Stagebeheer Versie 04 september 2014

Transcriptie

1 Stagebeheer Versie 04 september 2014

2 Inhoud Vooraf Bedrijven Bedrijven koppelen Periodes toekennen Stages Stages Modulair Etiketten Documenten Contracten Brieven Stagedatabank Beknopte werkwijze stagedatabank Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 1

3 Vooraf De in kleur gemarkeerde tekstpassages zijn wijzigingen t.o.v. de vorige versie van deze handleiding: - wijzigingen d.d ; - wijzigingen d.d ; - wijzigingen d.d Bedrijven Hier vindt u de gegevens van alle bedrijven die aan uw eigen school gekoppeld werden. Om een nieuw bedrijf toe te voegen klikt u op de knop. De nieuwe stageplaats wordt dan automatisch gekoppeld aan de school waar u bent ingelogd. Om gegevens van een bestaand bedrijf te wijzigen klikt u op de knop. OPGELET: bedrijven zijn schooloverschrijdend! Pas dus niet zomaar gegevens aan, want hierdoor kunnen collega-scholen van de SG/SGR in de problemen komen. Voeg liever een nieuw bedrijf toe of werk via vestiging (zie verder). De meeste velden spreken voor zich en behoeven bijgevolg geen bijkomende uitleg. Minstens één van volgende drie velden moet ingevuld worden. In volgorde van belangrijkheid zijn dat: - Paritair Comité; - RSZ-werkgeverskengetal; - NACE-code. Bij PC 999 (lokale besturen) is bijkomend ook de NACE-code verplicht in te vullen. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 2

4 Via het icoontje kunt u meerdere vestigingen aan een stageplaats koppelen. Dit kunt u niet enkel gebruiken voor bedrijven met meerdere vestigingen, maar ook voor bedrijven met meerdere afdelingen (bv. een ziekenhuis waar leerlingen stage kunnen doen als verpleegkundige, in de keuken, op de boekhouding of als onderhoudspersoneel). Alle wijzigingen aan een vestiging worden gelogd (gebruikersnaam + tijdstip). Op de stagefiche (menu Stages Stages ) kunt u dan een vestiging aan de stage koppelen (dit is niet verplicht). Via het icoontje kunt u één of meerdere contactpersonen aan de stageplaats koppelen. Klik op de plusknop om een contactpersoon toe te voegen en selecteer de gewenste persoon uit de aangeboden lijst. Facultatief kunt u de functie van deze persoon binnen het bedrijf (bvb. personeelsmanager) invullen. Vergeet niet op het groene vinkje te klikken om op te slaan. Contactpersonen die niet voorkomen in de lijst moet u eerst toevoegen langs menu Extra Contactpersonen. Is deze menukeuze niet opgelicht, dan moet u hiervoor uw beheerder contacteren. Naam, voornaam en geslacht volstaan, maar het is uiteraard niet verboden andere gegevens ook in te vullen. Telefoon- en GSM-nummers bv. moet u invullen op tabblad 'Communicatienummers' om die op de stageovereenkomst vermeld te zien. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 3

5 Bij het verwijderen van een bedrijf wordt er gecontroleerd of er nog leerlingen gekoppeld zijn aan deze stageplaats (dus over de scholen/schooljaren heen). Via het printericoontje bovenaan kunt u een gegevensfiche en een lijst van leerlingen die stage lopen aan dit bedrijf afprinten. Via de links onderaan de lijst met bedrijven kunt u een lijst afprinten van alle stageplaatsen, of van enkel de gekoppelde stageplaatsen. 1.2 Bedrijven koppelen Langs deze menukeuze bepaalt u welke stageplaatsen voor uw school van toepassing zijn. Links krijgt u alle stageplaatsen van de volledige scholengroep die langs menu Bedrijven' werden ingevoerd. Met Shift- of Controltoets en linkermuisknop selecteert u die bedrijven die voor u van toepassing zijn en met de bovenste pijl zet u die over naar de rechterkolom. Bij de invoer van de stagegegevens zult u dan enkel deze bedrijven aangeboden krijgen. Bedrijven die u niet meer nodig hebt kunt u ontkoppelen door het bedrijf van de rechter- naar de linkerkolom terug te zetten. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 4

