Verzuimloket tbv DUO melding

Transcriptie

1 KRD gebruikers info: Verzuimloket tbv DUO melding Onderstaand de juiste werkwijze met als voorbeeld een 16/4 melding. Klik op het verzuimsignaal van de student, u komt dan op de deelnemerkaart van de student. [Check eventueel. voor de zekerheid en met de juiste datum selectie of er inderdaad 16 klokuren in de afgelopen 4 weken ongeoorloofd verzuim is geweest op uw gebruikelijke manier]. Ga vanuit de deelnemerkaart naar tabblad aanwezigheid en kies verzuimloket. In dit scherm gaat u via een aantal stappen een verzuimmelding maken naar het verzuimloket. Deze melding zorgt er tevens voor dat de uren die gemeld worden gemerkt worden waarna KRD opnieuw kan gaan tellen vanaf 0 naar de volgende 16 klokuren. Stap 1 Kies voor melding toevoegen Linda Schuller [Functioneel Beheer KRD] pagina: 1 van 6

2 Stap 2 Check gegevens en vul deze evt. aan de rechterkant aan. Ga dan naar de volgende stap.!! Bij een telefoonnummer dient er op gelet te worden dat er een geldig telefoonnummer van 10 posities is vermeld. Dit om een fout bij de verzending ( 'XSD ongeldig') te voorkomen [zie info laatste pagina]. Stap 3a [linkerkant scherm] Let op de begin- en einddatum selecteer hier de 4 weken waarover u wilt melden. Bijvoorbeeld vandaag als einddatum t/m een begindatum 4 weken terug KRD doet dit niet automatisch. Vul alle overige velden en klik dan op de button waarnemingen ophalen. Linda Schuller [Functioneel Beheer KRD] pagina: 2 van 6

3 Toelichting bij keuze in veld verzuimsoort, Bij leeftijd 16/17 jr : 16 uren per 4 weken 18-: ongeoorloofd derhalve niet van te voren gemeld conform de afspraken. Beginnend verzuim 18-: melden mag vanaf 10 uur ongeoorloofd plus daar bovenop veelvuldig te laat komen, spijbelen. Signaal verzuim 18-: veelvuldig ziekmelden. Eerst stappenplan ziektemeldingen volgen, pas melden nadat schoolverpleegkundige is ingeschakeld en deze constateert dat de student niet ziek is. Luxe verzuim 18-: extra verlof niet toegestaan door de opleiding. Melden indien het gevraagde extra verlof meer dan 10 dagen is. Bij minder dan 10 dagen beslist de opleiding zelf. Bij leeftijd 18 tot 23 jr: Ieder verzuim komt onder de keuze RMC verzuim 18+. BRON: Stap 3b [rechterkant scherm] De button waarnemingen ophalen heeft het verzuim van de ingegeven periode opgehaald. De afwezige waarnemingen die hier getoond worden komen voort uit ongeoorloofd verzuim. Linda Schuller [Functioneel Beheer KRD] pagina: 3 van 6

