Handleiding Webregistraties opvang/uitstappen

Transcriptie

1 1 Inleiding Aanmelden Gebruikersnaam en wachtwoord inbrengen Wachtwoord wijzigen Van start gaan enkele algemene principes Ingave van verbruik door leerlingen Invullen parameters Inbrengen van het verbruik Ingave eigen prestaties Ingave prestaties voor anderen (enkel door secretariaat) Veelgestelde vragen Ik vind een leerling niet terug in zijn klas Ik wil verbruik registreren van een artikel dat ik niet kan terugvinden in de keuzelijst? Ik wil 3 drankjes voor een leerling registreren maar ik kan er maar maximum 2 aanduiden? Kan ik registraties wijzigen of ongedaan maken? Waarom staan er in het registratiescherm de ene keer vinkjes of knoppen en dan weer aantallen om in te brengen? Kunnen mijn collega en ikzelf op hetzelfde moment werken? Kan ik het programma ook thuis gebruiken? Ik ben mijn gebruikersnaam en wachtwoord vergeten?...14 Webregistraties opvang/uitstappen 1

2 Inleiding Deze handleiding is bedoeld voor vrijwilligers, personeelsleden, secretariaatsmedewerkers en directies die betrokken zijn bij de registraties van opvang en uitstappen voor de leerlingen enerzijds en het inbrengen van prestaties anderzijds. In deze handleiding leert u de mogelijkheden en krijgt u inzicht in de mogelijkheden en manieren van registreren van verbruik en prestaties. Er bestaat een 2 e handleiding bedoeld voor secretariaatsmedewerkers waarin uitleg gegeven wordt over de organisatie en het opzetten van dit systeem voor registraties. Dit gaat dan over gebruikers toegang geven, artikels definiëren voor in de webtoepassing, controles uitvoeren en gegevens laten doorstromen naar de leerlingenfacturatie en de boekhouding. 2

3 2 Aanmelden 2.1 Gebruikersnaam en wachtwoord inbrengen De toepassing wordt gestart via de juiste link. Van de secretariaatsmedewerker of de directie krijgt u een eigen gebruikersnaam en wachtwoord waarmee u kan aanmelden. Nadat u de webtoepassing hebt opgestart, krijgt u een aanmeldscherm waarin u de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u hebt gekregen, moet inbrengen. Let wel op: deze gegevens zijn hoofdlettergevoelig. Klik vervolgens op aanmelden. 2.2 Wachtwoord wijzigen Indien u dit wenst, kan u altijd uw wachtwoord wijzigen in een zelf gekozen wachtwoord. Nadat u bent aangemeld, kan u rechtsboven op de knop klikken met uw naam op. Dan komt u in de gebruikersgegevens terecht. Rechts in dit scherm klikt u op de knop wachtwoord wijzigen. U moet het huidig wachtwoord inbrengen en vervolgens het nieuwe wachtwoord. (en dit nieuwe wachtwoord bevestigen) Wanneer u op wijzigen klikt, wordt dit nieuwe wachtwoord beschikbaar de volgende keer dat u zich aanmeldt. 3

4 3 Van start gaan enkele algemene principes Nadat u zich hebt aangemeld, zal het programma iedere keer vragen wat u wilt. U kan hier al de keuze maken tussen het inbrengen van verbruik voor de leerlingen of het bijwerken van uw eigen prestaties. Stip de juiste keuze aan en klik op doorgaan. Wanneer u reeds bent aangemeld in het programma en u wilt iets anders gaan doen, dan kan u gebruik maken van de navigatieknoppen leerlingen en personeel bovenaan in het scherm. Wanneer u op de knop leerlingen klikt, kan u verder navigeren naar het scherm om verbruik te registreren. Klik op doorgaan en u kan het verbruik van de leerlingen registreren. Klik op de knop personeel op uw eigen prestatiestaat op te vragen. Tenslotte kan u ook altijd gebruik maken van een uitklapbare menustructuur die links verschijnt en waarin u ook de keuze verbruik en ingave prestaties kan terugvinden. 4

5 4 Ingave van verbruik door leerlingen 4.1 Invullen parameters Voor dat u het verbruik van leerlingen kan registreren, moet u eerst een aantal parameters invullen: School: de school waarvoor u gegevens inbrengt, zal reeds ingevuld staan. Klas: selecteer de klas uit de lijst. Er zijn 2 manieren om gegevens te registreren: Ingave van verbruik voor 1 specifieke dag o o o Artikels In het registratiescherm zijn er maximum 15 kolommen beschikbaar. Dit betekent dat u maximum 15 artikels uit de lijst kan selecteren. Eventueel maakt u gebruik van de optie alle artikelen. Opgelet: het werkt meestal sneller en vlotter wanneer u niet téveel artikels in één keer selecteert. Datum De datum die u hier invult, dat is de dag waarvoor u registraties zal inbrengen. Hele week Deze optie moet u uitvinken om dagregistraties te kunnen inbrengen. 5

