FAQ Databank Internaat jan. 2015

Transcriptie

1 Beste Informatgebruiker, Op 1 februari (en facultatief op 1 oktober) dient u jaarlijks de databank voor internen aan te maken. Met dit document bieden wij u een handig overzicht van de meestgestelde vragen en een leidraad om eventuele fouten of ontbrekende gegevens te corrigeren. Overzichtelijk en visueel, zo kan u stap voor stap aan de slag, en zo heeft u een handige houvast in handen. FAQ Databank Internaat jan Internen nog niet overgezet/ingeschreven 2 2. De leerling zit dit schooljaar niet meer op internaat 3 3. Niet alle internen hebben een stamnummer 3 4. De uitgeschreven internen staan nog in de leerlingenlijst 4 5. Het stamnummer van de school ontbreekt 5 6. Domicilie-/verblijfsadres ontbreekt 5 7. Het instellingsnummer van de externe school is niet ingevuld 6 8. De school is niet terug te vinden bij de schoolgegevens 6 9. De administratieve groep is niet terug te vinden bij de schoolgegevens 7 Voor alle verdere vragen rond internen verwijzen we u graag door naar helpdesk@informat.be 10. Terugzending EDISON 7

2 1. Internen nog niet overgezet/ingeschreven U meldt zich aan in vorig schooljaar en zet de leerlingen over via menu Extra > Overbrengen/uitschrijven internen. Deze leerlingen kan u makkelijk in groep toevoegen via het menu Internen > Inschrijven vanuit de leerlingenadministratie. Opgelet: Dit werkt enkel indien het verblijfstype en het internaat zijn ingevuld bij de dagschool: Nieuwe internen moet u uiteraard manueel toevoegen via het menu Internen > Inschrijven, behalve wanneer de leerling is ingeschreven in een school van de scholengemeenschap/ scholengroep die met de leerlingenadministratie van Informat werkt. 2

3 2. De leerling zit dit schooljaar niet meer op internaat De interne leerling werd overgezet naar het huidige schooljaar, maar zit dit jaar niet meer op internaat. Dit past u aan als volgt: 3. Niet alle internen hebben een stamnummer Via het menu Internen > Stamnummer toekennen selecteert u uw internaat en klikt u vervolgens op de knop Stamnummers toekennen. Via menu Internen > Consulteren roept u de leerling op en vervolgens gaat u naar het tabblad Inschrijving. U verwijdert de inschrijving door achteraan op de betreffende overzichtslijn op het icoon prullenmand te klikken. 3

4 4. De uitgeschreven internen staan nog in de leerlingenlijst De oorzaak hiervan kan divers zijn. 1) De internen werden uitgeschreven langs menu Internen > Uitschrijven. Deze menukeuze is enkel bedoeld om leerlingen uit te schrijven op het einde van het schooljaar. 2) De filter staat verkeerd ingesteld. Als de filter (d.i. de verrekijker bovenaan de lijst) op Alle internen staat, dan worden ook de uitgeschreven internen getoond. U dient de filter dus aan te passen naar Alleen huidige internen. Uitgeschreven internen of internen die pas later starten worden dan niet getoond. Bijgevolg hebben deze internen een einddatum gekregen op XXXX, wat uiteraard niet correct is. Was de interne dit schooljaar effectief ingeschreven, dan moet de einddatum correct worden ingevuld op het tabblad Inschrijving. Was de interne dit schooljaar nooit op internaat, dan moet de inschrijving worden verwijderd (zie punt 2: De leerling zit dit schooljaar niet meer op internaat.). 4

5 5. Het stamnummer van de school ontbreekt De schoolgegevens worden standaard overgenomen als het om een school van de eigen scholengemeenschap/scholengroep gaat die ook met Informat werkt (historiektype = vanuit de leerlingen). 6. Domicilie-/verblijfsadres ontbreekt Beide vinkjes moeten aangevinkt zijn op het tabblad Adressen. Indien de gegevens ontbreken op het tabblad Schoolgegevens moeten die via de plusknop worden toegevoegd (historiektype = externe school). De gegevens in de gele velden zijn verplicht in te vullen (databank). 5

6 7. Het instellingsnummer van de externe school is niet ingevuld De schoolgegevens van het huidige schooljaar ontbreken (specifiek voor 1 februari). Via de knoppen onderaan kunnen de schoolgegevens van een vorig schooljaar makkelijk gekopieerd worden. 8. De school is niet terug te vinden bij de schoolgegevens De school werd nog niet geactiveerd voor het internaat via het menu Extra > Instellingen. Noot: in de rechterkolom staan de actieve scholen opgelijst. 6

7 9. De administratieve groep is niet terug te vinden bij de schoolgegevens De administratieve groep werd nog niet geactiveerd voor het internaat via het menu Extra > Eigen administratieve groepen. Noot: in de rechterkolom staan de actieve administratieve groepen opgelijst. 10. Terugzending EDISON Het is mogelijk dat u fouten terugkrijgt i.v.m. een ongeldig stamnummer van de school. Dit zijn slechts waarschuwingen; die mag u bijgevolg negeren. Er wordt immers niet of in mindere mate gecommuniceerd tussen de databank van DISCIMUS en de databank van EDISON (internen). De stamnummers van de school zijn daardoor niet altijd gekend in de internendatabank. Krijgt u de foutmelding dat het stamnummer behoort tot een andere interne, dan gaat het meestal om een verschil in naam en/of voornaam. Ofwel zijn de gegevens verkeerd in Informat en moet u die aanpassen en de databank opnieuw aanmaken en doorsturen. Ofwel zijn de gegevens verkeerd geregistreerd bij het Departement en moet u dit telefonisch melden zodat zij de nodige aanpassingen kunnen doen. Als u de melding Databank succesvol verwerkt krijgt, dan is de databank in orde en hoeft u verder niets meer uit te voeren. 7