Gebruikershandleiding School Communication

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding School Communication

2 1. Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave Inleiding Begrippen Overzicht menu Opstartscherm Beschrijving onderdelen menu (algemeen) Beschrijving onderdelen menu (gedetailleerd) Consulteren leden Consulteren relaties Consulteren personeel Consulteren contactpersonen Klassen Groepen Diensten Diensten personeel Distributielijsten contactpersonen Consulteren abonnees Inschrijven leden als abonnee Inschrijven ledengroep als abonnee Abonneren leden klassen/groepen Abonneren leden diensten Inschrijven relaties als abonnee Inschrijven relatiegroep als abonnee Abonneren relaties groepen/diensten Consulteren personeel Inschrijven personeel als abonnee Abonneren personeel diensten Berichten > Categorieën Berichten > Subcategorieën Berichten > Inhoud Communicatie individueel Communicatie organisatie Communicatie afwezigheden Communicatie personeel Communicatie contactpersonen Gegevens school Gegevens afwezigheden Adresetiketten Bijstand -> Online Toepassingen Integratie School Communication in ibasis en ileerlingen Mailen brieven code onbekend (aan ouders) Brief: 4 periodes code Z Brief: x aantal keren te laat Brief: x aantal keren code B Nieuw of gewijzigd item in het begeleidingsdossier Integratie School Communication in ibegeleiding Inleiding School Communication is een communicatieplatform waarmee berichten op een snelle en eenvoudige manier verdeeld kunnen worden. Via School Communication wordt de al dan niet cruciale berichtgeving onmiddellijk en rechtstreeks bij de betrokkenen afgeleverd. De toegevoegde waarde van School Communication zit in de snelheid en de doelgerichtheid van de communicatie. 1

3 De voordelen van School Communication: Besparing op logistieke middelen (papier, postzegels,...) School Communication maakt gebruik van bestaande gegevens (personalia leden schoolgemeenschap, personalia van de relaties, adressen, communicatienummers, E- mailadressen,...) Integratie in bestaande pakketten (ileerlingen, ibasis, ibegeleiding) Ondersteunde media: mail, SMS, afgedrukte documenten Onbeperkt aantal bijlages (medium mail, is afhankelijk van de technische specificaties) Historieken van de berichtgeving op het niveau van de bericht, de individuele contacten, de klassen, de groepen, de diensten en de personeelsdiensten Export naar Excel van contacten, historieken,... Selectief afdrukken adresetiketten Berichtgeving met betrekking tot afwezigheden code onbekend, historieken met betrekking tot deze berichtgeving Adresboek per personeelslid Distributielijsten van contactpersonen Selectief afdrukken van berichtgeving wanneer geen mogelijkheid tot communicatie via mail (contactpersoon heeft geen mailadres of internetverbinding) 3. Begrippen Leden van de schoolgemeenschap: Leden van de schoolgemeenschap zijn de personen (leerlingen, cursisten,...) die een lopende inschrijving hebben voor het geselecteerde schooljaar. Relaties van de schoolgemeenschap: Relaties van de schoolgemeenschap zijn de personen (vader, moeder,...) die als relatie aan bovenstaande leden werden toegevoegd. Personeel van de schoolgemeenschap: Personeel van de schoolgemeenschap zijn de personeelsleden die actief tewerkgesteld zijn in de schoolgemeenschap gedurende het geselecteerde schooljaar. Contactpersonen van de schoolgemeenschap: Contactpersonen zijn personen die onrechtstreeks betrokken zijn bij de schoolgemeenschap. Het betreft externe personen die op één of andere manier (bijvoorbeeld commercieel) een band hebben met de schoolgemeenschap. Abonnees: Abonnees zijn leden of relaties van de schoolgemeenschap die als contact toegevoegd werden. Dit betekent niet dat een abonnee wanneer als contact toegevoegd onmiddelijk berichtgeving toegestuurd zal krijgen. Een abonnee kan enkel en alleen berichtgeving toegestuurd krijgen wanneer de abonnee effectief ingeschreven wordt op een klas, groep of dienst. Personeel als abonnee: Net als leden of relaties kunnen personeelsleden van de schoolgemeenschap als contact toegevoegd worden. Dit betekent niet dat een personeelslid wanneer als contact toegevoegd onmiddelijk berichtgeving toegestuurd zal krijgen. Een personeelslid kan enkel en alleen berichtgeving toegestuurd krijgen wanneer betreffend personeelslid effectief 2

