Gebruikers- handleiding. Module Reporting Rekeninginformatie

Transcriptie

1 Gebruikers- handleiding Module Reporting Rekeninginformatie

2 A. ALGEMEEN 1. KORTE BESCHRIJVING VAN DE MODULE Module Reporting Rekeninginformatie voor BelfiusWeb-klanten met uitvoerige behoeften op vlak van reporting en opzoeking. Deze module biedt: Een uitgebreid detail van de beschikbare gegevens: Bewaren van 10 jaar transactiehistoriek van de rekeningen in opbouw (inclusief de details van globale bewegingen en betalings- en invorderingsbestanden) Voor Belfius-rekeningen en externe CMI-rekeningen (MT940) Uitgebreide opzoekmogelijkheden Visualiseren van de gegevens van een rekening in een uitklapbare boomstructuur met verschillende niveaus (afschrift, transacties binnen een afschrift, ) Opzoeken van transacties aan de hand van selectiecriteria (bedrag, tegenpartij, type transactie, ): o Over één of meerdere rekeningen en/of juridische entiteiten o Mogelijkheid tot opzoeken binnen globale transacties o Mogelijkheid tot gebruik van vaak gebruikte selecties Voor alle types verrichtingen (betalingen, ontvangsten, domiciliëringen, ) Afgestemd op de toegangsrechten van elke gebruiker Uitgebreide reportingmogelijkheden: Vooraf gedefinieerde rapporten voor de gemaakte selectie op het scherm De aangemaakte rapporten zijn 30 dagen beschikbaar en downloadbaar Rapporten bestemd voor visualisatie en/of afdruk (in PDF- of CSV-formaat leesbaar in MS Excel) Rapporten bestemd voor latere verwerking door de gebruiker Deze module is beschikbaar op aanvraag, via het configuratieformulier BelfiusWeb (papier) of elektronisch via de administratieve module in BelfiusWeb (tot dewelke elke hoofdgebruiker toegang heeft). Gebruikershandleiding (8/2015) 2

3 2. WAAR KAN IK DEZE MODULE TERUGVINDEN IN BELFIUSWEB De module is toegankelijk via de menu-optie Reporting Rekeninginformatie Na aanklikken van krijgt u deze mogelijkheden te zien Figuur 1 : de menu-optie Reporting Op uw lijst van rekeningen (menu optie Rekeningen Beheer) kan u ook één van deze 2 iconen aanklikken om rechtstreeks toegang te krijgen tot de reportingtool. leidt naar Reporting Rekeninginformatie Overzicht leidt naar Reporting Rekeninginformatie Opzoekingen Figuur 2: knopjes op lijst van rekeningen Gebruikershandleiding (8/2015) 3

4 B. GEBRUIK VAN DE MODULE 1. Rekeninginformatie Overzicht 1.1. Laatst gekende saldo 1.2. Historiek en overzicht van de transacties 1.3. Creatie van groepen over verschillende types en entiteiten 2. Rekeninginformatie Opzoekingen 2.1. Selectie en zoekcriteria 2.2. Eigen zoekcriteria als default instellen 2.3. Opzoekingsresultaat weergeven 3. Een rapport aanmaken 3.1. Een rapport van een transactie of een afschrift 3.2. Een rapport over een selectie van meerdere transacties PDF-rapport CSV-rapport 3.3. Een rapport downloaden Gebruikershandleiding (8/2015) 4

5 1. REKENINGINFORMATIE - OVERZICHT 1.1. LAATST GEKENDE SALDO De optie Overzicht toont u het laatste gekend saldo van uw Belfius producten. Dit is in principe het saldo van de voorgaande bankwerkdag bij afsluiting. Zijn er geen bewegingen die dag dan wordt het saldo van de dag waarop de laatste bewegingen gebeurd zijn, getoond. Opgelet : In deze Module dus geen online rekeninginformatie. De standaard groepen BelfiusWeb (dezelfde groepen zoals u die in de andere modules van BelfiusWeb kent) verschijnen standaard. Deze groepen bevatten producten van hetzelfde type (bv. zicht- of spaarrekeningen, kredietrekeningen) van de door u gekozen entiteit. U kunt uw selectie verfijnen zodat een bepaalde groep of een (reeks van) specifieke rekening(en) op het scherm getoond wordt. Via een groep selecteert u de gewenste groep. Figuur 3: Selectie via een standaard groep In punt 1.3. wordt toegelicht hoe u aparte groepen Rekeninginformatie kunt toevoegen. Ook een selectie van maximum 5 rekeningen, waarvoor geen groep samengesteld wordt, is mogelijk. Indien gewenst kan u in die groep Via een rekening één rekening selecteren. Ook één rubriek selecteren behoort tot de opties. Gebruikershandleiding (8/2015) 5

