Afwezigheden. 27 juli WISA helpdesk

Transcriptie

1 Afwezigheden 27 juli 2017 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Afwezigheden Kalenders Afwezigheidscodes Definiëren van een kalender Een algemene kalender maken Extra kalenders aanmaken Een kalender toekennen aan klassen Ingave afwezigheden Info Per Klas (administratie) Per Klas (leerkracht) Per Leerling Via Schoolware In Groep In Groep Omzetten Afwezigheidsnota aan de ouders Importeren vanuit een DBF of CSV bestand Opvullen uit ingave per lesuur Registratie Telaat Aanwezigheden niet leerplichtige kleuters melden Automatisch Niet leerplichtige kleuters melden per week Niet leerplichtige kleuters melden per dag Verzamelen Registers Info Werkwijze Beheer tucht/problematische afwezigheden Zending tuchtmaatregelen Consultatie Afwezigheden per leerling Afwezigheden per klas Opvolging afwezigheidscodes

3 Officiële checks Tellen halve dagen Afwezigheden op datum Controle ingegeven dagen afwezigheid via schoolware Discimus synchronisatie Specifiek voor het Basisonderwijs, niet-leerplichtige kleuters Discimus - Basisonderwijs - Raadpleeg toelatingsvoorwaarden Bibliotheek - Aantal halve dagen aanwezigheid niet-leerplichtige kleuters Referentiegegevens Voltijds/deeltijds secundair onderwijs Basisonderwijs Buitengewoon Secundair Onderwijs

4 1 Afwezigheden Inleiding Met de module Afwezigheden kan je afwezigheden van leerlingen doorheen het schooljaar invoeren en opvragen. Alle afwezigheden (behalve voor niet leerplichtige kleuters) worden automatisch naar Discimus gestuurd. In de fiche van de instelling (Schoolstructuur - Instellingen - Fiche - Ministerie/Edison) is het mogelijk om aan te duiden dat afwezigheden bij Discimus gemeld worden via andere software. Figuur 1.1: Afwezigheden naar Discimus via andere software Voor niet leerplichtige kleuters moeten de AANwezigheden naar Discimus gestuurd worden. Op basis van de aan-/afwezigheden kan je de registers aanmaken en afdrukken. Tuchtmaatregelen kan je opvolgen en indien nodig melden via Edison (tot en met schooljaar 3

5 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN via Edison, vanaf schooljaar 2017 via Discimus). De school definieert eerst de afwezigheidscodes en een kalender waarin facultatieve verlofdagen, pedagogische studiedagen, enz. toegevoegd worden. Deze kalender wordt dan gekoppeld aan één of meerdere klassen. Deze koppeling kan pas gebeuren vanaf 20 augustus, Discimus laat dit niet vroeger toe. Je kan daarna afwezigheden voor de toegewezen klassen op verschillende wijzen invoeren in het systeem: per klas, per leerkracht, per leerling. 1.1 Kalenders Afwezigheidscodes Vooraleer je de kalender(s) gaat aanmaken, controleer je de lijst van de te gebruiken afwezigheidscodes. De keuzelijst van afwezigheidscodes is instellingsafhankelijk en kan je aanpassen via het scherm Schoolstructuur - Keuzelijsten - Beheer Afwezigheidscodes. Figuur 1.2: Afwezigheidscodes

6 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 5 Een aantal afwezigheidscodes zijn officiële codes (L, B, Z,...). Andere afwezigheidscodes zijn enkel voor eigen, intern gebruik (zie verder). Deze worden niet in deze vorm afgedrukt in het officiële aanwezigheidsregister. Het overzicht met codes geeft de volgende types afwezigheidscodes weer : In kalender : codes die op de kalender geplaatst dienen te worden en meestal niet als een afwezigheid bij de leerling individueel worden ingegeven. In leerling : codes die gebruikt worden bij het ingeven van individuele afwezigheden In verificatieregister : codes die gebruikt worden bij het afdrukken van een extra vermelding op het verificatieregister De meeste afwezigheidscodes zijn Officiële afwezigheidscodes, gekoppeld aan de juiste Discimuscodes. Deze codes worden gebruikt op het officiële aanwezigheidsregister. Je kan de officiële codes aanvullen met eigen codes voor intern gebruik. Volgend voorbeeld verduidelijkt het gebruik van eigen afwezigheidscodes. De leerlingen uit het 5de en 6de jaar hebben examens voor de kerstvakantie. In de namiddag hebben de leerlingen blokverlof. De leerlingen zijn dus niet op school in de namiddag. We voeren de code BF van Blokverlof in. Bij het afdrukken van het afwezigheidsregister zal de leerling aanwezig zijn op die data, met een melding dat de leerlingen op die data blokverlof hadden. Het vinkje In verificatieregister zorgt ervoor dat de melding onderaan het verificatieregister afgedrukt wordt. In kalender : wanneer je de code in de kalender gaat gebruiken BF zetten we in onze kalender op de dagen met blokverlof. Hieraan worden de Discimus-code Geen Melding gekoppeld. Dit telt immers niet als afwezigheid. In leerling : wanneer je de code bij het invoeren van de leerlingafwezigheden nodig hebt Een leerling komt elke dag te laat, met het excuus dat hij zich overslapen heeft. We maken een code LO aan en duiden de afwezigheden van de leerlingen die zich overslapen en te laat komen aan met deze code. We koppelen hieraan de Discimus-code L. Het departement gebruikt immers enkel de officiële codes. In verificatieregister : wanneer je de code met uitleg onderaan het register wil afdrukken De leerlingen hebben blokverlof op het ogenblik dat de verificateur een controle komt uitvoeren. In het afgedrukte register staat dat de leerlingen aanwezig zijn, met de vermelding onderaan dat de leerlingen op die dag blokverlof hebben. Hetzelfde principe kan je toepassen voor bv. studiereizen of meerdaagse uitstappen Definiëren van een kalender Een kalender kan verlofdata, woensdagnamiddagen, studieverloven, pedagogische studiedagen, enz. bevatten. Dit is belangrijk bij het afdrukken van registers.