4 ingeschreven wordt op een dienst personeel. Categorie: Een categorie is een logische verdeling van de verschillende berichten in groepen van aanverwante berichten. Een bericht kan rechtstreeks aan een categorie toegevoegd worden. Subcategorie: Een subcategorie bestaat niet op zich, is een onderverdeling van een categorie. Een bericht kan gekoppeld zijn aan een subcategorie of rechtstreeks gekoppeld zijn aan de bovenliggende categorie. Klas: Bevat alle leerlingen die een inschrijving hebben in betreffende klas in het geselecteerde schooljaar. Aan de klas op zich kan er niets gewijzigd worden. Er kunnen ook geen klassen verwijderd of toegevoegd worden. Het beheer van de klassen gebeurt in de toepassingen ibasis en ileerlingen. Groep: Er wordt een onderscheid gemaakt tussen groepen aangemaakt in de toepassingen ibasis en ileerlingen en de groepen die aangemaakt worden in de School Communication toepassing. Dienst: Diensten zijn gelijkaardig aan groepen met dat verschil dat diensten enkel bestaan in de School Communication toepassing. School Communication: Een item (adres, of GSM) wordt actief binnen de School Communication toepassing wanneer School Communication aangevinkt wordt. 4. Overzicht menu Opstartscherm 3

5 Bij opstart van de School Communication toepassing krijgt de ingelogde gebruiker bovenstaande scherm te zien. Volgende items zijn beschikbaar: X School Organisatie Abonnee Berichten Communicatie Afdrukken Bijstand Schooljaar wijzigen Net als in de andere Informat toepassingen kan er in de School Communication toepassing een standaard selectie ingesteld worden met betrekking tot het op te starten schooljaar en instellingsnummer. Om te beginnen moet de gebruiker het gewenste schooljaar en het gewenste instellingsnummer selecteren. Dit gebeurt via het item Schooljaar wijzigen. In onderstaand dialoogvenster selecteert de gebruiker het gewenste schooljaar en het gewenste instellingsnummer. Kies de knop Selecteer om de keuze te bevestigen, kies de knop Annuleren om de voorgestelde keuze te bewaren. 4

6 Beschrijving onderdelen menu (algemeen) Afsluiten School Communication: Afmelden: de toepassing wordt volledig afgesloten Sluiten: de toepassing keert terug naar het School Communication aanmeldingsscherm School: Leden: alle gekende leerlingen/cursisten voor het aangemelde schooljaar Relaties: alle relaties van voorgaande ledenlijst Personeel: alle actieve personeelsleden Contactpersonen: alle beschikbare contactpersonen (los van de betreffende school) Organisatie: Klassen: alle beschikbare klassen voor aangemeld schooljaar Groepen: alle beschikbare groepen voor aangemeld schooljaar (subgroepen van klassen en groepen aangemaakt in de School Communication toepassing) Diensten: alle beschikbare diensten, enkel van toepassing op leerlingen/cursisten Diensten personeel: alle beschikbare diensten, enkel van toepassing op personeelsleden Distributielijst: een lijst gerelateerde contactpersonen (bijvoorbeeld een lijst 5

7 Abonnee: van gemeenteraadsleden) Consulteren abonnees: alle gekende leerlingen/cursisten die werden toegevoegd als abonnee Inschrijven leden als abonnee: toevoegen van één leerling/cursist als abonnee Inschrijven ledengroep als abonnee: toevoegen van meerdere leerlingen/cursisten als abonnee Abonneren leden klassen/groepen: inschrijven van leerlingen/cursisten (als abonnee) in een klas/groep Abonneren leden diensten: inschrijven van leerlingen/cursisten (als abonnee) in een dienst Inschrijven relaties als abonnee: toevoegen van één relatie als abonnee Inschrijven relatiegroep als abonnee: toevoegen van meerdere relaties als abonnee Abonneren relaties groepen/diensten: inschrijven van relaties (als abonnee) in een groep/dienst Consulteren personeel: alle actieve personeelsleden die werden toegevoegd als abonnee Inschrijven personeel als abonnee: toevoegen van één of meerdere personeelsleden als abonnee Abonneren personeel diensten: inschrijven van personeelsleden (als abonnee) in een dienst Berichten: Categorieën: alle hoofdcategorieën, een hoofdcategorie kan subcategorieën bevatten Subcategorieën: alle subcategorieën, onderdeel van een hoofdcategorie Inhoud: effectieve inhoud van de berichten, een bericht behoort of tot een categorie, of tot een subcategorie 6

