Zending Aanwezigheden Basis en Secundair Onderwijs

Transcriptie

1 Zending Aanwezigheden Basis en Secundair Onderwijs Vanaf schooljaar augustus 2007 Wisa helpdesk versie

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 2 Voorbereidende werkzaamheden Versie Leerlinggegevens Ingave afwezigheden.(niet VAN TOEPASSING VOOR BASISSCHOLEN) Afwezigheidscodes Ingave afwezigheden Afwezigheden verzamelen Voorbereiden afwezigheden voor de zending Individueel In groep Aanmaken van de zending 11 1

3 1 Inleiding Vanaf het schooljaar moeten de scholen voor basis- en secundair onderwijs van alle leerlingen via een zending een aantal gegevens over de inschrijvingen en de aanwezigheden in het begin van het schooljaar meedelen. (hoofdstructuren 111, 121, 211, 221, 311, 312, 313, 314 en 321) Deze zending moet gebeuren tussen de derde schooldag en uiterlijk de dertiende schooldag. Voor elke leerling die op de eerste, de tweede OF de derde schooldag was ingeschreven in de school, wordt per dag de aan- of afwezigheid meegedeeld, aangevuld met de afwezigheidscode indien de leerling een ganse dag afwezig geweest is. Indien de leerling tijdens de voor- of namiddag aanwezig is, wordt hij die dag als aanwezig beschouwd. Enkel de leerling die een ganse dag afwezig is, wordt als afwezig gemeld. Indien een leerling een ganse dag afwezig is, en er een verschillende afwezigheidscode is voor de vooren de namiddag, volstaat de laatste code. Uitzondering : voor kleuters die niet leerplichtig zijn moet niet meegedeeld worden of ze aanof afwezig zijn, alleen of ze ingeschreven zijn. Hier moet dus geen aanwezigheidscode ingevuld worden. Praktisch : In Wisa worden deze afwezigheden tijdens de eerste 3 schooldagen bijgehouden in de loopbaan van de leerling, in 3 nieuwe velden. Scholen die de leerlingafwezigheden electronisch bijhouden (over het algemeen zijn dit enkel de secundaire scholen), geven deze afwezigheden in via de module van de Afwezigheden, zoals men reeds gewoon was om te doen. Deze afwezigheden kunnen dan nadien geïmporteerd worden in de loopbanen, waarna de zending kan aangemaakt worden. Scholen die de leerlingafwezigheden niet electronisch bijhouden, (over het algemeen zijn dit de basisscholen) moeten enkel deze 3 velden in de loopbaan opvullen, en dan enkel nog indien een leerling tijdens 1 of meer van deze 3 eerste schooldagen afwezig was. Dit opvullen van de aan/afwezigheden kan individueel via de loopbaan gebeuren, ofwel via een nieuw programma waarmee u deze gegevens in groep kan opvullen. De basisscholen kunnen HOOFDSTUK 3 van deze handleiding dus VOLLEDIG OVERSLAAN!!! 2

4 2 Voorbereidende werkzaamheden 2.1 Versie Voor u aan de telling begint, controleert u best even met welke versie van Wisa u werkt. U kan dit steeds terugvinden in het programma zelf. Daarvoor gaat u boven in de menubalk naar HELP en dan naar INFO. Om een zending te kunnen aanmaken, moet u minstens over versie beschikken. 2.2 Leerlinggegevens In de zending worden de inschrijvingsgegevens van de leerlingen opgenomen. Men kan dus niet meer wachten tot de telling van 1 oktober om deze gegevens in orde te brengen en stamboeknummers toe te kennen. (de zending aanwezigheden moet uiterlijk de 13e schooldag verzonden worden.) Indien een leerling na deze 13e schooldag, en voor 1 oktober instapt, moet u de correcte inschrijvingsdatum opgeven, en niet zoals vroeger vaak gebeurde : 1 september de inschrijvingsdatum voor een leerling die vanaf het begin van het schooljaar in uw instelling les volgt, is altijd 1 september, ongeacht of 1 september op zaterdag of zondag valt. BEHALVE voor 2,5 jarige kleuters : voor hen is de instapdatum 03/09/2007. Verplichte gegevens voor deze telling zijn : stamboeknummer : u kan het stamboeknummer nakijken op de Steekkaart van de leerling in het programma In-uitschrijvingen, tabblad Inschrijving. Indien u nog geen stamboeknummers had toegekend, kan u dit automatisch doen in de module Leerlingen - Stamboekregister - Stamboeknummers toekennen ofwel manueel door ze in te geven op de in-en uitschrijvingsfiche (zie hierboven). LET OP : het stamboeknummer moet UNIEK zijn binnen een instelling. Het stamboeknummer mag NOOIT gewijzigd worden voor een leerling in een zending, ten opzichte van een vorige zending! Indien u dit toch doet, zal de zending foutief zijn! Eens de zending van de aanwezigheden is verstuurd, mag u bij het toekennen van de stamboeknummers NIET MEER HERNUMMEREN!!! rijksregisternummer of het bisnummer van de leerling: Op de leerlingen Steekkaart moet een geldig rijksregisternummer of bisnummer ingevuld 3