6 1.3 Periodes toekennen Langs deze menukeuze kunt u aan één of meerdere klas- of subgroepen een stageperiode toekennen en een aantal gemeenschappelijke gegevens invullen. Indien één of meerdere klassen tijdens dezelfde periode op dezelfde dag(en) stage lopen met dezelfde stagebegeleider of in dezelfde sector hoeft u dit dus niet bij iedere leerling in te vullen, maar kan dit in één keer. Daarna kunnen de gegevens verder individueel aangevuld worden. Bovenaan selecteert u de gewenste klas- of subgroepen (met het plus- of minteken kunt u die allemaal aan- of afvinken) en bovenaan klikt u op het vinkje om te bevestigen. Eerst en vooral vult u de periode in. Indien sector, Nacecode, stagebegeleider en/of gezondheidstoezicht identiek zijn voor alle leerlingen van bepaalde klas(sen), kunt u die zaken hier invullen. Vergeet niet de tijdstippen aan te vinken waarop de leerlingen stage hebben. Dit is nodig voor het automatisch toekennen van code W bij de afwezigheden! En die heb je dan weer nodig bij het aanmaken van de databank stages (zie verder). Een foutief toegekende periode kunt u collectief verwijderen via de prullenbak bovenaan, op voorwaarde dat er nog geen enkele stageplaats gekoppeld is aan deze periode. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 5

7 1.4 Stages Langs deze menukeuze kunt u per leerling de detailgegevens ingeven van de stage(s) die hij/zij gedaan heeft of verder aanvullen indien u stages hebt toegekend via periodes toekennen. Links selecteert u eerst de klas. Indien een klas ontbreekt, dan controleert u best eens of het studiejaar van deze klas wel correct is (menu 'Organisatie' - 'Klas'). Daarna selecteert u de gewenste leerling. Indien u via 'Periodes toekennen' hebt gewerkt, zal u hier al één of meerdere stages terugvinden die u kunt aanvullen via de knop 'Wijzigen'. In het andere geval moet u een nieuwe stage toevoegen via de plusknop. Indien de stagebegeleider permanent aanwezig is tijdens de ganse duur van de stage moet dit veld aangevinkt worden. De gele velden zijn verplicht in te vullen voor de stagedatabank. Minstens één van drie volgende velden moet ingevuld worden. In volgorde van belangrijkheid zijn dat Paritair Comité, RSZ-werkgeverskengetal (wordt uit de algemene gegevens van het bedrijf gehaald en kan hier dus niet ingevuld worden) en/of NACE-code. Eén uitzondering: bij Paritair Comité 999 (lokale besturen) móet ook de NACE-code meegestuurd worden. Zowel bij alternerende als blokstage moet het totaal aantal halve dagen voor de stageperiode meegestuurd worden met de databank. Voor wie de afwezigheden bijhoudt in Informat wordt dit aantal automatisch ingevuld op basis van de ingebrachte W-codes. Indien de afwezigheden niet worden bijgehouden in Informat of indien het voorgestelde aantal om een of andere reden niet correct is, dan Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 6

