Handleiding. Opstart boekhouding voor kerkbesturen - 1 -

Transcriptie

1 - 1 -

2 1 Voorbereiding: basisgegevens invullen Constanten - dossier Bankrekeningen invullen Het beheer van het rekeningstelsel De algemene rekeningen: Klasse 1 tot De algemene rekeningen: Klasse Algemene rekening bijmaken Aanmaken van dagboeken Leveranciers aanmaken Basisverrichtingen Aankoopfacturen inbrengen Het invullen van de Hoofding van een aankoopfactuur De boekhoudkundige verwerking in het Detail Bankuittreksels inboeken Het invullen van de Hoofding De boekhoudkundige verwerking in het Detail Afdrukken maken Lijst van de Algemene Rekeningen Lijst van de leveranciers Budget en meerjarenplan afdrukken Help Copyright Link \ Manage bvba

3 1 Voorbereiding: basisgegevens invullen Voor je echt kunt beginnen boekhouden, moet je een aantal voorbereidingen treffen. De naam en de adresgegevens van je dossier kijk je best even na, er moeten dagboeken voorzien worden, enz. Aangezien veel gegevens met elkaar in verband staan en mekaar beïnvloeden, vul je best de basisgegevens in de juiste volgorde in. Zo vermijd je dat je vaak van scherm moet wisselen om ontbrekende gegevens aan te vullen. 1.1 Constanten - dossier Typ hier op het tabblad Algemeen de officiële benaming van je Kerkfabriek of van het Centraal Kerkbestuur. Constanten Dossier - Adressen : In het structuur menu open je het Adressen tabblad en vul je daar de adresgegevens in. Wat vetjes gedrukt staat is wat je minimaal moet invullen. Bij het maken van afdrukken kun je het adres van het kerkbestuur selecteren aan de hand van het type adres (zie afdruk op pag. 12, punt 3.3). o Indien slechts de boekhouding van één kerkfabriek in het dossier zit, dan kun je de adresgegevens invullen bij het type officieel. o Werken het Centraal Kerkbestuur en de bijhorende kerkfabrieken in hetzelfde dossier (deeldossiers), dan kun je voor de verschillende kerkfabrieken een andere type adres aanmaken. Via de functietoets F7 kom je in de parameter lijst terecht, waar je een nieuw type adres kunt toevoegen

4 Constanten Dossier Adressen Telecom : Onder de module Adressen kun je bij Telecom de contactgegevens van de penningmeester invullen. Deze worden op sommige afdrukken getoond. 1.2 Bankrekeningen invullen Constanten Dossier Bankrekeningen : In het structuur menu open je het Bankrekeningen tabblad en vult daar de gegevens in van de bankrekeningen waarmee je wil werken

5 1.3 Het beheer van het rekeningstelsel De algemene rekeningen: Klasse 1 tot 4 Op 29 december 2006 verscheen in het Belgisch Staatsblad de publicatie van het MAR (Minimum Algemeen Rekeningenstelsel) dat van toepassing is op besturen van de eredienst. Dit rekeningstelsel is beschikbaar in Count-e en is opgebouwd uit codes van 6 cijfers. De structuur van dit stelsel is wettelijk vastgelegd in verschillende klassen maar gebruikers hebben de mogelijkheid om dit te personaliseren. Het wordt toegelaten dat je algemene rekeningen uitsplitst om bijvoorbeeld uitgaven of ontvangsten meer in detail op te volgen. Hou er wel rekening mee dat je binnen de juiste groep een rekening toevoegt. De eerste 4 cijfers behoud je best, de laatste 2 kun je zelf vrij gebruiken De algemene rekeningen: Klasse 5 Naast de rekeningen die gebruikt zullen worden voor het opmaken van de jaarrekening bestaan er in Count-e ook rekeningen die hierbuiten vallen. Deze zijn ondergebracht in de klasse 5. Voorbeeld : Leveranciers Bankrekening van de kerkfabriek Een aantal rekeningen van die klasse 5 zijn standaard voorzien. Het kan echter nodig zijn dat je er hier nog aan toevoegt. Dit zal oa het geval zijn voor je bankrekeningen. Per bankrekening van het kerkbestuur moet je een algemene rekening in de klasse 5 voorzien. Voorbeeld: In de kerkfabriek Sint Jozef heeft men 3 bankrekeningen. Voor deze 3 bankrekeningen moet men 3 aparte algemene rekeningen aanmaken. Rek.nr = rekeningnr bankrekening 1 Rek.nr = rekeningnr bankrekening 2 Rek.nr = rekeningnr bankrekening 3-5 -