8 Communicatie: Individueel: communicatie naar een individuele leerling/cursist/relatie Organisatie: communicatie naar de leerlingen/cursisten/relaties van een klas/groep/dienst Afwezigheden: communiceren van de afwezigheid van één of meerdere leerlingen (afwezigheid code onbekend) naar betreffende relaties Personeel: communicatie naar de personeelsleden van een dienst Contactpersonen: communicatie naar ofwel de contactpersonen gekoppeld aan een adresboek van één personeelslid ofwel de contactpersonen gekoppeld aan één distributielijst Afdrukken: Gegevens school: globaal overzicht van verstuurde items, globaal overzicht gegevens school Overzicht afwezigheden: globaal overzicht van de verstuurde afwezigheidsberichten Adresetiketten: etiketten van de geselecteerde klas/groep/dienst Bijstand: Online gebruikershandleiding Beschrijving onderdelen menu (gedetailleerd) Plaatsen van een bijkomende filter: Wanneer de gebruiker door de School Communication toepassing navigeert wordt er op verschillende plaatsen gevraagd of de gebruiker een bijkomende filter wenst te plaatsen. Deze bijkomende filter laat toe een selectie uit te voeren voor het huidige instellingsnummer of voor alle instellingsnummers waarop de aangemelde gebruiker rechten heeft. 7

9 Zoeken in lijsten: Wanneer de gebruiker door de School Communication toepassing navigeert kan er in de weergegeven lijsten (indien ze betreffende functionaliteit ondersteunen) gezocht worden. Het volstaat om een gedeelte van het te zoeken item in te geven om een filter op gelijkaardige items uit te voeren. Het zoeken wordt bevestigd door de Enter toets te selecteren of door op het bliksemteken te klikken. Consulteren leden Het consulteren van de leden levert een lijst op van alle personen die als leerling, cursist,... een lopende inschrijving hebben voor het geselecteerde schooljaar. Standaard bevat de lijst alle leden. Optioneel kan de selectie van de leden vernauwd worden tot de volgende niveaus: 8

10 - Op klasniveau worden alle leden weergegeven die een inschrijving hebben in betreffende klas. - Op groepsniveau moet er een onderscheid gemaakt worden tussen de groepen die aangemaakt werden in de toepassingen ibasis en ileerlingen en de groepen die aangemaakt werden in School Communication toepassing. De laatst genoemde groepen zullen de leden bevatten die ingeschreven werden als abonnee op die groepen. - Op dienstenniveau worden alle leden weergegeven die als abonnee ingeschreven werden op betreffende diensten. Door op het pijltje naast Lijst leden te klikken kan: - Er in betreffende lijst gezocht worden op naam (waarbij een stuk van de naam ingeven voldoende is). - De inhoud van de lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Menubalk ledenlijst: - Personalia: de persoonlijke gegevens worden in dit detailscherm weergegeven. Deze gegevens kunnen niet gewijzigd worden. Deze gegevens worden beheerd door de toepassingen ibasis en ileerlingen. - Adressen: beheer van de adresgegevens. - Communicatienummers: beheer van communicatienummers (telefoon, GSM,...). - beheer van de adressen. - Relaties: de verschillende relaties die aan betreffende persoon gekoppeld zijn. Deze gegevens kunnen niet gewijzigd worden. Deze gegevens worden beheerd door de toepassingen ibasis en ileerlingen. Consulteren relaties Het consulteren van de relaties levert een lijst op van alle relaties die gekoppeld zijn aan de personen die als leerling, cursist,... een lopende inschrijving hebben voor het geselecteerde schooljaar. De lijst die wordt weergegeven toont een alfabetisch gesorteerde lijst van de leden met de betreffende relaties. Standaard bevat de lijst alle relaties. Optioneel kan de selectie van de relaties vernauwd worden tot de volgende niveaus: 9

11 - Op groepsniveau worden alle relaties weergegeven die als abonnee ingeschreven werden op die groepen. - Op dienstenniveau worden alle relaties weergegeven die als abonnee ingeschreven werden op betreffende diensten. Door op het pijltje naast Lijst Relaties te klikken kan: - Er in betreffende lijst gezocht worden op naam (waarbij een stuk van de naam ingeven voldoende is). - De inhoud van de lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Menubalk relatielijst: - Personalia: de persoonlijke gegevens worden in dit detailscherm weergegeven. Deze gegevens kunnen niet gewijzigd worden. Deze gegevens worden beheerd door de toepassingen ibasis en ileerlingen. - Adressen: beheer van de adresgegevens. - Communicatienummers: beheer van communicatienummers (telefoon, GSM,...). - beheer van de adressen. Consulteren personeel Het consulteren van de personeelsleden levert een lijst op van alle personeelsleden die actief tewerkgesteld zijn in het geselecteerde schooljaar. Standaard bevat de lijst alle personeelsleden. Optioneel kan de selectie van de leden vernauwd worden tot de volgende niveaus: 10

