Inhoud. Algemene informatie - 1 -

Transcriptie

1 Inhoud ALGEMENE INFORMATIE...2 AFWEZIGHEDEN AFWEZIGHEDEN Algemeen Ingave afwezigheden...4 Info... 4 Werkwijze Per Klas... 4 Werkwijze Per Leerling... 5 Werkwijze In Groep... 6 Werkwijze In Groep Omzetten KALENDERS Definiëren van een kalender...7 Een algemene kalender maken... 7 Extra kalenders aanmaken... 8 Opmerkingen Een kalender toekennen aan een klassen GEBRUIK VAN AFWEZIGHEIDSCODES Interne codes vs Officiële codes REGISTERS...11 Info Werkwijze CONSULTATIE AFWEZIGHEDEN Problematische afwezigheden...12 Acties Meldingen Andere gegevens REFERENTIEGEGEVENS Voltijds/ Deeltijds secundair onderwijs...13 Omzendbrief SO/2005/ Omzendbrief SO Basisonderwijs...13 Omzendbrief BaO/2002/ Omzendbrief BAO/2000/ Buitengewoon Secundair Onderwijs...13 Omzendbrief SO/2002/05/buso Algemene informatie - 1 -

2 Algemene werking Algemene informatie Volgende extra velden worden in de handleiding gebruikt: Instellingen Informatie tips Voorbeelden Deze komen overeen met onderstaande iconen: Dit icoon duidt een instelling (al dan niet van het programma) aan. In het menu Bewerken kan je gebruikmaken van de VK Voorkeurinstellingen en Huidig venster om je persoonlijke gebruiksinstellingen aan te passen. Dit icoon duidt een informatieveld aan. Hierin wordt extra informatie gegeven over de omschreven functionaliteit. Dit icoon duidt een praktisch voorbeeld aan. De gegevens uit het programma worden vertaald naar een voorbeeld uit de praktijk. Algemene informatie - 2 -

3 Algemeen Met de module kan je de afwezigheden van leerlingen doorheen het schooljaar invoeren en opvragen. Op basis van de aan-/afwezigheden kan je registers aanmaken en afdrukken. Problematische afwezigheden kan je opvolgen en indien nodig melden door gebruik te maken van de module Edison. De school definieert een kalender waarin actieve lesdagen, examendata, verlofdagen ea van elkaar onderscheiden worden en koppelt deze kalender aan één of meerdere klassen. Adhv deze gegevens wordt er geverifieerd of een leerling uit een bepaalde klas al dan niet afwezig is. De instelling kan afwezigheidscodes in de toepassing zelf beheren door gebruik te maken van het scherm Schoolstructuur Keuzelijsten Beheer afwezigheidscodes. (zie verder) Je kan afwezigheden voor de toegewezen klassen op verschillende wijzen invoeren in het systeem

4 1.2 Ingave afwezigheden Info Van zodra de leerlingen van het actieve schooljaar in klassen geplaatst zijn, kunnen er afwezigheden voor deze leerlingen ingevoerd worden, ook al is er nog geen kalender voor deze klas. Start zo snel mogelijk met het invoeren van afwezigheden. Wacht hiermee niet tot na het aanmaken van de kalenders. Bij de ingave van afwezigheden is iedereen standaard aanwezig. Voor de status aanwezig zijn dus geen specifieke acties nodig. De ingave van afwezigheden kan op verschillende wijzen gebeuren: Werkwijze Per Klas kunnen per klas ingevoerd worden. Je selecteert een datum/ klas en voert de afwezigheden in lijstvorm in voor de voor- en namiddag. Ga naar de module Leerlingen Ingave afwezigheden Per klas Figuur 1.1 Afwezigheid invoeren Selecteer de instelling (indien deze niet automatisch geselecteerd wordt adhv de login) Klik op [Ingave] (detailscherm uit boomstructuur) of dubbelklik op de klas Voer de datum in waarvoor de afwezigheden ingevoerd worden Klik op [Voorbereiden]. Een lijst met leerlingennamen wordt opgehaald. Voer de afwezigheden in met de juiste codes Klik op [Verwerken] of op de rode pijl naast de datum om de volgende dag in te voeren voor meerdere dagen wordt best per leerling uitgevoerd. Een leerling is ziek op maandag. Dinsdag blijkt dat de leerling nog steeds ziek is. Doordat de leerling op maandag ziek gemeld stond en dinsdag nog steeds ziek is, wordt hiervan 1 afwezigheid gemaakt. Dit is belangrijk voor de officiële controles

