Studiebewijzen en Discimus Secundair Onderwijs

Transcriptie

1 Studiebewijzen en Discimus Secundair Onderwijs 31 juli 2017 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Studiebewijzen Studiebewijzen Definitie van de studiebewijzen Standaard clausuleringen tot schooljaar Standaard clausuleringen vanaf schooljaar Niet toegelaten tot onderwijsvorm(en) Niet toegelaten tot onderverdeling Standaard teksten klassenraad Competenties (modulair) Clausuleringen B-Attest Samenstellen clausulering Communicatie met Discimus Inleiding Studiebewijzen versturen naar Discimus Registratie OK X Registratie mislukt Te versturen

3 1 Studiebewijzen Inleiding Tot en met schooljaar 2015 diende de uitwisseling van de studiebewijzen officieel nog met een Edison zending te gebeuren. Vanaf schooljaar 2016 kan deze uitwisseling enkel nog via Discimus. Belangrijke wijziging vanaf Wisad versie in dit kader, is de koppeling van de studiebewijzen aan een Discimuscode, de werkwijze om clausuleringen toe te voegen bij een B-attest en het feit dat je niet meer klassikaal een B-attest kan toekennen. 2

4 HOOFDSTUK 1. STUDIEBEWIJZEN Studiebewijzen Definitie van de studiebewijzen Via Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen - Studiebewijzen, bepaalde je reeds welke studiebewijzen uitgereikt kunnen worden in je instelling. Elk studiebewijs dat moet meegedeeld worden via Discimus, krijgt een officiële code bij Discimus. Bij de omschakeling naar versie werden deze codes reeds automatisch opgevuld bij de meeste studiebewijzen. Je vindt deze codes ook op onze website, bij de handleidingen, in het rekenblad met instelbare eigenschappen studiebewijzen. Figuur Standaard clausuleringen tot schooljaar 2015 In het scherm Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen - Standaard clausuleringen tot schooljaar 2015, krijg je het overzicht van de oude clausuleringen die je gebruikte in je instelling.

5 HOOFDSTUK 1. STUDIEBEWIJZEN 4 Figuur 1.2 Je kan deze overnemen, overzetten naar de nieuwe versie van de clausuleringen via de knop of de knop. OPGELET: de clausuleringen voor het eerste jaar zet je NIET over. Hiervoor werden automatisch al 3 standaard clausuleringen voorzien. Enkel deze standaardclausuleringen zijn toegelaten in het 1e jaar. Na de omzetting dien je nog wel een aantal zaken verder aan te vullen via het scherm Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen - Standaard clausuleringen vanaf schooljaar Figuur 1.3 De overgenomen clausuleringen (zowel onderwijsvorm als onderverdeling) verdwijnen uit het oude scherm en worden enkel nog getoond in het nieuwe.

6 HOOFDSTUK 1. STUDIEBEWIJZEN Standaard clausuleringen vanaf schooljaar 2015 In het scherm Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen - Standaard clausuleringen vanaf schooljaar 2015, zie je in eerste instantie een aantal (4) verplichte clausuleringen. Figuur 1.4 Voor het eerste leerjaar A zijn er slechts 3 vastgelegde (door Discimus) clausuleringen mogelijk. Deze werden voor alle instellingen met hoofdstructuur 311 automatisch toegevoegd en zijn niet wijzigbaar. Indien je in de vorige stap alle clausuleringen hebt omgezet met de knop Alles omzetten, kan het zijn dat hier eigen clausuleringen voor het eerste jaar zijn terechtgekomen. Die haal je best terug weg vermits enkel de 3 vastgelegde clausuleringen toegelaten zijn. Er is ook een vaste, standaard clausulering voor het 5e leerjaar in TSO. Deze leerlingen mogen naar het BSO gaan. Dit is een uitzondering. In totaal worden er dus 4 clausuleringen standaard toegevoegd. De overige clausuleringen die je wenst te gebruiken, kan je zelf toevoegen via. Of je kan ook de oude clausuleringen overnemen via het scherm Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen - Standaard clausuleringen tot schooljaar Bij de overgenomen clausuleringen dien je zelf nog het leerjaar en een korte omschrijving verder aan te vullen. Het veld clausulering voor leerjaar heeft betrekking op het leerjaar waarin de leerling zit als het het B-attest krijgt. Voor bv. een leerling uit het 4e leerjaar, zullen straks enkel de standaard clausuleringen getoond worden die hier gekoppeld werden aan het 4e. En er zullen enkel administratieve groepen uit het 5e vermeld worden.