12 - Op dienstenniveau worden alle personeelsleden weergegeven die als abonnee ingeschreven werden op betreffende diensten. Door op het pijltje naast Lijst personeelsleden te klikken kan: - Er in betreffende lijst gezocht worden op naam (waarbij een stuk van de naam ingeven voldoende is). - De inhoud van de lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Menubalk lijst personeelsleden: - Personalia: de persoonlijke gegevens worden in dit detailscherm weergegeven. Deze gegevens kunnen niet gewijzigd worden. Deze gegevens worden beheerd door de toepassingen ibasis en ileerlingen. - Adressen: beheer van de adresgegevens. - Communicatienummers: beheer van communicatienummers (telefoon, GSM,...). - beheer van de adressen. - Relaties: de verschillende relaties die aan betreffend personeelslid gekoppeld zijn. Deze gegevens kunnen niet gewijzigd worden. Deze gegevens worden beheerd door de toepassingen ibasis en ileerlingen. - Adresboek: aan een personeelslid kan een lijst van (externe) contactpersonen gekoppeld worden. Deze contactpersonen zijn op onrechtstreekse manier betrokken bij de schoolgemeenschap. De gewenste contactpersonen kunnen uit de lijst met beschikbare contactpersonen geselecteerd worden. Door ze naar de lijst rechts te verplaatsen worden ze aan het adresboek van betreffend personeelslid toegevoegd. Door de contactpersonen terug naar links te verplaatsen worden ze uit het adresboek verwijderd. Contactpersonen kunnen aan meerdere personeelsleden gekoppeld worden. 11

13 Consulteren contactpersonen Het consulteren van de contactpersonen levert een lijst op van alle beschikbare contactpersonen die op een onrechtstreekse manier betrokken zijn bij de schoolgemeenschap. Door op het pijltje naast Lijst contactpersonen te klikken kan: - Er in betreffende lijst gezocht worden op naam (waarbij een stuk van de naam ingeven voldoende is). - De inhoud van de lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Menubalk lijst contactpersonen: - Personalia: de persoonlijke gegevens worden in dit detailscherm weergegeven. Deze gegevens kunnen gewijzigd worden. - Adressen: beheer van de adresgegevens. - Communicatienummers: beheer van communicatienummers (telefoon, GSM,...). 12

14 - beheer van de adressen. Klassen Het consulteren van de klassen levert een lijst op van alle klassen van het geselecteeerde schooljaar. Door op het pijltje naast Lijst Klassen te klikken kan: - De inhoud van de lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Menubalk lijst klassen: - Klas: de gegevens van de klas. - Historiek: een overzichtslijst van de berichten verstuurd naar betreffende klas. Deze lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Groepen Het consulteren van de groepen levert een lijst op van alle groepen van het geselecteeerde schooljaar. De weergegeven lijst bevat de groepen die of in de toepassingen ibasis en ileerlingen aangemaakt werden, of die in de School Communication toepassing aangemaakt werden. De gegevens van de groepen kunnen hier beheerd worden. Door op het pijltje naast Lijst Groepen te klikken kan: - De inhoud van de lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Menubalk lijst groepen: - Groep: de gegevens van de groep. - Historiek: een overzichtslijst van de berichten verstuurd naar betreffende groep. Deze lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. 13

15 Diensten Het consulteren van de diensten levert een lijst op van alle diensten van het geselecteeerde schooljaar. De gegevens van de diensten kunnen hier beheerd worden. Aan een dienst kan een bepaald type gekoppeld worden (bijvoorbeeld privé). Dit betekent dat de abonnees die ingeschreven zijn op deze dienst berichtgeving zullen krijgen enkel en alleen op hun privé adres. Indien er geen type geselecteerd werd ( Alle types ) dan komen alle adressen in aanmerking. Door op het pijltje naast Lijst Diensten te klikken kan: - De inhoud van de lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Menubalk lijst diensten: - Dienst: de gegevens van de dienst. - Historiek: een overzichtslijst van de berichten verstuurd naar betreffende dienst. Deze lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Diensten personeel Het consulteren van de diensten personeel levert een lijst op van alle diensten van het geselecteeerde schooljaar. De gegevens van de diensten kunnen hier beheerd worden. Aan een dienst kan een bepaald type gekoppeld worden (bijvoorbeeld privé). Dit betekent dat de abonnees die ingeschreven zijn op deze dienst berichtgeving zullen krijgen enkel en alleen op hun privé adres. Indien er geen type geselecteerd werd ( Alle types ) dan komen alle adressen in aanmerking. Door op het pijltje naast Lijst Diensten te klikken kan: - De inhoud van de lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Menubalk lijst diensten personeel: - Dienst: de gegevens van de dienst personeel. - Historiek: een overzichtslijst van de berichten verstuurd naar betreffende dienst. Deze lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. 14