5 HOOFDSTUK 2. VOORBEREIDENDE WERKZAAMHEDEN 4 zijn. Indien u geen nummer heeft, laat u deze velden gewoon leeg. (vooral niet proberen in te vullen met een stukje van het rijksregisternummer). Wanneer een leerling geen rijksregisternummer heeft zal de controle hierop een waarschuwing geven. De telling zal voor deze leerling nullen doorgeven als rijksregisternummer. geboortedatum De Geboortedatum moet liggen tussen de leeftijdsgrenzen die het DO heeft opgesteld voor de hoofdstructuur waar die leerling in zit. Hier volgen de restricties die het ministerie oplegt: Toegelaten waarden : Voor het gewoon voltijds secundair onderwijs : De geboortedatum moet liggen tussen 31 december van het beginjaar van het lopend schooljaar - 10, en 1 januari van het beginjaar van het lopend schooljaar -25. Voorbeeld : Voor het schooljaar < =geboortejaar < =1997 Voor het Buitengewoon secundair onderwijs (BUSO) De geboortedatum moet liggen tussen 31 december van het beginjaar van het lopend schooljaar - 12, en 1 januari Voorbeeld : Voor het schooljaar < =geboortejaar < =1995 Voor het Deeltijds Beroepssecundair Onderwijs De geboortedatum moet liggen tussen 31 december van het beginjaar van het lopend schooljaar - 10, en 1 januari van het beginjaar van het lopend schooljaar -29. Voorbeeld : Voor het schooljaar < =geboortejaar < =1997 geslacht familienaam Als de familienaam niet gekend is moet U in de steekkaart ONBEKEND invullen. eerste voornaam Alleen de eerste voornaam zoals vermeld op de identiteitskaart, het paspoort of de verblijfsvergunning. In geen geval worden afkortingen of roepnamen genoteerd, zelfs al gelijken ze op de naam die voorkomt op het paspoort. Indien het kind geen voornaam heeft moet ONBEKEND ingevuld worden. Door de telling wordt dit vervangen door blancos. straat, nummer, postcode woonplaats, land woonplaats : dit wordt opgehaald uit het adresrecord met type O nationaliteit. Dit is de nationaliteit van de Leerling. Dit veld kan u invullen op de Hoofdfiche van de Steekkaart van de leerling.