4 Vink de afwezig waarnemingen aan die u wilt melden aan DUO [let op evt. meerdere pagina s]. Wilt u alle data selecteren, gebruik het vinkje in de kopregel.! Via de kolomkiezer is het mogelijk de kolom aantal minuten toe te voegen zodat u ziet voor hoeveel minuten de waarneming geregistreerd staat. Zodra de 16 klokuren zijn bereikt bij het koppelen van de waarnemingen aan de verzuimmelding, dient men alle uren van de laatste verzuimdag aanvinken en niet slechts een gedeelte van van de laatste verzuimdag. Keuze dagen specificeren, > kies altijd: Ja, specificeren Het specificeren van de verzuimdagen is bedoeld voor de aanlevering aan het verzuimloket. Indien voor 'Ja, specificeren' wordt gekozen, wordt een overzicht van de verzuimuren/dagen gemaakt aan de hand van de aangevinkte waarnemingen in de tabel, u hoeft dit dan niet meer handmatig op de DUO site in te voeren. U kunt zelf nog wel wijzigingen aanbrengen, alvorens de verzuimmelding op te slaan en te verzenden. Klik daarna op de button verzenden. De verzuimmelding van de 16/4 is nu verzonden aan DUO. De melding heeft de status geregistreerd. En dan? Vanuit DUO zult u een bevestigingsmail ontvangen van de melding waarna DUO aan de slag gaat met de melding. De door de behandelaar teruggekoppelde gegevens kunt u vinden bij de verzuimmelding. Hiervoor moet u inloggen op het verzuimloket of in uw eigen verzuimadministratie. Wijzigingen kunt u gemakkelijk herkennen via het tabblad 'historie' bij de verzuimmelding. Deze is echter alleen via het verzuimloket te benaderen en niet via uw eigen verzuimadministratie. Na enige tijd is de behandeling bij DUO afgerond en zal u een mail ontvangen dat de melding is afgesloten. De door de behandelaar teruggekoppelde gegevens kunt u vinden bij de verzuimmelding. Hiervoor moet u inloggen op het verzuimloket of in uw eigen verzuimadministratie. Wijzigingen kunt u gemakkelijk herkennen via het tabblad 'historie' bij de verzuimmelding. Deze is echter alleen via het verzuimloket te benaderen en niet via uw eigen verzuimadministratie. Status eerder gedane meldingen omzetten naar in behandeling of afgesloten De functionaliteit is op dit moment niet beschikbaar. De leverancier geeft aan dat deze statussen er vast staan met het oog op de toekomst als DUO gegevens terug kan koppelen naar KRD. Rest dus alle statussen voorlopig op geregistreerd te laten staan. Linda Schuller [Functioneel Beheer KRD] pagina: 4 van 6

5 Eerder gedane meldingen raadplegen? In KRD blijft het mogelijk de eerder verzonden gegevens te blijven raadplegen.. Tevens kunt u hier zien over welke periode u heeft gemeld en om welke waarnemingen [data/uren] dit ging. Helaas is het niet mogelijk hier een PDF van te maken. U kunt deze melding[en] benaderen rechtstreeks vanuit de deelnemer Deelnemer > selecteer deelnemer > tab Aanwezigheid > selecteer Verzuimloket of Vanuit een breder standpunt Deelnemer > tab Aanwezigheid > selecteer Verzuimloket U kunt hier via de filterbalk ook bijv. zoeken op alle meldingen binnen een bepaalde periode of op team via het veld organisatie-eenheid. Linda Schuller [Functioneel Beheer KRD] pagina: 5 van 6

6 Let op!! Is er een terugkoppeling van DUO naar KRD? DUO koppelt geen gegevens terug naar KRD. Wilt u op de hoogte blijven van de stand van zaken rondom uw melding dan zal u hiervoor naar de DUO site moeten gaan en hier in moeten loggen met uw gebruikersnaam en DUO-token. Let op!! Opmerking bij verzending mbt telefoonnummer Het verzuimloket maakt in de uitwisseling gebruik van een netnummer ( 5 karakters) en een abonneenummer (10 karakters). De logica omtrent bepaling van het telefoonnummer voor het verzuimloket houdt hier rekening mee: Van de deelnemer wordt het 'eerste telefoonnummer' opgehaald. Dit is ofwel degene met de hoogste prio, ofwel de eerst aangemaakte. Op de deelnemerkaart staat dit nummer ook vermeld. Het telefoonnummer mag niet geheim zijn. Als het telefoonnummer een streepje '-' bevat, wordt het gedeelte voor het streepje als netnummer gepakt, en het gedeelte na het streepje als abonneenummer. Anders worden eerst alle niet-numerieke karakters verwijderd. Indien het nummer met 06 begint, wordt het netnummer gevuld met 06 en het abonneenummer met de rest van het contactgegeven. Anders worden de eerste 3 karakters van het contactgegeven gepakt en als netnummer gevuld, en de overige karakters als abonneenummer. Indien het netnummer niet met een 0 begint, wordt er een 0 voor geplakt. Indien het netnummer langer dan 5 karakters is, worden alleen de eerste 5 gepakt. Indien het abonneenummer langer dan 10 karakters is, worden alleen de eerste 10 gepakt. Het resultaat hiervan zou moeten zijn dat alleen nog geldige net- en abonneenummers worden uitgewisseld. BRON: KRD WIKI Er ligt nog een vraag bij de leverancier deze informatie te verduidelijken dmv het aangeven verplichte opmaak + voorbeeld bij een vast nummer en een mobiel nummer. Linda Schuller [Functioneel Beheer KRD] pagina: 6 van 6