Documentatie voor update SNDwin 12.30

Transcriptie

1 Documentatie voor update SNDwin 12.30

2 I. Verbeteringen Aankoop onbetaalde facturen Aankoop toevoegen factuur (periode) Aankoop - toevoegen factuur (mededeling) Individuele afrekening... 3 II. Uitbreidingen Definitieve afrekening (omschrijving / overdragen balans) Eigen omschrijving definitieve afrekening Automatisch overdragen eindbalans Betaalopdrachten (totaal bedrag afdrukken) Individuele afrekening (omschrijving betalingen) Domiciliëring facturen Bankcommunicatie - Instellingen IBAN en BIC Leverancier overzicht facturen detail factuur Rappels Selectie Gebouw / Groep Selectie Eigenaar Minimum bedrag / Negatieve afdrukken Afdruk rappels - proefafdruk Technische fiche detailgegevens leverancier Reservefonds aanwenden Aanwending reservefonds mag zichtbaar zijn op de globale afrekening, maar niet op de individuele afrekeningen Aanwending reservefonds mag zichtbaar zijn op de individuele afrekeningen Reservefonds/Werkkapitaal afdrukken privatief aandeel Standaardomschrijving bij provisies Detailscherm klant / leverancier Identiteitskaart- en rijksregisternummer Documentenbeheer...25 III. Nieuw Vergelijk periodes Uitgebreide vergelijkende afrekening activeren per gebruiker Uitgebreide vergelijkende afrekening activeren voor alle gebruikers Betalingsbestand - gedeeltelijke betaling van een factuur Gebouwgroepen Toevoegen van gebouwgroepen Koppelen van een gebouw aan een gebouwgroep Gebouwgroepen gebruiken in SNDwin Modelfacturen Aanmaken van modelfacturen Modelfacturen gebruiken in het programma Blokkeren provisies Provisie Invoeren/Opvragen Provisie Opmaken terug te storten provisies...46

3 I. Verbeteringen 1. Aankoop onbetaalde facturen Wanneer het veld enkel negatieve tonen op het scherm Onbetaalde aankoopfacturen wordt aangevinkt, verschijnt niet langer onterecht een foutmelding. 2. Aankoop toevoegen factuur (periode) Bij het toevoegen van een factuur bent u verplicht om het veld periode in te vullen en wordt gecontroleerd of de boekingsdatum van de factuur (zie veld boeking ) wel degelijk binnen de opgegeven periode valt. 3. Aankoop - toevoegen factuur (mededeling) Wanneer in het veld Mededeling een OGM-nummer wordt ingegeven (eerste drie karakters gelijk aan +++), dan zal het programma een controle uitvoeren op de correctheid van deze mededeling. Indien het ingegeven OGM-nummer niet correct is, zal een foutmelding verschijnen. Figuur: Foutmelding ongeldige OGM 4. Individuele afrekening Bij het afdrukken van de individuele afrekening gegroepeerd per eigenaar, wordt nu beter rekening gehouden met eventuele verkopen. Bovenaan de afrekening verschijnt steeds de periode waarvoor u de afrekening opmaakt. Indien een privatief werd verkocht in de loop van de afgesloten periode, dan verschijnt nu naast het privatief de deelperiode waarin de eigenaar dit privatief in eigendom had. Update SNDwin v /49

4 II. Uitbreidingen 1. Definitieve afrekening (omschrijving / overdragen balans) 1.1 Eigen omschrijving definitieve afrekening Bij het uitvoeren van een definitieve afrekening heeft u nu de mogelijkheid om een eigen omschrijving mee te geven. Deze omschrijving kan ingegeven worden bij het uitvoeren van de procedure definitieve afrekening ofwel als standaardomschrijving gedefinieerd worden via Extra Instellingen Afrekening definitief (u kan bij het opmaken van de definitieve afrekening de omschrijving nog aanpassen naar wens). 1.2 Automatisch overdragen eindbalans Via Extra Instellingen afrekening definitief kan u Automatisch overdragen eindbalans standaard aanvinken, zodat deze optie steeds aangevinkt staat bij het uitvoeren van de definitieve afrekening. Figuur: Instellingen SNDwin Afrekening definitief Update SNDwin v /49

