Foto s. 26 april WISA helpdesk

Transcriptie

1 Foto s 26 april 2012 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Opstart Foto s Fotomap locatie Foto s klassikaal toekennen Foto s inlezen via E-ID kaart Foto s inlezen via inschrijvingswizard Foto s inlezen via de fiche van de leerling Foto s raadplegen Foto s worden niet getoond Fotokasten Inleiding Voorbereiding Bepalen fysieke locatie van de kast Fotokast maken Fotokast aan een scherm koppelen Rechten instellen op fotokast Locatie op Wis@d server vastleggen Foto s toekennen en in kast plaatsen Klassikaal Individueel Foto transfer naar/van kast Gebruik van fotokasten in Wis@d-client Gebruik van fotokasten in het leerlingvolgsysteem

3 1 Opstart Foto s Inleiding Wisa bevat de mogelijkheid om gebruik te maken van foto s. Zowel voor je leerlingen als personeelsleden kun je foto s gaan toevoegen. Het is belangrijk om te weten dat Wisa een foto zal ophalen aan de hand van je fotomap locatie, gevolgd door de waarde van de foto in de databank. 1.1 Fotomap locatie Je begint met het éénmalig instellen van je fotomap locatie onder Voorkeuren - Administratie instellingen - Map met beeldjes. bij het toewijzen van een foto moet je foto ALTIJD binnen je fotomap locatie staan! Figuur 1.1: Map met beeldjes 2

4 HOOFDSTUK 1. OPSTART FOTO S 3 Stel dat je fotomap ingesteld staat op: C:\fotos\ En je wijst een foto als volgt toe: C:\fotos\LeerlingA.jpg Omdat de fotomap locatie niet opgeslagen wordt, geeft dit in de databank correct volgende waarde: LeerlingA.jpg Stel nu dat je een andere map dan je fotomap locatie gebruikt zoals bijvoorbeeld: C:\mijnLeerlingFotos\LeerlingA.jpg Er zal dan foutief het volledige pad opgeslagen worden i.p.v. enkel de foto: C:\mijnLeerlingFotos\LeerlingA.jpg Dit is dus niet correct omdat een collega met een andere fotomap locatie de foto s niet zal kunnen bekijken. Vooraleer je foto s gaat toewijzen moet je er dus zeker van zijn dat je fotomap locatie overeenkomt met de locatie van je foto s! De naam van de fotomap kan best geen spaties of speciale tekens bevatten bijvoorbeeld niet C:\Foto s\schooljaar#2011&2012\. Maar er bijvoorbeeld een on- Wanneer de foto s van je instelling niet in 1 map steken. derverdeling per klas of schooljaar is, zoals bv. hier: C:\fotos\KlasA\LeerlingA.jpg Dan zal deze map mee in de databank opgeslagen worden: KlasA\LeerlingA.jpg Op zich is hier niets mis mee, alleen mag je dan NOOIT deze mappen gaan hernoemen. 1.2 Foto s klassikaal toekennen Je kunt via het scherm Leerlingen - Hulpprogramma s - Klassikaal - Foto s toekennen klassikaal foto s aan je leerlingen koppelen. Dit scherm is dus bruikbaar wanneer je bijvoorbeeld nieuwe foto s van je schoolfotograaf ontvangen hebt.

5 HOOFDSTUK 1. OPSTART FOTO S 4 Figuur 1.2: Foto s toewijzen Merk hierbij op dat je onder Foto enkel de naam van je foto te zien krijgt. Al naargelang je werkwijze zou deze kunnen voorafgaan met een submap met de klas of je schooljaar. 1.3 Foto s inlezen via E-ID kaart Het is mogelijk om identiteitskaarten in Wisa in te lezen. Hierbij kun je automatisch de foto van je leerling bewaren op de fotomap locatie. Er zijn 2 mogelijke scenario s, ofwel lees je deze in tijdens de inschrijfwizard, ofwel lees je deze achteraf in vanaf de fiche van je leerling Foto s inlezen via inschrijvingswizard Bij het opstarten van de inschrijfwizard moet je éénmalig enkele voorkeurinstellingen (via Voorkeuren - Voorkeurinstellingen huidig scherm) voor het werken met foto s gaan activeren:

