturen Saldo's op datum Dit is een overzichtslijst van alle klanten en hun te betalen saldo. Zo krijgt u een idee van het nog te ontvangen bedrag van iedere klant. De lijst wordt opgevraagd op datum, default is dit de huidige datum. Helemaal onderaan de lijst staat tevens het totaalbedrag te betalen door alle debiteuren. U kan de lijst opvragen met een selectie op vertegenwoordiger, klantcode, landcode of selectiecodeklant. Gegevens op lijst saldo's op datum - woonplaats - debet/creditbedrag - totaal alle saldo's Af te boeken bedragen op Dossier(Travel-Tour) Dit is een overzichtslijst van alle boekingen die kunnen afgepunt worden op de verschillende dossiers. Je kan dit opvragen voor 1 klant of voor een reeks klanten. Verder kan je filteren op agentschap code, beginnen en eindigen met een bepaalde boeking en boekingsdatum. Wanneer je de lijst wenst na te kijken kan je deze eerst op het scherm drukken via Als alles in orde is kan je op drukken om alles ook effectief af te punten zoals voorgesteld op de lijst Gegevens op lijst saldo's op datum - dossier 3 van 6 Last saved: BY

4 - factuur - datum - bedrag Af te boeken bedragen Het raadplegen van deze lijst biedt u een handig hulpmiddel bij het aanzuiveren van rekeninguittreksels van klanten. De lijst geeft een overzicht van facturen die kunnen worden afgepunt met een betaling. U kan de lijst opvragen voor één klant of voor meerdere klanten te gelijk. Wanneer je de lijst wenst na te kijken kan je deze eerst op het scherm drukken via Als alles in orde is kan je op drukken om alles ook effectief af te punten zoals voorgesteld op de lijst Gegevens op lijst af te boeken bedragen - boekingsdatum betaling/factuur - volgnummer betaling/factuur - af te boeken bedrag - omschrijving Companyweb bestanden Via deze optie kan je met het rapport Debiteur CompanyWeb Bestand een Companyweb bestand maken voor een periode. Deze bestanden kunnen dan worden aangeleverd aan Companyweb. Deze optie is alleen zichtbaar wanneer de eigen firma Belgisch is. Alleen klanten met een landcode BE en een BTW nummer of BTW vrijstelling worden opgenomen Geef de periode op en druk op File. Hiermee worden een Created sales en een Open sales bestand gemaakt Klik op de links naar de documenten om deze te openen en te bewaren en door te sturen naar Companyweb In ruil krijg je zelf ook toegang tot deze gegevens van andere bedrijven. Graydon bestand Het maken van een Graydon file kan gebeuren door het opgeven van een vervaldatum en op Deze maakt een.txt file met ; als veld scheidingsteken. te klikken. Gegevens op lijst - BTW nummer klant - BTW nummer eigen firma - totaal alle vervallen bedragen - totaal niet vervallen bedrag - leeg veld - totaalbedrag van facturen die 0-30 dagen vervallen zijn - totaalbedrag van facturen die dagen vervallen zijn - totaalbedrag van facturen die dagen vervallen zijn - totaalbedrag van facturen die meer dan 90 dagen vervallen zijn - maand opgegeven bij datum - jaar opgegeven bij datum - munt code - aantal facturen 4 van 6 Last saved: BY

5 Krediet limiet overschreden Geeft een lijst van klanten die hun kredietlimiet hebben overschreden Je kan dit opvragen voor 1 klant of voor verschillende klanten Gegevens op Krediet limiet overschreden - Klant code - Klantnaam - gemeente - kredietlimiet - openstaand saldo Facturen op O/ref Geeft lijst van facturen gebaseerd op onze referenties Je kan dit opvragen voor 1 klanten of voor verschillende klanten Je kan ook filteren op een bepaalde omschrijving Gegevens op Facturen op O/ref - onze referentie - factuurnummer - datum - code klant - omschrijving - munt code - totaal bedrag - te betalen Facturen op U/ref Geeft lijst van facturen gebaseerd op uw referenties Je kan dit opvragen voor 1 klanten of voor verschillende klanten Gegevens op Facturen op U/ref - uw referentie - code klant - naam klant - totaal bedrag - te betalen Controleer op dossier Als Enkel saldo Dossiers = 0 afgevinkt en Enkel Dossier met Meerdere klanten afgevinkt, dan geeft lijst die verschillen tussen gefactureerd bedrag betaald bedrag van dossier en openstaand bedrag in debiteur In deze lijst kan een dossier meerdere malen op lijst komen indien bedragen op diverse klantcodes gevonden wordt. Als Enkel saldo Dossiers = 0 aangevinkt en Enkel Dossier met Meerdere klanten aangevinkt, dan filtert lijst hierop, samen met de hierboven vermelde filter. Gegevens op Controleer op Dossier - agentschapscode - dossiernummer - munt code - saldo dossier - saldo boekhouding - verschil - code klant 5 van 6 Last saved: BY

6 Financieel Databestand Bijkomend programma 'Debiteur Financieel Export Bestand': Hiermee kan men een bestand maken van financiële boekingen (tevens ook boekingen via 'diverse posten' en 'diverse posten vorig boekjaar') die in het debiteurenbestand gedaan zijn. Het bestand is een txt met velden gescheiden door ; veld 1: datum boeking veld 2: bankcode veld 3: bankrekening-uittreksel veld 4: journaaltype (F = Financieel Journaal, D=Diverse posten journaal, J = Diverse posten journaal vorig boekjaar) veld 5: journaalnummer veld 6: boekingsnummer in journaal veld 7: bedrag in boekhoudmunt (. als decimaalteken, negatieve bedragen hebben met een - vooraan) veld 8: klantcode veld 9: omschrijving bij de financiele/diverse posten boeking veld 10: verkoopjournaalnummer (indien betaling/diverse posten toegewezen is aan een verkoopfactuur) veld 11: verkoopfactuurnummer (indien betaling/diverse posten toegewezen is aan een verkoopfactuur) veld 12: boekingsnummer (indien doorgegeven in veld 21 in bestand verkoopfacturen en/of indien Travel toegewezen in financieel/diverse posten bij boeken voorschot) veld 13: agentschapscode (indien Travel doorgegeven in veld 20 in bestand verkoopfacturen en/of toegewezen in financieel/diverse posten bij boeken voorschot) veld 14: code vreemde munt (indien betaling in andere munt dan boekhoudmunt) veld 15: bedrag vreemde munt (indien betaling in andere munt dan boekhoudmunt) Na het maken van een goed bestand MOET een Confirm gedaan worden. Dan worden de betalingslijnen gemarkeerd als geëxporteerd. Als er geen Confirm gedaan wordt, zullen de niet-bevestigde lijnen opnieuw in het bestand gezet worden. Opmerking: de eerste maal dat ze deze export gaan gebruiken, gaan er heel veel lijnen uitkomen omdat voor alle historische financiële boekingen nog nooit een Confirm gebeurd is en deze dus niet gemarkeerd zijn. Na de Confirm, zullen vanaf dan enkel de nieuw bijgekomen financiële boekingen op klanten in het bestand gezet worden 6 van 6 Last saved: BY