6 3 Ingave afwezigheden.(niet VAN TOEPASSING VOOR BASISSCHOLEN) 3.1 Afwezigheidscodes Wisa heeft voor u de standaard codes reeds opgevuld. Indien u eigen afwezigheidscodes gebruikt in uw instelling, dient u via Schoolstructuur - Keuzelijsten - Beheer afwezigheidscodes te controleren of voor elke eigen afwezigheidscode die in uw school gebruikt wordt, een geldige Code voor telling is ingevuld. De code K moet opgevuld worden in het veld Code voor telling indien het gaat om klassikaal verlof. Vb. pedagogische studiedag (edisoncode *), komt overeen met de code K (klassikaal verlof) voor de telling. Indien u een eigen code gebruikt die gelijk staat met les krijgen (vb werken), dan vult u in Code voor telling in. Deze code zal in de zending vertaald worden naar aanwezig. De code - (Afwezig,reden onbekend), krijgt als Code voor telling initieel code B (Problematische afwezigheid). Het is dus belangrijk dat u alsnog de correcte afwezigheidscode (vb. Z voor ziekte) in de afwezigheden invult voor een leerling als deze leerling nog op tijd een geldig bewijs voor afwezigheid binnenbrengt alvorens u de zending aanmaakt. De aanduiding van de code K gebeurt enkel om technische redenen bij het Departement Onderwijs, en is enkel bedoeld voor de zending bij het begin van het schooljaar, en heeft dus geen gevolgen voor de te vermelden codes in het aanwezigheidsregister. Code K is dus geen code die in het aanwezigheidsregister wordt gebruikt. 3.2 Ingave afwezigheden Initieel worden alle ingeschreven leerling als aanwezig beschouwd tijdens de eerste 3 schooldagen. Enkel de afwezigheden moeten ingegeven worden. Ingave van de afwezigheden via het programma Leerlingen - Afwezigheden - Ingave afwezigheden, moet ook enkel gedaan worden door de scholen die dit programma reeds gebruiken voor de registratie van hun afwezige leerlingen. De andere scholen kunnen dit hoofdstuk overslaan. 5

7 HOOFDSTUK 3. INGAVE AFWEZIGHEDEN.(NIET VAN TOEPASSING VOOR BASISSCHOLEN)6 3.3 Afwezigheden verzamelen Nadat u de afwezigheden hebt ingegeven via Leerlingen - Afwezigheden - Ingave afwezigheden, moet u deze verzamelen alvorens verder te gaan met het aanmaken van de zending. Dit doet u via het programma Leerlingen - Afwezigheden - Verzamelen OF via het programma Leerlingen - Hulpprogramma s - Tellinggegevens - Gegevens aanwezigheidstelling (zie beschrijving in volgend hoofdstuk)

8 4 Voorbereiden afwezigheden voor de zending Basisscholen die weinig afwezige leerlingen hebben de eerste 3 dagen, kunnen deze afwezigheden het snelst ingeven, individueel per leerling, in de loopbaan (zie punt 4.1) en nadien direct overgaan naar hoofdstuk 5, aanmaken van de zending 4.1 Individueel U kan individueel per leerling een afwezigheid aanduiden in de loopbaan van die leerling. Ga naar Leerlingen - Steekkaarten - Overzicht per Instelling. Zoek de desbetreffende leerling op. Ga naar de Loopbaan van dit schooljaar, Tabblad Telling Aanwezig en geef daar per dag de juiste afwezigheidscode in. (zie Fig. 4.1 op p. 8). 7

9 HOOFDSTUK 4. VOORBEREIDEN AFWEZIGHEDEN VOOR DE ZENDING 8 Figuur 4.1: LOOPBAAN Let op : dit is de afwezigheid in functie van de telling, de kalender van de leerling wordt hier niet mee opgevuld. (enkel voor secundair) De waarden die u kan ingeven, ziet u als u op het pijltje klikt. vb. Afwezig (B), Problematische afwezigheid (B + S), Spreiding lesprogramma (S) (B) wil zeggen dat de code toegelaten is in het Basisonderwijs (opm. code A, is enkel toegelaten in HS 111 en 121) (B+S) staat voor een code in het Basis + Secundair onderwijs (S) staat voor een code in het Secundair onderwijs

10 HOOFDSTUK 4. VOORBEREIDEN AFWEZIGHEDEN VOOR DE ZENDING In groep Initieel worden alle ingeschreven leerling als aanwezig beschouwd tijdens de eerste 3 schooldagen. Enkel de uitzonderingen moeten aangepast worden. Ga naar de Module Leerlingen-Hulpprogramma s-tellinggegevens-gegevens aanwezigheidstelling in groep. (zie Fig. 4.2 op p. 9). Figuur 4.2: Aanwezigheidstelling gegevens in groep Kies de instelling en het schooljaar waarvoor u aanwezigheden wil ingeven. Klik op de knop Ophalen. Voor de secundaire scholen : Indien u afwezigheden hebt ingegeven via Leerlingen - Afwezigheden - Ingave afwezigheden klikt u na het ophalen van de gegevens, op de knop Verzamelen afw Nadien gebruikt u de knop Import afw om de afwezigheden die ingegeven zijn via Leerlingen - Afwezigheden - Ingave afwezigheden te importeren

