Gebruikerstoelichting Kleos 3.8.6

Transcriptie

1 Gebruikerstoelichting Kleos 3.8.6

2 INHOUDSTAFEL 1 Fiche algemeen Het scherm Export Fiches TE VOLGEN STAPPEN Selectie boekhouding en boekjaar Overzicht boekingen Validatie van de gegevens Aanpassen van gegevens Toevoegen/wijzigen gegevens begunstigde Begusntigde ontbreekt Boeking toevoegen Boeking verwijderen Welke bedragen komen in aanmerking voor de aangifte? Hoe alle bedragen kleinder dan 125 uit de lijst verwijderen RAPPORTEN GEGEVENS AANGEVER AANGIFTE REKENINGSTELSEL Page 2 of 17

3 1 FICHE ALGEMEEN Tegen 30 juni dienen de fiches te worden ingediend bij de fiscus. Sinds 2009 moeten de fiches en samenvattende opgave elektronisch worden ingediend via het Belcotax On Web-systeem. De richtlijnen hierover zijn opgenomen in de brochure Belcotax On Web (te raadplegen op Ondernemingen of natuurlijke personen die geen KBO-nummer hebben, krijgen pas toegang tot Belcotax on web nadat zij dit hebben aangevraagd bij: Dienst Belcotax, Directie VI/6, NG A21, Koning Albert II-laan 33, bus 25, 1030 Brussel, of via Deze toelichting leert u hoe u met Kleos de elektronische aangifte kan genereren. Page 3 of 17

4 2 HET SCHERM EXPORT FICHES Waar vindt u dit onderdeel in Kleos? Klik op het icoon boekhouding in de menu onderaan. Selecteer Overige in het menu aan de linkerzijde en klik daarna op Export U krijgt volgend scherm te zien en kan de fiscale aangifte voorbereiden. Page 4 of 17

5 De nummers in bovenstaand scherm verwijzen naar de volgende elementen: 1. Selectie boekhouding 2. Aanmaken overzichtlijst van alle boekingen die in aanmerking komen voor Toevoegen boeking 4. Boeking wijzigen 5. Boeking verwijderen (uit deze lijst, niet uit de boekhouding) 6. Wijzigen begunstigde 7. Validatie van de boekingen 8. Aanmaken XML bestand 9. Aanmaken detail en overzicht rapport (Excel bestanden) 10. Verzender 11. Schuldenaar 12. Contactpersoon 13. Overzichtlijst van alle boekingen 14. Ongedaan maken verwijderen bedrag lager dan X. 15. Bevestigknop verwijderen bedragen lager dan X 16. Invulveld bedrag voor verwijdering 17. Tabbladen om te schakelen tussen weergaves Samenvatting en detail 18. Selectie kalenderjaar 19. Datum aanmaak overzicht (niet wijzigbaar) 20. Menuselectie Page 5 of 17

6 3 TE VOLGEN STAPPEN 3.1 SELECTIE BOEKHOUDING EN BOEKJAAR 1. Selecteer de boekhouding waarvoor u een aangifte dient in te dienen. 2. Selecteer het juiste jaar. Voor de aangifte in te dienen in 2013 is dit dus Let wel: alle boekingen van het kalenderjaar zullen worden opgehaald, zelfs als u zou werken in vennootschapsvorm met een afwijkend boekjaar. 3. Na de selectie van het boekjaar zal KLEOS vragen of u een nieuwe aangifte lijst wenst aan te maken. Kleos zal (per boekhouding) steeds de laatst opgehaalde lijst bewaren. Wanneer u een nieuwe lijst aanmaakt, wordt de vorige overschreven. Page 6 of 17

7 Noot: alle boekingen worden opgehaald waarvan in de configuratie van het rekeningstelsel is aangegeven dat de rekening in aanmerking komt voor aangifte Zie hiervoor punt 7 helemaal aan de einde van dit document. 3.2 OVERZICHT BOEKINGEN Wanneer de lijst is gegenereerd, zal u op het scherm een overzicht krijgen van alle boekingen uit het geselecteerde jaar, die gemerkt zijn voor fiche Er zijn twee mogelijke weergaves van deze lijst. Samenvatting: Is het overzicht van alle boekingen gegroepeerd en getotaliseerd per begunstigde. Page 7 of 17