6 HOOFDSTUK 1. OPSTART FOTO S 5 Figuur 1.3: Voorkeurinstellingen inschrijfwizard Neem pasfoto over bij het inlezen van identiteitskaart: De foto van je leerling zal in de fotomap geplaatst worden. Koppel identititeitskaart aan leerling bij inlezen: Deze optie kun je best activeren zodat er een link is tussen de leerling en de identiteitskaart. Foto leerling in kast plaatsen: Enkel indien je werkt met fotokasten (zie handleiding Fotokasten ). De volgende formulieren ook afdrukken bij inschrijvingsbewijs: Hiermee kun je d.m.v. een Zebra printer studentenkaarten voor de tijdsregistraties afdrukken Foto s inlezen via de fiche van de leerling Op de fiche van je leerling kun je op het tabblad Hoofd naar het onderliggend tabblad Identiteitskaart lezen gaan. Hierbij is het belangrijk dat het vinkje Verwerken naast Foto actief staat. Vervolgens kun je klikken op Klik hier voor het ophalen van de gegevens om de gegevens je identiteitskaart op te halen en je foto in de fotomap locatie weg te schrijven. 1.4 Foto s raadplegen Op de fiche van je leerling op het tabblad Hoofd kun je de foto van je leerling raadplegen. Je moet er enkel op letten dat je onder Voorkeurinstellingen - Voorkeurinstellingen huidig scherm het vinkje voor Foto tonen hebt geactiveerd.

7 HOOFDSTUK 1. OPSTART FOTO S 6 Figuur 1.4: Foto tonen 1.5 Foto s worden niet getoond Je kunt volgende stappen overlopen indien je foto nog niet getoond wordt: 1. Controleer of je fotomap locatie correct staat (zie Fotomap locatie 1.1). 2. Controleer of je voorkeurinstellingen zoals hierboven besproken correct staan (zie Foto s raadplegen 1.4). 3. Controleer of de waarde LL FOTO in je databank correct staat. Ga naar Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht per instelling en klik op:.

8 HOOFDSTUK 1. OPSTART FOTO S 7 Figuur 1.5: Velden in overzicht Je kunt hier de tabel LEERLING openklikken, vervolgens Velden openklikken, en dubbelklikken op LL FOTO. Wanneer je nu op Gereed klikt krijg je in je overzichtslijst een nieuwe kolom LL FOTO met de waarde uit de databank. Dit zou enkel de naam van je foto mogen zijn. Eventueel voorafgegaan door een bovenliggende map voor een onderverdeling per klas of schooljaar. 4. Het is de combinatie van de fotomap locatie en de waarde LL FOTO die je foto zal gaan ophalen. Wanneer je merkt dat het volledige pad in je databank steekt zul je je foto s opnieuw moeten toekennen (zie Foto s toekennen 1.2).

9 2 Fotokasten 2.1 Inleiding bevat de mogelijkheid om gebruik te maken van fotokasten. De bedoeling van fotokasten is om op eenvoudige wijze foto s beschikbaar te maken voor alle gebruikers van de Wis@d clients. De foto s moeten niet meer naar elke gebruiker in uw school doorg d worden. Je kan foto s uiteraard ook gewoon op een gemeenschappelijke server bewaren zonder ze in een kast te plaatsen, maar dan zal het programma, telkens de gebruiker een foto opvraagt, deze foto moeten ophalen op de server, wat vertragend kan werken. Om dit te vermijden kan je de foto s in de gemeenschappelijke kast plaatsen, waaruit de gebruiker ze eenvoudig kan ophalen en opslaan op zijn eigen PC. Kasten kunnen ook gebruikt worden om allerhande documenten in op te slaan. Je kan het gebruik van documentkasten vergelijken met het bijhouden van documenten in een echte houten of stalen kast in je bureau. Documenten die in digitaal formaat opgeslagen worden, kunnen steeds geraadpleegd worden: sollicitatiebrieven, doktersbriefjes, rapporten, brieven voor strafstudies,... Het gebruik van documentkasten wordt beschreven in een aparte handleiding. Deze handleiding behandelt enkel het gebruik van fotokasten. 8