7 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 6 Indien je instelling nog geen afwezigheidskalender heeft, dien je er één aan te maken voordat je start met het afdrukken van registers. Je maakt een basiskalender voor het nieuwe schooljaar waar alle gemeenschappelijke data (facultatieve verlofdagen, pedagogische studiedagen,...) opstaan voor de klassen uit je instelling. Van hieruit kan je dan, indien nodig, kopieën aanmaken en deze aanpassen met de specifieke gegevens voor klassen met andere data Een algemene kalender maken Alvorens je een algemene kalender gaat aanmaken, heb je een overzicht nodig van alle activiteiten die er in de loop van het geplande schooljaar zullen plaatsvinden. Op basis hiervan neem je de grootste gemeenschappelijke deler zodat je, als je extra kalenders zou nodig hebben, zoveel mogelijk data kan overnemen. Een nieuwe kalender maken doe je als volgt : Zorg dat de werkdatum links bovenaan een datum is in het schooljaar waarvoor je een kalender wil maken. Ga dan naar Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders, en klik op Invoegen. Figuur 1.3: Fiche van de kalender Je maakt dus een nieuwe kalender aan voor het schooljaar waarin de werkdatum valt.(zie Fig. 1.3 op p. 6) Voer de code en de omschrijving in. Bij het bewaren van de kalender worden automatisch de dagen van de herfst-, kerst-, krokus-, paas- en zomervakantie al ingevuld. Ook de vakantiedagen voor hemelvaart en pinkstermaandag worden automatisch in de kalender ingevuld. Voor zover wapenstilstand, dag van de arbeid en pinkstermaandag niet in een vakantieperiode vallen, worden ze ook

8 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 7 automatisch opgenomen als vakantie. Deze vakantiedagen kan je zien in de detailgegevens van de kalender (zie tabblad Detail).(zie Fig. 1.4 op p. 7) Figuur 1.4: Detail van de kalender

9 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 8 Figuur 1.5: kalender : Periodisch Voor het kleuter- en lager onderwijs worden ook de woensdagnamiddagen al automatisch in de kalender (zie tabblad Periodisch) opgenomen.(zie Fig. 1.5 op p. 8) Zet facultatieve verlofdata, pedagogische studiedagen,... op de kalender. Dit doe je door in het tabblad Kalender één of meerdere dagdelen te selecteren en met het snelmenu(rechtermuisknop klikken) een code toe te kennen. Figuur 1.6: Aanmaken van een kalender

10 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 9 Het is ook mogelijk om een overzicht van de kalender te bekijken over het volledig schooljaar. Dit overzicht zie je in het tabblad Jaaroverzicht van het scherm. Figuur 1.7: Jaaroverzicht van een kalender Opmerkingen Tabblad Periodisch wordt ENKEL gebruikt voor activiteiten die één of meerdere keren wekelijks voorkomen binnen de opgegeven periode (o.a. woensdagnamiddag). Schoolvakanties, pedagogische studiedagen en facultatieve verlofdagen horen daar NIET bij, die horen bij het tabblad DETAIL. Figuur 1.8: Woensdagnamiddag Tabblad Detail wordt dus gebruikt om specifieke data in te brengen. Bijvoorbeeld pedagogische studiedagen, facultatieve verlofdagen,schoolvakanties, enz. Lesdagen moeten niet ingegeven worden in de kalender. Geen code, betekent lesdag. Weekends geef je ook niet in, dit gebeurt automatisch Extra kalenders aanmaken Verschillende klassen hebben soms diverse activiteiten gepland, waardoor hun kalender afwijkt van de basiskalender: dit komt vooral voor in secundaire scholen die deeltijds onderwijs aanbieden, scholen met verschillende vestigingsplaatsen, scholen voor buitengewoon onderwijs,... Van het ogenblik dat een klaskalender afwijkt van de standaardkalender van de school, dien je dus een extra kalender aan te maken (op basis van de bestaande). Bij verificatie van de registers dienen deze voorgelegd te worden aan de verificateur.