8 Detail: Is het overzicht van alle individuele boekingen. Dit voorbeeld toont aan dat we twee facturen hebben voor de begunstigde Alfalaw. In het tabblad detail ziet u deze naam twee maal verschijnen. In het tabblad samenvatting ziet u deze slechts één keer. Afhankelijk van de grootte van uw scherm ziet u meer of minder kolommen. Gebruik zo nodig de schuifbalk onderaan om naar rechts te scrollen en de kolommen met de bedragen te zien. 3.3 VALIDATIE VAN DE GEGEVENS Om een correcte aangifte te verzekeren, moeten de gegevens van de lijst met boekingen aan bepaalde voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden zijn mee opgenomen in het programma en KLEOS zal voor u nagaan of er gegevens in de lijst ontbreken of moeten worden aangepast. U kan deze controle starten door op het icoon Valideer te klikken. Wanneer er gegevens ontbreken zal KLEOS deze voor u aanduiden in het oranje zoals u kan zien in onderstaande figuur. Page 8 of 17

9 3.4 AANPASSEN VAN GEGEVENS. Opgelet: aanpassingen die u hier ingeeft worden enkel verwerkt in de aangifte en niet doorgevoerd in de boekhouding. U bent dus zelf verantwoordelijk voor het vermijden van inconsistenties met de boekhoudkundige gegevens. Om gegevens aan te passen zijn er, afhankelijk wat u dient te wijzigen, een aantal mogelijkheden. Selecteer een boeking en klik op wijzig rij. Let wel u kan enkel wijzigen vanuit het tabblad detail en niet vanuit het tabblad samenvatting! Volgens scherm verschijnt: De nummers in bovenstaande afbeelding verwijzen naar: 1. Wijzig de geselecteerde rij (=boeking). Er verschijnt een pop-up venster. 2. Aanpassen van de begunstigde (zie volgend punt) 3. Datum. Dit veld bevat de datum van de boeking. U dient dit enkel te gebruiken bij het toevoegen van een rij (zie verder) 4. Totaal bedrag. Dit is het oorspronkelijk bedrag van de individuele boeking 5. Totaal betaald. In een vennootschapsboekhouding is het mogelijk dat een factuur werd ingeboekt, uitgaande van een begunstigde, maar dat deze op het einde van het kalenderjaar nog niet (volledig) was betaald. Kleos kan dit niet met zekerheid bepalen en gaat ervan uit dat alles betaald is. Indien dit niet het geval is dient u manueel het veld totaal betaald aan te passen. 6. Aard van de boeking. Standaard staat dit op Honoraria. In uitzonderlijke gevallen dient dit mogelijke Kosten te zijn. 7. Commentaar. Standaard staat hier het commentaar dat in de boekhouding werd ingegeven. U kan dit aanpassen, maar dit zal aan de boeking niets wijzigen. Deze informatie wordt ook niet opgenomen in de aangifte maar is er enkel voor uw eigen informatie Page 9 of 17

10 3.5 TOEVOEGEN/WIJZIGEN GEGEVENS BEGUNSTIGDE Wanneer bij een begunstigde verplichte gegevens ontbreken of foutief zijn, kan u deze wijzigen door de boeking te selecteren en daarna te klikken op het icoon wijzig identiteit. 3.6 BEGUSNTIGDE ONTBREEKT Het kan voorkomen (bvb na een conversie) dat niet alle boekingslijnen gekoppeld zijn aan een begunstigde. In het tabblad samenvatting ziet men alleen de bedragen van de boekingen maar verder ontbreken alle gegevens van de begunstigde. Zie onderstaand voorbeeld. Om de aangifte te kunnen doorsturen dient u aan deze lijnen een identiteit te koppelen. Om u te helpen achterhalen wie deze begunstigde was staat er in het tabblad detail informatie over elke boeking. Mogelijks moet u naar rechts moet scrollen om deze informatie zichtbaar te maken. Volgende informatie is beschikbaar: 1. Datum 2. Naam van het journaal 3. Journaalnummer (uittrekselnr.) 4. Boekhoudrekening 5. Omschrijving 6. Commentaar Page 10 of 17

11 U kan deze lijn wijzigen zoals beschreven in BOEKING TOEVOEGEN Men kan te allen tijde manueel een lijn toevoegen, zonder deze eerst te moeten inboeken in de boekhouding. Deze lijn staat dan wel niet in de eigenlijke boekhouding. Page 11 of 17