5 Werkwijze Per Leerling kunnen eveneens per leerling ingevoerd worden. Ga naar de module Leerlingen Ingave afwezigheden Per leerling Selecteer de leerling waarvoor de afwezigheden dienen ingevoerd te worden (tabblad ingeschreven leerlingen). Hiervoor kan het tabblad kalender gebruikt worden. Figuur 1.2 Tabblad kalender Selecteer de dagdelen met de muis waarvoor je een afwezigheidscode wenst in te voeren Maak gebruik van de rechtermuisknop om een code toe te kennen aan de afwezigheid Figuur 1.3 per leerling Voor elke afwezigheid dient één selectie gemaakt te worden. Wanneer een leerling dus meerdere dagen ziek is, selecteer je al de ziektedagen en duid je hiervoor vb. code Z aan. Dit geldt ook wanneer de ziekte over een weekend gaat. De weekend- en verlofdagen worden echter niet meegeteld voor het departement

6 Werkwijze In Groep Deze wordt gebruikt om voor één of meerdere klassen een afwezigheidscode toe te kennen. Groepsgewijze invoer voor een staking Op 27 september staken de leerkrachten van uw instelling. Voor de leerlingen die deze dag thuisblijven moet een code R ingevuld worden in het register. Dit kan groepsgewijs zodat je deze code niet manueel voor elke leerling moet ingeven. In dit voorbeeld moeten de leerlingen die aanwezig zijn op school wel manueel ingevoerd worden. Selecteer de instelling Selecteer de datum en het dagdeel Klik op [Voorbereiden] Selecteer de klassen waarvoor je een code wenst toe te kennen Klik op [Toekennen] Werkwijze In Groep Omzetten Deze wordt gebruikt om bepaalde afwezigheidscodes voor een instelling en een bepaalde tijdspanne om te zetten naar een andere afwezigheidscode of te verwijderen. Bij een foutieve groepsgewijze invoer kan je dit rechtzetten door een code in groep om te zetten. Selecteer de instelling/ periode Selecteer de code die vervangen dient te worden Maak de keuze uit Verwijderen of Omzetten in een nieuwe code Omzetten van naar B Leerlingen met een code (Afwezig reden onbekend): Aan het einde van de maand kunnen bijvoorbeeld al deze codes omgezet worden naar de code B (Problematische afwezigheid) - 6 -

7 2. Kalenders 2.1 Definiëren van een kalender Een kalender kan verlofdata, woensdagnamiddagen, studieverloven, pedagogische studiedagen ea bevatten. Dit is belangrijk bij het afdrukken van registers. Indien je instelling nog geen afwezigheidskalender heeft, dien je er één aan te maken voordat je start met het afdrukken van registers. Je vertrekt best vanuit een basiskalender waar alle gemeenschappelijke data opstaan voor de klassen uit je instelling. Van hieruit kan je een kopie maken en deze aanpassen met de specifieke data van een klas. Het Atheneum Wispelberg heeft een afwezigheidskalender voor het schooljaar Hierin vind je de facultatieve verlofdagen, de pedagogische studiedagen alsook de vakantiedagen die in dat schooljaar vallen. Je maakt een aparte kalender voor de eerste graad. Dit doe je door de schoolkalender over te nemen en de aangepaste data voor de eerste graad hieraan toe te kennen. Hierna koppel je deze kalender aan de klassen. Een algemene kalender maken Alvorens je een algemene kalender gaat aanmaken, heb je een overzicht nodig over alle activiteiten die er in de loop van het geplande schooljaar zullen plaatsvinden. Op basis hiervan neem je de grootste gemeenschappelijke deler zodat je bij het aanmaken van extra kalenders per leerjaar zoveel mogelijk data kan overnemen. Werkwijze voor een nieuwe kalender: Maak een nieuwe kalender aan (nieuw record) Figuur 1.4 Selecteer het schooljaar en voer code/ omschrijving in. Zet verlofdata, pedagogische studiedagen, op de kalender. Dit doe je door één of meerdere dagdelen te selecteren en met het snelmenu (gebruik rechtermuisknop) een code toe te kennen. Aanmaken van een kalender Kalenders - 7 -