11 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 10 Op het ogenblik dat je activiteiten uiteenlopen, kan je steeds een kalender aanmaken voor die andere klassen. Vanaf dat ogenblik werken die klassen elk met hun eigen kalender. Selecteer de kalender van waaruit je zal vertrekken Gebruik de functie (knop) Overnemen en voer de kenmerken van de nieuwe kalender in. Figuur 1.9: Overnemen van een kalender Een kalender toekennen aan klassen Omdat Discimus het niet vroeger toelaat, kan een kalender pas vanaf 20 augustus toegekend worden aan de klassen. Dit doe je in het scherm Leerlingen - Afwezigheden - Kalenders - Toekennen aan klas(zie Fig op p. 10) Figuur 1.10: Kalender aan klas toekennen Selecteer het schooljaar

12 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 11 Selecteer de klas Je kan verschillende klassen selecteren of je maakt gebruik van de knop Alle klassen. Selecteer rechts de kalender welke je wenst toe te kennen. Klik tot slot op de knop Toekennen. 1.2 Ingave afwezigheden Info Van zodra de leerlingen van het actieve schooljaar in klassen geplaatst zijn, kunnen er afwezigheden voor deze leerlingen ingevoerd worden. Start zo snel mogelijk met het invoeren van afwezigheden. Voor alle leerlingen (behalve voor de niet leerplichtige kleuters) worden de ingevoerde afwezigheden automatisch naar Discimus gestuurd. Bij de ingave van afwezigheden is iedereen standaard aanwezig. Voor de status aanwezig zijn dus geen specifieke acties nodig (behalve dan voor niet-leerplichtige kleuters, zie hiervoor verder in deze handleiding). De ingave van afwezigheden kan op verschillende wijzen gebeuren Per Klas (administratie) Dit scherm is niet bedoeld om de afwezigheden door de leerkrachten te laten invoeren. Hiervoor bestaat (naast schoolware) een ander scherm (Leerlingen - Afwezigheden - Ingave afwezigheden - Per klas (leerkracht)) Hier kan een administratiemedewerker voor elke klas van de gekozen instelling afwezigheden inbrengen. Je selecteert een datum/klas en voert de afwezigheden in lijstvorm in voor de vooren namiddag. Ga naar de module Leerlingen - Afwezigheden - Ingave afwezigheden - Per klas (administratie). Selecteer de instelling (indien deze niet automatisch geselecteerd wordt aan de hand van de login). Klik op Ingave (detailscherm uit boomstructuur) of dubbelklik op de klas. Voer de datum in waarvoor de afwezigheden ingevoerd worden. Klik op de knop Voorbereiden. Een lijst met leerlingennamen worden opgehaald. Voer de afwezigheden in met de juiste codes. Klik op de knop Verwerken of op de pijl naast de klas of de datum om de volgende gegevens in te voeren.

13 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 12 Figuur 1.11: Afwezigheid invoeren per klas (administratie) Afwezigheden voor meerdere dagen worden best via de werkwijze Per leerling ingevuld Een leerling is ziek op maandag. Dinsdag blijkt dat de leerling nog steeds ziek is. Doordat de leerling op maandag ziek gemeld stond en dinsdag nog steeds ziek is, wordt hiervan één afwezigheid gemaakt. Dit is belangrijk voor de officiële controles. Via LL Afwezigheden kan je rechtstreeks de details van de afwezigheden van een bepaalde leerling opvragen. Via Contactgegevens kan je de gedetailleerde contactinformatie van een leerling raadplegen. Figuur 1.12: Contactgegevens Per Klas (leerkracht) Hier kan, net zoals in schoolware, een leerkracht voor een aan hem/haar toegewezen klas van de gekozen instelling afwezigheden inbrengen. De gebruiker selecteert de klas en voert in de kalender de afwezigheden in per halve dag.

14 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 13 Figuur 1.13: Afwezigheid invoeren per klas (leerkracht) De klassen die de leerkracht te zien krijgt, zijn de klassen die hem/haar zijn toegewezen via Personeel - Beheer toegewezen leerlingen. Hoe je deze toewijzing doet, staat beschreven in de handleidingen Begin schooljaar Basis/Begin en einde Schooljaar secundair. Je vindt deze handleidingen op onze website, categorie Leerlingen. Telkens in hoofdstuk Voorbereidingen Schoolware Per Leerling Hier kunnen de afwezigheden per leerling ingevoerd worden. Ga naar Leerlingen - Afwezigheden - Ingave afwezigheden - Per leerling Selecteer eerst de leerling waarvoor de afwezigheden dienen ingevoerd te worden (tabblad Ingeschreven leerlingen). Ga dan naar het tabblad Kalender om de afwezigheden in te voeren. Figuur 1.14: Tabblad kalender Selecteer de dagdelen met de muis waarvoor je een afwezigheidscode wenst in te voeren. Maak gebruik van de rechtermuisknop om een code toe te kennen aan de afwezigheid.