6 Figuur 4: Selectie via een rekening Op het scherm met het overzicht van de rekeningen krijgt u het eindsaldo per devies Figuur 5: Eindsaldo voor selectie groep/rekeningen Gebruikershandleiding (8/2015) 6

7 1.2. HISTORIEK EN OVERZICHT VAN DE TRANSACTIE Om de details van het rekeningsaldo te raadplegen klikt u op in de kolom Opties in bovenstaand scherm. In detail geven we volgende gegevens van de rekening. Figuur 6: Saldo-informatie van de rekening Als er op geklikt wordt krijgt u eerst het overzicht van de saldi. Dit overzicht geeft u een foto van de eindsaldi voor de dagen dat er bewegingen waren. De periodiciteit van de rekeningafschriften wordt hierbij niet noodzakelijk gevolgd. Bij maandelijkse rekeningafschriften, hebt u hier ook saldi in de loop van de maand. Er zijn dus meerdere saldolijnen mogelijk met hetzelfde afschriftnummer. Gebruikershandleiding (8/2015) 7

8 U kunt de muntcode bepalen en de gevraagde periode selecteren. Figuur 7: Overzicht van de saldi Door vervolgens op de + te klikken, opent zich een boomstructuur met de transacties per saldolijn. Figuur 8: Boomstructuur met saldi en verrichtingen Om details van een globale transactie te bekomen klikt u op "+" voor het gewenste volgnummer. U kunt meerdere transacties tegelijkertijd openklikken. In bepaalde gevallen bevat een globale transactie 1 enkel detail. Van elke transactie kan een detail opgevraagd worden door op het icoontje te klikken. U komt in een detailscherm, de getoonde informatie is afhankelijk van het type transactie. Gebruikershandleiding (8/2015) 8

9 Figuur 9: Detailscherm transactie Klikt u op in een saldolijn, dan krijgt u een scherm zoals in figuur 6 getoond. Door het aanklikken van icoontje kunt u een rapport van een saldolijn of van een (globale of individuele) transactie aanmaken. In het rapport saldolijn krijgt u naast alle verrichtingen van die dag ook de saldoinformatie. In het geval van dagelijkse rekeningafschriften, bevat dit rapport de verrichtingen van één afschrift. Hoe u een rapport voor één of meerdere transacties kunt aanmaken wordt in detail uitgelegd in punt 3. Gebruikershandleiding (8/2015) 9

10 1.3. CREATIE GROEPEN OVER VERSCHILLENDE TYPES EN ENTITEITEN U kunt aparte groepen Rekeninginformatie aanmaken voor de Module Reporting die niet zichtbaar zijn buiten deze module. Ga daarvoor naar Instellingen / Groepen Ga naar de tab Groep Rekeninginformatie en klik op Aanmaak. Figuur 10: De lijst van specifieke Rekeninginformatie" groepen U kunt voor diverse entiteiten waarvoor u toegang hebt tot Rekeninginformatie via één of meerdere groepen rekeningen selecteren en zo een nieuwe eigen groep Rekeninginformatie aanmaken. Ook kunt u de IBAN-rekeningen zelf ingeven via de selectiemethode Door zelf de rekeningnummers in te voeren. Gebruikershandleiding (8/2015) 10