16 Distributielijsten contactpersonen Levert een lijst op van alle beschikbare distributielijsten. Een distributielijst is een lijst van gerelateerde contactpersonen bijvoorbeeld een distributielijst met daarin alle gemeenteraadsleden. Door op het pijltje naast Lijst Distributielijsten te klikken kan de inhoud van de lijst geëxporteerd worden naar Excel: Menubalk lijst distributielijsten: - Distributielijst: de specifieke gegevens van de distributielijst worden weergegeven in detailscherm. - Contactpersonen: er wordt een lijst weergegeven van contactpersonen die gekoppeld zijn aan de geselecteerde distributielijst. Daarnaast wordt er een lijst van (beschikbare) contactpersonen weergegeven die nog aan de distributielijst kunnen gekoppeld worden. Door de contactpersonen van links naar rechts te verplaatsen worden ze toegevoegd aan de distributielijst, door ze van rechts naar links te verplaatsen worden de contactpersonen eruit verwijderd. Deze functionaliteit is gelijkaardig met het beheer van adresboeken gekoppeld aan individuele personeelsleden (item Consulteren personeel). - Contactpersonen kunnen aan één of meerdere distributielijsten gekoppeld zijn. Consulteren abonnees Levert een lijst op van alle abonnees, een abonnee is een leerling, cursist,... of een relatie ten opzichte van één van de personen die als leerling, cursist,... een lopende inschrijving hebben voor het geselecteerde schooljaar. De lijst die wordt weergegeven toont een alfabetisch gesorteerde lijst van de leden met de al dan niet betreffende relaties. Standaard bevat de lijst alle abonnees. Optioneel kan de selectie van abonnees vernauwd worden tot de volgende niveaus: 15

17 - Leden als abonnee: alle abonnees worden weergegeven die een lopende inschrijving hebben in het geselecteerde schooljaar. - Relaties als abonnee: alle abonnees worden weergegeven die als relatie gekoppeld zijn aan één of meerdere personen die als leerling, cursist,... een lopende inschrijving hebben voor het geselecteerde schooljaar. - Alle abonnees: geen filter ingesteld. Door op het pijltje naast Alle abonnees te klikken kan: - Er in betreffende lijst gezocht worden op naam (waarbij een stuk van de naam ingeven voldoende is). - De inhoud van de lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Menubalk abonnee: - Personalia: de persoonlijke gegevens worden in dit detailscherm weergegeven. Deze gegevens kunnen niet gewijzigd worden. Deze gegevens worden beheerd door de toepassingen ibasis en ileerlingen. - Adressen: beheer van de adresgegevens. - Communicatienummers: beheer van communicatienummers (telefoon, GSM,...). - beheer van de adressen. - Abonnementen: er wordt een overzicht gegeven van de verschillende abonnementen. Er kunnen op deze plaats in de toepassing geen nieuwe abonnementen toegevoegd worden. Bestaande abonnementen kunnen hier na selectie van het betreffende abonnement beëindigd worden. - Historiek: een overzichtslijst van de berichten verstuurd naar betreffende abonnee. Deze lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. 16

18 Inschrijven leden als abonnee Op deze pagina kunnen individuele leden als abonnee toegevoegd worden. Er kan gezocht worden op geboortedatum of op voornaam en familienaam. Er wordt een lijst voorgesteld met personen die in aanmerking komen. Door de betreffende persoon te selecteren en op de knop Toevoegen als abonnee te klikken wordt de betreffende persoon aan de abonnees toegevoegd. De functionaliteit op deze pagina is gelijklopend met de functionaliteit om nieuwe leerlingen in te schrijven. Deze functionaliteit is aanwezig in de paketten ibasis en ileerlingen Inschrijven ledengroep als abonnee Op deze pagina kunnen één of meerdere leden als abonnee toegevoegd worden. Door de leden van links naar rechts te verplaatsen komen de betreffende leden in aanmerking om abonnee te worden. Door middel van de knop Toevoegen als abonnee worden de geselecteerde leden effectief toegevoegd als abonnee. 17