5 Figuur: Afrekening Definitief 2. Betaalopdrachten (totaal bedrag afdrukken) Op het scherm Detail betaalopdracht (via Financieel Betaalopdracht Detail ) wordt onderaan het scherm het totaal van alle detaillijnen weergegeven. Figuur: Financieel - Betaalopdrachten - Detail opdracht Update SNDwin v /49

6 3. Individuele afrekening (omschrijving betalingen) Op de individuele afrekening kan u in de rubriek Betalingen nu ook de omschrijving van de betaalde provisie laten afdrukken. U kan dit standaard instellen via Extra Instellingen Afrekening individueel bij Vermelding bij betalingen. Indien u kiest voor de optie Datum, dan wordt enkel de betaaldatum weergegeven bij de betalingen. Indien u opteert voor Datum + Omschrijving provisie, dan verschijnt zowel de betaaldatum als de omschrijving van de betaalde provisie. Figuur: Instellingen SNDwin Afrekening individueel Update SNDwin v /49

7 4. Domiciliëring facturen Indien voor een specifieke leverancier de facturen steeds via domiciliëring moeten worden betaald, dan kan u het veld Betaald bij het inboeken van de aankoopfactuur standaard op J laten zetten door op de leveranciersfiche de optie Domiciliëring aan te vinken. Zo kan u vermijden dat deze aankoopfacturen ten onrechte mee zouden worden opgenomen in een betaalopdracht. Figuur: Bestand Leverancier leveranciersfiche Figuur: Aankoop Invoeren/opvragen Nieuwe aankoopfactuur toevoegen Update SNDwin v /49

8 5. Bankcommunicatie - Instellingen Bij de instellingen van de bankcommunicatie ( Bankcommunicatie Instellingen ) beschikt u nu over de bijkomende mogelijkheid om het vakje Betaalopdrachten standaard opslaan aan te vinken. Figuur: Bankcommunicatie - Instellingen Wanneer u deze optie aanvinkt, dan zal bij het aanmaken van een betalingsbestand (facturen en/of provisies) deze optie standaard reeds aangevinkt zijn en hoeft u dit niet steeds manueel te doen. Figuur: Aankoop Te betalen facturen Opmaken betaalopdrachten Update SNDwin v /49

9 6. IBAN en BIC Bij het invullen van de fiche klant/leverancier dient u steeds een BIC-nummer in te vullen als u het IBAN-nummer hebt ingevuld. Indien het bijhorende BIC-nummer niet werd ingevuld, dan krijgt u een foutmelding. Figuur: Foutmelding IBAN/BIC 7. Leverancier overzicht facturen detail factuur Door op de leveranciersfiche de knop Overzicht facturen aan te klikken, verschijnt een overzicht van alle facturen die reeds geboekt zijn op de respectievelijke leverancier. Figuur: Bestand Leverancier Leveranciersfiche U kan de detailgegevens van een bepaalde factuur uit het overzicht opvragen door op de respectievelijke factuur te dubbelklikken. Update SNDwin v /49

10 8. Rappels Figuur: Opmaken Rappels 8.1 Selectie Gebouw / Groep Bij het aanmaken van rappels via Provisies Opmaken rappels heeft u nu de mogelijkheid om een selectie uit te voeren. Door het veld Gebouw met behulp van het blauwe kruisje op blanco te zetten, zal het programma de rappels aanmaken van alle gebouwen voor de gekozen periode. Wenst u de rappels te laten aanmaken voor alle gebouwen van vb beheerder A dan moet u in het veld Groep beheerder A selecteren (zie ook III. Nieuw 3. Gebouwgroepen). 8.2 Selectie Eigenaar Wanneer u een rappel voor een bepaalde eigenaar wenst af te drukken, selecteert u de gewenste persoon met behulp van het loepje, rechts van het veld Eigenaar. Wanneer u het veld Eigenaar blanco laat staan, dan worden de rappels opgesteld voor alle eigenaars. Update SNDwin v /49