7 HOOFDSTUK 1. STUDIEBEWIJZEN 6 Figuur 1.5 Via de knop Bewerk details krijg je 2 tabbladen waarin je de onderwijsvormen en onderverdelingen (administratieve groepen) waartoe de leerling niet meer wordt toegelaten, moet toevoegen aan je standaard Niet toegelaten tot onderwijsvorm(en) Niet toegelaten tot onderwijsvorm(en) laat toe om uit te sluiten voor een volledige onderwijsvorm, eventueel met vermelding van enkele uitzonderingen in diezelfde onderwijsvorm. Dat betekent dan concreet dat een leerling bijvoorbeeld niet toegelaten is tot alle onderverdelingen ASO behalve Humane wetenschappen. Gebruik en om toe te voegen of te verwijderen. Figuur 1.6

8 HOOFDSTUK 1. STUDIEBEWIJZEN Niet toegelaten tot onderverdeling In dit tabblad kan je nog bijkomend de administratieve groepen selecteren van de ANDERE onderwijsvormen waarvoor men OOK wil uitsluiten. Bijvoorbeeld: alle onderverdelingen ASO behalve Humane Wetenschappen en Industrieële Wetenschappen TSO. Het eerste deel vink je dus aan in tab Niet toegelaten onderwijsvormen, waar je kiest voor ASO met uitzondering van humane wetenschappen. De IW kies je bijkomend in het tabblad Niet toegelaten tot onderverdeling. Figuur 1.7 Zodra je op OK klikt, worden de omschrijvingen van de gekozen onderwijsvorm(en) en onderverdeling(en) overgenomen in het veld Tekst clausulering.

9 HOOFDSTUK 1. STUDIEBEWIJZEN 8 Figuur 1.8 Merk op dat je geen kenmerk onderwijsvorm of onderverdeling meer moet instellen. Het programma weet zelf waar dit moet afgedrukt worden op het papieren studiebewijs Standaard teksten klassenraad In het scherm Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen - Standaard teksten klassenraad, kan je standaard teksten voor de klassenraad (adviezen en motiveringen) nakijken en eventueel aanvullen Competenties (modulair) Organiseer je modulair onderwijs, dan kan je in het scherm Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen - Competenties (modulair), standaard teksten voor competenties invullen. In een latere fase kan je deze dan selecteren bij het toekennen van studiebewijzen waarop verworven competenties vermeld dienen te worden.

10 2 Clausuleringen B-Attest Inleiding Op het B-attest wordt vermeld tot welke onderwijsvorm of onderverdeling de leerling niet meer wordt toegelaten. Het is de bedoeling dat deze informatie ook door Discimus gekend is, o.a. onder de vorm van administratieve groepen waartoe de leerling geen toegang meer heeft. De schermen om de clausuleringen te bepalen werden omwille van deze reden aangepast. In de schoolstructuur heb je reeds de standaarden kunnen vastleggen. Bij het toekennen van een B-attest kan je kiezen uit deze standaarden. Merk op dat het toekennen van een B-attest niet meer mogelijk is via Leerlingen - Hulpprogramma s - Klassikaal - Studiebewijzen toekennen. Het toekennen gebeurt dus individueel per leerling via de delibererende klassenraad of via de loopbaan van de leerling. 9

11 HOOFDSTUK 2. CLAUSULERINGEN B-ATTEST Samenstellen clausulering Het toekennen van het B-attest gebeurt nog steeds gewoon door te klikken op de knop. Figuur 2.1 open je het scherm waarin je de clausulering kan samen- Via de knop stellen.