8 Extra kalenders aanmaken Verschillende klassen hebben vaak diverse activiteiten gepland, waardoor hun kalender afwijkt van de basiskalender. Bij verificatie van de registers dienen deze voorgelegd te worden aan de verificateur. Van het ogenblik dat een klaskalender afwijkt van de standaardkalender van de school, dien je een eigen kalender aan te maken (op basis van de bestaande). Deze kan je eveneens gebruiken voor andere (parallel)klassen indien je activiteiten gelijklopen. Op het ogenblik dat je activiteiten uiteenlopen, kan je steeds een kalender aanmaken voor die andere klassen. Vanaf dat ogenblik werken die klassen elk met hun eigen kalender. Selecteer de kalender van waaruit je zal vertrekken Gebruik de functie Overnemen en voer de kenmerken van de nieuwe kalender in. Figuur 1.5 Overnemen van een kalender Opmerkingen Bepaalde afwezigheidscodes zijn enkel voor intern gebruik (zie verder). Deze worden niet in deze vorm afgedrukt in het officiële aanwezigheidsregister. Tabblad Periodisch wordt gebruikt om oa woensdagnamiddagen in te brengen Tabblad Detail wordt gebruikt om specifieke data in te brengen De keuzelijst van afwezigheidscodes is instellingsafhankelijk en kan je aanpassen via het scherm Schoolstructuur keuzelijsten - afwezigheidscodes Kalenders - 8 -

9 2.2 Een kalender toekennen aan een klassen Na het definiëren van een kalender en het toekennen van een code (vaak wordt de klascode of leerjarencode gebruikt in het secundair onderwijs) koppel je deze aan één of meerdere klassen. Dit doe je in het scherm Kalenders Toekennen aan klas Selecteer het schooljaar Selecteer de klas. Wanneer meerdere klassen geselecteerd dienen te worden, maak je hiervoor gebruik van de [Ctrl]-toets (Multiselect) of gebruik je de knop Alle klassen. Selecteer rechts de kalender welke je wenst toe te kennen Klik tot slot op de knop [Toekennen] Kalenders - 9 -

10 3. Gebruik van afwezigheidscodes Het overzicht met codes geeft de volgende type afwezigheidscodes weer: In kalender: codes die op de kalender geplaatst dienen te worden In leerling: codes die gebruikt worden bij het ingeven van afwezigheden In verificatieregister: codes die gebruikt worden bij het afdrukken van een extra vermelding op het verificatieregister 3.1 Interne codes vs Officiële codes Je kan gebruik maken van een lijst met officiële afwezigheidscodes, gekoppeld aan de juist Edisonmeldingen. Deze codes worden gebruikt op het officiële aanwezigheidsregister. Figuur 3.1 Afwezigheidscodes Interne codes kunnen gebruikt worden om gebeurtenissen op de kalender te verduidelijken. Volgend voorbeeld verduidelijkt het gebruik van interne codes. De leerlingen uit het 5de en 6de jaar hebben examens voor de kerstvakantie. In de namiddag hebben de leerlingen blokverlof. De leerlingen zijn dus niet op school in de namiddag. We voeren de code ST van Studieverlof in. Bij het afdrukken van onze afwezigheidsregister zal de leerling aanwezig zijn op die data, met een melding dat de leerlingen op die data studieverlof hadden. De melding In verificatieregister zorgt ervoor dat de melding onderaan het verificatieregister afgedrukt wordt. In kalender: wanneer je de code in de kalender gaat gebruiken ST zetten we in onze kalender op de dagen met studieverlof. Hieraan wordt de Edison-code Geen Melding gekoppeld. Dit telt immers niet als afwezigheid. In leerling: wanneer je de code bij het invoeren van de leerlingafwezigheden nodig hebt Een leerling komt elke dag te laat, met het excuus dat hij zich overslapen heeft. We maken een code LO aan en duiden de afwezigheden van de leerlingen die zich overslapen en te laat komen aan met deze code. We koppelen hieraan de Edison-code L. Het departement gebruikt immers enkel de officiële codes. In verificatieregister: wanneer je de code met uitleg onderaan het register wil afdrukken De leerlingen hebben studieverlof op het ogenblik dat de verificateur een controle komt uitvoeren. In het afgedrukte register staat dat de leerlingen aanwezig zijn, met de vermelding onderaan dat de leerlingen op die dag studieverlof hebben. Gebruik van afwezigheidscodes