11 8.3 Minimum bedrag / Negatieve afdrukken Minimum bedrag In het veld Minimum bedrag per eigenaar kan u het minimum bedrag invullen, waarvoor u wenst dat de rappels worden opgemaakt door het programma. Wanneer een minimum bedrag werd opgegeven, dan zullen enkel de rappels verschijnen waarvan het totaal bedrag per eigenaar groter of gelijk is aan het vermelde minimum bedrag. U kan opteren om het minimum bedrag voor de rappels standaard in te stellen, zodat u dit niet telkens opnieuw moet invullen. Ga hiervoor naar Extra Instellingen Rappels. Bij het opmaken van de rappels kan u dan nog steeds het minimum bedrag wijzigen. Figuur: Instellingen SNDwin - Rappels Negatieve afdrukken Tevens kan u aanvinken of u de rappels met negatief saldo (totaal van de rappel resulteert in een teruggave aan de eigenaar) wenst te laten afdrukken. Indien u de optie Negatieve afdrukken? hebt aangevinkt, dan kan u geen minimum bedrag meer invullen. 8.4 Afdruk rappels - proefafdruk Wanneer u de rappels afdrukt via Provisies Opmaken rappels en bij het geselecteerde rapport staat het veld Proefafdruk op Ja (in rapportenbeheer), dan zal onderstaande melding op het scherm verschijnen. Update SNDwin v /49

12 Figuur: Waarschuwing proefafdruk bij opmaken rappels Wanneer u Doorgaan met afdrukken zou aanklikken, dan verschijnt per rappel een proefafdruk op het scherm en zal u ook per rappel moeten bevestigen voor effectieve afdruk of annulering van de afdruk van de rappel. Indien u geen afdrukvoorbeeld wenst te zien en bijgevolg alle rappels na elkaar wenst te laten afdrukken, dan klikt u op Afdrukken afbreken. De instellingen van het standaardrapport Rappel dienen vervolgens te worden aangepast. Instellingen rapport aanpassen per gebruiker Ga in het syndicpakket naar Bestand Printer Rapportenbeheer en zet van het respectievelijk rapport het veld Proefafdruk op Neen. Figuur: Bestand Printer Rapportenbeheer Wijzigen Update SNDwin v /49

13 Instellingen rapport aanpassen voor alle gebruikers Open het programma SUTIL en ga naar Algemeen Rapportenbeheer Rapporten. Selecteer het rapport voor de rappelafdruk en klik op Wijzigen. Figuur: SUTIL Rapportenbeheer Zet het veld Proefafdruk op Neen en klik op Bewaren. Update SNDwin v /49

14 Figuur: Rapportenbeheer Fiche rapport Activeer de aangepaste rapportinstelling voor alle gebruikers SNDwin. Figuur: SUTIL Rapportenbeheer Update SNDwin v /49

15 Figuur: Rapporten copiëren naar alle gebruikers 9. Technische fiche detailgegevens leverancier Via Bestand Gebouwen Invoeren / Opvragen keuze gebouw Technische fiche krijgt u een overzicht van de technische fiches verbonden aan het gekozen gebouw. Figuur: Gebouw - Detailfiche Dubbelklik op de gewenste fiche voor meer details en klik vervolgens op het icoontje om de gekoppelde leveranciersfiche te bekijken. Figuur: Technische fiche gebouw Update SNDwin v /49

