DKO Beheerders. 5 maart WISA helpdesk

Transcriptie

1 DKO Beheerders 5 maart 2012 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 DKO Beheerders Taken na update WISA-programma Aanmelden als administrator Nieuwe schermen in een categorie plaatsen Schermrechten toekennen Extra Gebruikers Profielen Schermen Fiches Filters Filters maken Filters toekennen aan profielen Gebruiker koppelen aan profiel

3 1 DKO Beheerders Inleiding In deze handleiding wordt er een overzicht gegeven van de taken die de administrator moet uitvoeren na een update van het WISA programma. Daarna wordt uitgelegd hoe de administrator de nieuwe schermen in een schermcategorie moet plaatsen en hoe de administrator de rechten bepaalt per scherm en gebruikersprofiel. Bijkomend wordt er nog uitgelegd hoe nieuwe gebruikers kunnen aangemaakt of aangepast worden, hoe gebruikersprofielen worden aangemaakt en deze worden gekoppeld aan de gebruikers. Er wordt ook uitgelegd hoe filters worden aangemaakt en toegekend aan een gebruikersprofiel. 1.1 Taken na update WISA-programma Na het updaten van het WISA-programma naar een nieuwe versie zullen een aantal handelingen moeten uitgevoerd worden door de administrator. De nieuw geprogrammeerde DKO-schermen moeten in een schermcategorie geplaatst worden. Daarna moet je de rechten toekennen aan deze nieuwe schermen Aanmelden als administrator Figuur 1.1: Aanmelden als administrator Na het updaten van het WISA-programma moet men zich in WISA aanmelden als Administrator. Enkel de Administrator heeft rechten om de gebruikers toegang te verlenen tot deze nieuwe schermen. 2

4 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS Nieuwe schermen in een categorie plaatsen Figuur 1.2: Schermen in categorie plaatsen De nieuwe schermen moeten in een uitgekozen schermcategorie geplaatst worden. Dit start je op via het menu Extra - Schermen - Categorieën Figuur 1.3: Schermen in categorie plaatsen Je selecteert de categorie Alle schermen. In deze categorie zie je alle (nieuwe) schermen die nog niet zijn toegewezen aan een specifieke categorie. Je selecteert een scherm. Je kan meerdere schermen selecteren door de Ctrl-knop van het toetsenbord in te drukken. Deze geselecteerde schermen plaats je in een schermcategorie door ze met de linkermuisknop ingedrukt naar de gewenste categorie aan de linkerkant van het scherm te slepen. Je kan een nieuwe schermcategorie aanmaken, hernoemen of verwijderen door de categorie te selecteren en te klikken met de rechtermuisknop. Je krijgt dan een lokaal menu waarin je de gewenste optie kan selecteren.

5 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS 4 Figuur 1.4: Categorie aanpassen Als je een scherm naar een bepaalde categorie wil slepen, kan je het scherm opzoeken door onderaan voor de Zoeken -knop iets in te vullen. Als je op de Zoeken -knop klikt gaat WISA alle schermen ophalen waarin de ingevulde tekst in de omshrijving voorkomt. Je selecteert het gezochte scherm. Wisa selecteert automatisch het aangeduide scherm. Nu kan je dit scherm naar een andere categorie slepen. Figuur 1.5: Opzoeken scherm om in categorie te plaatsen Als je Standaard categorieën tonen selecteert, krijg je een overzicht van alle schermen gegroepeerd in door WISA vastgelegde categorieën. Deze verdeling kan je niet aanpassen. Dit kan je eventueel gebruiken om na te kijken hoe WISA de schermen in categorieën plaatst. Figuur 1.6: Standaard categorieën tonen

6 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS Schermrechten toekennen Je moet voor de nieuwe schermen de rechten nog toekennen. Dit doe je via het menu Extra - Profielen. Je selecteert een profiel en in het lokaal menu heb je volgende functionaliteiten. Rechten per categorie. Voor het geselecteerde profiel kan je rechten instellen voor groepen van schermen. Indien je rechten geeft op een hoofdcategorie, erven de subcategorieën van deze hoofdcategorie de rechten over. Hier kan je ook voor de geselecteerde schermen de rechten aanpassen. Figuur 1.7: Rechten per categorie Scherm Rechten. Voor het geselecteerde profiel krijg je een overzicht van de schermen met de reeds bestaande rechten. Er is een mogelijkheid om (scherm per scherm) de rechten na te kijken en aan te vullen.