8 kunt u dit aantal overrulen door het juiste aantal in te vullen in het veld Eigen telling. Dit aantal krijgt altijd voorrang op het aantal W-codes dat opgehaald wordt uit de aanwezigheden. Bij een alternerende stage is het van belang dat de juiste tijdstippen zijn aangevinkt! Er kan immers een overlapping zijn met een blokstage tijdens zelfde periode, en dan mogen uiteraard de W-codes van die blokstage niet mee in rekening gebracht worden voor de alternerende stage. In geval de stage niet iedere week op dezelfde dag doorgaat, kan er niet via de tijdstippen gewerkt worden, en moet u ofwel de alternerende stage uitsplitsen, ofwel het aantal halve dagen invullen in het veld Eigen telling. Het aanduiden van de tijdstippen is sowieso nodig voor het automatisch toekennen van code W in het aanwezigheidsregister, dus ook bij blokstages! Wie dit niet gedaan had en de W-codes alsnog met terugwerkende kracht wil doorvoeren in het aanwezigheidsregister (voor die ene stageperiode van betreffende leerling) kan dit door het veld Codes W doorvoeren naar de afwezigheden voor deze stage aan te vinken. Codes W kunnen per dag ook collectief doorgevoerd worden voor alle leerlingen vanuit de vestigingskalender (menu Aanwezigheden Kalender opbouwen ). Merk op dat voor scholen met zeer veel stages de W-codes s nachts automatisch worden doorgevoerd (zie ook 1.10 Stagedatabank ). Voor niet-lesdagen (bv. weekends en woensdagnamiddagen) waarop minstens één leerling van een bepaalde klas stage heeft, moet in de kalender op klasgroepniveau dit tijdstip als werk/stage (= roze) gedefinieerd worden, zodat ook voor dat tijdstip de absentielijst wordt aangemaakt. W-codes in de toekomst worden ook in rekening gebracht en aangeduid in de absentielijsten, op voorwaarde dat de tijdstippen zijn aangevinkt in de stagefiche! Deze W-codes worden nog niet opgenomen in Discimus. Dat gebeurt pas de dag zelf. Aan-/afwezigheden in de toekomst mogen immers niet gemeld worden via Discimus. Bij het verwijderen van een stage worden alle W-codes gewist. Dat gebeurt ook bij het invullen van het veld Stopgezet voor alle W-codes tussen de stopzettingsdatum en de einddatum van de stage. Indien de einddatum van de stage wordt aangepast, dan worden W-codes geschrapt (bij vervroegde einddatum) of toegevoegd (bij verlengde einddatum) indien het veld Codes W doorvoeren naar de afwezigheden voor deze stage wordt aangevinkt. Via kunt u een overzicht oproepen van alle afwezigheden van de leerling. Via kunt een overzicht van de W-codes oproepen en die desgevallend verwijderen door achteraan op de prullenbak te klikken: Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 7

9 De overige velden zijn enkel ter info voor de school en/of voor de afprint van het stagecontract. Vestiging of afdeling kunnen geselecteerd worden op basis van uw input bij de bedrijven. Er kunnen meerdere functiepersonen (mentor, stagebegeleider, vertegenwoordiger) gekoppeld worden aan een stage. Klik hiervoor op : U selecteert de functie en krijgt een lijst met bovenaan de contactpersonen gekoppeld aan deze stageplaats, gevolgd door de leerkrachten van uw school. Via het printericoontje bovenaan kunt u een individuele steekkaart en de standaard stageovereenkomst afprinten. 1.5 Stages Modulair Werkwijze is identiek aan het voltijds onderwijs, met dat verschil dat je eerst een module moet selecteren. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 8

10 1.6 Etiketten Langs deze menukeuze kunt u stage-etiketten afprinten aan de hand van een wizard die u moet doorlopen. Wenst u eigen etiketten te ontwerpen, dan moet u werken via Excel en Word (zie afzonderlijke handleidingen op de supportsite). Op de eerste pagina kunt u een aantal parameters opgeven: In de volgende stappen kunt u dan één of meerdere scholen/vestigingen of klassen/subgroepen/ afdelingsjaren selecteren, of zelfs één of meerdere leerlingen. U kunt telkens vanuit het betreffende niveau afprinten via het printericoontje bovenaan links: Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 9

11 1.7 Documenten Langs deze menukeuze kunt u een aantal stagedocumenten afprinten. Links selecteert u het gewenste document. Rechts selecteert u school en vestiging waarvoor u dit document wil afprinten. Duid aan of u een afdruk voor bepaalde klassen of afdelingsjaren wenst en vink de gewenste klassen/afdelingsjaren aan. Met de knoppen Alle of Geen kunt u alle klassen/afdelingsjaren respectievelijk aan- of afvinken. Afhankelijk van het gekozen document krijgt u onderaan andere parameters te zien. Bij de stageovereenkomsten zijn dat bv. de verschillende modellen die u zelf hebt ontworpen. Als deze zijn ingevuld klikt u op het printericoontje bovenaan links om af te drukken. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 10