10 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN Voorbereiding Bepalen fysieke locatie van de kast Kasten in Wis@d kunnen dus gezien worden als een digitale voorstelling van een echte kast. Een kast heeft een fysieke plaats, locatie in het kantoor. Zo ook in Wis@d. Je hebt verschillende plaatsen waar je een kast kan plaatsen: op de Wis@d server zelf, op een ftp-server, op een http-server of gewoon in een map op je eigen pc. Je moet eerst weten waar je de foto s wil bijhouden, alvorens je de volgende stappen kan uitvoeren.

11 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN Fotokast maken Indien je op een server werkt die door Wisa wordt beheerd (ASP), én je wil dat de foto s bewaard worden in een door Wisa beheerde kast, neem dan contact op met de helpdesk (016/ of help8500@wisa.be). De helpdesk zal dan je fotokast configureren. Zodra je bericht krijgt dat de kast gedefinieerd is, kan je verder gaan met hoofdstuk 1.3 Foto s toekennen en in kast plaatsen. Wens je zelf de fotokast te beheren, ga dan in Wis@d naar Extra - Documentkasten. Voeg een nieuw record toe door op het -icoontje te klikken en vul de nodige velden in. Code Je kiest hier de code LFOTO voor leerlingfoto s. Omschrijving Beschrijving van het soort documenten die zich in de kast bevinden. URI (Uniform Resource Identifiers) Dit is de plaats en de naam van de fysieke kast. Het Wis@d programma moet weten waar, en via welke naam het een bepaalde kast kan bereiken. Je hebt 4 mogelijkheden: Je wil de fotos plaatsen in een kast op de Wis@d server. Dan gebruik je volgende notatie: Svr://[locatie]/

12 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN 11 voorbeeld : Svr://LFOTO/ (Het eigenlijke pad van de locatie bepaal je via het Wis@d serverbeheer zoals wordt beschreven in punt 1.2.3) op een ftp-server: ftp://user:password@ftp.server/[locatie]/ voorbeeld : FTP://jan:wwjan@onzekastservernaam/kasten/fotos/ op een http-server: of op je eigen pc: file:///[locatie]/ Tabel Tabelnaam uit de databank die rechtstreeks verband houdt met het soort documenten dat in de kast bewaard wordt. Indien dit leerlingfotobestanden zijn, moet hier de tabel LEERLING ingevuld worden. Veld Hier vul je het ID veld van de gekozen tabel in. Voor de leerlingfoto s is dit LL ID Extenties De mogelijke extenties van documenten die je in de kast wenst te plaatsen (*.jpg, *.bmp,...) Als je hier waarden ingeeft, werkt dit als een beperking op het soort documenten die in de kast mogen. Indien niet ingevuld, kan je alle mogelijke documenten in de kast plaatsen Sjabloon bestandsnaam Dit veld is niet van toepassing op fotokasten. Sjabloon referentie 1 Dit veld is niet van toepassing op fotokasten. Sjabloon referentie 2 Dit veld is niet van toepassing op fotokasten. Sjabloon kast Dit veld is niet van toepassing op fotokasten. Klik op het disketje om de fiche van de kast te bewaren.

13 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN Fotokast aan een scherm koppelen Je moet aan het programma duidelijk maken in welke schermen de gebruiker zal kunnen werken met welke kasten. Het programma heeft immers een uniek nummer (ID) nodig om de correcte foto uit de kast aan de juiste leerling te koppelen. Een kast waarin leerlingfoto s zitten, koppel je aan schermen die verband houden met leerlingen. Vanuit de fiche van de fotokast ga je in de linkerzone via Schermen naar het scherm waar je kan aanduiden in welke schermen de fotokast voor de gebruikers beschikbaar is. Indien je het scherm Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Foto s van/naar kast overbrengen wil gebruiken om foto s in de kast te plaatsen, dan duid je in het linkergedeelte het scherm aan, en klik je op het -icoontje om het scherm in het rechtergedeelte te plaatsen. Doe dit voor elk scherm waar je de mogelijkheid hebt om foto s te tonen/op te halen. Werk je met het Leerlingenvolgsysteem, en je wenst dat de leerkrachten en/of leerlingbegeleiders die met de Wis@ad-leerkrachtenclient werken, foto s van leerlingen uit de kast kunnen halen, voeg hier dan ook de schermen met betrekking tot het leerlingenvolgsysteem toe.