16 Figuur: Detailfiche item Technische fiche gebouw 10. Reservefonds aanwenden De procedure voor het aanwenden van het reservefonds werd vereenvoudigd: 10.1 Aanwending reservefonds mag zichtbaar zijn op de globale afrekening, maar niet op de individuele afrekeningen Aankoopfactuur inboeken De factuur die zal moeten betaald worden met het reservefonds moet ingebracht en geboekt worden op een rekening met sleutel 950 omdat de kost niet mag verrekend worden in de afrekening. Aankoopfactuur betaling via de bank o o De leverancier wordt betaald via de bank, zodat er geen openstaande aankoopfactuur zou blijven staan. De bankrekening van het reservefonds wordt verminderd met het bedrag van de aankoopfactuur, eventueel via transfer naar de zichtrekening waarmee de betaling van de factuur werd uitgevoerd. Negatief reservefonds opvragen o o o Via Provisie Invoeren/Opvragen (of indien van toepassing via Provisies Reservefonds Invoeren/Opvragen ) vraagt u een nieuwe provisie reservefonds op met de correcte verdeelsleutel en met als waarde het bedrag van de aankoopfactuur, maar nu negatief. Het aandeel van elke eigenaar in het reservefonds wordt hierdoor verminderd. De boekhoudkundige rekening Reservefonds wordt zo verlaagd. Reservefonds en kost afboeken via manuele boeking Na de vorige bewerkingen staan er nog 2 zaken open: de onbetaalde negatieve opvragingen reservefonds en de kost van de aankoopfactuur. In een manuele bewerking boeken we beide openstaande posten ten opzichte van elkaar af. Ga naar Boekhouding Manuele bewerking Invoeren / Opvragen Toevoegen om een nieuwe manuele bewerking aan te maken. Update SNDwin v /49

17 Figuur: Manuele bewerking Toevoegen nieuwe MB Vul de Datum en Omschrijving in en klik op de knop Detail. Op het volgende scherm klikt u op de knop Afboeken Reservefonds. Figuur: Detail manuele bewerking Het overzicht van de negatieve opvragingen reservefonds verschijnt. Klik op de gewenste opvraging en vervolgens op de knop Selecteren. Update SNDwin v /49

18 Figuur: Overzicht opvragingen reservefonds Vervolgens worden alle detaillijnen van de negatieve opvraging reservefonds afgeboekt in de manuele bewerking, waardoor deze opvragingen niet langer als onbetaald zullen beschouwd worden. Figuur: Detail manuele bewerking na afboeken reservefonds Boek de detaillijnen reservefonds tegen aan de kostenrekening die u bij het inboeken van de factuur had gebruikt. Update SNDwin v /49

19 Figuur: Detail manuele bewerking na tegenboeking Klik op Exit wanneer debet en credit gelijk zijn. Op de globale afrekening zal u deze bewerkingen kunnen zien, maar op de individuele afrekening zal hiervan niets zichtbaar zijn! 10.2 Aanwending reservefonds mag zichtbaar zijn op de individuele afrekeningen Aankoopfactuur inboeken De factuur die zal moeten betaald worden met het reservefonds moet ingebracht en geboekt worden op een rekening met correcte verdeelsleutel, omdat de kost mag verrekend worden in de afrekening. Aankoopfactuur betaling via de bank o o De leverancier wordt betaald via de bank, zodat er geen openstaande aankoopfactuur zou blijven staan. De bankrekening van het reservefonds wordt verminderd met het bedrag van de aankoopfactuur, eventueel via transfer naar de zichtrekening waarmee de betaling van de factuur werd uitgevoerd. Negatief reservefonds opvragen o o o Via Provisie Invoeren/Opvragen (of indien van toepassing via Provisies Reservefonds Invoeren/Opvragen ) vraagt u een nieuwe provisie reservefonds op met de correcte verdeelsleutel en met als waarde het bedrag van de aankoopfactuur, maar nu negatief. Het aandeel van elke eigenaar in het reservefonds wordt hierdoor verminderd. De boekhoudkundige rekening Reservefonds wordt zo verlaagd. Update SNDwin v /49

20 Reservefonds en kost afboeken via manuele boeking Na de vorige bewerkingen staan er nog 2 zaken open: de onbetaalde negatieve opvragingen reservefonds en de kost van de aankoopfactuur. In een manuele bewerking boeken we beide openstaande posten ten opzichte van elkaar af. Ga naar Boekhouding Manuele bewerking Invoeren / Opvragen Toevoegen om een nieuwe manuele bewerking aan te maken. Figuur: Manuele bewerking Toevoegen nieuwe MB Vul de Datum en Omschrijving in en klik op de knop Detail. Op het volgende scherm klikt u op de knop Afboeken Reservefonds. Figuur: Detail manuele bewerking Het overzicht van de negatieve opvragingen reservefonds verschijnt. Update SNDwin v /49