6 1.3.3 Algemene rekening bijmaken Ga naar de module Boekhouden Rekeningen. In dit overzichtscherm zie je de algemene rekeningen. Via de zoekoperator bovenaan het scherm kun je een specifiek nummer op basis van code of omschrijving opzoeken. Klik dan links in het structuurmenu op Fiche of dubbelklikken op de algemene rekening om een wijziging door te voeren of een nieuwe rekening toe te voegen. Het is niet mogelijk iets te wijzigen in een overzichtsscherm. Vanaf de fiche kun je de knop invoegen gebruiken om een nieuwe rekening toe te voegen. Vul de volgende gegevens in: Code: Vul een hier de code in, voor de algemene rekening die je wil bijmaken (bv ) Omschrijving: Geef de naam in die je aan deze rekening wil geven (bv bankrekening 2 KBC ) Rekeningplan: altijd 0 Boekhouding 1.4 Aanmaken van dagboeken Een boekhouding werkt altijd met dagboeken: Er bestaan 4 hoofdtypes van dagboeken: Aankopen, Verkopen, Financieel en Diversen. Een dagboek kun je vergelijken met een kaft waarin je gelijkaardige documenten bij elkaar houdt. Het aanmaken van een dagboek is dus vergelijkbaar met het klaarmaken van een kaft om je documenten in te verzamelen. Een dagboek aankopen is nodig wanneer je met leveranciers werkt om de aankoopfacturen in te boeken. Zoals reeds vermeld is dit niet noodzakelijk. Wel noodzakelijk zijn financiële dagboeken. Per financiële rekening moet je een financieel dagboek voorzien. Een dagboek aanmaken doe je op de volgende manier: Ga naar de module Constanten Dagboeken Fiche. Klik op invoegen om een nieuw dagboek aan te maken. Vul de gegevens in van het nieuwe dagboek: code, type dagboek, omschrijving en centralisatierekening. Met betrekking tot de centralisatie kun je best onderstaande rekeningen gebruiken. o Financieel (bank of kas) dagboek : als centralisatierekening kies je voor een algemene rekening die begint met het nummer 555. Indien het gaat om een kasboek dan begint het nummer met 557 Voor een financieel dagboek vul je best ook het bankrekeningnummer in (zie punt 1.2) o Aankoopdagboek: als centralisatierekening vul je de algemene rekening Leveranciers in. o Verkoopdagboek: als centralisatierekening vul je de algemene rekening Klanten in. o Voor een Diversen dagboek hoef je geen centralisatierekening in te vullen. o Klik op of toets [Ctrl + S] in, om het dagboek te bewaren

7 1.5 Leveranciers aanmaken Het aanmaken van leveranciers is enkel nodig wanneer je gebruik wil maken van het dagboek aankopen. Dit is niet verplicht! Je kunt, indien je dit wenst, ook alleen gebruik maken van financiële dagboeken. Leveranciersfiches zijn dan niet nodig. Een nieuwe leveranciersfiche aanmaken doe je via Boekhouden Leveranciers Fiche. Klik op invoegen om een nieuwe blanco fiche aan te maken. Code: Vul hier een deel van de naam van de leverancier als code in. De code identificeert de leverancier en mag maximum 10 tekens bevatten (cijfers en/of letters). Naam - Afdeling/Voornaam - Straat, Nr, Bus - Gemeente - Telefoon - Gsm Fax. Naam kan de naam van een bedrijf/instelling zijn of een persoonsnaam. Afdeling/Voornaam kan een voornaam van een persoon zijn of een afdeling van een bedrijf/instelling. Btw-nummer: Indien de leverancier een btw nummer heeft, is het interessant om dit in de fiche in te vullen. Een btw nummer is immers een unieke code. In Count-e gebeurt er een controle op dit nummer, om dubbele leveranciersfiches te vermijden. Tegenboeking: Vul hier de algemene rekening in die standaard zal voorgesteld worden bij het boeken van een factuur in het aankoop dagboek. Dit is vooral handig wanneer je voor een bepaalde leverancier steeds op dezelfde algemene rekening moet boeken. Voorbeeld: Bij de leverancier Clock-O-Matic kun je als tegenboekingsrekening Onderhoud klokken invullen. 2 Basisverrichtingen In dit gedeelte overlopen we de twee belangrijkste basisverrichtingen: - het inboeken van aankoopfacturen (optioneel en niet verplicht in een kasboekhouding) - het verwerken van een bankuittreksel (of kasboek) in het financiële dagboek. 2.1 Aankoopfacturen inbrengen Een aankoopfactuur boeken we in een Aankopendagboek. Ga naar de module Boekhouden Dagboeken. Klik op de + die voor Dagboeken staat. De onderwerpenlijst plooit open en toont de verschillende categorieën dagboeken. Dubbelklik op Aankopen. Je krijgt nu de lijst met Aankoopdagboeken te zien. Indien er meerdere aankoopdagboeken zijn, selecteer je eerst het juiste dagboek en dubbelklik erop om het te openen. De laatst ingeboekte aankoopfactuur wordt getoond. Op die manier kun je direct beginnen met het inbrengen van een nieuwe aankoopfactuur. Indien er nog geen documenten in het dagboek ingebracht werden (je begint met de nieuwe boekhouding), dan wordt gemeld dat er zich nog geen documenten in het dagboek bevinden en dat je met de Invoegen knop een eerste document kunt invoegen. Of er zich nu al of niet documenten in je dagboek bevinden, je begint een nieuwe factuur in te brengen met de knop. Je kunt ook de sneltoets combinatie [Ctrl + N] gebruiken. Het document (aankoopfactuur) dat je inbrengt zal in het Count-e boekhoudprogramma bestaan uit 2 delen. Namelijk een Hoofding (de algemene gegevens) en een Detail (de boekingen) die samen één aankoopfactuur vormen en die je ook als één geheel bewaart