11 4. Registers Info Op de gewenste tijdstippen kunnen registers voor één of meerdere maanden afgedrukt worden. De afdrukdatum van het register wordt vermeld op de afdruk. Registers moeten maandelijks voor een bepaalde datum afgedrukt worden. Bij controle van de verificateur kan een register voor een volledige maand of tot op een bepaalde datum afgedrukt worden. Je kan twee types registers afdrukken: Register met eigen codes: deze kunnen gebruikt worden om een gedetailleerd beeld te krijgen en af te drukken voor de verschillende klassen. Je kan eveneens een leeg register afdrukken waarop leerkrachten afwezigheden kunnen aanduiden (zolang de gegevens voor die maand nog blanco zijn) Afwezigheidsregister (officiële register voor verificatiediensten) Werkwijze Selecteer de instelling Selecteer de laatste dag van de maand waarvoor je een register wenst af te drukken (zorg ervoor dat het vinkje steeds aanstaat) Selecteer de klassen waarvoor je een register dient af te drukken Selecteer het type register Klik op [Aanmaken] Registers

12 5. Consultatie afwezigheden kunnen per leerling of per klas opgevraagd worden. Hiervoor worden de modules Consultatie per leerling en Consultatie per klas gebruikt. Tevens kan het gebruik van de afwezigheidscodes opgevolgd worden. Hierbij kan een overzicht per instelling opgevraagd worden over het gebruik van een bepaalde code. Voor het Atheneum Wispelberg willen we een overzicht opvragen van het gebruik van de code Z tot een gegeven werkdatum. 5.1 Problematische afwezigheden Het systeem laat toe problematische afwezigheden te detecteren. Er kan een overzicht opgevraagd worden van leerlingen die aan dit profiel beantwoorden. We werken hiervoor met de module Beheer problematische afwezigheden Selecteer de instelling Stel de werkdatum: het aantal afwezigheden tot deze dag wordt berekend (in het schooljaar waar de werkdatum deel van uitmaakt. Stel de gevoeligheid van de filter in maw het aantal halve dagen dat een leerling afwezig mag zijn alvorens als problematische afwezigheid geklasseerd te worden. Acties Bij problematische afwezigheden kunnen acties ondernomen worden door de verantwoordelijke hiervoor in de instelling. Deze kan je hier inventariseren en aanmaken. Meldingen Er kan een melding aangemaakt worden voor leerlingen met een problematische afwezigheid. Deze omvat oa gegevens betreffende: Contacten met het CLB (Schoolstructuur Contactpersonen per instelling) Oorzaken afwezigheden Betrokken partijen Toekomstperspectieven Deze meldingen worden verzonden door gebruik te maken van de module Edison. Meldingen van problematische afwezigheden kunnen gevolgen hebben voor de financierbaarheid van de leerling. De exacte data van afwezigheid en het type ervan kunnen opgezocht worden in de kalender. Andere gegevens Loopbaaninfo Inschrijvingsinfo Contactgegevens Consultatie afwezigheden

13 6. Referentiegegevens 6.1 Voltijds/ Deeltijds secundair onderwijs Omzendbrief SO/2005/04 en in- en uitschrijvingen in het voltijds gewoon secundair onderwijs en het deeltijds secundair onderwijs. Omzendbrief SO 70 Aanwezigheid van leerlingen : aanwezigheidsregister, stamboekregister, individuele steekkaart en registratiefiche van de leerling. Maatregelen vanaf het schooljaar voor het gewoon voltijds secundair onderwijs en het deeltijds beroepssecundair onderwijs Basisonderwijs Voor het basisonderwijs is er op dit ogenblik (15/09/2005) geen elektronische registratie voorzien. Omzendbrief BaO/2002/11 van leerlingen in het basisonderwijs Omzendbrief BAO/2000/9 Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs Buitengewoon Secundair Onderwijs Omzendbrief SO/2002/05/buso en in- en uitschrijvingen in het buitengewoon secundair onderwijs. Referentiegegevens