21 Klik op de gewenste opvraging en vervolgens op de knop Selecteren. Figuur: Overzicht opvragingen reservefonds Vervolgens worden alle detaillijnen van de negatieve opvraging reservefonds afgeboekt in de manuele bewerking, waardoor deze opvragingen niet langer als onbetaald zullen beschouwd worden. Figuur: Detail manuele bewerking na afboeken reservefonds Boek de detaillijnen reservefonds tegen de verschillende individuele rekeningen van de eigenaars. Klik op Exit wanneer debet en credit gelijk zijn. In dit geval komt de betaling ook in de afrekening, maar zult u meer boekingslijnen moeten aanmaken om hetzelfde resultaat te bereiken. Update SNDwin v /49

22 11. Reservefonds/Werkkapitaal afdrukken privatief aandeel Het aandeel in het reservefonds/werkkapitaal kan u nu per privatief laten afdrukken. Ga via Bestand Gebouwen Privatieven naar het gewenste privatief en klik vervolgens op Wijzigen. Figuur: Detail Privatief Klik op aandeel in reservefonds om het overzicht van de reeds opgevraagde reservefondsen voor het respectievelijke privatief te bekijken. Figuur: Aandeel in reservefonds per privatief Om dit overzicht af te drukken, klikt u op het icoontje. Zelfde werkwijze voor het overzicht aandeel in werkkapitaal. Update SNDwin v /49

23 12. Standaardomschrijving bij provisies Bij het opvragen van een nieuwe provisie kan u, zoals bij het toevoegen van een aankoopfactuur, een standaard omschrijving selecteren. De beschikbare standaardomschrijvingen moeten vooraf ingegeven zijn in het programma via Bestand Standaard Omschrijvingen Figuur: Standaard omschrijvingen Bij het opvragen van een nieuwe provisie, kan u de gewenste standaardomschrijving selecteren. Figuur: Opvragen nieuwe provisie Update SNDwin v /49

24 Klik op om het overzicht van de reeds ingegeven standaardomschrijvingen te openen. Kies de gewenste omschrijving en klik vervolgens op selecteer. Figuur: Standaard omschrijvingen Alle velden in verband met de standaardomschrijving worden automatisch ingevuld. Figuur: Opvragen nieuwe provisie met standaardomschrijving Update SNDwin v /49

25 13. Detailscherm klant / leverancier 13.1 Identiteitskaart- en rijksregisternummer Op de klantenfiche en de leveranciersfiche, werden twee nieuwe velden toegevoegd: Identiteitskaart en Rijksregisternummer. Figuur: Detail Klantenfiche 13.2 Documentenbeheer Opgelet: Deze optie is niet beschikbaar voor de licenties SNDwin Basic Op het detailscherm klant/leverancier kan u nu ook specifieke documenten koppelen aan de respectievelijke klant/leverancier via Documentenbeheer. Door te klikken op het icoontje Documentenbeheer kan u de bestaande documenten van de klant/leverancier raadplegen/wijzigen/verwijderen en nieuwe documenten toevoegen. Gedetailleerde informatie met betrekking tot documentenbeheer kan u terugvinden in de handleiding: Deel 1. Introductie SNDwin 7. Gebouwen 7.14 Documentenbeheer en Deel 1. Introductie SNDwin 9. Documentenbeheer en export. Update SNDwin v /49

26 Figuur: Documenten SNDwin Fiche Klant Om een nieuw document toe te voegen, kiest u voor Toevoegen. Selecteer vervolgens het gewenste documenttype uit het overzicht van alle reeds ingegeven types van de categorie Fiche Klant / Fiche Leverancier ( Bestand Documentenbeheer Types ). Vul de datum en omschrijving in. Klik op het icoontje om het document, dat u wenst te koppelen aan de respectievelijke klant/leverancier, op te zoeken. Figuur: Document SNDwin Fiche Klant Klik vervolgens op Bewaren. Update SNDwin v /49