8 2.1.1 Het invullen van de Hoofding van een aankoopfactuur Je begint met het doorlopen van de Hoofding waarbij je de volgende velden invult: Jaar en maand Deze gegevens worden automatisch voorgesteld en opgehaald uit het laatst ingeboekte document. Het is aan de gebruiker om aan te geven wanneer hij/zij een factuur inboekt in een volgende periode. Je verandert dan het veld maand van bv. 2 naar 3. Daarna zal het programma bij het inbrengen van nieuwe documenten steeds 3 voorstellen. Bij het inboeken van de eerste factuur van een nieuw boekjaar zal je op dezelfde wijze ook het jaartal met 1 moeten verhogen. Document Iedere keer als je een nieuw document inbrengt, zal het documentnummer automatisch met één eenheid verhogen. Betreffende de nummering van de documenten zijn er meerdere mogelijkheden: - Je kunt de nummering ieder jaar opnieuw met cijfer 1 laten beginnen. - Het kan ook beginnen met een jaartal gevolgd door een volgnummer. - De nummering kan ook jaar na jaar doorlopen. Doordat een document gekenmerkt wordt door de code van het dagboek, het jaartal, de periode en het documentnummer, is het overzichtelijk ieder jaar de nummering opnieuw vanaf 1 te laten starten. Datum In dit veld vul je de factuurdatum in. Het is op basis van deze datum dat de vervaldatum van de factuur wordt berekend. De factuurdatum kan (en mag) eventueel verschillend zijn van het jaar en de maand waarin je boekt. Leverancier Je typt de eerste letters van de leverancier en er opent zich automatisch een look-up scherm waarin je de juiste leverancier kunt opzoeken en aanduiden. Bestaat de leverancier nog niet, dan klik je op de knop en kom je terecht in een bestaande leveranciersfiche. Let op! Je moet nog op klikken om de nieuwe leverancier aan te maken. Totaal Hier vul je het totaalbedrag (inclusief BTW) in van de factuur. Dit getal zal als controle dienen bij de boekhoudkundige verwerking van de factuur in het detailscherm. Externe referentie De gestructureerde mededeling die je gebruikt voor de betaling of de referentie met betrekking tot de factuur kun je in dit veld invullen. Bankrekening Bij het kiezen van een leverancier wordt automatisch het bankrekeningnummer van de leverancier ingevuld. Zijn er meerdere bankrekeningen, dan wordt het nummer met volgnummer 1 getoond. Je kunt een ander nummer kiezen door op te klikken en het juiste nummer aan te duiden. Om hier een bankrekeningnummer te zien moet het uiteraard ingevuld zijn in de leveranciersfiche. Vervaldatum De vervaldatum wordt automatisch ingevuld op basis van de factuurdatum en de betalingsvoorwaarde die je invulde op de leveranciersfiche. Ga daarvoor naar de module Boekhouden Leveranciers Fiche waar je dit kunt aanduiden. Is er geen betalingsvoorwaarde voor de leverancier aangeduid, dan wordt het einde van de maand als datum ingevuld