6 Ingave van verbruik voor de hele week o o Artikels Omdat er per dag 3 kolommen beschikbaar zijn, kan u voor de weekingave maximum 3 artikels uit de lijst selecteren. Keuze Hele week en Datum Wilt u de registraties van een hele week inbrengen, dan moet u de optie hele week aanvinken. Op basis van de datum die u invult, worden alle dagen van maandag tot en met vrijdag van die week getoond. In deze webtoepassing is het ook mogelijk dat je registraties doet voor zaterdagen en zondagen. Daarvoor kan je het vinkje bij de optie weekdagen uitvinken. 4.2 Inbrengen van het verbruik Nadat u de juiste parameters hebt ingevuld, klikt u rechts in het scherm op de knop Start ingave. In het scherm Ingave verbruik door leerlingen kan u nu voor de gekozen dagen en de geselecteerde artikels het verbruik registreren. Het registreren van opvangartikelen gebeurt altijd via vinkjes. Zie het voorbeeld hieronder. Om de ingave efficiënter te laten gebeuren, kan u gebruik maken van de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Per dag en per artikel kan u een selectie voor alle leerlingen in één beweging uitvoeren. Een voorbeeld: 15 leerlingen van een klas van 18 zijn aanwezig geweest in de nabewaking. U kan dan gemakkelijk via de knop selectie alles de registratie doen. De 3 6

7 leerlingen die er niet waren, kan u individueel uitvinken. Dit werkt sneller dan 15 leerlingen individueel te moeten aanvinken. Omdat er in een school meer dan één drankje aan een leerling kan gegeven worden, moet u drankjes inbrengen door gebruik te maken van knoppen. Hoeveel drankjes u kan registreren, kan verschillen van school tot school. Iedere secretariaatsmedewerker kan voor zijn eigen school in de boekhouding in de lijst van artikels aangeven hoeveel drankjes er aan de leerlingen gegeven kunnen worden. 7

8 Ook voor de drankjes kan u gebruik maken van de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Het verschil met de registratie van opvangartikels is dat u hier ook moet aanduiden voor hoeveel drankjes je een selectie wil inbrengen. Merk op dat u beneden in een scherm horizontaal kan scrollen. Bij de weekingave zullen niet alle dagen en artikels in het ingavescherm verschijnen. Door gebruik te maken van de balk kan u horizontaal scrollen. Nadat u de nodige registraties hebt ingebracht, klikt u rechtsbeneden op de knop Bewaar en verwerk ingave. Uw gegevens worden bewaard en u komt opnieuw in het startscherm terecht. U zal merken dat de gekozen klas, artikels en datum bewaard zijn gebleven. Op die manier moet u enkel de klas wijzigen en kan u ineens de ingave starten voor een andere klas. Wanneer u in het registratiescherm merkt dat u verkeerde gegevens hebt ingevuld, bijvoorbeeld een verkeerde klas of een verkeerd artikel, dan klikt u op de knop Terug naar artikelen om naar het vorig scherm te gaan. 8

9 5 Ingave eigen prestaties De webtoepassing kan ook gebruikt worden voor de ingave van eigen prestaties van het personeelslid of de vrijwilliger. Ga naar het scherm ingave prestaties via het tabblad Personeel of selecteer deze optie bij het aanmelden. Volgende parameters moet u invullen voordat je uw prestaties kan inbrengen: School Dit zal reeds ingevuld staan Medewerker Dit veld moet u niet invullen. Indien u bent aangemeld met uw eigen gebruikersnaam, zal u altijd automatisch uw eigen prestaties inbrengen, je moet daar geen extra selectie voor doen. De keuzemogelijkheid medewerker wordt enkel gebruikt door secretariaatsmedewerkers die de ingaves van verschillende personen moeten controleren. (zie verder in hoofdstuk 6) Keuze artikel In alle scholen van het stedelijk onderwijs zullen prestaties ingebracht worden per gepresteerd half uur. Daarom zal u in principe maar één artikel kunnen selecteren. Datum en keuze hele maand Als u de datum van vandaag laat staan en u selecteert de optie hele maand, dan krijgt u alle weekdagen te zien van die maand. Weekdagen Laat deze optie altijd aangevinkt staan. In deze webtoepassing is het mogelijk om prestaties voor weekenddagen in te brengen maar dat is momenteel niet aan de orde binnen het stedelijk onderwijs. 9