7 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS 6 Figuur 1.8: Rechten per scherm Dit zijn de rechten die je kan toekennen voor het geselecteerde scherm : Openen : Je mag het scherm openen. De informatie kan je enkel lezen. Invoegen : Je mag nieuwe records toevoegen. Het recht om het scherm te openen is hiervoor wel vereist. Bewerken : Je mag gegevens wijzigen. Het recht om het scherm te openen is hiervoor wel vereist. Verwijderen : Je mag gegevens verwijderen. Het recht om het scherm te openen is hiervoor wel vereist. Afdrukken : Je mag gegevens afdrukken (naar het scherm of naar de printer). Het recht om het scherm te openen is hiervoor wel vereist. Export gegevens : Je mag gegevens exporteren (naar MS-Word of naar MS-Excel). Het recht om het scherm te openen is hiervoor wel vereist. Publieke filter maken : Je mag een publieke filter aanmaken. Het recht om het scherm te openen is hiervoor wel vereist. Als er publieke filters gedefinieerd zijn voor deze module, dan kun je aanduiden of deze moeten gebruikt worden in dit profiel.

8 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS Extra In dit gedeelte wordt er meer uitleg gegeven over een aantal schermen die door de administrator in WISA kunnen gebruikt worden Gebruikers Figuur 1.9: Gebruikers Via het client menu Extra gebruikers, kan je Gebruikers toevoegen en verwijderen. Gebruikers een profiel geven. Extra filter gegevens invullen per gebruiker (zie aanmaak veiligheidsfilters) Om een nieuwe gebruiker toe te voegen, maak je een nieuw record aan door te klikken op het -icoontje. Je vult een gebruikersnaam in. Deze code moet uniek zijn in de databank. Als de ingevoerde gebruikersnaam reeds bestaat, krijg je bij het bewaren van de gebruiker onderstaande foutmelding. Figuur 1.10: Gebruiker bestaat reeds

9 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS 8 Je kan ook de volledige naam van de gebruiker en de geldigheidsdatum van de gebruiker invullen. Als deze datum is ingevuld, zal de gebruiker niet meer kunnen aanmelden in WISA op een latere datum. De gebruiker krijgt dan onderstaande foutmelding. Figuur 1.11: Gebruiker niet langer geldig Het wachtwoord moet je een tweede maal ingeven in het verificatieveld. Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig en kunnen achteraf nog gewijzigd worden. Als de verificatie niet oveereenstemt met het wachtwoord, krijg je bij het bewaren van de gebruiker onderstaande foutmelding. Figuur 1.12: Verificatietest Je duidt aan of de gebruiker het wachtwoord mag aanpassen. Je kan ook aanduiden of de gebruiker het wachtwoord verplicht moet aanpassen bij de eerstvolgende login. Je kan ook de profielen aanduiden die de gebruiker moet krijgen. Dit zorgt ervoor dat de gebruiker rechten en toegang krijgt tot de schermen die in het profiel geselecteerd zijn. Bij overlappingen tussen profielen worden de meest uitgebreide toegangsrechten gebruikt. Via Acties - Voorkeurinstellingen leegmaken maak je de voorkeurinstellingen van de geselecteerde gebruiker leeg. Je kan ook een gebruikersprofiel van een bestaande gebruiker overnemen via Acties - Kopieer gebruikersprofiel.