15 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 14 Figuur 1.15: Afwezigheden per leerling Het aantal B codes, - codes en Z-periodes die voor de leerling zijn ingevoerd, worden boven de kalender getoond. Voor elke afwezigheid dient één selectie gemaakt te worden. Wanneer een leerling dus meerdere dagen ziek is, selecteer je al de ziektedagen en duid je hiervoor bijvoorbeeld code Z aan. Dit geldt ook wanneer de ziekte over een weekend gaat. De weekend- en verlofdagen worden niet meegeteld voor het departement. Je kan de afwezigheidscodes een kleurtje geven. Wil je dat de B-codes opvallen? Geef deze code dan een kleurtje via het scherm Schoolstructuur - Keuzelijsten - Beheer Afwezigheidscodes. Via Contactgegevens kan je de gedetailleerde contactinformatie van de leerling raadplegen. Figuur 1.16: Contactgegevens Via Opvolging Discimus aanwezigheden kan je voor de leerling, voor de gekozen periode, de discimuscommunicatie van de aanwezigheden (niet-leerplichtige kleuters) of de afwezigheden ophalen.

16 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 15 Figuur 1.17: Discimus Let op : als je dit voor meerdere leerlingen achter elkaar doet, moet je voor elke leerling opnieuw op Ophalen klikken Via Schoolware Leerkrachten kunnen via de webtoepassing Schoolware ook afwezigheden ingeven voor de klassen die aan hen zijn toegewezen. Deze werkwijze wordt beschreven in een aparte handleiding die je vindt op onze website. (categorie Schoolware, Handleiding website voor leerkrachten (afwezigheden)) In Groep Dit scherm wordt gebruikt om voor één of meerdere klassen een afwezigheidscode toe te kennen Selecteer de instelling Groepsgewijze invoer voor een staking Op 24 januari staken de leerkrachten van uw instelling. Voor de leerlingen die deze dag thuisblijven moet een code R ingevuld worden in het register. Dit kan groepsgewijs zodat je deze code niet manueel voor elke leerling moet ingeven. Selecteer de datum en het dagdeel (Hele dag, Voormiddag of Namiddag) Klik op de knop Voorbereiden Selecteer de klassen waarvoor je een code wenst toe te kennen Klik op de knop Toekennen In Groep Omzetten Dit scherm wordt gebruikt om afwezigheidscodes voor een instelling en een bepaalde periode om te zetten naar een andere afwezigheidscode. Het is ook mogelijk om een afwezigheidscode te verwijderen voor een bepaalde periode Bij een foutieve groepsgewijze invoer kan je dit rechtzetten door een code in groep om te zetten.

17 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 16 Figuur 1.18: Omzetten afwezigheidscodes Selecteer de instelling/periode. Selecteer de code die vervangen dient te worden. Maak de keuze uit Verwijderen of Omzetten in volgende code. Omzetten van - naar B Leerlingen met een code - (Afwezig reden onbekend): Aan het einde van de maand kunnen bijvoorbeeld al deze codes omgezet worden naar de code B (Problematische afwezigheid) Afwezigheidsnota aan de ouders Dit scherm wordt gebruikt om afwezigheidsnota s af te drukken voor de ouders. Selecteer de klassen en de periode waarvoor je een afwezigheidsnota wil afdrukken. Selecteer ook of de te laat-code moet geselecteerd worden. Klik op de knop Voorbereiden.

18 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 17 Figuur 1.19: Afwezigheidsnota ouders (klassen) Selecteer de leerlingen waarvoor je een afwezigheidsnota wil afdrukken.(zie Fig op p. 18)

19 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 18 Figuur 1.20: Afwezigheidsnota ouders (leerlingen) Voor de geselecteerde leerlingen kan je dan een afwezigheidsnota aan de ouders afdrukken. Via Afwezigheden leerling, Loopbaan leerling, Fiche leerling, Contactgegevens kan je meer gedetailleerde informatie van de leerling raadplegen. Figuur 1.21: Detailgegevens Importeren vanuit een DBF of CSV bestand Dit scherm wordt gebruikt om afwezigheden die buiten Wisa zijn opgenomen in een DBF- of CSV-bestand op te halen en in de databank te importeren.

20 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 19 Figuur 1.22: Importeren vanuit een DBF of CSV bestand Opvullen uit ingave per lesuur Dit scherm wordt gebruikt om de afwezigheden op te nemen die via schoolware per lesuuur ingevoerd werden. Figuur 1.23: Opvullen uit ingave per lesuur Selecteer de instelling, de datum en het lesuur in de voor- of namiddag. Selecteer ook de te laat-code en de code voor afwezig. Klik op de knop Ophalen. Selecteer de klassen waarvoor je de afwezigheidscodes wil opvullen. Klik op de knop Uitvoeren Registratie Telaat Dit scherm wordt gebruikt om een te-laat-komer te registreren via de identiteitskaart van de leerling.