19 Abonneren leden klassen/groepen Hier kunt U een klas of groep selecteren waarop U de abonnees kunt inschrijven. Door de beschikbare abonnees van links naar rechts te verplaatsen komen betreffende abonnees in aanmerking om ingeschreven te worden op een bepaalde klas of groep. Door middel van de knop Abonneren verkrijgen de abonnees een effectieve inschrijving op geselecteerde klas of groep. Een abonnement wordt beëindigd door betreffende abonnee te consulteren en in de overzichtslijst van de verschillende abonnementen het betreffende abonnement te selecteren en van dat abonnement de einddatum in te vullen (item Consulteren abonnees). Abonneren leden diensten Hier kunt U een dienst selecteren waarop U de abonnees kunt inschrijven. Door de beschikbare abonnees van links naar rechts te verplaatsen komen betreffende abonnees in aanmerking om ingeschreven te worden op een bepaalde dienst. Door middel van de knop Abonneren verkrijgen de abonnees een effectieve inschrijving op geselecteerde dienst. Met betrekking tot de leden van de schoolgemeenschap wordt er een onderscheid gemaakt tussen enerzijds Abonneren leden klassen/groepen en Abonneren leden diensten. Dit om de eenvoudige reden dat binnen de applicaties ibasis en ileerlingen de begrippen klassen/groepen al gekend zijn, terwijl het begrip diensten enkel bestaat in de School Communication toepassing. Een abonnement wordt beëindigd door betreffende abonnee te consulteren en in de overzichtslijst van de verschillende abonnementen het betreffende abonnement te selecteren en van dat abonnement de einddatum in te vullen (item Consulteren abonnees). Opmerking: indien er geen leden zichtbaar zijn om in te schrijven op een bepaalde klas/groep of dienst, dan kan dit twee redenen hebben: - er zijn geen actieve inschrijvingen in het huidig geselecteerde schooljaar - de leden werden nog niet toegevoegd als mogelijke abonnee (item Inschrijven leden als abonnee of Inschrijven ledengroep als abonnee) 18

20 Inschrijven relaties als abonnee Gelijkaardige werking als item Inschrijven leden als abonnee. Inschrijven relatiegroep als abonnee Gelijkaardige werking als item Inschrijven ledengroep als abonnee. Abonneren relaties groepen/diensten Gelijkaardige werking als item Abonneren leden klassen/groepen en item Abonneren leden diensten. In tegenstelling met de leden wordt er met betrekking tot de relaties geen onderscheid gemaakt tussen klassen/groepen en diensten. Relaties kunnen immers niet tot het begrip klas behoren. Consulteren personeel Levert een lijst op van alle personeelsleden die een actieve functie hebben in het geselecteerde schooljaar. Door op het pijltje naast Alle abonnees te klikken kan: - Er in betreffende lijst gezocht worden op naam (waarbij een stuk van de naam ingeven voldoende is). - De inhoud van de lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Menubalk contact: - Personalia: de persoonlijke gegevens worden in dit detailscherm weergegeven. Deze gegevens kunnen niet gewijzigd worden. Deze gegevens worden beheerd door de toepassing ipersoneel. - Adressen: beheer van de adresgegevens. - Communicatienummers: beheer van communicatienummers (telefoon, GSM,...). - beheer van de adressen. - Abonnementen: er wordt een overzicht gegeven van de verschillende abonnementen. Er kunnen op deze plaats in de toepassing geen nieuwe abonnementen toegevoegd worden. Bestaande abonnementen kunnen hier na selectie van het betreffende abonnement beëindigd worden. 19