12 1.8 Contracten Langs deze menukeuze ontwerpt u zelf uw stageovereenkomst(en). De definiëring van de 3 partijen gebeurt door Informat. De opsomming van de artikelpunten kan door de school zelf bepaald worden. Klik op het plusteken om een nieuwe overeenkomst toe te voegen. Vul een naam in voor de stageovereenkomst en geef het ontwerp in in het daartoe voorziene kader. De variabele gegevens (naam en voornaam van de leerling, stageplaats,...) definieert u aan de hand van de voorgestelde parameters (dus door die veldnamen tussen accolades te zetten). Vergeet niet op opslaan te klikken! Het is aangeraden om de overeenkomst volledig zelf in te voeren, en niet te kopiëren vanuit Word of Excel omdat er dan vaak problemen zijn met de opmaak. Onder het ontwerp kunt u aanvinken dat deze overeenkomst als standaard stageovereenkomst gebruikt moet worden. Dit model wordt dan genomen wanneer u een stageovereenkomst afprint vanuit de stagefiche. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 11

13 1.9 Brieven Langs deze menukeuze kunt u eigen brieven en lijsten ontwerpen, zowel voor de stagiair als voor het stagebedrijf. Klik op het plusteken om een nieuwe brief toe te voegen. Vul een naam in voor de brief en geef het ontwerp in in het daartoe voorziene kader. De variabele gegevens (naam en voornaam van de leerling, stageplaats,...) definieert u aan de hand van de voorgestelde parameters (dus door die veldnamen tussen accolades te zetten). Vergeet niet op opslaan te klikken! Het is aangeraden om de brief volledig zelf in te voeren, en niet te kopiëren vanuit Word of Excel omdat er dan vaak problemen zijn met de opmaak. Via het printericoontje kunt een voorbeeldbrief afprinten zodat u het ontwerp kunt controleren. Via de knop kunnen brieven gedeeld worden met andere gebruikers van de eigen school of gekopieerd naar een andere school zodat die ontwerpen niet volledig opnieuw moeten ingebracht worden. Als u hierop klikt, kunt u een school en gebruiker kiezen: Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 12

14 Kiest u een andere gebruiker van dezelfde school, dan wordt de brief/sjabloon gedeeld zodat beide gebruikers hetzelfde ontwerp kunnen aanpassen. Kiest u een andere school, dan wordt de brief/sjabloon gekopieerd voor de geselecteerde gebruiker Stagedatabank Alle voltijdse scholen waarvan de leerlingen in de loop van het schooljaar een stage hebben gelopen, moeten tussen 15 mei en 31 mei via een zending een aantal gegevens over de gevolgde stages meedelen (voor stages die plaatsvinden na 31 mei moet het aantal halve dagen zo nauwkeurig mogelijk benaderd worden. Als dit niet mogelijk is, mag de zending na de laatste stagedag verstuurd worden). Het betreft: * voor het gewoon voltijds secundair onderwijs, de leerlingen van: - de 2 e en de 3 e graad KSO, TSO of BSO; hoewel leerlingen van het ASO ook stage kunnen volgen, moeten deze NIET worden ingestuurd; * voor het modulair onderwijs, de leerlingen van: - de 4 e graad BSO; - HBO Verpleegkunde; - Se-n-Se TSO en KSO; * voor het BUSO, de leerlingen van : - OV1: enkel de stages met een productief karakter moeten worden meegedeeld. Sociaalmaatschappelijke trainingen met een niet-productief karakter moeten niet worden meegedeeld; - OV2: leerlingen uit de tweede fase, leerlingen die reeds 16 jaar zijn en die extramurale BGV (beroepsgerichte vorming) doen in het kader van werkplekleren, gelijkgesteld aan stage; - OV3: - leerlingen uit de kwalificatiefase (1 e en 2 e leerjaar en modulair onderwijs) en uit de integratiefase (alternerende beroepsopleiding); - leerlingen die reeds 16 jaar zijn en die extramurale BGV (beroepsgerichte vorming) doen in het kader van werkplekleren, gelijkgesteld aan stage; - OV4: leerlingen van de 2 e en de 3 e graad KSO, TSO of BSO. * voor het deeltijds onderwijs (DBSO): - alle leerlingen die stage volgden (binnen de component leren). Zie ook punt in omzendbrief SO/2008/08. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 13

15 Het tekstbestand kan niet aangemaakt worden vóór 15 mei, maar u kunt uiteraard wel al de berichten controleren en de fouten verbeteren. De databank zelf wordt aangemaakt langs menu Edison. Merk op dat voor scholen met zeer veel stages de W-codes s nachts automatisch worden doorgevoerd. Dergelijke scholen die overdag nog stagegegevens aanpassen moeten dus wachten tot s anderendaags om de stagedatabank aan te maken! Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 14