11 Figuur 11: Aanmaken van een specifieke groep U kunt een groep aanmaken met producten van verschillende groepen ( Kies een groep ) en over meerdere entiteiten heen ( Kies een entiteit ). De toevoeging van rekeningen gebeurt entiteit per entiteit. Voor nieuw aangemaakte groepen via deze functie zijn de gegevens daags na creatie beschikbaar, onderstaande boodschap meldt dit. Deze en alle andere groepen die u via deze weg zult aanmaken, kunt u verder gebruiken om handige selecties te maken in de Rekeninginformatie schermen Via een eigen selectie kunt u tot 5 rekening selecteren op basis van een entiteit en groep of zelf ingeven. Ook deze selectie kan u desgewenst nog bewaren. De nieuw aangemaakte groep Rekeninginformatie kan onmiddellijk geselecteerd worden via een groep Rekeninginformatie. De rekeninginformatie kan geëxporteerd worden door op te klikken. Zo kunt u de informatie wegschrijven op een door u gedefinieerde plaats in uw eigen omgeving. Gebruikershandleiding (8/2015) 11

12 2. REKENINGINFORMATIE OPZOEKINGEN 2.1. SELECTIE EN ZOEKCRITERIA Via opzoekingen kunt u één of meerdere transacties terugvinden, in de bestaande groepen of eigen selectie van maximaal 5 rekeningen aan de hand van een reeks zoekcriteria. De zoekcriteria kunnen gewijzigd en bewaard worden indien u dit wenst. Figuur 12: Selectie en zoekcriteria-scherm voor opzoekingen Er kunnen verschillende zoekcriteria opgegeven worden. Het is niet nodig alle criteria in te vullen/te verfijnen maar hoe specifieker uw zoekcriteria, hoe gedetailleerder het resultaat zal zijn EIGEN ZOEKCRITERIA ALS DEFAULT INSTELLEN Bij het eerste gebruik wordt gestart met de default-instellingen om opzoekingen te doen. Gebruikershandleiding (8/2015) 12

13 Deze default kan naar wens aangepast worden. Het volstaat de groep/ rekening(en) en zoekcriteria aan te duiden en te bewaren als default door te klikken op. Opmerking : de bewaarde gegevens zijn zowel de groep/rekeningen die werden geselecteerd als de andere zoekcriteria. Het is niet mogelijk om alleen de andere zoekcriteria als default te bewaren. Als gestart wordt vanuit de eigen default en er worden criteria gewijzigd kunnen deze wijzigingen ongedaan worden door te klikken op. Om een aangepaste default zoekcriteria ongedaan te maken volstaat het om te klikken op, dan wordt de standaard-default weer actief. Na invoer van alle nodige gegevens mag er op verschijnen de gevraagde gegevens., geklikt worden. Nadien 2.3. OPZOEKINGSRESULTAAT WEERGEVEN De transacties die overeenstemmen met uw selectiecriteria worden in een scherm getoond. Figuur 13: Opzoekingsresultaat : lijst van transacties Gebruikershandleiding (8/2015) 13

14 Achter de beschrijving van elke transactie wordt vermeld over welk type het gaat, er bestaan volgende mogelijkheden: = individuele transacties (transactie bevatten geen sub-transacties) = globale transacties (transactie bevat sub-transacties die geglobaliseerd zijn) = detail Van elke transactie kan het detail opgevraagd worden door op het icoontje klikken. te Figuur 14: Detail van een transactie Door het aanklikken van icoontje transactie aanmaken. in figuur 13 kunt u een rapport van een Wilt u eerder een rapport over een reeks transacties krijgen? klik dan op de knop in figuur 13. De aanmaak van rapporten wordt uitgelegd in punt 3. Gebruikershandleiding (8/2015) 14

15 3. EEN RAPPORT AANMAKEN 3.1. EEN RAPPORT VAN EEN TRANSACTIE OF EEN AFSCHRIFT Na het aanklikken van icoontje in een selectie (figuur 13) of de boomstructuur (figuur 8) kunt u een rapport van een individuele of globale transactie aanmaken. U komt op een scherm waarin u de eigenschappen van het rapport bepaalt. Figuur 15: Eigenschappen van een rapport (formaat en benaming) Type rapport : PDF of CSV Bestandsnaam : wordt standaard als volgt ingevuld DET_BE _ De eerste 3 karakter staan voor type rapport, in dit geval staat DET voor een detail, een rapport van één transactie. BE : het betrokken rekeningnummer (of MULTI in geval van meerdere rekeningen in punt 3.2) : datestamp, onder de vorm van jaar/maand/dag/uur Deze naam kan met een eigene naam overschreven worden. Figur 16: Na aanvraag rapport kunt u terug naar het opzoekingscherm terugkeren of rechtstreeks naar de lijst van rapporten gaan Gebruikershandleiding (8/2015) 15