21 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 20 Na het inlezen van de identiteitskaart zoekt Wisa naar de leerling. Je kan dan de afwezigheidscode en de reden van te laat komen invullen. Het is ook mogelijk om een briefje voor de leraar af te drukken. Je kan ook een SMS naar de ouders versturen. Bij de gezinsgegevens in de leerlingfiche moet GSM vader en/of moeder ingevuld zijn ALSOOK moet het vinkje SMS ontvanger geselecteerd zijn. Figuur 1.24: Registratie te laat

22 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN Aanwezigheden niet leerplichtige kleuters melden Voor de niet leerplichtige kleuters in het basisonderwijs moeten niet de afwezigheden, maar wel de aanwezigheden doorgestuurd worden. Deze aantallen zijn belangrijk om te oordelen of een kleuter voldoende aanwezig was om te kunnen starten in het eerste leerjaar. Het melden kan automatisch, manueel per week, of manueel per dag. Deze programma s zijn dus enkel van toepassing voor scholen die kleuteronderwijs inrichten! Als de aanwezigheden gemeld zijn, en er eventueel daarna nog een afwezigheid wordt ingegeven voor een kleuter, dan wordt deze automatisch verstuurd naar discimus als een verwijdering van de eerder gestuurde aanwezigheid. (Je kan totalen opvragen van de aanwezigheden via het formulier AANWLNK in de bibliotheek, standaard categorie Leerlingen. Meer informatie over dit formulier vind je in hoofdstuk ) Automatisch Als je databank beheerd wordt door Wisa, dan is er reeds een procedure voorzien die de aanwezigheden automatisch naar Discimus verstuurt. Maar je moet dit wel af en toe controleren. Zie hiervoor verder in dit onderdeel. Als je zélf de Wisa server beheert, kan je deze procedure instellen en opstarten via Extra - Onderhoud server - Beheer scheduling. Figuur 1.25: Beheer Scheduling Klik op invoegen. Kies type job Ingave aanwezigheden niet leerplichtige kleuters en ga met de tab-toets naar de knop Details. Kies bij Details, de instelling en datum vandaag -7 dagen. Klik OK om te bewaren. Via de knop Tijdstip instellen, kies je als frequentie Dagelijks voor het uitvoeren van deze taak, bv. om 00u05.

23 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 22 Je moet nadien nog éénmalig op de server aanduiden welke databank(en) de scheduler mag gebruiken. Dat doe je als volgt: Ga op de server naar het server beheerprogramma. Vink Scheduled jobs uitvoeren op de databank aan bij je productie databank(en). Bij testdatabanken mag je dit niet selecteren. Herstart de Wisa Administratie server. (rechts klik op serverbeheer, Stop en Start) Deze procedure, die dus elke dag automatisch wordt uitgevoerd, zal er voor zorgen dat de aanwezigheid van de niet-leerplichtige kleuters dag per dag wordt gemeld aan Discimus, elke dag, voor de dag van 7 dagen geleden. OPGELET : We raden aan om bv. één keer per maand, toch een steekproef te doen via Niet leerplichtige kleuters melden per week, om te controleren of de aanwezigheden wel degelijk werden verstuurd, OOK als je server beheerd wordt door Wisa. Het is immers niet onmogelijk dat de automatisch procedure door een tijdelijk technische storing niet kon uitgevoerd worden Niet leerplichtige kleuters melden per week Indien je niet opteert voor het automatisch doorsturen van de aanwezigheden, kan je dit manueel doen via Leerlingen - Afwezigheden - Niet leerplichtige kleuters melden per week. (Via dit scherm controleer je ook af en toe de automatisch verstuurde aanwezigheden.) In dit scherm worden enkel de niet leerplichtige kleuters getoond! Selecteer de instelling, het schooljaar, de klas (leeg laten = alle klassen) en de week. Klik op de knop Ophalen. Per leerling krijg je nu een overzicht van de aanwezigheden voor de geselecteerde week. Als alle vakjes groen zijn op het scherm moet je niets meer doen. Dit wil zeggen dat de aanwezigheden voor die week reeds werden verstuurd en voor Discimus in orde zijn. Als er nog rode vakjes zijn, stuur je via de knop Aanwezig melden de aanwezigheden door naar Discimus. De gele vakjes zijn dagdelen die in de toekomst vallen. De grijze vakjes zijn dagdelen voor leerlingen die op het dagdeel geen loopbaan hebben in de klas. Na het drukken op de knop Leeg maken wordt het scherm met de opgehaalde gegevens leeg gemaakt en kan je een andere selectie maken om aanwezigheden te melden. Je kan ook aanduiden om enkel leerlingen op te halen waarvoor actie nodig is.

24 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 23 Figuur 1.26: Melden aanwezigheden niet leerplichtige kleuters per week Het is uiteindelijk de bedoeling dat alle dagdelen van de opgevraagde gegevens groen staan. Figuur 1.27: Melden aanwezigheden niet leerplichtige kleuters per week (groen) Niet leerplichtige kleuters melden per dag Dit scherm moet enkel gebruikt worden voor de niet leerplichtige kleuters. Indien je de aanwezigheden reeds gemeld hebt per week, moet je dit scherm niet meer gebruiken. In de praktijk komt het erop neer dat dit scherm nog slechts sporadisch gebruikt wordt.