10 Klik op de knop Start ingave rechts beneden in het scherm om uw prestaties te kunnen inbrengen. Per dag brengt u de cijfers in. Let er goed op, vaak zal het over uren, halve uren, of andere tijdsaanduidingen gaan! Bijvoorbeeld wanneer het artikel bestaat uit een half uur, en u was die dag 2 uren aanwezig was, dan brengt u als aantal 4 in. Er kan hierbij een maximum voorzien zijn. Wanneer u probeert meer te registreren, zal dit door het programma niet aanvaard worden. 10

11 Nadat u de nodige prestaties hebt ingebracht, klikt u rechtsbeneden op de knop Bewaar en verwerk ingave. Uw gegevens worden bewaard en u komt opnieuw in het startscherm terecht. Wanneer u in het startscherm merkt dat u verkeerde gegevens hebt ingevuld, bijvoorbeeld een verkeerde klas of een verkeerd artikel, dan klikt u op de knop Terug naar artikelen om naar het vorig scherm te gaan. 11

12 6 Ingave prestaties voor anderen (enkel door secretariaat) Voor secretariaatsmedewerkers is er een functionaliteit voorzien waarmee zij de ingebrachte registraties kunnen opvragen en eventueel verbeteren. U kiest daarvoor de medewerker uit de lijst waarvan u de ingebrachte gegevens wil controleren. De lijst van medewerkers die hier getoond worden, zijn bepaald in de boekhouding. Hiervoor verwijzen we graag naar de handleiding Organisatie, controle verbruik en prestaties in de boekhouding. Nadat u de medewerker gekozen heeft, kan u aan de hand van de uitleg in hoofdstuk 5 de prestaties opvragen en eventueel wijzigen. 12

13 7 Veelgestelde vragen 7.1 Ik vind een leerling niet terug in zijn klas Klassen en leerlingen worden opgehaald uit het boekhoudprogramma. Wanneer u een leerling niet kan vinden, richt u zich best tot de secretariaatsmedewerker. 7.2 Ik wil verbruik registreren van een artikel dat ik niet kan terugvinden in de keuzelijst? Artikels worden aangemaakt en beheerd in de boekhouding door de secretariaatsmedewerker. Iedere school mag zelf bepalen welke artikels getoond moeten worden in de webtoepassing. 7.3 Ik wil 3 drankjes voor een leerling registreren maar ik kan er maar maximum 2 aanduiden? Iedere school mag zelf bepalen hoeveel drankjes er aan de leerlingen gegeven mogen worden. Dit maximum wordt in de boekhouding door de secretariaatsmedewerker vastgelegd. In de webtoepassing kan u dan ook niet meer drankjes registreren dan dat er op voorhand is bepaald. 7.4 Kan ik registraties wijzigen of ongedaan maken? Zolang als er nog geen controle en factuur is gemaakt in de boekhouding, kan u registraties nog wijzigen. Wanneer er een factuur is gemaakt van het verbruik, krijgt u hiervan een melding en kan u de registraties niet meer wijzigen. Dan richt u zich best tot de secretariaatsmedewerker zodat zij de wijzigingen kan bijhouden en ermee rekening kan houden naar de volgende factuur. 7.5 Waarom staan er in het registratiescherm de ene keer vinkjes of knoppen en dan weer aantallen om in te brengen? Er zijn verschillende manieren om het verbruik te registeren, afhankelijk van de noden van de school. U kan per artikel apart bepalen hoe de registraties moeten gebeuren. Meestal maakt u gebruik van vinkjes omdat het maximum aan te duiden aantal 1 is. Maar voor drankjes kan dit meer zijn, bv. wanneer er in de nabewaking beslist wordt dat een leerling maximum 3 drankjes kan verbruiken. Dan wordt er bij het artikel drank vastgelegd dat het maximum aantal 3 is en registreert u het gebruik van drankjes via de knoppen. Is er voor een artikel een aantal nodig dat hoger is dan 5, dan moet u effectief de aantallen intypen. 7.6 Kunnen mijn collega en ikzelf op hetzelfde moment werken? 13

14 Het is geen enkel probleem om op hetzelfde moment te werken als andere vrijwilligers. Let wel even op wanneer jullie allebei dezelfde klas zouden selecteren, dan bestaat de kans de ene persoon gegevens van de andere gaat overschrijven. 7.7 Kan ik het programma ook thuis gebruiken? U kan het programma overal gebruiken waar u over een computer met internetaansluiting beschikt. Het programma werkt onder Internet Explorer (versie 7 en 8), Firefox, Google Chrome en Safari. Je kan met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord aanmelden als op school. 7.8 Ik ben mijn gebruikersnaam en wachtwoord vergeten? Hiervoor moet u contact opnemen met de secretariaatsmedewerker van wie je uw gebruikersgegevens hebt ontvangen. Let er wel even op dat deze gegevens hoofdlettergevoelig zijn en dat het dus belangrijk is al dan niet hoofdletters te gebruiken. 14