27 III. Nieuw 1. Vergelijk periodes De vergelijkende afrekening laat nu toe om tot 10 periodes te vergelijken. Figuur: Afrekening Globaal Vergelijk periodes Om de uitgebreide vergelijkende afrekening te kunnen gebruiken, dient u het nieuwe rapport Vgl_Balans_10_periode te selecteren in het rapportenbeheer. Standaard staat het rapport voor afdruk over 5 periodes ingesteld. 1.1 Uitgebreide vergelijkende afrekening activeren per gebruiker Ga in het syndicpakket naar Bestand Printer Rapportenbeheer. Selecteer het rapport VGL_BALANS_R en kies Wijzigen. Update SNDwin v /49

28 Figuur: Bestand Printer Rapportenbeheer Wijzigen Klik naast het veld Rapport op het loepje. Figuur: Fiche rapport VGL_BALANS_R Update SNDwin v /49

29 Selecteer het rapport Vgl_Balans_10_periode_R. Figuur: Kies een rapport Figuur: Fiche rapport Update SNDwin v /49

30 Klik op Bewaren 1.2 Uitgebreide vergelijkende afrekening activeren voor alle gebruikers Open het programma SUTIL en ga naar Algemeen Rapportenbeheer Rapporten. Selecteer het rapport VGL_BALANS_R en kies Wijzigen. Figuur: Bestand Printer Rapportenbeheer Wijzigen Klik naast het veld Rapport op het loepje. Update SNDwin v /49

31 Figuur: Fiche rapport VGL_BALANS_R Selecteer het rapport Vgl_Balans_10_periode_R. Figuur: Kies een rapport Update SNDwin v /49

32 Figuur: Fiche rapport Klik op Bewaren Activeer de aangepaste rapportinstelling voor alle gebruikers SNDwin. Figuur: SUTIL Rapportenbeheer Update SNDwin v /49

33 Figuur: Rapporten copiëren naar alle gebruikers 2. Betalingsbestand - gedeeltelijke betaling van een factuur Wanneer u slechts een deel van een factuur wenst te betalen, kan u vanaf nu het bedrag aanpassen dat moet worden opgenomen in het betalingsbestand. Ga naar Aankoop Te betalen facturen. Selecteer op het scherm Binnen de week te betalen aankoopfacturen het gewenste gebouw. Dubbelklik op de respectievelijke factuur of selecteer de factuur en klik op Aanpassen. Op het detailscherm kan het veld Te betalen aangepast worden naar het deel van de factuur dat u wenst te betalen. Klik vervolgens op Bewaren. Figuur: Wijzig betalingsparameters Te betalen facturen Op het overzichtscherm verschijnt in het veld nu te betalen het aangepaste bedrag. Update SNDwin v /49

34 Figuur: Binnen de week te betalen aankoopfacturen Wanneer u nu het betalingsbestand laat aanmaken, zal er rekening gehouden worden met het door u aangepaste bedrag. Opgelet! Het aangepaste bedrag wordt slechts tijdelijk bewaard. Wanneer u het scherm Binnen de week te betalen aankoopfacturen afsluit, gaan de aanpassingen verloren en zal bij het opnieuw openen van dit scherm het veld nu te betalen terug gelijk zijn aan het veld te betalen. Een te betalen bedrag aanpassen kan enkel via Aankoop te betalen facturen, niet via Bankcommunicatie Aanmaken betaalopdrachten. 3. Gebouwgroepen U kan gebouwen onderverdelen in groepen per gebouwbeheerder. In het syndicpakket kan u op verschillende plaatsen gebruik maken van de filter op de gebouwgroep. 3.1 Toevoegen van gebouwgroepen Ga naar Bestand Algemeen Gebouwgroepen om de verschillende groepen te definiëren. Update SNDwin v /49