9 2.1.2 De boekhoudkundige verwerking in het Detail Je klikt op de knop of gebruikt de sneltoets [Alt + D]. - Indien je bij de leverancier een tegenboekingsrekening hebt ingevuld, dan zal deze rekening automatisch worden voorgesteld. - Indien er geen rekening automatisch wordt voorgesteld, dan selecteer je in het veldje rekening zelf de gepaste uitgavenrekening uit je lijst. Om het zoeken te versnellen kun je de eerste cijfers alvast intypen. Is de boeking zo volledig dan druk je op of op ALT W om de factuur af te werken. Maar het kan ook nodig zijn dat een factuur over verschillende uitgavenrekeningen wordt uitgesplitst. Je kiest dan de eerste kostenrekening en je wijzigt het bedrag. Je klikt dan op om een nieuwe regel toe te voegen. De knop Bewaren zal pas oplichten als het totaalbedrag van de factuur volledig is toegewezen aan de uitgavenrekeningen. - Wil je een lijn uit het detail verwijderen dan klik je op. Wanneer je een document wil verlaten zonder het te bewaren, dan klik je rechts in het scherm op. Op die manier wordt een document niet bewaard of worden eventuele wijzigingen aan een bestaand document niet bijgehouden. Wanneer je een fout ontdekt, je hebt bijvoorbeeld een verkeerde kostenrekening gekozen, en je hebt de factuur reeds bewaard, dan kun je dit nog wijzigen. Je opent daarvoor het Aankopendagboek, zoekt de factuur op en klikt op Bewerken. Je kunt nu wijzigingen aanbrengen en het document opnieuw bewaren

10 2.2 Bankuittreksels inboeken Ga naar de module Boekhouden Dagboeken Financieel. Dubbelklik op Financieel. Je hebt normaal zoveel Financiële dagboeken als je financiële rekeningen hebt. Je kiest het juiste dagboek, dubbelklik erop. Net zoals in ieder ander type dagboek wordt het laatst ingegeven document getoond zodat je in één beweging (knop Invoegen) een nieuw rekeninguittreksel kunt beginnen inbrengen. Een document bestaat ook hier uit een Hoofding en een Detail Het invullen van de Hoofding Jaar en maand Kalenderjaar en maand worden hier getoond. Als gebruiker moet je enkel bij aanvang van een nieuwe maand (of een nieuw jaar) dit veld aanpassen. Document Het documentnummer wordt automatisch met één verhoogd bij het inbrengen van een nieuw uittreksel. Aan het begin van ieder nieuw boekjaar laat je het document opnieuw met cijfer 1 beginnen. Je zorgt er best voor dat de nummering van je bankuittreksels overeenstemt met het nummer in Count-e. Datum De datum van het bankuittreksel. Begintotaal in EUR Dit is het beginsaldo van het bankuittreksel. Dit wordt automatisch opgehaald van het eindtotaal van de vorige fiche (het vorige bankuittreksel). Eindtotaal Vul hier het eindtotaal van je nieuw bankuittreksel in. Dit wordt gebruikt als controlecijfer door het programma om zeker te zijn dat alle transacties van je uittreksel correct in de boekhouding genoteerd worden, zodat het totaal ervan overeenkomt met het eindtotaal. Eerste uittreksel van 2008: Wanneer je het allereerste financiële uittreksel wil inboeken, dan boek je staat je begintotaal op nul. Om dit voor 2008 correct voor te bereiden moet je een eerste document inbrengen in december Gebruik hiervoor datum 31/12/2007. Laat het begintotaal op nul staan en vul het eigenlijke eindtotaal in. Ga naar het detail van de rekening.. Vul dan in het detail de rekening Fondsen van het kerkbestuur in, en gebruik als teken C(Credit) om een positief banksaldo te boeken. Vul bij bedrag nogmaals het saldo van de van de bankrekening in & bewaar. Bij het inboeken van de volgende bankuittreksels (het eerste document van 2008) zal het begintotaal nu automatisch door het programma worden ingevuld De boekhoudkundige verwerking in het Detail Je klikt op de knop of gebruikt de sneltoets [Alt + D] om naar het Detail te gaan. Een bankuittreksel kun je op verschillende manieren verwerken: ofwel manueel waarbij je zelf regel per regel de verrichtingen inbrengt, ofwel kun je de verwerking gedeeltelijk automatiseren door een betalingsopdracht af te punten