25 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 24 Selecteer de instelling, de datum (van de dag waarop u de aanwezigheden wil ophalen), het dagdeel (hele dag als volledige dag is ingevuld) en de klas(sen). Klik op de knop Ophalen. Selecteer de leerlingen die je als aanwezig wil melden. Klik op de knop Uitvoeren om de aanwezigheden te melden. Als er eventueel daarna nog een afwezigheid wordt ingegeven voor een kleuter, die ondertussen als aanwezig is doorgestuurd, wordt deze automatisch verstuurd naar discimus als een verwijdering van deze aanwezigheid. Figuur 1.28: Melden aanwezigheden niet leerplichtige kleuters. 1.4 Verzamelen Bij het inbrengen van de afwezigheden worden ze in Wisa automatisch correct verwerkt. In uitzonderlijke gevallen kan het gebeuren dat de afwezigheden niet volledig verwerkt zijn. Dit kan je bijvoorbeeld zien als een bepaalde afdruk niet de correcte afwezigheden laat zien. In dit scherm kan je de afwezigheden verzamelen. Zo worden de ingevoerde afwezigheden correct in de databank gezet. Je doet niets verkeerd met de afwezigheden te verzamelen. Selecteer de instelling, de klassen en de periodes waarvoor je de afwezigheden wil verzamelen. Klik op de knop Verzamelen om de afwezigheden te verzamelen.

26 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 25 Figuur 1.29: Afwezigheden verzamelen 1.5 Registers Info Op de gewenste tijdstippen kunnen registers voor één of meerdere maanden afgedrukt worden. De afdrukdatum van het register wordt vermeld op de afdruk. Registers moeten maandelijks voor een bepaalde datum afgedrukt worden. Bij controle van de verificateur kan een register voor een volledige maand of tot een bepaalde datum afgedrukt worden. Je kan twee type registers afdrukken : Register met eigen codes : deze kunnen gebruikt worden om een gedetailleerd beeld te krijgen en af te drukken voor de verschillende klassen. Ook eigen codes worden hier dus in vermeld. Je kan eveneens een leeg register afdrukken waarop leerkrachten afwezigheden kunnen aanduiden (zolang de gegevens voor die maand nog blanco zijn) Aanwezigheidsregister (officiële register voor verificatiediensten) Werkwijze Selecteer de instelling Selecteer de laatste dag van de maand waarvoor je een register wenst af te drukken Selecteer het type register (Register met eigen codes of Aanwezigheidsregister) Selecteer de klassen waarvoor je een register dient af te drukken

27 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 26 Figuur 1.30: Selectie aanwezigheidsregister Klik op de knop Aanmaken In het tabblad Register krijg je dan per klas het gevraagde aanwezigheidsregister dat je ook kan afdrukken via de afdruk(voorbeeld)knop. Figuur 1.31: Aanwezigheidsregister 1.6 Beheer tucht/problematische afwezigheden Tot en met schooljaar moeten tuchtmaatregelen nog via WebEdison naar het departement gestuurd worden. In dit scherm kan een tuchtmaatregel gedefinieerd worden. De problematische afwezigheden worden reeds doorgestuurd via Discimus. Vanaf schooljaar zullen ook de tuchtmaatregelen via Discimus verstuurd worden. Verder informatie wordt later toegevoegd aan deze handleiding. Selecteer de instelling Om de leerlingen op te halen waarvoor je een tuchtmaatregel wil aanmaken zijn er verschillende mogelijkheden Alle leerlingen Ook de reeds uitgeschreven leerlingen

28 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 27 Leerlingen die een aantal problematische afwezigheden hebben gekregen groter dan een in te geven getal Klik op de knop Ophalen Figuur 1.32: Selectie leerlingen voor tuchtmelding Je selecteert de leerling waarvoor je een tuchtmaatregel wil aanmaken In het lokaal menu klik je op Meldingen Je voegt een melding toe In de 5 tabbladen vul je de nodige gegevens in Zending/Begeleiders Figuur 1.33: Melding : Zending en begeleiders

29 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 28 De naam begeleider CLB kan je ingeven via Schoolstructuur - Instellingen - Contactpersonen. Het moet een contactpersoon van het type MCLB zijn. De naam van de begeleider van de school zijn personen die bij de acties zijn toegevoegd via Leerlingen - Afwezigheden - Beheer tucht/problematische afwezigheden - Acties Betrokkenen 1-10 Figuur 1.34: Melding : Betrokkenen 1-10 Betrokkenen Figuur 1.35: Melding : Betrokkenen Toekomstperspectieven

30 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 29 Figuur 1.36: Melding : Toekomstperspectieven LeerplichtVerantwoordelijken Figuur 1.37: Melding : Leerplichtverantwoordelijken

31 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN Zending tuchtmaatregelen Via Leerlingen - Edison - Zending tuchtmaatregelen kan je het Edison-zendingsbestand aanmaken. Daarna moet je het zendingsbestand via WebEdison doorsturen naar het departement (vanaf schooljaar gebeurt dit via Discimus). Figuur 1.38: Edison : Zending tuchtmaatregelen Klik op de knop Voorbereiden en je krijgt een overzicht van alle aangemaakte tuchtmaatregelen die nog moeten verstuurd worden.