12 HOOFDSTUK 2. CLAUSULERINGEN B-ATTEST 11 Figuur 2.2 Selecteer aan de linkerkant van het scherm eventueel een standaard clausulering en klik op de knop Selecteer standaard. Het scherm toont nu tabblad Niet toegelaten tot onderverdeling(en) met daarin de administratieve groepen uit de gekozen standaard clausulering. Gebruik de en om indien nodig onderverdelingen toe te voegen of weg te halen. Figuur 2.3

13 HOOFDSTUK 2. CLAUSULERINGEN B-ATTEST 12 Je kan enkel de wettelijk toegelaten clausuleringen selecteren. Lichten de pijltjes om een clausulering toe te voegen niet op, dan wil dit zeggen dat het niet toegelaten is om voor de administratieve groep waarin de gekozen leerling zit, een andere of een bijkomende clausulering te kiezen. Zodra je op OK klikt, worden de omschrijvingen van de gekozen onderwijsvorm(en) en onderverdeling(en) overgenomen in het veld Clausulering. Figuur 2.4 Heb je foutieve clausuleringen aangeduid, dan kan je via de knop wijzigingen aanbrengen. Je kan ook het B-attest verwijderen en opnieuw toevoegen om met een schone lei te herbeginnen. Merk op dat het niet meer mogelijk is om in het veld Clausulering nog manueel wijzigingen aan de tekst zelf aan te brengen. Het is niet deze tekst die naar Discimus gestuurd wordt, maar de achterliggende administratieve groepen of onderwijsvorm waartoe de leerling niet wordt toegelaten. Wijzigingen kunnen dus enkel via de knop.

14 3 Communicatie met Discimus 3.1 Inleiding Tot en met schooljaar 2015 diende de uitwisseling van de studiebewijzen nog met een Edison zending te gebeuren. Vanaf schooljaar 2016 kan deze uitwisseling enkel nog via Discimus. Vooraleer je studiebewijzen naar Discimus gaat versturen, ga je naar Schoolstructuur - Instellingen - Fiche, tabblad Ministerie/Edison, en vul je de datumgrenzen in. Figuur Studiebewijzen versturen naar Discimus Zodra je de studiebewijzen hebt toegekend, ga je naar Leerlingen - Discimus - Studiebewijzen versturen. 13

15 HOOFDSTUK 3. COMMUNICATIE MET DISCIMUS 14 Figuur 3.2 Kies voor Nieuwe, gewijzigde of verwijderde studiebewijzen of voor Alle studiebewijzen en klik op Ophalen. Als je kiest voor Nieuwe, gewijzigde of verwijderde studiebewijzen, worden enkel de leerlingen opgehaald waarvoor iets gewijzigd of nieuw is sinds de laatste versturing. De eerste keer dat je dit doet, zullen dus alle studiebewijzen opgehaald worden. Kies je voor Alle studiebewijzen, dan worden alle leerlingen met al hun studiebewijzen voor het gekozen schooljaar opgehaald.

16 HOOFDSTUK 3. COMMUNICATIE MET DISCIMUS 15 Figuur 3.3 Een overzicht van de leerlingen wordt getoond, met vermelding van het studiebewijs dat behaald werd. Selecteer de leerlingen waarvan je het studiebewijs wenst te versturen, eventueel gebruik makend van de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Klik op de knop Versturen. Indien er fouten zijn, dan zal een venster getoond worden met een gepaste melding. Figuur 3.4 Zodra je OK klikt, wordt het tabblad met fouten getoond. Dit zijn de fouten die Wisa reeds kan detecteren bij de toegekende studiebewijzen.

17 HOOFDSTUK 3. COMMUNICATIE MET DISCIMUS 16 Figuur 3.5 Voor elke leerling waarvoor een fout gevonden werd, wordt een lijn getoond. Klik op de leerling, en onderaan in het scherm wordt de bijhorende foutmelding weergegeven. Vanuit dit scherm kan je rechtstreeks naar de loopbaan van de desbetreffende leerling navigeren en van daaruit de nodige aanpassingen aan het studiebewijs doen.

18 HOOFDSTUK 3. COMMUNICATIE MET DISCIMUS 17 Figuur 3.6 Zodra je de fouten verbeterd hebt, kan je de selectie leegmaken, opnieuw ophalen, en opnieuw versturen. Op het tabblad Leerlingen zonder offcieel studiebewijs, worden de leerlingen getoond waarvoor het programma geen officieel studiebewijs vindt in de databank. Dit kan OK zijn, omdat deze leerlingen in dat jaar inderdaad geen studiebewijs moeten krijgen. Maar het kan ook zijn dat er leerlingen vergeten werden. Kijk dit alleszins even na.