14 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN Rechten instellen op fotokast Vanuit de fiche van de fotokast ga je in de linkerzone via Rechten naar het scherm waar je kan aanduiden welke gebruiker rechten heeft op de fotokast. Vink alle vinkjes aan bij het profiel dat alle rechten heeft op de kast (foto s in kast plaatsen, foto s overschrijven). Je kan de vinkjes rechtstreeks in het overzicht aanvinken Bewaar je wijzigingen door op het -icoontje te klikken. Bij profielen die foto s uit de kast mogen ophalen, vink je het vinkje Openen aan. Klik op het disketje en vervolgens op de knop Verwerken om al je wijzigingen te bewaren.

15 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN Locatie op server vastleggen Deze stap is noodzakelijk als je in stap gekozen hebt voor een locatie op de Indien je voor een andere locatie gekozen hebt (ftp, http of file) of als je op een server werkt die door Wisa beheerd wordt (ASP) en je wil dat de foto s in een door Wisa beheerde kast bewaard worden, dan kan je deze stap overslaan. Zoniet, dan moet je via het Wis@d serverbeheer effectief aanduiden waar ergens, op welke locatie, in welke map op de Wis@d server de fotokast staat. Je maakt via de Windowsverkenner, een map aan (vb. Leerlingfotos) op de plaats waar je de foto s wil bewaren op de Wis@d server. Start het Wis@d server beheer programma op. (Start - Programma s - Wisa administratie - Server) Er verschijnt een icoontje rechts onderaan op het scherm. Klik hier rechts op, en kies voor Beheer Wisa Administratie server Klik dan in de linkerzone op Locaties. Voeg een locatie toe door op te klikken, vul onderaan het scherm de fiche in, en verwijs naar de map die je net hebt aangemaakt. Klik dan op het disketje. Vooraleer je de volgende stap kan uitvoeren, moet je de Wis@d server stoppen en herstarten. OPGEPAST : dit moet je doen als er geen clients meer verbonden zijn met de Wis@d server, anders wordt hun werk onderbroken! Sluit het Wis@d Beheer af.

16 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN Foto s toekennen en in kast plaatsen Vooraleer je foto s in de kast kan plaatsen, moet je ze eerst koppelen aan de leerling of het personeelslid. Voor leerlingen kan je dit per klas of individueel doen Klassikaal Zorg ervoor dat in je voorkeurinstellingen (Bewerken - Voorkeurinstellingen - Administratiesettings, Tabblad Mappen) de map met beeldjes verwijst naar de plaats waar de foto s momenteel fysiek zijn opgeslagen. Dit is belangrijk opdat in de databank de juiste verwijzing naar de foto zou worden opgeslagen bij het toekennen van de foto s. Ga naar Leerlingen - Hulpprogramma s - Klassikaal - Foto s toekennen.

17 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN 16 Kies de instelling waarin je wil werken. Selecteer de klas waarvoor je foto s wil toekennen. Selecteer de locatie van de foto s op je lokale pc. Foto s toekennen doe je door de foto te slepen naar de naam van de leerling. Ofwel door in de linkerkolom de leerling aan te duiden, en vervolgens dubbel te klikken op de foto die bij deze leerling hoort. Vink Foto tonen aan om de foto s weer te geven. Klik op als je de foto s van deze klas naar de kast wil kopiëren. De foto s worden in de kast bewaard met als naam het unieke LL ID-nr in hexadecimale notatie, gecombineerd met de naam van de foto. Zelf merk je hier weinig van : in de databank wordt de naam gebruikt die je zelf had gekozen, nl. Huys.bmp. om ontbrekende foto s op te halen die eventueel al in de kast zou- Klik op den zitten.