10 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS 9 Figuur 1.13: Kopieer gebruikersprofiel Je selecteert de gebruiker waarvan je de gegevens wil kopiëren. Daarna vink je de gegevens aan die je wil overnemen en klik je op de OK -knop. Per gebruiker kan je nog een aantal vrije velden bijhouden. Deze gegevens kan je invoeren in het tabblad Andere. Figuur 1.14: Andere De gegevens van deze vrije velden kan je invoeren via Extra - Parameters. Dit zijn de types van de parameters : USVVP : Keuzemogelijkheden voor de vrije parameter. USVVC : Benamingen vrije velden. UFVC : Benamingen vlaggen In het lokaal menu kan je bij Extra filtergegevens voor de geselecteerde gebruiker de filters instellen die gedefinieerd zijn in de verschillende schermen van het programma

11 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS 10 Figuur 1.15: Extra filter gegevens Per gebruiker worden de aangepaste instellingen van de schermen bijgehouden. Deze voorkeursinstellingen kan men raadplegen en/of bewerken door in het vertikale menu te klikken op Voorkeurinstellingen. Figuur 1.16: Voorkeursinstellingen gebruikers Profielen In een profiel bepaal je de rechten die aan de schermen worden toegekend. Daarna kan je een aangemaakt profiel koppelen aan een gebruiker (zie Fig. 1.9 op p. 7).

12 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS 11 Figuur 1.17: Profielgegevens Om een nieuw profiel toe te voegen, maak je een nieuw record aan door te klikken op het - icoontje. Daarna vul je de naam en de omschrijving in van het profiel. Je kan dit profiel ook al een aantal standaard rechten toekennen. Als je klikt op de knop Profieldetails Kopiëren, krijg je de mogelijkheid om de securityfilters en/of schermrechten van een bestaand profiel over te nemen. Figuur 1.18: Kopiëren profielgegevens Per profiel kan je nog een aantal vrije velden bijhouden. Deze gegevens kan je invoeren in het tabblad Extra.

13 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS 12 Figuur 1.19: Profielen extra De benaming voor deze vlaggen kan je invoeren bij de parameters van het type OFVC via Extra - Parameters Schermen Je kan aan elk (nieuw) scherm een profiel toekennen. Voor het gekozen profiel kies je dan de rechten en selecteer je een mogelijke filter. Je kan ook de schermen selecteren om deze te koppelen aan een bepaalde categorie Fiches Figuur 1.20: Profielen en rechten toekennen aan een sherm Om de profielen en de rechten toe te kennen aan een scherm, selecteer je eerst het scherm. Voor dit scherm kan je dan een profiel toevoegen of selecteren. Aan een scherm kan je verschillende profielen koppelen. Voor elk profiel kan je andere rechten en/of filters selecteren. Als voor een gebruiker een profiel geselecteerd is, heeft deze gebruiker bij het openen van het scherm enkel de hiervoor gedefinieerde rechten.

14 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS Filters Praktisch elk overzicht- en detailscherm in wordt voorafgegaan door een overzicht van de instellingen die beheerd worden binnen de gehele databank. Als er binnen de databank verschillende instellingen gedefinieerd zijn, kan je per gebruiker de instellingen toekennen waarin deze mag werken. We moeten dus voor elk overzicht van deze instellingen een filter maken waarmee we bepalen welke instellingen mogen geblokkeerd worden en welke niet. Best groepeer je deze schermen per module (schoolstructuur, personeel, DKO) in een subcategorie Overzichten, hetgeen Wisa reeds heeft gedaan voor een groot aantal overzichten. De overzichtschermen van instellingen komen meermaals terug binnen zowel de schoolstructuur, personeel, DKO,... en hebben niet allemaal eenzelfde naam. Het volstaat dus niet om enkel in de schoolstructuur naar het overzicht van de instellingen(struc Instellingen overzicht) te gaan en hierbinnen een filter te plaatsen. Ditzelfde zal je ook moeten doen voor het overzicht van instellingen binnen de steekkaarten van personeel (PS Steekkaart Overzicht instellingen) of voor het overzicht van de instellingen binnen de steekkaarten van de DKO leerlingen (Steekkaart overzicht LL instellingen DKO),... De naam van het scherm kan je terugvinden beneden in de statusbalk Filters maken Je moet een aantal stappen doorlopen om een filter aan te maken. Deze procedure wordt uitgelegd in onderstaand voorbeeld. Ga naar DKO - Leerlingen - Overzicht ingeschreven leerlingen. Klik op het tabblad Instellingen DKO en je krijgt onderstaand scherm met een overzicht van de bestaande DKO-instellingen binnen de databank. Figuur 1.21: Instellingen DKO Noteer de naam van het actief scherm