35 Figuur: Gebouwgroepen 3.2 Koppelen van een gebouw aan een gebouwgroep Om een gebouw te koppelen aan een gebouwgroep, selecteert u in de overzichtstabel gebouwen het gewenste gebouw en klikt u vervolgens op Wijzigen om de detailfiche van het gebouw te openen. In het nieuwe veld Groep kan u één van de reeds ingegeven gebouwgroepen selecteren. Op die manier kan u bv. alle gebouwen van beheerder A koppelen aan groep Beheerder A. Figuur: Detailfiche Gebouw Update SNDwin v /49

36 3.3 Gebouwgroepen gebruiken in SNDwin De gebouwgroepen zijn beschikbaar in volgende programma-onderdelen: Bankcommunicatie - Opmaken betaalopdrachten Bij Bankcommuniatie Opmaken betaalopdrachten kan u een gebouwgroep selecteren om een betaalopdracht te laten opmaken voor alle gebouwen van de gekozen groep. Figuur: Opmaken betaalopdrachten Provisie - Opmaken Rappels Bij Provisie Opmaken Rappels kan u een gebouwgroep selecteren in het veld Groep om de rappels te laten opmaken voor alle gebouwen die behoren tot de geselecteerde gebouwgroep. Opgelet! U kan enkel een gebouwgroep selecteren indien het veld Gebouw blanco is. Update SNDwin v /49

37 Figuur: Opmaken rappels Provisie Opmaken terug te storten provisies Bij Provisie Opmaken terug te storten provisies kan u een gebouwgroep selecteren om een betaalopdracht te laten opmaken voor alle gebouwen van de gekozen groep. Figuur: Opmaken betaalopdrachten Terug te storten provisies Update SNDwin v /49

38 4. Modelfacturen Wanneer u voor bepaalde leveranciers regelmatig terugkerende facturen moet ingeven, dan kan u nu gebruik maken van Modelfacturen. De basisgegevens van de factuur kan u reeds vooraf invoeren, zodat u deze bij het toevoegen van een nieuwe factuur eenvoudig kunt ophalen. 4.1 Aanmaken van modelfacturen Om met modelfacturen te kunnen werken, moet u deze per leverancier éénmalig ingeven in het programma via Bestand Standaard Modelfacturen. Figuur: Tabel modelfacturen Klik op Toevoegen om een nieuwe modelfactuur toe te voegen. Update SNDwin v /49

39 Figuur: Fiche modelfacturen Vul Code en Omschrijving in bv. naam van de leverancier. Selecteer bij Default leverancier en Default rekening, met behulp van het loepje, de respectievelijke leverancier en boekhoudkundige rekening die gebruikt moeten worden voor het boeken van de modelfactuur. Bij het ingeven van de aankoopfacturen kunnen deze gegevens nog steeds gewijzigd worden. Opgelet! De Default rekening wordt geselecteerd op basis van het standaard rekeningstelsel SNDwin ( Bestand Standaard Rekeningstelsel ). De gekozen rekening moet een 6- of een 7-rekening zijn die ook voorkomt in het rekeningstelsel van het gebouw waarin u de modelfactuur wenst te gebruiken en waaraan voor dat gebouw een verdeelsleutel werd gekoppeld. Rekeningen gekoppeld aan de sleutel 900 kunnen niet gebruikt worden in modelfacturen. Vul de Omschrijving in die bij het inboeken van de modelfactuur als opmerking bij de detaillijn van de factuur zal worden bewaard. Voeg vervolgens via Toevoegen alle gebouwen toe waarvoor u desbetreffende modelfactuur wenst beschikbaar te maken. Update SNDwin v /49

40 Figuur: Detail modelfactuur Selecteer het gewenste gebouw. Na selectie van het gebouw verschijnt een extra venster Modelfactuur sublijn waarin de detaillijnen van de modelfactuur kunnen worden bepaald voor dit gebouw. Wanneer u op het scherm Fiche modelfacturen een Default rekening geselecteerd had, dan zal in dit nieuwe venster zal automatisch het reeds gekozen rekeningnummer ingevuld worden en kan u dit nog aanpassen. Zo niet, dan kan u hier het gewenste rekeningnummer ingeven. Figuur: Modelfactuur sublijn Wanneer het een modelfactuur betreft waarvan het bedrag steeds hetzelfde is, dan kan u dit bedrag invullen naast Bedrag incl.. De codes BTW verwijzen naar de BTW-percentages die ingevuld zijn ter hoogte van het respectievelijke gebouw/boekjaar ( Bestand Gebouwen Boekjaren ). Klik op het groene vinkje om de gegevens te bewaren. Indien voor dit gebouw, de modelfactuur meerdere detailregels moet bevatten, dan moet u alle nodige rekeningnummers op dezelfde manier toevoegen. Update SNDwin v /49