18 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN 17 Je kan controleren of de leerlingfoto goed gekoppeld werd aan de leerling. Je map met beeldjes staat ingesteld op In die map op jou PC zit de foto Huys.bmp Je koppelt de foto Huys.bmp aan de leerling Ignaas Huys. In de databank wordt Huys.bmp bewaard, zonder verwijziging naar de map op je pc. Dit is noodzakelijk opdat andere gebruikers de foto s die ze uit de kast ophalen, op hun eigen pc zouden kunnen plaatsen in een map die ze zelf kiezen en die ze instellen in hun map met beeldjes. Ga naar Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht per instelling, en voeg met het -icoontje het veld LL FOTO toe. In het overzicht wordt het veld LL foto getoond. Het pad dat je zelf had ingesteld op je eigen pc mag hier niet mee vermeld worden.

19 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN 18 Het is de bedoeling dat andere gebruikers zelf kunnen kiezen waar ze opgehaalde foto s willen bewaren door middel van hun map met beeldjes in de voorkeurinstellingen. Wens je een onderverdeling bv. per klas of per schooljaar te maken, dat kan, dan zal bij de gebruiker op zijn eigen pc automatisch diezelfde mapindeling gemaakt worden zodra de gebruiker foto s uit de kast haalt. Je map met beeldjes in de administratiesettings blijft in dit geval wel ingesteld op Het veld LL foto wordt opgevuld met het verschil tussen je map met beeldjes en het daadwerkelijke pad van de foto die je toekent aan de leerling.

20 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN Individueel Je kan ook individueel een foto aan een bepaalde leerling toekennen en in de kast plaatsen. Ga naar Leerlingen - Steekkaarten - Hoofd. Zorg ervoor dat in de voorkeurinstellingen van dit scherm (Bewerken - Huidig venster, Leerlingfiche) het vinkje Foto tonen aangevinkt staat. Indien het vinkje afgevinkt staat, vink het dan aan, klik op Gereed, sluit tabblad Hoofd en open het scherm opnieuw. Zorg er ook voor dat je map met beeldjes goed staat in de administratiesettings. puntje 1.3.1) (zie Klik op het -icoontje in het Foto- veld, selecteer de gewenste foto en klik op het disketje om de wijzigingen in de fiche op te slaan. De leerlingfoto wordt getoond. Je kan deze foto individueel naar de kast kopiëren. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de foto van de leerling, en kies voor Foto naar server kopieren.

21 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN 20 Indien het kopiëren naar de kast gelukt is, krijg je de melding Indien je een foto uit de kast zou willen ophalen, klik dan met de rechtermuisknop op de foto van de leerling, en kies voor Foto van server kopieren. Indien het kopiëren vanuit de kast gelukt is, krijg je de melding Indien er geen foto van deze leerling in de kast werd gevonden, krijg je de melding Het programma gaat dus op basis van het unieke LL-ID kijken in de kast of voor deze leerling een foto bestaat.

22 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN Foto transfer naar/van kast In plaats van de foto s per klas of individueel per leerling naar de kast over te brengen of uit de kast op te halen, kan je dit ook ineens voor de ganse instelling doen als je voldoende rechten hiervoor hebt. Dit doe je via Leerlingen - Hulpprogramma s - Periodieke werken - Foto s van/naar kast overbrengen. Selecteer de instelling waarvoor je de foto s wil transfereren. Kies voor Situatie op werkdatum (leerlingen op werkdatum) of voor Situatie in jaar (leerlingen in gans schooljaar). Klik op. Het programma voert een aantal controles uit: de kastnaam en de fotomap worden gecontroleerd.