19 HOOFDSTUK 3. COMMUNICATIE MET DISCIMUS 18 Figuur 3.7 Op het tabblad Reeds gekende communicatie, kan je de stand van de Discimus calls bekijken. Als je net de studiebewijzen verstuurd hebt, klik je eerst op Leegmaken en vervolgens terug op Ophalen om de meest recente communicatie te tonen. Figuur 3.8

20 HOOFDSTUK 3. COMMUNICATIE MET DISCIMUS Registratie OK Gebruik het vinkje Toon enkel fouten om enkel de leerlingen te tonen waarvoor Discimus het verzonden studiebewijs niet kon verwerken. Klik op de leerling met fouten, en onderaan in het scherm wordt de bijhorende foutmelding weergegeven. Ook vanuit dit scherm kan je rechtstreeks naar de loopbaan van de desbetreffende leerling navigeren en van daaruit de nodige aanpassingen aan het studiebewijs doen alvorens het opnieuw te versturen. Als de status bij de leerling Registratie OK is, is de versturing correct verlopen en werd het studiebewijs bij Discimus aanvaard. Je kan dan nog enkele steekproeven doen via de steekkaart van de leerling, via het pijltje bij de discimusknop: Figuur 3.9 Via deze knop kan je rechtstreeks in de Discimus databank kijken. Als je hier ook het getuigschrift te zien krijgt, is de zending OK voor deze leerling X Indien de foutcode X is, staat de zending nog in de wachtrij. Haal de gegevens enkele ogenblikken later opnieuw op Registratie mislukt Indien de foutcode F is, zie je in de kolom Foutboodschap welke fout er opgetreden is. Mogelijke oorzaken kunnen zijn: Een leerling mag geen 2x hetzelfde studiebewijs krijgen. Als je een leerling bv. 2x een G2G (getuigschrift 2e graad) geeft, zal je hier een foutmelding op krijgen. Verwijder dan 1 getuigschrift. Een leerling in het secundair onderwijs kan in bepaalde gevallen meer dan één studiebewijs hebben. Vb een A-attest én een Getuigschrift eerste graad. De combinaties moeten echter officieel toegelaten zijn. Uitreikingsdatum: voor de meeste studiebewijzen moet de uitreikingsdatum 30/06 zijn.

21 HOOFDSTUK 3. COMMUNICATIE MET DISCIMUS 20 Foutmelding op de inschrijving bij discimus : de discimus communicatie van de leerlinggegevens zijn nog niet volledig correct (geregistreerd persoon, inschrijving, loopbaan). Na te kijken via Leerlingen - Discimus - Synchronisatie. De leerlingen zijn niet zichtbaar op het tabblad Selectie: vermoedelijk is de discimus code niet goed ingevuld bij het studiebewijs (schoolstructuur) De leerling is uitgeschreven maar wordt toch mee verstuurd : vermoedelijk heb je aan deze leerling toch een studiebewijs toegekend op 30/06. Dit studiebewijs moet weg bij deze leerling Foutmelding op administratieve groep : mogelijk is een studiebewijs toegevoegd aan een vroegere loopbaan van deze leerling. Het programma gaat alle studiebewijzen ophalen waarvan uitreikingsdatum ligt tussen begin- en einddatum van schooljaar Te versturen Blijft de status van het studiebewijs ondanks meerdere versturingen, toch staan op Te versturen? Controleer dan via Schoolstructuur - Keuzelijsten - Studiebewijzen - Studiebewijzen, of de code Discimus correct is ingevuld. Is de leerling vroegtijdig uitgeschreven? Deze leerling wordt niet verstuurd, de status Te versturen is (voorlopig) normaal. Controleer de datum van uitreiking van het studiebewijs. Voor de meeste studiebewijzen is dit 30/6, maar er zijn uitzonderingen in vb. Se-n-se, Onthaaljaar, Verpleegkunde, Modulair, Deeltijds en Buso. Controleer de gebruikersnaam waarmee je bent aangemeld: is dit de login waarmee ook de registratie/inschrijving van de leerlingen bij Discimus gebeurt? Je moet voldoende rechten hebben om gegevens naar Discimus te versturen.