21 - Historiek: een overzichtslijst van de berichten verstuurd naar betreffende abonnee. Deze lijst kan geëxporteerd worden naar Excel. - Adresboek: aan een personeelslid kan een lijst van (externe) contactpersonen gekoppeld worden. Deze contactpersonen zijn op onrechtstreekse manier betrokken bij de schoolgemeenschap. De gewenste contactpersonen kunnen uit de lijst met beschikbare contactpersonen geselecteerd worden. Door ze naar de lijst rechts te verplaatsen worden ze aan het adresboek van betreffend personeelslid toegevoegd. Door de contactpersonen terug naar links te verplaatsen worden ze uit het adresboek verwijderd. Contactpersonen kunnen aan meerdere personeelsleden gekoppeld worden. Inschrijven personeel als abonnee Gelijkaardige werking als item Inschrijven ledengroep als abonnee. Abonneren personeel diensten Gelijkaardige werking als item Abonneren leden diensten. Berichten > Categorieën Levert een lijst op van de verschillende categorieën. Een categorie is een logische verdeling van de verschillende berichten in groepen van aanverwante berichten. Een bericht kan rechtstreeks aan een categorie toegevoegd worden. Berichten > Subcategorieën Levert een lijst op van verschillende subcategorieën. Een subcategorie bestaat niet op zich, is een onderverdeling van een categorie. Een bericht kan gekoppeld zijn aan een subcategorie of rechtstreeks gekoppeld zijn aan de bovenliggende categorie. Berichten > Inhoud Levert een lijst op van de verschillende berichten. Standaard worden alle berichten getoond. Hier kunt U door middel van een editor een nieuw bericht aanmaken of een bestaand bericht wijzigen. De lijst met berichten kan gefilterd worden door een specifieke categorie of subcategorie te selecteren. 20

22 De lijst met berichten kan geëxporteerd worden naar Excel. Naast de inhoud van het bericht kan de historiek geraadpleegd worden. Hier kan U zien naar wie en op welke tijdstippen het bericht verstuurd werd. Inhoud van geselecteerd bericht: Belangrijk bij het aanmaken van een nieuw bericht is de selectie van het juiste medium namelijk SMS, printer, of mail. De inhoud van een bericht kan gepersonaliseerd worden door de verschillende parameters in de opmaak van het bericht te gebruiken. Communicatie individueel Via deze pagina kunt U een individuele abonnee een bericht naar keuze sturen. Hiervoor selecteert U de gewenste abonnee uit de lijst. U kiest het bericht dat U wenst te versturen uit de overeenkomstige (sub)categorie. Indien er één of meerdere bijlages toegevoegd worden, dan gaat U bladeren naar de gewenste bijlage. U doet een upload van de geselecteerde bijlage naar de server. Na controle van alle parameters (gewenste abonnee?, juist bericht?, voldoende aantal en juiste bijlages) verstuurd U het bericht via de knop Verzenden. Het spreekt voor zich dat 21

23 wanneer U kiest voor berichten van het type medium of afdruk naar printer, dat op dat moment de bijlages niet meer van toepassing zijn. Communicatie organisatie De aangeboden functionaliteit op deze pagina is gelijklopend met deze van de individuele communicatie met uitzondering van het feit dat er hier gecommuniceerd wordt naar een organisatie (klas, groep of dienst) in plaats van communicatie naar een individuele abonnee. Naar keuze van een organisatie toe zijn volgende opties mogelijk: Communiceren relaties klas: er wordt gecommuniceerd naar de betrokken relaties van één specifieke klas. Optioneel kunnen er in de lijst van weergegeven abonnees één of meerdere abonnees aan- of afgevinkt worden. Communiceren relaties meerdere klassen: er wordt gecommuniceerd naar de betrokken relaties van één of meerdere geselecteerde klassen. Hier kunnen er geen abonnees selectief aan- of aangevinkt worden. Andere: communicatie naar de abonnees uit de geselecteerde organisatie. 22

24 Communicatie afwezigheden Bij communicatie van de geregistreerde afwezigheden wordt een lijst opgebouwd van de leerlingen met een voor die dag geregistreerde code onbekend. Na selectie van bijhorend bericht en eventuele optionele bijlages kunnen betrokken abonnees van de geregistreerde code onbekend op de hoogte gebracht worden. Communicatie personeel De communicatie naar personeelsleden toe is gelijklopend met de communicatie naar een organisatie. Communicatie contactpersonen De communicatie naar contactpersonen toe is gelijklopend met de communicatie naar een organisatie. Naar keuze van een organisatie toe zijn volgende opties mogelijk: Selectie adresboek: er wordt selectief gecommuniceerd naar de contactpersonen die deel uit maken van het adresboek van geselecteerd personeelslid. Selectie distributielijst: er wordt selectief gecommuniceerd naar de contactpersonen die deel uit maken van de geselecteerde distributielijst. Gegevens school Op deze pagina worden de algemene schoolgegevens weergegeven. Daarnaast kan er informatie opgevraagd worden met betrekking tot het aantal verstuurde berichten en tot het soort berichten. Gegevens afwezigheden Er wordt een overzichtslijst weergegeven met betrekking tot verstuurde afwezigheidsberichten. De overzichtslijst kan geëxporteerd worden naar Excel. Adresetiketten Aan de hand van geselecteerde organisatie worden betreffende adresetiketten afgedrukt. 23