32 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 31 Figuur 1.39: Edison : Zending tuchtmaatregelen aanmaken Selecteer de tuchtmaatregelen die je wil versturen. Klik op de knop Aanmaken om het zendingsbestand aan te maken. 1.8 Consultatie Afwezigheden kunnen per leerling of per klas opgevraagd worden. Dit kan je opvragen via Leerlingen - Afwezigheden - Consultatie - Afwezigheden per leerling of Leerlingen - Afwezigheden - Consultatie - Afwezigheden per klas. Tevens kan het gebruik van de afwezigheidscodes opgevolgd worden. Hierbij kan een overzicht per instelling opgevraagd worden over het gebruik van een bepaalde code. Het is ook mogelijk om de ingevoerde afwezigheden op een bepaalde datum op te halen. Er bestaat ook een scherm om te controleren of via schoolware voor elke klas de afwezigheden zijn ingevoerd Afwezigheden per leerling Je kan de afwezigheden van een geselecteerde leerling bekijken op verschillende manieren: Via het tabblad Kalender (zie Fig op p. 32) Per maand zie je welke dagdelen een bepaalde afwezigheidscode hebben gekregen. Het aantal B codes, - codes en Z-periodes die voor de leerling zijn ingevoerd, worden ook

33 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 32 getoond. Het is ook mogelijk om de dagdelen die in de klaskalender gedefinieerd zijn te laten zien of leeg te laten. Figuur 1.40: Consultatie afwezigheden leerling : Kalender Via het tabblad Details (zie Fig op p. 32) Hier zie je een overzicht van alle ingevoerde afwezigheidscodes. Het is ook mogelijk om deze detaillijnen te exporteren naar een in te vullen tekstbestand en op de knop Export te klikken. Figuur 1.41: Consultatie afwezigheden leerling : Details Via het tabblad Periodisch Als er periodische afwezigheidslijnen zijn ingevuld voor een leerling, kunnen ze hier geraadpleegd worden. Via het tabblad JaarOverzicht (zie Fig op p. 33) Hier zie je een jaaroverzicht van alle ingevoerde afwezigheidscodes voor de geselecteerde leerling. Het is ook mogelijk om vanuit dit scherm de afwezigheden voor deze leerling te verzamelen.

34 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 33 Figuur 1.42: Consultatie afwezigheden leerling : JaarOverzicht Afwezigheden per klas In dit scherm krijg je voor alle leerlingen van een geselecteerde klas het overzicht van de ingevulde afwezigheden. Jaaroverzicht leerlingen klas In dit tabblad (zie Fig op p. 33) krijg je een jaaroverzicht van alle ingevoerde afwezigheden van de leerlingen van de geselecteerde klas. Alle gegevens van een leerling staan op 1 lijn. Figuur 1.43: Consultatie afwezigheden per klas (Jaaroverzicht) Jaaroverzicht leerling In dit tabblad (zie Fig op p. 34) krijg je voor de geselecteerde leerling een overzicht van alle ingevoerde afwezigheden. De gegevens van elke maand staan op 1 lijn.

35 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 34 Figuur 1.44: Consultatie afwezigheden per leerling Opvolging afwezigheidscodes Officiële checks In dit scherm is het mogelijk om een aantal standaard controles uit te voeren op de ingevoerde afwezigheden. Figuur 1.45: Opvolging afwezigheidscodes Je kan een einddatum invullen tot wanneer de controle moet gebeuren. Na het klikken op de knop Nakijken zoekt het programma de leerlingen die voldoen aan de geselecteerde controle.(zie Fig op p. 34)

36 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 35 Figuur 1.46: Opvolging afwezigheidscodes: Resultaat Je krijgt een overzicht van de gevonden leerlingen.(zie Fig op p. 35) Voor elk van deze leerlingen kan je dan eventueel een bepaalde actie ondernemen. In het lokaal menu kan je van hier uit afwezigheden en de contactgegevens van de geselecteerde leerling ophalen Tellen halve dagen In dit scherm is het mogelijk om een aantal afwezigheden te tellen. Figuur 1.47: Tellen halve dagen Je geeft een afwezigheidscode (officiële code of eigen code) in. Dan is het mogelijk om de leerlingen op te zoeken met een aantal halve dagen afwezigheid groter dan een opgegeven aantal tot een in te vullen einddatum. Na het klikken op de knop Nakijken zoekt het programma de leerlingen die voldoen aan de geselecteerde controle.(zie Fig op p. 35)