41 Figuur: Detail modelfactuur Wanneer alle rekeningnummers zijn toegevoegd, klikt u op het groene vinkje. 4.2 Modelfacturen gebruiken in het programma Bij het toevoegen van een factuur, op basis van een modelfactuur, klikt u op het icoontje links van Modelfactuur. Figuur: Nieuwe aankoopfactuur Op het overzicht van de beschikbare modelfacturen, selecteert u de gewenste leverancier. U kan de omschrijving hier nog wijzigen. Update SNDwin v /49

42 Figuur: Selecteer modelfactuur Indien de gewijzigde omschrijving van toepassing is voor alle facturen van deze leverancier over alle gebouwen heen, dan kan u kiezen voor Maak permanent. Hierdoor zal deze aangepaste omschrijving worden bewaard en automatisch verschijnen bij het ingeven van de volgende modelfactuur van deze leverancier. Kies Selecteren om de gegevens van de modelfactuur te laten overnemen in de nieuwe factuur. Update SNDwin v /49

43 Figuur: Nieuwe aankoopfactuur Voeg de nog ontbrekende gegevens toe of pas, indien nodig, gegevens aan ( Factuurnummer, Factuurdatum, Bedrag VM ). Klik op Bewaren om alles op te slaan. 5. Blokkeren provisies 5.1 Provisie Invoeren/Opvragen Wanneer het dossier van een bepaalde eigenaar doorgestuurd werd naar de advocaat of wanneer er voor bepaalde tijd geen rappels meer mogen worden aangemaakt voor een eigenaar, dan kan u nu zijn/haar provisie(s) blokkeren. Ga naar Provisie Invoeren/opvragen en selecteer de detailopvraging waarvoor geen rappel meer mag worden aangemaakt. Update SNDwin v /49

44 Figuur: Provisies Klik vervolgens op Wijzigen om het detailscherm van de opvraging te openen. Figuur: Provisies - detailscherm Update SNDwin v /49

45 Vink het veld Blokkeer aan, indien u wenst dat deze opvraging niet wordt opgenomen bij het aanmaken van de rappels. Klik vervolgens op Bewaren. In de overzichtstabel van de provisies, zal de geblokkeerde opvraging worden weergegeven met een letter B in de kolom aard. Figuur: Provisies Overzicht met blokkeringen In de tabel Provisie Onbetaalde provisies worden geblokkeerde opvragingen ook gemarkeerd met een letter B in de kolom R. Voor geblokkeerde opvragingen wordt geen rappel opgemaakt. Update SNDwin v /49

46 Figuur: Provisie Onbetaalde provisies 5.2 Provisie Opmaken terug te storten provisies Bij Provisie Opmaken terug te storten provisies kan u de opvragingen, die u niet wenst te laten opnemen in het betalingsbestand, blokkeren. Update SNDwin v /49

47 Figuur: Provisies opmaken terug te storten provisies Selecteer de gewenste detaillijn en klik vervolgens op Wijzigen. Figuur: Provisies opmaken terug te storten provisies wijzigen Stip het veld Blokkeer aan. Klik op het groene vinkje om de wijzigingen op te slaan. Update SNDwin v /49

48 De detaillijn zal vervolgens verdwijnen uit het overzicht. Figuur: Provisies opmaken terug te storten provisies Op het scherm Overzicht terug te storten provisies zal deze lijn als geblokkeerd aangeduid worden. In de kolom B staat nu de letter B. Update SNDwin v /49

49 Figuur: Provisies overzicht terug te storten provisies Update SNDwin v /49