25 Bijstand -> Online De online versie van deze gebruikershandleiding kan hier geraadpleegd worden. 5. Toepassingen Integratie School Communication in ibasis en ileerlingen De toepassingen ibasis en ileerlingen maken gebruik van de functionaliteit binnen de School Communication toepassing om Brieven code onbekend (aan ouders), 4 periodes code Z, x aantal keren te laat en x aantal keren code B kunnen als bijlage g d worden naar de ouders. De brieven die niet verstuurd werden via kunnen alsnog afgedrukt worden via de printer. Indien er geen E- mailadres beschikbaar is kan er eventueel voor betreffende ouders een lijst met adresetiketten afgedrukt worden. Begeleiders worden afhankelijk van hun rechten op een begeleidingsdossier al dan niet op de hoogte gebracht van een nieuw of gewijzigd item in het begeleidingsdossier. Mailen brieven code onbekend (aan ouders) Om de brieven code onbekend (aan ouders) te mailen selecteert de gebruiker Aanwezigheden Afdrukken Documenten, lijsten en brieven. Document: U kiest het betreffende document uit de lijst. Bij deze selectie worden de knop Mailen en het veld Mailadres afzender (optioneel) actief. 24

26 School Communication: De aangeboden functionaliteit wordt duidelijk omschreven. U kan optioneel een mailadres afzender ingeven. Dit betekent dat betreffend mailadres zal gebruikt worden in plaats van het algemene mailadres van de school. Verzenden: Door middel van de knop Mailen worden betreffende brieven verzonden. Bevestigen: Er wordt een bevestiging gevraagd van de te ondernemen actie. Adresetiketten: Indien gewenst wordt er een bijkomende lijst met adresetiketten afgedrukt. Adresetiketten: Indien er gekozen werd om adresetiketten af te drukken voor de brieven die niet via kunnen verstuurd worden, dan kunnen de etiketten effectief afgedrukt worden via de knop Adresetiketten. 25

27 Formaat etiketten: Indien U hebt gekozen voor een lijst met adresetiketten, dan kunt U het gewenste afdrukformaat bepalen. Resultaat: Er wordt een melding weergegeven van het uiteindelijke resultaat. In dit geval werden er 2 document verstuurd en werden er 60 adresetiketten afgedrukt. Indien documenten verstuurd werden, dan wordt er een lijst weergegeven met de naam van de leerling en het aantal documenten dat naar betreffende ouders g d werd. Brief: 4 periodes code Z Zie puntje Mailen brieven code onbekend (aan ouders) Brief: x aantal keren te laat Zie puntje Mailen brieven code onbekend (aan ouders) Brief: x aantal keren code B Zie puntje Mailen brieven code onbekend (aan ouders) Nieuw of gewijzigd item in het begeleidingsdossier Begeleiders worden afhankelijk van hun rechten op een begeleidingsdossier al dan niet op de hoogte gebracht van een nieuw of gewijzigd item in het begeleidingsdossier. Het begeleidingsdossier binnen de leerlingenadministratie is beschikbaar via Leerlingen Consulteren Begeleiding. 26

28 Na het toevoegen van een nieuw item of het wijzigen van een bestaand item kan de betreffende begeleider opteren om een mail te verzenden naar de andere begeleiders met toegekende rechten op betreffend item. In onderstaand voorbeeld krijgen de begeleiders uit de niveaus Directie, Klassenleraar en Vakleerkracht een mail met betrekking tot het nieuw of gewijzigd item, enkel en alleen indien de betreffende begeleiders uit die niveaus rechten hebben op het item. De begeleiders uit het niveau Leerlingenbegeleiding zullen in geen enkel geval een mail toegestuurd krijgen. Let wel, het versturen van een mail is optioneel. Indien niet gewenst kun je dit afvinken (standaard afgevinkt). De mail bevat volgende info: betreffende leerling, door wie werd het item toegevoegd/gewijzigd, de categorie en de datum van het item. Na aanklikken van OK worden de mails verstuurd (indien aangevinkt). 27

29 Integratie School Communication in ibegeleiding De toepassing ibegeleiding maakt gebruik van de functionaliteit binnen de School Communication toepassing om begeleiders afhankelijk van hun rechten op een begeleidingsdossier al dan niet op de hoogte te brengen van een nieuw of gewijzigd item in het begeleidingsdossier (item Nieuw of gewijzigd item in het begeleidingsdossier). 28