37 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 36 Figuur 1.48: Tellen helve dagen: Resultaat Je krijgt een overzicht van de gevonden leerlingen.(zie Fig op p. 36) Voor elk van deze leerlingen kan je dan eventueel een bepaalde actie ondernemen. In het lokaal menu kan je van hier uit de afwezigheden en de contactgegevens van de geselecteerde leerling ophalen Afwezigheden op datum In dit scherm consulteer je de ingebrachte afwezigheden voor een instelling op een bepaalde datum. Je selecteert de instelling en een datum en je drukt op de knop Ophalen. Figuur 1.49: Afwezigheden op datum Het programma haalt alle afwezigheden op die op de ingevulde datum voor die instelling zijn ingebracht.(zie Fig op p. 36)

38 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 37 Figuur 1.50: Gefilterde afwezigheden op datum Daarna kan je het overzicht verfijnen door enkel het overzicht te vragen van één afwezigheidscode, de periode van de dag of enkel afwezig op de geselecteerde dag.(zie Fig op p. 37) Controle ingegeven dagen afwezigheid via schoolware In dit scherm zie je voor een in te geven maand per klas of alle afwezigheden per dagdeel via schoolware geregistreerd zijn. Er kan indien nodig aan de betrokken leerkracht gevraagd worden om de afwezigheden in schoolware in te vullen. Ook de weekends, vakantiedagen, facultatieve verlofdagen,.. gedefinieerd in de gekoppelde kalender worden getoond.

39 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 38 Figuur 1.51: Controle ingegeven dagen afwezigheid via schoolware 1.9 Discimus synchronisatie Via Leerlingen - Discimus - Synchronisatie kan je controleren hoe de communicatie met Discimus voor de Afwezigheden en de Aanwezigheden van de niet leerplichtige kleuters verlopen is.(zie Fig op p. 38) In Stap 4: Afwezigheden en Stap 5: Aanwezigheden niet leerplichtige kleuters kan je voor een maand of voor het volledig schooljaar de (foute) gegevens ophalen. Als er nog fouten gevonden worden, moet je ze nakijken en verbeteren. Figuur 1.52: Discimus synchronisatie

40 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN Specifiek voor het Basisonderwijs, niet-leerplichtige kleuters Discimus - Basisonderwijs - Raadpleeg toelatingsvoorwaarden Via dit scherm kan je de toelatingsvoorwaarden van leerlingen uit het 1ste leerjaar van het gekozen schooljaar opvragen bij discimus. Figuur 1.53: Raadpleeg toelatingsvoorwaarden Er zijn 3 mogelijke manieren om de gegevens op te halen: Enkel leerlingen waarvoor nog geen raadpleeg toelatingsvoorwaarden uitgevoerd werd. Leerlingen waarvoor de toelatingsvoorwaarden onbepaald zijn (of met onvoldoende aanwezigheden) na een eerdere raadpleging. Alle leerlingen van het eerste jaar. Kies dus voor welke groep van leerlingen je een raadpleging wil versturen of wil bekijken en klik op Ophalen. Vink de gewenste leerlingen aan of klik op Selectie alles. Klik op Verstuur raadplegingen, de raadpleegcalls worden in de Discimuswachtrij gezet. Klik op Ophalen om het resultaat van de raadpleging te zien. Aan de hand van dit resultaat zal de klassenraad kunnen beslissen of een leerling al dan niet mag starten in het 1ste leerjaar Bibliotheek - Aantal halve dagen aanwezigheid niet-leerplichtige kleuters Je kan een lijst opvragen van de niet-leerplichtige kleuters op werkdatum, met vermelding van aantallen ivm aan- en afwezigheden.

41 HOOFDSTUK 1. AFWEZIGHEDEN 40 Dit kan interessant zijn om te zien welke kleuters uit de 3e kleuterklas mogelijk niet voldoende aanwezigheden (minder dan 220 halve dagen) zullen hebben op het einde van het schooljaar. Je vindt dit formulier (aantalaanwezighedenkleuters.arf) in de bibliotheek, standaard categorie Leerlingen - Afwezigheden, code AANWLNK. OPGELET: Dit formulier opvragen kan enige tijd duren. Het formulier geeft een lijst van de niet-leerplichtige kleuters op de werkdatum. Per kleuter worden de volgende aantallen getoond (op werkdatum) : Hoeveel halve dagen de kleuter in totaal had Hoeveel halve dagen de kleuter vakantie had Hoeveel halve dagen de kleuter afwezig was Hoeveel halve dagen de kleuter aanwezig is geweest Hoeveel halve dagen er nog moeten ingevuld worden voor de werkdatum voor deze kleuter Hoeveel halve dagen er nog moeten ingevuld worden na de werkdatum voor deze kleuter Je kan kiezen tussen een basisversie van het formulier of een uitgebreidere versie Referentiegegevens Voltijds/deeltijds secundair onderwijs Omzendbrief SO/2005/04 Afwezigheden en in- en uitschrijvingen in het voltijds gewoon secundair onderwijs en het deeltijds secundair onderwijs Omzendbrief SO 70 Registratie van leerlingen secundair onderwijs Basisonderwijs Omzendbrief BaO/2002/11 Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs Buitengewoon Secundair Onderwijs Omzendbrief SO/2002/05/buso Afwezigheden en in- en uitschrijvingen in het buitengewoon secundair onderwijs