15 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS 14 Klik op de knop om een filter te definiëren Figuur 1.22: Filter definiëren in knoppenbalk Selecteer Tijdelijke Filter en klik op het tabblad FILTEREXPRESSIE. Vul daarna de filtergegevens in analoog aan onderstaande figuur. Figuur 1.23: Filter Deze formule betekent dat het veld IS ID uit de databank een waarde moet hebben die gelijk is aan de parameter [:instelling:]. Dus enkel de instellingen met 1 van deze ID s, worden getoond indien deze filter actief is. Klik op de knop OPSLAAN ALS, geef de filter een naam en klik op OK. Figuur 1.24: Filter opslaan Vink daarna PUBLIEKE FILTER aan en klik op GEREED. Sluit het scherm van de instellingen (Steekkaart overzicht LL instellingen DKO) zodat de publieke filter bewaard wordt.

16 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS 15 Onder de module DKO - Leerlingen kan deze filter altijd gebruikt worden, aangezien het scherm dat al de instellingen toont, steeds Steekkaart overzicht LL instellingen DKO is. Kijk bijvoorbeeld maar eens bij DKO - Leerlingen - Overzicht leerlingen in klas: Figuur 1.25: Overzicht leerlingen in klas Je zal filters moeten maken voor alle instelling -schermen in de verschillende (deel)modules zodat de gebruikers enkel de instellingen ziet waarin ze zijn toegelaten Filters toekennen aan profielen Nadat alle filters zijn aangemaakt, moet u zich eerst opnieuw aanmelden in WISA. Om de filter toe te kennen aan een bestaand profiel doe je het volgende : Klik op Extra - Profielen en selecteer het gewenste profiel uit de lijst of maak een nieuw profiel Klik in het lokaal menu op Rechten per categorie. Je krijgt dan onderstaand scherm. Figuur 1.26: Filter toekennen aan scherm bij profiel Selecteer het scherm waar de filter is toegekend (in het voorbeeld is dit: Steekkaart overzicht LL instellingen DKO ).

17 HOOFDSTUK 1. DKO BEHEERDERS 16 Vink de veiligheidsfilter aan (in het voorbeeld is dit DKOinstelling ) en bewaar de wijzigingen. Indien de gewenste filter hier niet tussen staat, wil dit zeggen dat de filter nog niet publiek is. Dit kan zijn omdat het desbetreffende scherm nog open staat of omdat Publieke Filter niet is aangevinkt Gebruiker koppelen aan profiel Klik op menu Extra - Gebruikers en selecteer de gebruiker uit de lijst of voeg een nieuwe gebruiker toe door te klikken op het -icoontje. Selecteer het gewenste profiel bij de gekozen gebruiker en klik op bewaren. Klik in het lokaal menu op Extra filter gegevens en voeg filtergegevens toe, analoog aan onderstaande. De naam van de parameter die u gebruikt hebt bij het aanmaken van een filter, moet staan bij naam. De waarde, is de waardes die het gebruikte veld (IS ID) mag hebben voor deze gebruiker, gescheiden door een komma. Figuur 1.27: Toekennen filtergegevens Als de (nieuwe) gebruiker zich aanmeldt in WISA en men selecteert DKO - Leerlingen - Overzicht ingeschreven leerlingen, dan kan de gebruiker enkel de gegevens zien van de instellingen die in de filterwaarde is toegekend.(zie Fig op p. 16) Figuur 1.28: Overzicht instellingen DKO