12 3.8 BOEKING VERWIJDEREN Op ieder ogenblik kan men ook manueel een boeking verwijderen, deze boeking verdwijnt enkel uit de lijst en niet uit de boekhouding, wanneer men opnieuw op genereer klikt komt deze terug mee in de lijst te staan. 3.9 WELKE BEDRAGEN KOMEN IN AANMERKING VOOR DE AANGIFTE? Alle bedragen kleiner dan 125 dient men niet mee op te nemen in de aangifte. Let wel, dit geldt enkel geldig wanneer het totaal bedrag per begunstigde lager is dan 125. Voorbeeld: Advocaat Binet Rémi heeft één boeking voor een bedrag van 120. Deze zal na het klikken op verwijder bedragen kleiner dan 125 uit de lijst verdwijnen. Advocatenkantoor Alfalaw heeft twee boekingen, elke voor 120. Niettegenstaande iedere individuele boeking kleiner is dan 125 zal deze niet uit de lijst verdwijnen vermits het totaal (120 x 2) = 240 groter is dan 125. Page 12 of 17

13 3.10 HOE ALLE BEDRAGEN KLEINDER DAN 125 UIT DE LIJST VERWIJDEREN. 1. Vul in veld het bedrag van 125 in 2. Klik op de knop OK 3. Indien gewenst kan deze bewerking ongedaan gemaakt worden. Alle gewiste lijnen worden teruggezet. Na het uitvoeren van deze bewerking zal in dit voorbeeld de lijn van advocaat Rémi Binet uit de lijst verdwijnen. De bedragen kleiner dan 125 worden enkel uit de lijst verwijderen, uiteraard niet uit de boekhouding. 4 RAPPORTEN Men kan op gelijk welk ogenblik Excel rapporten van de huidige lijst genereren (1). De twee rapporten omvatten: Excel export van bedragen onderworpen aan aangifte getotaliseerd per begunstigde. (Samenvatting) Alle verrichtingen onderworpen aan (Detail). Page 13 of 17

14 5 GEGEVENS AANGEVER Het exportbestand dat u in de volgende stap zal aanmaken bevat ook gegevens over de aangever, uzelf dus. In de Belcotax-aangifte zelf wordt onderscheid gemaakt tussen 3 mogelijks betrokken identiteiten: 1. Verzender : Persoon die de aangifte indient in naam van de debiteur. Dit zou bv. een accountant kunnen zijn, maar aangezien u hier zelf de aangifte indient is de verzender en de debiteur in principe dezelfde identiteit. 2. Debiteur : Schuldenaar van de bedragen opgenomen in de aangifte (door een vertaalfout staat er op het scherm mogelijks cliënt ipv debiteur ) 3. Contact : Contactpersoon van de verzender. Persoon die men zal contacteren indien er zich met de aangifte een probleem voordoet. Kleos stelt in elk van deze 3 vakken dezelfde identiteit voor, nl. deze die gekoppeld is aan de boekhouding. Deze identiteit zou uw eigen kantoorgegevens moeten bevatten. Voor 1 en 3 zou u eventueel een andere identiteit kunnen koppelen. Het is zeer belangrijk dat de gegevens van de gekoppelde identiteiten volledig zijn ingevuld. U kan dit controleren door op het vergrootglas rechts van elke naam te klikken waarna u een zicht krijgt op de identiteitsgegevens. Indien deze niet volledig zijn dan dient u de identiteit op te zoeken via opzoeking identiteiten vanuit het algemeen menuscherm onderaan, aan te passen en opnieuw te bewaren. De identiteitsfiche moet minimum volgende gegevens bevatten: Page 14 of 17

15 Voor een natuurlijk persoon: - Volledig adres inclusief contactgegevens. (telefoon, fax, etc.) - Rijksregisternummer (dat u kan terugvinden op uw identiteitkaart) Voor een rechtspersoon: - Volledig adres inclusief contactgegevens. (telefoon, fax, etc.) - Ondernemingsnummer. Na eventuele correctie controleert u best nog eens van uit het scherm via het vergrootglas of de gegevens nu volledig zijn. 6 AANGIFTE Indien u klaar bent met alle correcties dan is de laatste stap het aanmaken van het XML bestand. Wanneer niet aan alle voorwaarden is voldaan zal KLEOS weigeren het bestand aan te maken en u onderstaande boodschap tonen. Dit wil zeggen dat er nog ontbrekende elementen zijn en u deze eerst moet nazien. U kan dit doen door opnieuw op het icoon valideer te klikken. Page 15 of 17

16 Klopt alles, dan krijgt u na het klikken op aangifte volgend scherm. Dit bestand dient u te bewaren op de computer om nadien door te sturen via de website van Belcotax. URL : Page 16 of 17

17 7 REKENINGSTELSEL Opdat boekingen zouden in aanmerking genomen worden voor de aangifte, dient de gebruikte rekening geconfigureerd te worden zoals hieronder aangegeven. De standaardinstelling is Honoraria. Het statuut Kosten wordt slechts uitzonderlijk gebruikt, bijvoorbeeld op advies van uw accountant. Page 17 of 17