23 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN 22 Als de controles OK zijn, heb je de keuze tussen: of Klik op deze knop om de fotos van je pc over te brengen naar de kast. Telkens er foto s bijkomen of wijzigen, zal je deze stap moeten herhalen om ervoor te zorgen dat de foto s die zich in je fotomap bevinden ook daadwerkelijk in de kast terechtkomen. Klik op deze knop om de foto s uit de kast op te halen en over te brengen naar je eigen PC, naar de map die je hebt ingesteld in je voorkeurinstellingen (Bewerken - Voorkeurinstellingen - Administratiesettings, Tabblad Mappen, map met beeldjes). Telkens er foto s bijkomen of wijzigen, zal je de stap moeten herhalen om ervoor te zorgen dat de foto s die zich in de fotokast bevinden, ook op je PC terechtkomen.

24 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN Gebruik van fotokasten in Indien je geen beheerdersrechten hebt, maar wel rechten hebt om foto s uit de fotokast op te halen, kan je de leerlingfotos ophalen en opslaan op je eigen PC. Zorg er voor dat in je administratiesettings (Bewerken - Voorkeurinstellingen - Administratiesettings, Tabblad Mappen) de map met beeldjes verwijst naar de plaats op je PC waar je de foto s wil bewaren. (Maak op je PC eventueel eerst een apart fotomapje aan) Ga naar Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht per... - Hoofd. Zorg ervoor dat in de voorkeurinstellingen van dit scherm (Bewerken - Huidig venster, Leerlingfiche) het vinkje Foto tonen aangevinkt staat.

25 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN 24 Indien het vinkje afgevinkt staat, vink het dan aan, klik op Gereed, sluit tabblad Hoofd en open het scherm opnieuw. Indien je de foto van de leerling uit de kast wil ophalen, klik dan met de rechtermuisknop op de foto van de leerling, en kies voor Foto van server kopieren. Indien het kopiëren vanuit de kast gelukt is, krijg je de melding Klik op OK en de foto van de leerling wordt getoond. Indien er geen foto van deze leerling in de kast werd gevonden, krijg je de melding

26 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN 25 Klik op OK en je komt terug in de fiche van de leerling.

27 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN Gebruik van fotokasten in het leerlingvolgsysteem Als je rechten hebt op het gebruik van het leerlingvolgsysteem, kan je ervoor zorgen dat de foto s van leerlingen die aan je toegewezen zijn, automatisch getoond worden in de schermen waar dit toegestaan is. Zorg er voor dat in je administratiesettings (Bewerken - Voorkeurinstellingen - Administratiesettings, Tabblad Mappen) de map met beeldjes verwijst naar de plaats op je PC waar je de foto s wil bewaren. (Maak op je PC eventueel eerst een apart fotomapje aan) Ga dan naar Bewerken - Voorkeurinstellingen - LLO:Fotos uit kast halen.

28 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN 27 Vink Foto leerling uit kast halen aan. Stel het aantal seconden wachttijd in. Als je wenst dat Foto niet beschikbaar getoond wordt indien de foto niet kan opgehaald worden uit de kast, vink dan ook dit vinkje aan. Klik op Gereed. Open een scherm waar toegestaan wordt dat de leerlingfoto uit de kast wordt opgehaald. vb. Leerlingen - Opvolgsysteem - Interventies per instelling - Begeleiding. Als voor de gekozen leerling een foto in de kast gevonden wordt, zal deze foto na enkele seconden getoond worden.

29 HOOFDSTUK 2. FOTOKASTEN 28 Als de fotos in de kast hernieuwd werden nadat je ze reeds een eerste keer had opgehaald, dan zal je niet automatisch de nieuwe versie te zien krijgen. bv. De leerlingen werden gefotografeerd in het 1e jaar. Tijdens het eerste jaar heb je de fotos uit de kast overgehaald naar je pc. In het 2e jaar worden de leerlingen opnieuw gefotografeerd, hun vernieuwde foto s worden in de kast geplaatst. Het programma zal NIET steeds gaan controleren of er een nieuwere foto bestaat. Indien je de meest recente versie van de foto s wil ophalen, maak dan via de windowsverkenner je fotomapje leeg. Zodra je een scherm opent waar een leerlingfoto getoond wordt, zal de foto uit de kast wél worden opgehaald omdat het programma op dat moment geen foto op je eigen PC meer vindt.