11 Afhankelijk van het soort boeking ga je op verschillende manieren de verrichtingen inbrengen. - Afboeken van een aankoopfactuur. (Werk je niet met aankoopfacturen dan mag je dit puntje overslaan.) Hiervoor kan je best de knop gebruiken. Je krijgt dan onderstaand selectieveld te zien. Het volstaat om hier op start te drukken en alle openstaande facturen worden getoond. Duid de factuur aan die betaald werd

12 - Rechtstreeks boeken van ontvangsten of uitgaven. De volgende velden moet je zeker invullen voor dit soort boeking Rekening Kies de algemene rekening waarop je wil boeken. Een rekening van de klasse 1 of 3 zijn ontvangsten. De rekeningen van de klassen 2 of 4 zijn uitgaven. Bedrag Vul het ontvangen of betaalde bedrag in. Het programma zet het teken Debet of Credit zelf, op basis van de gekozen rekening. Omschrijving Bij iedere verrichting kun je eventueel een korte omschrijving invullen. Nadat je de verrichtingen hebt ingebracht, kun je op klikken. Heb je voordien in de Hoofding het eindtotaal van het bankuittreksel al op voorhand ingevuld, dan zal deze knop pas oplichten wanneer het totaal aan detailverrichtingen overeenstemt met het eindtotaal van de Hoofding. 3 Afdrukken maken Je kunt de afdruk rechtstreeks naar je printer sturen of een afdrukvoorbeeld op het scherm vragen. Wanneer je een afdrukvoorbeeld op het scherm vraagt, dan krijg je een document met onderstaande hoofding. Dit document kun je gewoon afdrukken, bewaren, exporteren naar een andere toepassing (vb excel) of omzetten in een pdf document. 3.1 Lijst van de Algemene Rekeningen Het kan nuttig zijn om een lijst af te drukken van alle rekeningen die in Count-e gebruikt worden. De afdruk vind je terug onder de module Afdrukken Rekeningen. Je hebt 2 afdrukken ter uwer beschikking. Een rekeningplan met of zonder memo. Via Boekhouden - Rekeningen - Fiche heb je de mogelijkheid om iedere rekening van de nodige commentaar te voorzien in het tabblad Memo. In dit scherm kan je dan een afdruk nemen van de rekeningen waarbij ook de commentaar wordt afdrukt

13 Het kan interessant zijn om aan te geven wat er precies geboekt moet worden op een rekening. De afdruk kan je dan als een soort leidraad gebruiken tijdens het inbrengen van verrichtingen. 3.2 Lijst van de leveranciers Net zoals je een lijst van de algemene rekeningen kunt afdrukken kun je ook een lijst van de leveranciers maken. De afdruk vind je terug onder Afdrukken Leveranciers. 3.3 Budget en meerjarenplan afdrukken De afdruk van het budget en het meerjarenplan vind je terug bij de module Afdrukken Begroting Meerjarenplan. Hierbij moet je een aantal parameters invullen om de afdruk te bekomen die je wenst. We bespreken er enkele: Eerste jaar meerjarenplan : Wil je het meerjarenplan van afdrukken, vul dan 2008 in. Wil je een afdruk van het budget van 2010, vul dan 2010 in. Adres Kerkfabriek : Het adres dat je bij Constanten dossier adressen (zie hierboven punt 1.1) hebt ingevuld, zal op de afdruk worden getoond. Indien je op de afdruk de hoofd en de deelgemeente, en provincie wenst, dan kun je die gegevens aanvullen vanuit de module Constanten Gemeentes. Detail rekeningen : Het is mogelijk om zowel voor de budgetlijsten als voor de afdruk van het meerjarenplan een gedetailleerde lijst, op het niveau van rekeningnummers (MAR) af te drukken. Dit kan enkel wanneer je de afdrukmeerjarenplan detail of budget detail kiest. Overschot/tekort expl. N-2 = stemt overeen met K-waarde in het budget en meerjarenplan overzicht. Overschot/tekort expl. N-1 = enkel informatief Overschot/tekort inv. N-2: stemt overeen met Y-waarde in het budget overzicht. Overschot/tekort inv. N-1: stemt overeen met Y -waarde in het budget overzicht. Er zijn 6 afdrukformulieren beschikbaar, die je elk afzonderlijk kunt bekijken

14 4 Help Helpdesk Count-e Telefonisch ma-vr, 9-12u en 13-17u (behalve feestdagen) Via Indien u ons niet kan bereiken tijdens de kantooruren en u hebt een vraag, die u liefst telefonisch stelt, stuur ons dan een waarin u laat weten wanneer u telefonisch bereikbaar bent. Wij zullen u dan contacteren, ook s avonds