11 HOOFDSTUK 4. VOORBEREIDEN AFWEZIGHEDEN VOOR DE ZENDING 10 Alle leerlingen werden opgehaald. De getoonde gegevens zijn : Naam Voornaam Stamboeknummer Inschrijving van - tot klasnummer Code klas Geen LB : indien hier een vinkje staat, wil dit zeggen dat de leerling wel ingeschreven is, maar nog geen loopbaan heeft voor dit schooljaar. U dient deze leerling in een klas te plaatsen (via Leerlingen - Hulpprogramma s -Inschrijvingen/loopbanen- Leerlingen in klas plaatsen) of uit te schrijven indien de leerling dit schooljaar niet meer in uw instelling zit. Dag 1 : hier staat J (aanwezig), X (de leerling is op de dag van de telling niet ingeschreven) of Y (het betreft een niet-leerplichtige kleuter). 3 Sep : hier (aanwezig), of een geldige afwezigheidscode. U duidt dus enkel de leerling(en) aan waarvoor u nog een afwezigheid wil wijzigen. Indien de leerling de eerste schooldag afwezig is, geeft u in Code voor 3 sep de juiste afwezigheidscode in. (let op : de eerste schooldag is niet noodzakelijk 1 september! In schooljaar 2007 is de eerste schooldag = 3 september, de tweede schooldag = 4 september, de derde schooldag = 5 september) Via de knop Controle kan u de ingebrachte gegevens laten controleren. Indien Wisa een fout vindt, wordt deze getoond in de kolom Controle Indien geen fouten meer gevonden, klik op de knop Verwerken. Hierop zal het programma de gegevens opslaan in de Loopbaan van elke leerling (Tabblad Telling aanwezig), zodat deze tijdens het aanmaken van de zending kunnen opgehaald worden.

12 5 Aanmaken van de zending Ga naar de Module Leerlingen - Edison - Telling aanwezigheden. (zie Fig. 5.1 op p. 11). Figuur 5.1: Aanmaak zending Kies de Instelling waarvoor u de telling wil aanmaken. Controleer de contactpersoon (deze wordt automatisch ingevuld met de edison-contactpersoon als u deze naam (type EDIS) heeft ingevuld in de Module Schoolstructuur - Instellingen - contactpersonen). Ook de Edison-directory wordt automatisch ingevuld als u de verwijzing naar de juiste mappen heeft ingegeven bij Schoolstructuur - Instellingen - Fiche - tabblad Ministerie/Edison. Meestal zal hier de map C: \Edison.win \tosend ingevuld staan. Dit wil zeggen dat het tellingbestand zal bewaard worden in deze map. 11

13 HOOFDSTUK 5. AANMAKEN VAN DE ZENDING 12 Deze map is de standaardmap waar het Edison programma gaat zoeken of er bestanden zijn die moeten doorgestuurd worden naar het Departement Onderwijs. Indien u de telling probeert te maken op een computer in een netwerk waar Edison niet geinstalleerd is, dan kunt u een melding krijgen van volgende aard : (zie Fig. 5.2 op p. 12) Figuur 5.2: cannotcreatefile In dit geval moet u bij de Edison-directory een map selecteren die wel bestaat. Er zijn nog andere mogelijkheden : ofwel selecteert u een map op uw eigen harde schijf en kopieert u later het aangemaakte bestand via het netwerk naar de computer waar u de Edison verzendingen doet. Ofwel selecteert u uw A: schijf en laat u het bestand wegschrijven naar een diskette,cd of memorystick. Ofwel kiest u een netwerkschijf (als die aangemaakt is) die verwijst naar de computer waarmee de telling verstuurd wordt. Kies de correcte Datum (naargelang het gekozen schooljaar wordt de juiste datum opgevuld) Dit moet altijd 3 september zijn (kan door de gebruiker niet gewijzigd worden), ongeacht op welke dag de start van het schooljaar valt. Weliswaar bevat de zending de gegevens van de eerste 3 effectieve schooldagen. Dus de zending van schooljaar 2007 bevat de aanwezigheidsgegevens van 3, 4 en 5 september. De zendingsdatum is echter altijd 3 september (naar analogie met 1 oktober en 1 februari). Klik op de knop Voorbereiden (licht pas op als u alle velden hebt ingegeven)