16 Stap 1: Berichten controleren U komt in de leerlingenlijst terecht en moet eerst de berichten controleren. Klik hiervoor op de gelijknamige knop. Het programma voert dan een aantal controles uit op uw leerlingenbestand. U krijgt een lijst met leerlingen bij wie nog fouten werden vastgesteld: Stap 2: Fouten verbeteren Om te weten om welke fouten het gaat, klikt u de leerling aan. U krijgt dan volgende informatie: Wilt u meer gedetailleerde informatie, dan klikt u op de drie puntjes in de laatste kolom: Om de fout te verbeteren klikt u deze aan met de L-muistoets. U komt dan automatisch in het scherm terecht waar u deze fout moet aanpassen. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 15

17 Stap 3: Berichten opnieuw controleren Nadat u alle fouten verbeterd hebt, klikt u nogmaals op de knop 'Berichten (opnieuw) controleren'. Stap 4: Contactgegevens invullen Pas als er geen enkele fout meer wordt vastgesteld, zal u het bestand met de inschrijvings- en leerlingengegevens kunnen opbouwen: U moet wel eerst nog de gegevens van de contactpersoon invullen. Dit is de persoon die het departement mag contacteren als er vragen zijn i.v.m. de databank en is verplicht in te vullen. Voor de naam wordt gekeken naar de functies die zijn ingevuld op de schoolfiche (verantwoordelijke EDISON). Indien niet ingevuld kan u het hier zelf aanvullen. Standaard wordt het telefoonnummer van de school genomen. Dit kunt u uiteraard ook nog wijzigen. Stap 5: Bestand controleren Klik op de knop EDISON-bestand aanmaken!. Eerst moet u het controlebestand aanmaken door op de knop Bestand controleren te klikken. Er wordt dan een leesbare afdruk gemaakt van wat er zal worden doorgestuurd (u moet het bestand dus niet meer eerst aanmaken alvorens het te controleren langs menu Edison Controlebestand ). Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 16

18 Stap 6: Bestand downloaden Als de databank inhoudelijk correct is, mag u het bestand downloaden. U klikt op "klik hier" en komt in volgend scherm terecht: Kies voor 'Opslaan'. U komt in volgend scherm: Het bestand moet opgeslagen worden in de map \EDISON.WIN\TOSEND. Indien u geen rechten hebt op deze map hebt u twee mogelijkheden. Ofwel slaat u het bestand op op diskette, memorystick of een andere gegevensdrager en bezorgt u die aan een collega die wel rechten heeft op Edison. Ofwel slaat u het bestand op in een map op het netwerk zodat uw collega hier aan kan. Hij/zij moet in beide gevallen dit bestand langs Windows Verkenner kopiëren naar de map \EDISON.WIN\TOSEND. Stap 7: Databank versturen Nu kunt u de databank doorsturen met het EDISON-pakket. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 17

19 1.11 Beknopte werkwijze stagedatabank Alle stageplaatsen van de eigen school vindt u terug onder menu 'Stages' Bedrijven. Als hier een stageplaats ontbreekt, controleert u eerst of die nog niet voorkomt in de linkerkolom onder menu 'Stages' - Bedrijven koppelen. Deze kolom bevat immers ook de stageplaatsen die door andere scholen van de scholengroep werden toegevoegd. Is dat het geval, dan zet u dat bedrijf over naar de rechterkolom. Is dat niet het geval, dan moet u de stageplaats alsnog zelf toevoegen langs menu Bedrijven. Deze wordt dan automatisch gekoppeld aan uw eigen school onder menu Bedrijven koppelen. Langs menu 'Stages' - Periodes toekennen kunt u voor alle leerlingen van één of meerdere klassen ineens een stageperiode toevoegen. Specifieke gegevens i.v.m. deze stage moeten dan verder aangevuld worden langs menu Stages - Stages. Uiteraard kunt u hier ook per leerling een stage toevoegen. Vergeet niet de tijdstippen aan te vinken, want dit is zowel van belang voor het aanwezigheidsregister (code W) als de stagedatabank (aantal halve dagen stage per periode wordt hieruit afgeleid). De databank zelf wordt aangemaakt langs menu Edison. Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer Pagina 18