16 Aanklikken van de knop leidt naar de lijst met verrichtingen van de selectie. Aanklikken van de knop leidt naar een overzicht van beschikbare rapporten Ook consulteerbaar via Rekeninginformatie Uw aangemaakte rapporten in de linker balk. Figuur 17: Uw aangemaakte rapporten Het meeste recente rapport staat bovenaan. U kunt de lijst uitfilteren via de selectiecriteria Volgende selectiecriteria kunnen gewijzigd worden, het volstaat om te klikken op Figuur 18: Selectiecriteria binnen de lijst met aangemaakte rapporten Gebruikershandleiding (8/2015) 16

17 Opmerkingen : o Afhankelijk van het aantal gegevens dat een rapport bevat, kan de generatie van het rapport iets meer tijd in beslag nemen. o Door te klikken op kan uw rapport in status Verwerkt komen. o De status Verwerkt duidt aan dat een rapport beschikbaar is voor consultatie via het icoontje of dat u het kunt downloaden. o Een rapport kan geschrapt worden. U klikt hiervoor op rapport. Na 30 dagen wordt een rapport automatisch verwijderd. achter het te schrappen o Rapporten met meer dan lijnen worden geweigerd ; dergelijke rapporten krijgen de uitzonderlijke status Te veel data. In dat geval moeten de selectiecriteria gewijzigd worden om een kleiner rapport te bekomen. Via Rekeninginformatie overzicht en het icoontje kunt u een rapport van een rekeningafschrift aanmaken. In het rapport rekeningafschrift krijgt u naast alle verrichtingen consulteerbaar via de boomstructuur ook saldo-informatie 3.2. EEN RAPPORT OVER EEN SELECTIE VAN MEERDERE TRANSACTIES Het resultaat van een selectie kan op scherm bekeken worden en er kunnen ook rapporten van gemaakt worden Klik op de knop selectie aan te maken om een rapport met de transacties van uw Figuur 19: Resultaat selectie en zoekcriteria Gebruikershandleiding (8/2015) 17

18 Er volgt een scherm waarop u bepaalt welke opties u wenst te gebruiken voor uw rapport. Deze verschillen in functie van het type rapport PDF-rapport Figuur 20: Parametrisatie van een PDF- rapport Toelichting bij enkele keuze mogelijkheden : Totaal: - Zonder totaal: wordt voorgepositioneerd - Met totaal: afhankelijk van uw keuze van weergave (sorteren volgens) worden totalen toegevoegd, bijvoorbeeld som van de verrichtingen op een bepaalde rekening. Globale bewegingen: - Globale bewegingen zonder detail: wordt voorgepositioneerd - Globale bewegingen met detail: alle details van globale bewegingen worden toegevoegd ook al zitten deze niet in de selectie op basis waarvan uw rapport wordt opgemaakt. Gebruikershandleiding (8/2015) 18

19 Aandachtspunt : De keuze van de optie "Globale bewegingen met details" gecombineerd met het zoekcriterium "Inclusief details - Globale bewegingen" in het opzoekingsscherm, kan dubbele transacties genereren in het rapport CSV-rapport Figuur 21: Parametrisatie van een CSV-rapport Op een CSV-rapport worden steeds alle mogelijke details van de transacties gegeven. De enige keuze die gemaakt kan worden is die van de paginanummering: - Volledig resultaat van uw selectie: alle bekomen transacties worden weergegeven - Afgedrukte pagina: enkel de op het scherm getoonde transacties worden weergeven. Dus als er op het scherm met het overzicht van de geselecteerde verrichtingen een knop staat, zullen gegevens op deze volgende pagina( s) niet op het rapport opgenomen worden EEN RAPPORT DOWNLOADEN Elk rapporten kan gedownload worden door een vinkje te plaatsen in de bijhorende kolom en te valideren via. Indien u alle rapporten wenst te downloaden volstaat het om een vinkje te plaatsen naast De lijst met rapporten die u wenst te downloaden wordt getoond, deze kunnen nu afzonderlijk gedownload worden door te klikken op onder Download. Klikken op brengt je terug naar Uw aangemaakte rapporten. Gebruikershandleiding (8/2015) 19