14 HOOFDSTUK 5. AANMAKEN VAN DE ZENDING 13 De leerlingen die in de telling opgenomen zullen worden, worden opgehaald met vermelding van hun aanwezigheden en eventuele afwezigheidscode. U krijgt een overzicht van deze leerlingen met onderaan de vermelding van het aantal. Controleer of het aantal klopt. Indien het aantal niet correct is dient u de in- en uitschrijvingen van de leerlingen te controleren. Wanneer de telling teveel leerlingen vindt, moeten er nog leerlingen uitgeschreven worden. (schoolverlaters op 30/06 van vorig schooljaar? Leerlingen die ingeschreven werden maar nooit zijn komen opdagen?...) Wanneer de telling te weinig leerlingen vindt zijn er vermoedelijk leerlingen verkeerdelijk uitgeschreven. Indien het aantal wel klopt gaat u verder. (zie Fig. 5.3 op p. 13) Figuur 5.3: zendingopgenomenleerlingen Kolom Aanw1, Aanw2, Aanw3 : mogelijke waarden : J : de leerling was aanwezig N : de leerling was afwezig, X : de leerling was niet ingeschreven op 1 september, maar op een latere datum Y : de niet-leerplichtige kleuter was ingeschreven (ongeacht aanwezigheid) Voor de niet-leerplichtige kleuter wordt Y ingegeven, omdat de aanwezigheid niet moet worden geregistreerd. De kleuter is niet leerplichtig indien geboortejaar > schooljaar - 6, EN is ingeschreven in HS 111 of 121 Vb. geboortejaar 2002 > De kleuter is leerplichtig indien geboortejaar < =schooljaar - 6, OF is ingeschreven in HS 211 of 221.

15 HOOFDSTUK 5. AANMAKEN VAN DE ZENDING 14 Kolom Afwezig1, Afwezig2, Afwezig3 : mogelijke waarden : blanko indien leerling aanwezig niet = N K : Klassikaal verlof Een geldige afwezigheidscode indien veld aanwezigheid van deze dag N is, en de code K niet van toepassing is. De geldige afwezigheidscodes staan voor het Basisonderwijs vermeld in omzendbrief BaO/2002/11 voor het Buitengewoon basisonderwijs BaO/2006/05 voor het Gewoon basisonderwijs BaO/2006/04 Voor het gewoon secundair onderwijs in omzendbrief SO70 Voor het buitengewoon secundair onderwijs in omzendbrief BUSO 04 Voor de centra deeltijdse vorming in omzendbrief SO/2005/09 Indien de knop Aanmaken niet oplicht, werden er door Wisa nog fouten in de gegevens gevonden. U dient deze fouten eerst te verbeteren. Als u ergens een fout heeft opgelost moet u opnieuw de zending aanmaken. Indien Wisa geen fouten vindt, klik dan op de knop Aanmaken, opdat het zendingsbestand wordt weggeschreven in de gekozen Edison map.

16 HOOFDSTUK 5. AANMAKEN VAN DE ZENDING 15 Indien Wisa de zending niet kon aanmaken, krijgt u een foutmelding van volgende aard: (zie Fig. 5.4 op p. 15). Figuur 5.4: Kon zending niet aanmaken Klik op OK, u komt dan op het tabblad Resultaat, waar u een overzicht krijgt van de mogelijke fouten. (zie Fig. 5.5 op p. 15). Figuur 5.5: Fouten in zending Indien in de 1e kolom een! staat, wil dit zeggen dat de gegevens van deze leerling een fatale fout bevatten waardoor de zending niet kan aangemaakt worden. Indien in de 1e kolom een? staat, wil dit zeggen dat de gegevens van deze leerling een waarschuwing bevatten. Indien de telling alleen waarschuwende fouten bevat, kan de zending wel aangemaakt worden. Verbeter eventuele fouten en maak opnieuw de zending aan.

17 HOOFDSTUK 5. AANMAKEN VAN DE ZENDING 16 Indien de zending kon worden aangemaakt, krijgt u een melding van volgende aard, en kan u dit bestand versturen met uw Edison-programma. (zie Fig. 5.6 op p. 16). Figuur 5.6: Zending aangemaakt Klik op OK en verlaat het programma.